La mobilité au sein de l'entreprise avec des voitures de fonction, des véhicules de pool ou même des vélos de service nécessite une gestion importante du parc automobile. La gestion du parc automobile comprend la coordination, la planification et la mise à disposition des véhicules ainsi que les coûts associés. Dès qu'un véhicule appartient à l'entreprise, le parc automobile doit être géré. Cela est nécessaire dans de nombreux secteurs, du transport à la livraison en passant par les entreprises commerciales de toutes sortes. Seuls quelques secteurs peuvent encore se passer d'une flotte, même petite. La gestion efficace et professionnelle d'une flotte est une tâche très particulière qui exige des connaissances spécialisées, des outils adaptés et une vue d'ensemble des différentes activités.

Dans cet article, vous apprendrez :

1. Gestion de flotte : définition et importance : explication des tâches et des objectifs de la gestion de flotte dans les entreprises disposant de leur propre parc de véhicules.
2. Rôle du gestionnaire de flotte : importance du poste de gestionnaire de flotte et compétences requises pour une gestion efficace de la flotte.
3. Domaines d'application et défis : différents aspects de la gestion de flotte, tels que l'approvisionnement, la gestion des sinistres et la mobilité électrique, ainsi que les défis liés à la gestion.

Qu'entend-on par gestion de flotte ?

Une définition

Le terme générique « gestion de flotte » englobe toutes les activités nécessaires à l'organisation, à l'administration et au contrôle de la flotte d'une entreprise. La gestion de flotte doit louer ou acheter des véhicules, les attribuer à des conducteurs et prendre en charge toutes les activités liées à la facturation, à la réparation des dommages et à la gestion des coûts de la flotte. Une gestion de flotte efficace a donc pour objectif de disposer d'une flotte fonctionnant parfaitement, de manière aussi rentable et fiable que possible. La gestion de flotte est pertinente pour toute entreprise qui dispose de véhicules loués ou achetés par l'entreprise elle-même. La taille de la flotte à gérer varie considérablement selon l'entreprise et le secteur d'activité.

‍

Qui est responsable de la gestion de la flotte ?

Si la gestion de la flotte est assurée en interne, c'est le responsable du parc automobile qui en est chargé. Celui-ci doit être nommé spécialement et peut acquérir les connaissances polyvalentes nécessaires à l'exercice de cette fonction dans le cadre de webinaires adaptés et de diverses formations continues. La gestion externe de la flotte peut également être confiée à des prestataires de services spécialisés. Toutefois, cela entraîne une certaine perte de contrôle sur les possibilités exactes d'économies et d'optimisation. Il ne faut pas non plus sous-estimer les coûts élevés liés au recours à des prestataires externes.

Le métier de responsable de flotte

Dès que la gestion de flotte est mise en place dans votre entreprise, il est judicieux de créer le poste de responsable de flotte. Dans de nombreuses entreprises disposant d'une flotte très réduite, d'autres postes, tels que celui de secrétaire ou d'assistant de direction, assument cette fonction supplémentaire. Il est toutefois important que le responsable de flotte dispose des compétences requises pour occuper ce poste. Il doit notamment connaître l'importance de la gestion de flotte, les tâches qui lui incombent et comprendre la signification de la responsabilité du détenteur. Sinon, des tâches ou des réglementations essentielles peuvent rapidement être négligées. Cela entraîne souvent des coûts élevés pour l'entreprise et peut avoir des conséquences juridiques. Celles-ci résultent notamment du fait que la responsabilité du détenteur n'a pas été transférée de la direction au gestionnaire de flotte.

Compétences et qualités requises pour réussir dans cette fonction

Certaines compétences et qualités facilitent clairement la réussite d'un responsable de flotte. Il est tout d'abord essentiel de disposer d'un grand sens de l'organisation afin de pouvoir coordonner tous les domaines et garder une vue d'ensemble. Il faut également avoir des talents de négociateur pour les discussions et les négociations avec les fournisseurs. D'autres compétences nécessaires à la gestion d'une flotte sont un bon sens des chiffres, une ouverture d'esprit pour apprendre de nouvelles choses et se familiariser avec les aspects juridiques. Enfin, une connaissance approfondie des véhicules, des modèles de véhicules et de la gestion de flotte est indispensable pour exercer cette profession avec succès.

