Fuhrparkwissen A-Z

Fuhrparkleiter

Autor: Sina Burghardt

Der Fuhrparkleiter bildet das Herz einer Flotte und ist für die gesamte Verwaltung von dieser zuständig. Der Fuhrparkleiter verwaltet die Flotte, weist Fahrzeuge zu und übernimmt die Kostenkontrolle rund um anfallende Fuhrparkkosten. Zusätzlich zählen wichtige Termine im Fuhrpark sowie das Management von Schäden mit zu den Tätigkeiten des Fuhrparkleiters. Es handelt sich beim Fuhrparkleiter um einen spannenden Beruf, der mit verschiedenen Herausforderungen im Alltag einhergeht. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Fuhrparkleiter?

Viele Unternehmen verfügen über einen Fuhrpark, der je nach Ausrichtung, Mitarbeiterzahl und Anzahl von Standorten unterschiedlich groß ausfällt. Die Verwaltung aller Fahrzeuge, die Überwachung von Kosten, von Fahrern und vom Status der Flotte ist eine umfangreiche Aufgabe. Dabei ist es gar nicht entscheidend, ob nur 5, 50 oder 500 Fahrzeuge zur Flotte gehören. Unternehmen brauchen einen qualifizierten Fuhrparkleiter oder auch Mobilitätsmanager genannt, der die Verwaltung, die Kontrolle der Kosten sowie die Überwachung aller mit den Fahrzeugen verbundenen Tätigkeiten übernimmt. Andernfalls kann es schnell teuer werden. Fehlende Versicherungen, falsche Abwicklung von Schäden, Fahren ohne Führerschein oder das Überschreiten vereinbarter Laufleistungen. Die genannten Beispiele sind nur ein erster Eindruck der Kostentreiber in der Flotte. Der Fuhrparkleiter leitet damit seinen Fuhrpark mit allen Fahrzeugen, die in Summe als Flotte bezeichnet werden. Daraus ergibt sich ein sehr umfangreiches Aufgabengebiet, eine hohe Verantwortung und die Chance auf erhebliche Einsparungen für Unternehmen. Details schauen wir uns jetzt genauer an.

Worin bestehen die Aufgaben eines Fuhrparkleiters?

Die Arbeit eines Fuhrparkleiters lässt sich in strategische und operative Aufgaben unterteilen. Es gibt Aufgaben wie die Kontrolle des Führerscheines, die nur ein oder zweimal im Jahr anfallen und andere, denen man sich häufiger widmen muss. Die wichtigste Aufgabe besteht in der Überwachung und Kontrolle des Fuhrparks, der einen hohen Kostenfaktor für Unternehmen darstellt. Die Fahrzeuge sind so wirtschaftlich wie nur möglich einzusetzen, wodurch eine hohe Auslastung ermöglicht wird. Dennoch ist es wichtig, dass stets bei Bedarf das passende Fahrzeug vorhanden ist, um den Ablauf im Unternehmen nicht zu stören.

Operative Aufgaben der Fuhrparkleitung

Zu den operativen Aufgaben im Fuhrpark gehören die Beschaffung von Fahrzeugen, sowie die Verwaltung und Finanzierung dieser. Außerdem werden Fahrzeuge nicht nur beschafft, sondern ebenfalls Fahrern zugewiesen. Die Wartung muss organisiert werden, die Car Policy ist auf den Fuhrpark abzustimmen und mögliches Leasing ist zu organisieren. Zusätzlich sind Themen wie UVV, die Führerscheinkontrolle sowie rechtliche Aspekte rund um die Haftung bei Schäden zu beachten. Das Tagesgeschäft im Fuhrpark bietet daher deutlich mehr Abwechslung als die reine Zuweisung von Fahrzeugen an die Fahrer oder der Kauf sowie der Verkauf von Fahrzeugen. Kosten sind im Blick zu behalten, die Verwaltung ist mit Aufgaben verbunden, die in viele Bereiche hineinfällt.

