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Compliance

Car Policy: Anpassungen bei vermehrtem Home Office

Die Arbeit aus dem Home Office führt in vielen Unternehmen nicht zu weniger Schäden an Dienstwagen. Erfahren Sie jetzt, warum eine Anpassung der Car Policy bei vermehrtem Einsatz im Home Office sinnvoll ist.

November. 17, 2022

Die Car Policy in Flotten rechnet normalerweise nicht mit speziellen Anpassungen für Mitarbeitende, die aus dem Home Office arbeiten. Obwohl viele Mitarbeitende in Unternehmen mittlerweile zu ihrer gewohnten Arbeit zurückgekehrt sind, bleiben zahlreiche weiterhin im Home Office. Die Arbeit aus dem Home Office schützt jedoch nicht vor Schäden an Dienstwagen. Hier kann es beispielsweise zu Schäden durch andere Verkehrsteilnehmende oder durch weitere Fahrer kommen. Eine Anpassung der Car Policy stellt damit eine sinnvolle Maßnahme dar, um sich vor weiteren Schäden und Kosten zu schützen.

Schäden treten häufig im Home Office auf

Es handelt sich bei den Versicherungsprämien von Dienstwagen weiterhin um einen entscheidenden Kostenblock im Fuhrpark. Schäden erhöhen nicht nur die Versicherungsprämien, sondern sorgen für weitere Kosten durch Reparaturen und Werkstattbesuche. Natürlich lassen sich nicht alle Schäden vermeiden, da es immer wieder schwierige Situationen geben kann. Jedoch können Fuhrparkmanager bereits durch eine gezielt erstellte Car Policy die Übernahme von einigen Schäden verhindern oder zumindest reduzieren. Grundsätzlich ist ein gezielter Umgang mit dem Thema Compliance mit klaren Prozessen hilfreich, um rechtliche Schwierigkeiten genau wie hohe Kosten zu reduzieren. Nur weil Mitarbeitende aus dem Home Office arbeiten, bedeutet das nicht automatisch, dass ein Fahrzeug weniger bewegt wird. Hier ist aus diesem Grund genau zu prüfen, wann und wo die Schäden bei einzelnen Fahrenden auftreten. In jedem Fall gehört es zu den wichtigen Zielen im Fuhrpark, Schäden im Home Office auf ein absolutes Minimum zu reduzieren.

Je nach Nutzung des Fahrzeuges, Fahrverhalten und Bedarf bietet es sich sogar an, bei Mitarbeitenden im Home Office auf Poolfahrzeuge zu setzen. Das Ziel ist, die Kosten für die Flotte langfristig zu reduzieren, wobei die Arbeit aus dem Home Office bei einer genau durchdachten Car Policy unterstützen kann. Es ist daher nicht davon auszugehen, dass allein die Tätigkeit aus dem Home Office bereits die Schäden an den Fahrzeugen reduziert. Im besten Fall prüfen Fuhrparkleitende zusammen mit ihren Fahrenden passende Maßnahmen, um frühzeitig zu handeln.

Schäden an Dienstwagen prüfen und die Car Policy anpassen

Grundsätzlich sind nach dem Auftreten von Schäden noch einige weitere Punkte zu beachten. Zum Risiko- und Schadenmanagement gehört ohne Frage mit dazu, dass auftretende Schäden genau zu analysieren sind. Auf diese Weise ist es möglich, verschiedene Schäden in Zukunft zu vermeiden. Nicht unwichtig ist es beispielsweise, wenn es zu Schäden beim Ein- und Ausparken sowie generell beim Rangieren kommt. Hier helfen Unterweisungen der Fahrer sowie ein Blick auf potenziell schwierige Punkte. Das betrifft genauso Mitarbeitende im Home Office, sodass bei auftretenden Schäden beim Ein- und Ausparken eine passende Unterweisung eine sinnvolle Maßnahme für alle Beteiligten darstellt. Es ist entsprechend von Bedeutung, nicht nur auf Firmenparkplätzen nach potenziellen Unfallstellen zu sehen, sondern diese Vorgehensweise auch darüber hinaus zu bewahren.