Une formation continue en tant que gestionnaire de flotte est également recommandée. Étant donné que la gestion d'une flotte nécessite des connaissances très approfondies, il est particulièrement important de suivre des séminaires et des formations continues adaptés pour réussir dans cette fonction. Sinon, il peut rapidement arriver que le rôle de gestionnaire de flotte ne puisse finalement pas être rempli conformément aux attentes de l'entreprise. Le manque de connaissances entraîne généralement des coûts élevés et peut avoir des conséquences juridiques.

Applications de la gestion de flotte

La gestion de flotte se caractérise par de nombreux domaines d'application, car dans la pratique, de nombreux aspects doivent être optimisés. De la gestion des contrats de leasing à l'acquisition de nouveaux véhicules en passant par le contrôle efficace des coûts, les domaines d'application sont variés. Les différentes tâches de la gestion de flotte découlent de la nécessité de gérer la flotte de manière globale, professionnelle et efficace. Dans le cadre de la gestion de flotte, les véhicules sont gérés dans tous les domaines, qu'il s'agisse des dommages, de la planification des itinéraires ou de l'utilisation des véhicules.

Domaines d'application et industries dans la pratique

Dans la pratique, la gestion de flotte est demandée dans divers secteurs et industries. De la logistique aux prestataires de services (services de soins, etc.) en passant par les entreprises disposant d'un service extérieur important, les besoins sont nombreux. Partout où les entreprises disposent de leurs propres véhicules qui effectuent également des trajets professionnels, il existe un besoin. Mais la gestion de flotte est également très demandée dans les entreprises qui disposent moins d'un parc de véhicules commun que de véhicules de service attribués à des employés fixes. La gestion et l'optimisation professionnelles de tous les aspects de la flotte sont importantes pour les entreprises, tant pour réduire leurs coûts que pour se prémunir contre les conséquences juridiques. C'est pourquoi la gestion de flotte est tout aussi importante dans la pratique pour une entreprise du secteur de la construction que pour une entreprise de transport ou une société de taxis.

Quelles sont les tâches d'un gestionnaire de flotte ?

La gestion de flotte est un domaine très vaste qui se subdivise en différents thèmes. Parmi les tâches essentielles, on peut citer :

• l'acquisition de véhicules
• la comparaison d'offres de leasing/d'achat
• la gestion des sinistres et des risques
• la gestion du temps
• l'optimisation des coûts
• la conformité/la sécurité du parc automobile, y compris la mise en œuvre des règles et des prescriptions
• la prévention des accidents
• Si nécessaire : analyse et optimisation du taux d'utilisation et des itinéraires des véhicules
• Perspectives d'avenir, y compris la mise en œuvre de thèmes tels que la durabilité
• Gestion des pneus
• Éventuellement : géolocalisation des véhicules via un système télématique pour l'entreprise afin d'optimiser les itinéraires/la consommation de carburant

Acquisition

La gestion de flotte comprend l'acquisition des véhicules qui appartiennent à la flotte. L'acquisition comprend la sélection des véhicules, le choix de certaines conditions et la comparaison des options. Dans ce contexte, il est également important d'examiner les types de financement et la question de l'amortissement lors de l'achat d'un véhicule. La décision d'acheter ou de louer des véhicules relève également du domaine de l'acquisition. La comparaison des coûts et l'examen des conditions respectives font partie du travail afin d'éviter toute mauvaise surprise par la suite.

Autres articles sur le sujet : Approvisionnement dans le parc automobile : les gestionnaires de flotte dans la situation actuelle, Pénuries de livraison dans le parc automobile : l'importance pour les gestionnaires de flotte, Abonnement automobile : comment cela fonctionne-t-il dans la pratique, Prix catalogue brut, Actifs d'exploitation, Documents CoC, Restitution du leasing

Gestion des sinistres

Tout parc automobile peut subir des dommages. Il peut s'agir d'incidents mineurs, tels que des dommages lors d'une manœuvre de stationnement, ou d'accidents plus graves. Quels que soient leur ampleur et leur gravité, les dommages entraînent toujours des coûts et doivent être traités par l'entreprise. Une bonne gestion des sinistres permet toutefois d'évaluer les incidents, de réagir rapidement et de prendre les mesures qui s'imposent. Cela comprend, par exemple, la sélection des garages et l'organisation éventuelle d'un moyen de transport de remplacement, si nécessaire. Dans ce contexte, il est également important pour l'assurance de tenir compte du taux de sinistres.

