Jedes Unternehmen hat die Möglichkeit, mit internen Unternehmensrichtlinien auf Regeln und gewünschte Verhaltensweisen hinzuweisen. Arbeitnehmer wissen durch die Richtlinien zusätzlich, was sie von ihrem Arbeitgeber erwarten können. Es handelt sich bei den Unternehmensrichtlinien um ein Regelwerk, an das sich die Mitarbeitenden halten sollen. Bei Verstößen drohen beispielsweise Abmahnungen oder Bußgelder. Bei der Erarbeitung und Umsetzung von entsprechenden Richtlinien sind bestimmte Kriterien zu beachten, um ein angemessenes Regelwerk zu erhalten.
Unternehmensrichtlinie Definition
In der Unternehmensrichtlinie sind Regeln und Gesetze festgehalten, die im Unternehmen zu beachten sind. Die Rechte des Unternehmens sollen durch die Richtlinien geschützt und verteidigt werden. Gleiches gilt für die Rechte von dritten Personen. Es handelt sich bei Unternehmensrichtlinien somit um eine Absicherung vor Verletzungen der gesetzlichen Bestimmungen, die im jeweiligen Unternehmen gültig sind.
Die Richtlinien werden in der Regel zusammenfassend im Bereich Compliance erarbeitet und geprüft. Die Einhaltung von Regeln und Gesetzen fördert die Zusammenarbeit im Unternehmen genau wie die Sicherheit. Üblich ist es, dass jedes Unternehmen eigene Richtlinien ausarbeitet, die Besonderheiten und spezielle Wünsche berücksichtigen.
Weshalb sind Unternehmensrichtlinien wichtig?
Erst wenn Richtlinien sowie ein klares Regelwerk bekannt sind, kann im Unternehmen auf die Einhaltung bestanden werden. Eine Minimierung des Risikos sowie die Absicherung vor Fehlverhalten sind in diesem Zusammenhang die wichtigsten Gründe, die für die Erstellung von Unternehmensrichtlinien sprechen. Durchdachte Richtlinien dienen somit der Risikominimierung und sind in der Lage, das Unternehmen zu schützen. Darüber hinaus wissen alle im Unternehmen beschäftigten Parteien, was sie erfüllen sollen, was erwartet wird und welche Konsequenzen bei der Nichterfüllung drohen.
Unternehmensrichtlinien erstellen: Unsere Empfehlungen
Die Erstellung von Unternehmensrichtlinien ist somit für jedes Unternehmen von Bedeutung, sodass sorgfältig zu überlegen ist, welche Punkte Anwendung finden sollten und welche nicht. Durchdachte Richtlinien führen dazu, dass bestimmte Rechte und Pflichten von Anfang an allen Arbeitnehmern bewusst sind. Da es nicht immer einfach umsetzbar ist, Unternehmensrichtlinien zu erstellen, finden Sie an dieser Stelle unsere Empfehlungen für die passende Erstellung der Richtlinien.
Sinn und Zweck der Richtlinie genau definieren
Effizient gestaltete Unternehmensrichtlinien beginnen direkt am Anfang, um Unklarheiten vorzubeugen und deutlich zu zeigen, worauf zu achten ist. Formulieren Sie daher Sinn und Zweck der Richtlinie so genau wie nur möglich. Sobald alle angesprochenen Personen wissen, warum die Richtlinien erstellt wurden, können Sie mit den weiteren Punkten fortfahren. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass festgelegt wird, welche Ziele und Grundgedanken mit der Erstellung der Richtlinie verfolgt werden.
Geltungsbereich der Unternehmensrichtlinie darstellen
Gilt die Unternehmensrichtlinie nur für bestimmte Bereiche oder Abteilungen oder überall auf dem Firmengelände? Achten Sie auf einen genau definierten Geltungsbereich, der entsprechend angegeben wird. Dann kann es nicht passieren, dass sich einzelne Mitarbeiter nicht angesprochen fühlen oder der Ansicht sind, die Richtlinien betreffen nur andere Bereiche des Unternehmens.
Auf die richtige Formulierung achten
In diesem Bereich ist von Experten zu prüfen, ob die Formulierung stimmig und verständlich ist. Unklare Aussagen oder Formulierungen, die vielseitig auslegbar sind, können im Zweifelsfall zu Schwierigkeiten führen. Aus diesem Grund ist nach einer ersten Ausarbeitung zu prüfen, ob die Formulierung stimmig, eindeutig und nicht anders auslegbar ist. So lassen sich schon bei der Ausarbeitung der Unternehmensrichtlinien erste Probleme verhindern.