Folgende Themen beschreiben die operativen Aufgaben in Kurzform, die dazu führen, dass der Fuhrparkmanager eine interessante Position im Unternehmen innehat:

  • Kauf und Verkauf von Fahrzeugen
  • Finanzierung und Leasing
  • Versicherungen
  • Kontrolle und Reporting von Kosten
  • Halterhaftung
  • Abwicklung von Schäden und Unfällen
  • Bearbeitung von Strafzetteln
  • Verkehrssicherheit und Unfallverhütung (UVV)
  • Allgemeine Verwaltung der Flotte

Strategische Aufgaben des Fuhrparkmanagers

Von den genannten operativen Aufgaben im Fuhrpark sind strategische Aufgaben abzugrenzen, die sich mit Chancen und Risiken des Fuhrparks befassen. Die Umsetzung der Unternehmensstrategie im Fuhrpark ist Teil der Aufgaben eines Fuhrparkleiters. Damit gehört es bspw. zum Fuhrparkmanagement, zu betrachten, ob der Umstieg auf alternative Mobilitätsformen (elektrische Fahrzeuge, Car Sharing, etc) lohnenswert wäre. Überhaupt ist das Thema Nachhaltigkeit von großer Bedeutung und spielt in Bezug auf Kosten und die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben eine große Rolle. Welche Risiken der aktuelle Fuhrpark mit sich bringt, sind ebenfalls zu beachten. Zu den strategischen Aufgaben gehört damit genauso der Blick auf mögliche Verbesserungen bei der Eingrenzung von Risiken, die durch die Fahrer im Fuhrpark entstehen. Strategische Entscheide wirken sich, wenn auch mit einer gewissen Verzögerung, unweigerlich wieder auf das operative Tagesgeschäft aus. Ohne die passende Strategie im Fuhrparkmanagement veraltet die Flotte, die Risiken nehmen zu und Kosten steigen.

Ab wann braucht man einen Fuhrparkleiter?

Wenn es Unternehmen darum geht, den Fuhrpark so effizient wie nur möglich zu verwalten und Risiken genau wie Kosten zu reduzieren, führt kein Weg am Fuhrparkmanagement vorbei. Das gilt immer, sobald einige Fahrzeuge vorhanden sind, die vom Unternehmen gekauft oder geleast wurden. Es gibt damit keine feste Aussage, ab welcher Größe der Flotte professionelles Management von dieser erforderlich ist. Selbst 4 oder 5 Fahrzeuge gehen mit einer Vielzahl von Aufgaben einher, die den ungeschulten Mitarbeitern häufig nicht bewusst sind. Stellen Sie sich dafür einfach vor, welche Bereiche bei einem Auto relevant sind. Kauf, Verkauf, Versicherungen, Wartungen, Schäden, Strafzettel, Leasingverträge, etc. Im Fuhrpark kommt das hundertfach vor. Dabei muss dann aber auch noch der Überblick behalten werden. Es gibt genug Firmen, bei denen Schäden an der Tagesordnung sind. Intensiver wird es, wenn die Fahrzeuge Teil des Kerngeschäfts sind und jeder Ausfall mit dem Ausbleiben von Umsätzen einhergeht.

Wie soll beispielsweise ein Versandhaus wie vielleicht Amazon funktionieren, wenn hier keine professionellen Lösungen vorhanden sind? Der regelmäßige Umgang mit Schäden, Versicherungen und die Vorbeugung von Unfällen erfordert die richtige Taktik. Diese bieten Sie als Mobilitätsmanager und besitzen damit einen Posten voller Verantwortung.

Fuhrparkmanager Aufgaben im Überblick

Ein Fuhrparkleiter muss die gesamte Flotte verwalten, die Finanzierung, die Versicherungen sowie den Einsatz der Fahrzeuge. Die Verantwortung ist damit aufgrund der vorhandenen Kosten enorm hoch, die Aufgaben sind anspruchsvoll und es handelt sich um eine oft unterschätzte Tätigkeit. Dabei ist der Flottenmanager für das Unternehmen entscheidend und kann die allgemeine Wirtschaftlichkeit durch eine Senkung der Kosten verbessern. Zu beachten ist ebenfalls, dass der Fuhrpark in jedem Unternehmen anders ist und der Blick auf die nötige Handlung nur vorhanden ist, wenn genug Erfahrung von Seiten des Fuhrparkleiters vorhanden ist.

Folgende Aufgabenbereiche sind besonders hervorzuheben:

Die Halterhaftung

Die Kontrolle der Fahrerlaubnis, die Fahrerunterweisung nach UVV und die allgemeine Regelung der Halterhaftung gehören mit zu den wichtigsten Aufgaben, die anfallen. Wenn diese Aufgaben nicht korrekt gehandhabt werden, können hier schnell rechtliche Schwierigkeiten auf das Unternehmen zukommen. 

Das Risikomanagement

Im ersten Schritt geht es um die Prävention von Schäden. Im Rahmen des Risikomanagements müssen Gutachter bestellt, Schäden erfasst, beglichen und bearbeitet werden. Ein Schutz vor Diebstählen ist einzurichten und die Zusammenarbeit mit Werkstätten gehört mit zu diesem Aufgabenbereich. Aber auch Risiken, die sich im Rahmen der Beschaffung (bspw. die Lieferantenstruktur) ergeben, spielen eine wesentliche Rolle.