Autres articles sur le sujet : Gestion des sinistres avec Repairfix : comment ça marche, Gestion des sinistres : jusqu'à 60 % de gain de temps grâce à la numérisation, Gestion des assurances : traiter correctement les sinistres, Le dossier de sinistre numérique : traitement efficace des sinistres dans le parc automobile, Gestion des sinistres : enregistrement efficace des sinistres, Maintenance du parc automobile : le service avant tout

E-mobilité

L'avenir des véhicules n'est plus le moteur à combustion, mais plutôt la voiture électrique. Les véhicules à moteurs alternatifs joueront à l'avenir un rôle beaucoup plus important que ce n'était le cas jusqu'à présent. La mobilité électrique peut donc être considérée comme un domaine très vaste de la gestion de flotte. Les entreprises peuvent ainsi atteindre leurs objectifs climatiques, réduire leurs émissions de CO2 et renforcer leur image moderne et innovante. Des thèmes tels que le courant de charge, les connecteurs de charge nécessaires et l'infrastructure de charge en général sont, tout comme l'autonomie des véhicules, des points importants en matière de mobilité électrique.

Autres articles sur le sujet : Les modes de propulsion du futur : qu'est-ce qui s'imposera à côté de la mobilité électrique ?, La nouvelle réglementation européenne sur les batteries : les batteries automobiles deviennent plus durables, La hausse du prix du courant de recharge a un impact sur la mobilité électrique, Infrastructure de recharge : le développement dans les supermarchés publics, Appliquer en toute sécurité la responsabilité du propriétaire dans les flottes électriques, Quota de GES, Facteurs environnementaux de la mobilité électrique : Les voitures électriques sont-elles vraiment écologiques, Voitures de fonction électriques : comment favoriser l'acceptation des véhicules électriques, Mobilité électrique dans les flottes : guide pour la transition, Mobilité électrique dans les flottes : comment assurer votre flotte électrique, Subventions pour les voitures électriques en 2024 : le passage aux voitures électriques est-il rentable ?‍

La gestion d'une flotte implique de nombreuses tâches classiques qui doivent être effectuées jour après jour. Du contrôle des permis de conduire à l'aide de formulaires à l'organisation des contraventions (gestion des amendes), en passant par les dommages causés aux véhicules et la saisie des reçus de carburant, sans oublier la surveillance des heures de travail, il y a beaucoup de choses à prendre en compte. C'est pourquoi une bonne gestion du temps est essentielle lorsqu'il s'agit de gérer une flotte. Sinon, il ne reste que peu de temps pour les tâches supplémentaires ou pour apporter des changements positifs à la flotte, qui sont pourtant nécessaires à la transition vers la mobilité durable.

Autres articles sur le sujet : Rendez-vous liés au parc automobile : gagner du temps dans la planification, Gestion des contraventions : comment gagner du temps de manière ciblée dans votre parc automobile, Gain de temps dans le parc automobile – Réduisez votre charge de travail quotidienne, Tâches dans la gestion de parc automobile – et pourquoi un logiciel de gestion de parc automobile est plus efficace qu'Excel, RGPD,

‍

Conformité

Chaque entreprise a ses propres règles et réglementations qui doivent être respectées et consignées, par exemple, dans une politique d'entreprise. Mais la conformité va encore plus loin. Le respect des règles d'utilisation des véhicules doit également être pris en compte, tout comme la rédaction de contrats et de règlements qui doivent être signés. Ainsi, les responsables de la gestion de flotte élaborent généralement, en collaboration avec d'autres employés, la politique automobile et un contrat de mise à disposition de véhicules de fonction, si nécessaire et souhaité.