Einfache und klare Sprache verwenden
Eine einfache und klare Sprache erhöht das Verständnis und beugt Missverständnissen, Nachfragen oder einer falschen Auslegung vor. Anstelle von hochkomplexen, wenig verständlichen Formulierungen ist daher in den Unternehmensrichtlinien eher auf die einfach gehaltene Sprache zu achten.
Konsequenzen bei Nichteinhaltung transparent halten
Es muss stets mit Konsequenzen verbunden sein, wenn Regeln und Vorschriften nicht befolgt werden. In den Unternehmensrichtlinien sollten Sie auf klare Formulierungen in Bezug auf die möglichen Konsequenzen bei einer Nichteinhaltung achten. Verschwommene Aussagen oder fehlende Konsequenzen sind nicht zu empfehlen, damit alle Arbeitnehmer wissen, was sie erwarten können.
Regelungen und deren Relevanz anhand betriebsinterne Beispiele skizzieren
Eine visuelle Sprache mit nachvollziehbaren Beispielen erleichtert das Verständnis von Regeln und Vorgaben im Allgemeinen. Im Idealfall nutzen Sie betriebsinterne Beispiele, um die Regeln nachvollziehbar zu halten. Auf diese Weise handelt es sich nicht um abstrakte Beispiele, die in der Praxis in Bezug auf das Verständnis schwierig zu verstehen sind.
Nennung der für die Richtlinie verantwortlichen Person inklusive Datum und Änderungshistorie
Wer ist für die Richtlinie verantwortlich und hat diese entworfen? Wann wurde die Richtlinie geändert, welche Änderungen wurden vorgenommen und wie ist die Richtlinie zur heutigen Ausgabe geworden? Diese Details sind für mehr Klarheit sowie für die mögliche Nachvollziehbarkeit darzustellen, um Missverständnissen vorzubeugen.
Unternehmensrichtlinien im Fuhrpark
Unternehmensrichtlinien im Fuhrpark stellen ein Regelwerk dar, welches sich auf den Einsatz der Firmenfahrzeuge bezieht. Die Fahrer unterzeichnen eine sogenannte Car Policy, in der Regeln und Verhaltensmaßnahmen bei der Nutzung der Fahrzeuge festgehalten werden. Auf diese Weise lässt sich beispielsweise das Risiko minimieren, dass eine missbräuchliche Nutzung des Fahrzeuges mit finanziellen oder rechtlichen Konsequenzen für das Unternehmen einhergeht. Je klarer die Unternehmensrichtlinien im Fuhrpark festgelegt sind, desto mehr kann sich das Unternehmen absichern. Daher ist es für alle Fuhrparkmanager empfehlenswert, auf klar formulierte und durchdachte Richtlinien für die Nutzung der zur Verfügung gestellten Fahrzeuge zu achten. Unternehmensrichtlinien sind daher für alle Bereiche im Unternehmen relevant und erfordern je nach Gebiet wie in einem Fuhrpark häufig Ergänzungen, um das Risiko auf allen Ebenen zu reduzieren.
Häufig gestellte Fragen zur Unternehmensrichtlinie
1. Welches Ziel wird mit einer internen Richtlinie verfolgt?
Eine interne Richtlinie verfolgt das Ziel, dass klare Regeln und Gesetze im Unternehmen definiert sind, an die sich alle Mitarbeiter des Unternehmens verpflichtend halten sollen. Das wichtigste Ziel in diesem Zusammenhang ist die Minimierung des Unternehmensrisikos, welches ohne Richtlinien bei einem Verstoß gegen gewünschte Regeln droht.
2. Wie erstelle ich eine Richtlinie?
Für die Erstellung einer Unternehmensrichtlinie ist zunächst der Sinn und Zweck von dieser zu überdenken. Nach der ersten Formulierung sollte diese noch einmal fachgerecht geprüft werden, um Unklarheiten zu vermeiden. Die Verwendung von vorgefertigten Richtlinien mit Anpassungen speziell für das Unternehmen stellt dabei die wohl einfachste Option dar.
3. Für wen gelten Unternehmensrichtlinien?
Unternehmensrichtlinien gelten für alle in einem Unternehmen angestellten Personen. Sämtliche Mitarbeitende eines Unternehmens sollen sich an die in den Unternehmensrichtlinien festgehaltenen Regeln halten und sich nach diesen richten.
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