Kostenkontrolle und Reporting der Kosten

Welche Kosten entstehen im Fuhrpark, wie lassen sich diese zuordnen, wie hoch ist der Kraftstoffverbrauch, wie hoch die Auslastung? Das Management und die Kontrolle der Kosten sowie das Reporting gegenüber der Geschäftsführung sind wesentliche Fuhrparkleiter Aufgaben.

Verwaltung der Fahrzeuge sowie von Wartungsarbeiten

Sämtliche Fahrzeuge müssen verwaltet, regelmäßig gewartet und gereinigt werden. Außerdem ist hier je nach Ausrichtung des Unternehmens entscheidend, dass die Fahrten geplant, die Schlüssel verwahrt und der richtige Einsatz der Fahrzeuge gegeben ist. Fahrzeuge und Fahrer müssen außerdem gleichermaßen koordiniert werden. Gesetzlich relevante Termine (UVV Prüfung, TÜV, etc.) sind zudem besonders wichtig.

Das Kraftstoffmanagement

Wie viel Kraftstoff wird benötigt, wie hoch sind die Kosten? Der Einsatz von Tankkarten ist besonders üblich, doch der Fuhrparkleiter muss diesen Posten verwalten, auswerten und, falls möglich, Verbesserungen vornehmen.

Fahrzeugmanagement im Allgemeinen

Zum allgemeinen Fahrzeugmanagement gehört ein Blick auf die Beschaffung, auf erforderliche Versicherungen, Steuern, Bußgelder und sonstige Verträge. Hier ist ein gewisses Organisationstalent wichtig.

Unterweisung und Unterstützung der Mitarbeiter

Der Fuhrparkleiter stellt eine Schnittstelle zu vielen Bereichen des Unternehmens dar. Dazu gehört die Zusammenarbeit mit Fahrern und Mitarbeitern in Form der Unterstützung sowie der regelmäßigen Unterweisung in Bezug auf das Fahrerverhalten, das Verhalten im Schadensfall und den Umgang mit diesem. Sie helfen dabei, Fahrzeuge auszuwählen und die Einhaltung von Ruhe- und Pausenzeiten bei Berufsfahrern zu prüfen.

Hohes Einsparpotenzial: Darum braucht das Unternehmen eine Fuhrparkleitung

In vielen Unternehmen stellt der Fuhrpark einen großen Kostenfaktor dar. Je nach Ausrichtung des Unternehmens rangieren die Fuhrparkkosten in den top 3 oder 5 der gesamten Unternehmenskosten. Nehmen Sie einmal an, dass die Kosten für den Fuhrpark pro Fahrzeug und Jahr bei durchschnittlich 10.000 Euro liegen. Davon sind 100 Fahrzeuge vorhanden, die eine umfangreiche Flotte ergeben, die im Jahr Kosten von etwa 1 Million erzeugen. Der Fuhrparkleiter verwaltet die Flotte nicht nur, setzt sie ein, weist Fahrzeuge zu und bemüht sich, die Schäden möglichst gering zu halten. Zusätzlich ist die Bemühung vorhanden, die Kosten zu reduzieren, was durch eine professionelle Verwaltung und die Ausübung aller beschriebenen Aufgaben möglich ist.

Wenn eine Einsparung von nur 2 Prozent der gesamten Flottenkosten pro Jahr erzielt wird, wären das stolze 20.000 Euro Ersparnis. Damit zeigt sich, dass hier durch qualifiziertes Personal ein hohes Einsparpotenzial für Unternehmen gegeben ist. Die Verantwortung ist aufgrund der hohen Kosten für die Flotte ebenfalls sehr groß. Das macht die Arbeit als Fuhrparkleiter zu einer anspruchsvollen Tätigkeit mit großer Verantwortung und Bedeutung für jedes Unternehmen mit einer Flotte. Unternehmen, die diese Position nicht oder nicht mit qualifiziertem Personal besetzen, verlieren damit oft viel Geld. Das Einsparpotenzial sowie eine sicherere, effiziente und durchdachte Verwaltung aller Fahrzeuge ist für Unternehmen der wichtigste Grund für die Einstellung von einem Fuhrparkmanager.