Autres articles sur le sujet : Logiciel de gestion de flotte : importance de la conformité, Politique automobile : droit de codécision du comité d'entreprise, Conformité en France et en Espagne pour les flottes internationales, Politique automobile : adaptations en cas de recrudescence du télétravail, Assurance responsabilité civile automobile : adaptation des classes régionales à partir de 2023, Contrat de mise à disposition d'un véhicule : éléments importants dans le parc automobile, ‍Politique relative aux véhicules de fonction dans le parc automobile : quels sont les éléments importants ?, Base juridique pour le contrôle du permis de conduire par l'employeur, À quelle fréquence l'employeur doit-il contrôler le permis de conduire ?, Conduite sans permis : conséquences pour les gestionnaires de flotte, Contrôle du permis de conduire en Autriche

‍

‍

Prévention des accidents

La prévention des accidents est un domaine important de la gestion de flotte. Le choix des véhicules, la formation des conducteurs et l'analyse des accidents et des dommages constituent des éléments essentiels de la prévention des accidents. Dans le cadre de la prévention des accidents et de la sécurité au travail, les thèmes suivants sont pertinents :

• Formation des conducteurs selon les règles de prévention des accidents
• Règles de prévention des accidents pour les véhicules
• Respect des règles de prévention des accidents (UVV) en général

Autres articles sur le sujet : Le contrôle UVV pour les véhicules : mode d'emploi, Formation UVV pour les véhicules de service, Rapport d'accident, Contrôle des véhicules : contexte et importance pour la flotte, Importance de l'UVV : que signifie l'UVV pour le parc automobile ?, Contrôle UVV des véhicules de société : tout ce que vous devez savoir

Gestion des coûts

L'optimisation et l'analyse des coûts du parc automobile font partie des tâches essentielles de la gestion de flotte. Le parc automobile représentant un poste de dépenses important dans de nombreuses entreprises, même de petites économies ont un impact positif sur le résultat global. Réduire les coûts en période de hausse des prix est particulièrement difficile en matière de gestion des coûts, mais cela reste possible pour les gestionnaires de flotte disposant d'outils modernes. Dans ce contexte, outre les coûts d'exploitation, il convient également de tenir compte des coûts d'acquisition et de la gestion globale des coûts. Il s'agit là d'un domaine dont l'importance pour la rentabilité de l'entreprise ne doit pas être sous-estimée.

Autres articles sur le sujet : Gestion des coûts dans le parc automobile – Comment ça marche, Optimiser les coûts d'acquisition, Optimiser les coûts courants, Optimiser les coûts effectifs, Réduire les coûts dans le parc automobile : revoir les stratégies d'assurance, Logiciel de gestion de parc automobile : les avantages du reporting des coûts globaux, Prix élevés du carburant : existe-t-il de réelles alternatives ?, Coût total de possession, Coûts des voitures de fonction pour les employeurs : tous les détails, Reporting sur le parc automobile : Garder un œil sur les KPI importants, Gestion de flotte : efficacité et coûts au centre des préoccupations, Guide pour un contrôle plus efficace de la flotte, Clôture annuelle efficace grâce à un logiciel de gestion de flotte, Avantages d'un logiciel de gestion de flotte pour le contrôle de gestion, Avantages d'un logiciel de gestion de flotte pour la comptabilité

Quels sont les principaux défis ?

Les principaux défis de la gestion de flotte résident dans la gestion manuelle des données et des processus. De nombreux gestionnaires de flotte se plaignent que la gestion prend beaucoup de temps et coûte cher, car il n'y a ni transparence ni processus optimisés. En raison d'un manque de visibilité, les décisions ne peuvent pas être prises sur la base de données et, par conséquent, les économies potentielles ne sont souvent pas identifiées. Les tâches opérationnelles qui pourraient être automatisées prennent également beaucoup de temps. De plus, les processus manuels de gestion de flotte avec papier et Excel peuvent facilement entraîner des erreurs qui pourraient être évitées grâce à l'automatisation.

Gestion numérique de la flotte vs méthodes traditionnelles

La gestion manuelle de la flotte reste courante dans de nombreuses entreprises, en particulier pour les petites flottes. Les feuilles Excel ont fait leurs preuves auprès des responsables. Bien que ces processus se soient souvent établis au fil des ans, la gestion numérique de la flotte constitue une alternative très intéressante. Un logiciel de gestion de flotte regroupe toutes les données importantes relatives à la flotte sous forme numérique. Les données sont ainsi disponibles en un clic, ce qui permet de surveiller et de traiter les coûts et les problèmes en temps réel. La gestion manuelle de la flotte, par exemple avec Excel, est chronophage dans le quotidien et plutôt source d'erreurs, car des erreurs peuvent se produire lors de la saisie des données. Les coûts cachés sont moins faciles à identifier et la compilation des données pour les rapports prend un certain temps. La gestion numérique de flotte permet donc un aperçu et un traitement efficaces, rapides et précis des tâches importantes.