Untersuchungen verschiedener Unternehmen rund um Unfallursachen zeigen, dass gerade im Home Office bestimmte Unfallursachen überwiegen. Dazu gehören einerseits Schäden durch weitere Fahrer, die nicht der eingetragene Dienstwagenfahrer sind. Auffällig sind dabei Schäden durch Fahranfänger, die noch nicht lange über eine Fahrerlaubnis verfügen. Zusätzlich kommt es zu Schäden durch andere Fahrzeuge. Darüber hinaus ist bei einer genauen Betrachtung der Schäden vielen Unternehmen aufgefallen, wie viele Park- und Rangierunfälle im kleineren Stil auftreten. Diese summieren sich mit der Zeit, was in finanzieller Hinsicht sowie mit Blick auf die Versicherung nicht zu unterschätzen ist. Eine Anpassung der Car Policy ist bei solchen Schäden sinnvoll, um die Kosten zu reduzieren.

Geeignete Maßnahmen für eine geringe Schadenquote ergreifen

Besonders empfehlenswert ist ein Nutzungsverbot für dritte Personen, wenn es um den Dienstwagen geht. Dadurch lassen sich bereits einige Schäden verhindern und das allgemeine Risiko bei der Nutzung des Fahrzeuges sinkt. Andernfalls bietet sich je nach Einstellung des Unternehmens sowie je nach verfolgter Richtlinie ein Mindestalter an, wenn es um die Nutzung des Dienstfahrzeuges geht. Der Ausschluss von der Übernahme grober Parkschäden ist je nach Wohnsituation ebenfalls eine Überlegung wert. Zusätzlich bietet es sich in vielen Fällen an, nicht nur die Car Policy anzupassen, sondern Schäden gezielt zu analysieren. Dadurch ist eine mögliche Nachschulung umsetzbar, wodurch sich in Zukunft weitere Schäden reduzieren lassen. Eine spezielle Anpassung des individuellen Dienstwagenüberlassungsvertrages ist ebenfalls möglich, wenn es sich um besondere Bedingungen für einzelne Mitarbeitende handelt.

Fazit: Anpassungen der Car Policy frühzeitig bedenken

Die Car Policy gehört genau wie ein Dienstwagenüberlassungsvertrag zu einer Flotte dazu, sobald gewisse Regelungen bezüglich der Nutzung der Fahrzeuge umzusetzen sind. Fehlende Regelungen oder nicht aktualisierte Bestimmungen können zu höheren Kosten für das Unternehmen führen, die vermeidbar wären. Die neue Situation betrifft in vielen Fällen Mitarbeitende, die aus dem Home Office arbeiten, dennoch aber Schäden an Dienstwagen einreichen. Hier ist es für Fuhrparkleitende entscheidend, die Ursachen der Schäden zu prüfen und auf diese Weise für eine Verbesserung zu sorgen. Durch exakte Analysen lassen sich die oft sehr hohen Versicherungsprämien langfristig senken, da sich Schäden eher vermeiden lassen. Eine frühzeitige Anpassung der Car Policy ist damit nicht nur mit Blick auf die Tätigkeit aus dem Home Office der Fahrer von Bedeutung.

Es kann sich bei der Ausarbeitung von Regeln und Bedingungen für die Nutzung von Dienstwagen um eine zeitaufwendige Tätigkeit handeln. Zwar gelingt die Verwaltung mit Excel in den meisten Fällen, jedoch kann eine cloudbasierte Fuhrparkmanagement Software noch exakter zum Einsatz kommen. Kurzfristige Änderungen an der Car Policy lassen sich problemlos umsetzen und mit den betroffenen Fahrenden teilen. Auf diese Weise müssen Fuhrparkmanager nicht mehr persönlich die Fahrer aufsuchen oder länger mit der Umsetzung von neuen Bestimmungen warten. Sie interessieren sich für die Fuhrparkmanagement Software von Avrios? Melden Sie sich für Ihren kostenlosen Account an, um erste Möglichkeiten bei der Umsetzung in die Praxis zu prüfen.

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