Une carte de carburant (avec un aperçu des différents fournisseurs de cartes de carburant) peut par exemple aider à gagner du temps. Le contrôle électronique des permis de conduire est plus rapide qu'un contrôle manuel. Il existe désormais de nombreuses possibilités pour gérer efficacement et rapidement l'administration grâce à la gestion numérique de flotte.

Avantages de la gestion numérique de flotte

La gestion numérique de flotte n'est pas seulement une alternative moderne aux solutions traditionnelles de gestion de flotte. Travailler avec un logiciel qui permet de trouver toutes les données en un seul clic offre d'autres avantages importants pour l'entreprise :

• Toutes les données et tous les rapports sont accessibles en un clic
• Les coûts, les problèmes et les événements particuliers peuvent être consultés en temps réel
• Gain de temps considérable dans les tâches quotidiennes récurrentes
• Procédure efficace
• Toutes les données sont disponibles directement et partout (idéal pour plusieurs sites)
• Rappel des dates d'entretien à venir et autres dates importantes (par exemple, le contrôle du permis de conduire)
• Les coûts cachés peuvent être identifiés
• Il reste du temps pour les décisions importantes et pour la croissance générale de la flotte

Une gestion efficace de votre flotte avec Avrios

Avrios – un outil pour toutes les tâches liées à la gestion de flotte. Numérique et transparent pour toutes les tailles de flotte. Rendez votre gestion efficace et transparente. Prenez des décisions basées sur des données et automatisez vos processus.

Inscrivez-vous dès maintenant pour obtenir gratuitement votre compte Avrios Essential. Gagnez du temps et de l'argent. Optimisez facilement la gestion de votre flotte.

‍

Perspectives d'avenir pour la gestion de flotte

À l'heure où la mobilité est en pleine mutation, il est sans aucun doute passionnant de se pencher sur l'avenir de la gestion de flotte. La mobilité évolue, passant des voitures de fonction diesel classiques à des alternatives électriques et à des options flexibles. À l'avenir, la durabilité sera tout aussi importante que la flexibilité globale dans le choix des véhicules. Les véhicules alternatifs, tels que les vélos de service, font partie des options possibles. Un budget mobilité moderne pour les employés pourrait également constituer une alternative directe aux voitures de fonction. En outre, on peut s'attendre à une importance croissante des données disponibles, de leur analyse et de leur utilisation. Le Big Data est donc tout aussi indispensable à la gestion de flotte que l'étude des modes de propulsion et des solutions alternatives pour les véhicules utilisés. Agir de manière plus efficace, plus innovante et tournée vers l'avenir devient de plus en plus une condition préalable à une gestion de flotte fonctionnelle.

Autres articles sur le sujet : Protection de l'environnement dans le parc automobile : 5 mesures efficaces, L'avenir du parc automobile : 5 conseils pour une gestion de flotte prometteuse, Comment le coronavirus a modifié les comportements en matière de mobilité, Mobilité d'entreprise : une approche globale de la mobilité d'entreprise, Budget mobilité vs voiture de fonction : une comparaison, Vignette environnementale, Carte SIM pour traceur GPS : oui ou non ?, Acheter un traceur GPS : le meilleur modèle pour votre flotte, Traceur GPS dans la flotte : une aide précieuse pour la gestion de flotte, Télématique pour les camions : avantages pour la flotte, Télématique dans la logistique et le transport, Télématique dans la voiture : identifier les avantages et les inconvénients, ‍Surveillance GPS des véhicules de société : qu'est-ce qui est autorisé ?, ‍Acheter un traceur GPS : le meilleur modèle pour votre flotte, Système de localisation GPS : plus de sécurité dans votre flotte, La gestion de flotte en pleine mutation : conseils pour l'introduction du covoiturage dans l'entreprise, L'avenir de la mobilité d'entreprise : les avantages du covoiturage d'entreprise

‍

‍

Conclusion

Dans le domaine de la gestion de flotte, une approche globale est particulièrement importante. Se concentrer uniquement sur la consommation de carburant ou le taux de sinistres tout en ignorant complètement d'autres domaines n'est que d'une utilité limitée pour la flotte et donc pour l'entreprise. Même si cela semble être un projet de grande envergure au premier abord, il est important de se concentrer sur une optimisation globale de la gestion de flotte. Un logiciel intelligent permet de se concentrer plus facilement sur différents domaines et d'aborder les changements dans la gestion de flotte de manière globale.

La mise en œuvre réussie d'un système permettant une gestion professionnelle de la flotte doit être mûrement réfléchie. Afin d'éviter tout chaos et de pouvoir travailler sur différents chantiers, il convient tout d'abord de choisir très consciemment un fournisseur après avoir procédé à une comparaison appropriée. Les différentes fonctions, l'assistance et la prise en main doivent être adaptées. Dans l'idéal, une version d'essai gratuite est disponible pour se familiariser avec cette nouvelle forme de gestion. Un système adapté offre des solutions individuelles pour toutes les parties prenantes et peut être adapté aux besoins d'une entreprise. Il convient donc de réfléchir aux fonctions qui sont essentielles et à celles qui pourraient constituer une solution. Par exemple, il peut être judicieux de miser sur la télématique afin d'avoir un meilleur contrôle sur le parc automobile, les itinéraires parcourus et la consommation de carburant.

FAQ :

1. Qu'est-ce que la gestion de flotte ?

‍La gestion de flotte comprend l'organisation, l'administration et le contrôle du parc automobile d'une entreprise. Elle comprend des tâches telles que l'achat de véhicules, leur attribution aux conducteurs, la facturation, la gestion des réparations et le contrôle des coûts.

2. Qui est responsable de la gestion de flotte ?

‍En règle générale, la gestion de flotte est assurée par un gestionnaire de flotte spécialement formé à cette tâche. Dans les petites entreprises, d'autres employés, tels que des secrétaires ou des assistants de direction, peuvent également assumer ce rôle.

3. Quelles sont les compétences importantes pour un responsable de flotte performant ?

‍Un responsable de flotte performant doit avoir le sens de l'organisation, des talents de négociateur, une bonne compréhension des chiffres, des connaissances juridiques et une connaissance approfondie des véhicules et de la gestion de flotte. Des formations continues et des séminaires sont souvent déterminants pour réussir dans cette fonction.

4. Quels sont les défis de la gestion de flotte ?

‍Parmi les principaux défis figurent la gestion manuelle des données et des processus, le manque de transparence et d'optimisation des processus, ainsi que le temps consacré à des tâches opérationnelles qui pourraient en réalité être automatisées.

5. Comment la gestion numérique de flotte peut-elle améliorer les méthodes traditionnelles ?

‍La gestion numérique de flotte permet une vue d'ensemble et un traitement plus efficaces, plus rapides et plus précis des tâches. Elle offre des avantages tels que l'accès immédiat à toutes les données et tous les rapports, un aperçu en temps réel des coûts et des problèmes, un gain de temps considérable dans les activités quotidiennes et la possibilité d'identifier les coûts cachés.

Plus d'informations sur la gestion de flotte

• Liste de contrôle UVV
• Guide rapide Maîtriser les coûts de carburant
• Ebook Gestion des sinistres dans le parc automobile
• Ebook E-mobilité dans le parc automobile
• Ebook Cinq erreurs typiques dans la gestion de flotte
• Ebook Gestion de flotte et de mobilité
• Ebook Responsabilité du propriétaire dans le parc automobile de l'entreprise
• Ebook Gestion des coûts dans le parc automobile
• 10 conseils et astuces pour la gestion de flotte
• Restitution des véhicules de fonction : ce qu'il faut savoir
• Gestion de flottes de taille moyenne : gestion efficace de la flotte
• Gestion de flottes de petite taille : gestion efficace de la flotte
• Avantages du logiciel de gestion de flotte : pour la comptabilité
• Système de gestion de flotte : fournisseurs, avantages et fonctionnalités
• Logiciel de gestion de flotte : les bases pour prendre une décision

‍

‍

‍