Die besten Weiterbildungsmöglichkeiten für Fuhrparkleiter

Immer neue Bestimmungen in Bezug auf die rechtliche Situation bei der Verwaltung der Flotte sowie auf Vorgaben zu Emissionen und zum Thema Nachhaltigkeit fordern Fuhrparkleiter heraus. Eine regelmäßige und umfassende Weiterbildung ist damit bei dieser Arbeit entscheidend, um nicht den Anschluss zu verpassen. Vor allem Themen wie die Halterhaftung im Fuhrpark oder die Umstellung auf die E-Mobility sind aktuell von großer Bedeutung. Zusätzlich ist es entscheidend, dass Wissen rund um das Risikomanagement, um Kosten, die rechtliche Situation und die Analyse des Bedarfs von Unternehmensseite aus vorhanden ist. Dabei ist zu beachten, dass es sich nicht um einen Beruf handelt, der in einer Ausbildung oder im Studium erlernbar ist.

Noch immer gibt es viele Unternehmen, in denen die Aufgaben des Fuhrparkmanagements einfach unterverteilt werden, da es keinen festen Ansprechpartner gibt. Hier ändert sich bei Unternehmen mit großer Flotte nach und nach die Lage, da die Aufgaben nur mit dem entsprechenden Wissen umsetzbar sind. Sonst gibt es schnell Probleme mit dem Fuhrpark an sich, die durch passendes Personal und die richtigen Weiterbildungen zu vermeiden sind.

Eine beliebte Option für das erforderliche Fachwissen stellt die Weiterbildung zum Fuhrparkmanager dar, die in mehreren Seminaren wichtige Inhalte vermittelt. Erfahren Sie, welche Inhalte die Weiterbildung zum TÜV zertifizierten Fuhrparkmanager bietet. Außerdem bieten wir Ihnen als Fuhrparkleiter wertvolles Wissen in aktuellen Webinaren an.

Der Fuhrparkmanager trägt eine hohe Verantwortung

Unternehmen mit einem Fuhrpark stellen in den meisten Fällen einen qualifizierten Fuhrparkleiter ein. Es ist aus Kostengründen sowie zur Vermeidung von rechtlichen Folgen entscheidend, dass diese Stelle mit einer qualifizierten Person besetzt wird. Entsprechende Weiterbildungen sind dafür entscheidend. Diese müssen nicht zwingend die Abwesenheit des Fuhrparkleiters erfordern. Es existieren hervorragende online Angebote. Der Beruf als Fuhrparkleiter wird oft als Traumberuf bezeichnet, da er besonders vielseitig ist und eine hohe Verantwortung beinhaltet. Für Unternehmen ist es besonders wichtig, dass die Halterhaftung geklärt ist und ein gutes Management vorhanden ist, um die wirtschaftliche Nutzung von Fahrzeugen zu ermöglichen. Gerade durch die sehr hohen Kosten, die der Fuhrpark verursacht, können kleine Änderungen im Management sehr viel bewirken.

Wir von Avrios wissen, wie umfangreich die Aufgaben der Fuhrparkleitung ausfallen. Wir glauben an eine transparente, einfach bedienbare und zeitgemäße Lösung zur Verwaltung der Fahrzeuge, die alle relevanten Informationen auf einem Blick bietet. Unsere intelligente Software lässt alle Fäden, die für das Fuhrparkmanagement wichtig sind, zentral zusammenlaufen und bietet dem Fuhrparkleiter die Option, schnell und korrekt zu reagieren. Melden Sie sich jetzt kostenlos an, um gemeinsam mit Avrios die Verantwortung für den Fuhrpark bestmöglich zu tragen. 

Häufige Fragen zum Fuhrparkleiter

Welche Aufgaben hat ein Fuhrparkleiter?

Ein Fuhrparkleiter hat sehr vielseitige Aufgaben von der Beschaffung über die Verwaltung von Fahrzeugen bis hin zur Sicherung von rechtlichen Aspekten rund um den Fahrzeugeinsatz. Zusätzlich sind Kosten im Zusammenhang mit der Flotte zuzuordnen und zu bewerten. Aufgaben im Tagesgeschäft wie das Management von Strafzetteln und die Zuordnung von Tankabrechnungen zählen genauso zu den Aufgaben eines Fuhrparkleiters wie die langfristige Planung der Flotte.

Wie lassen sich die Fähigkeiten eines Flottenmanagers erwerben?

Die Fähigkeiten lassen sich durch entsprechende Seminare und Schulungen erwerben. Ein Fuhrparkleiter muss in Bezug auf anfallende Aufgaben und Entwicklungen bezüglich des Fuhrparks aktuell informiert sein.

Warum wird ein Fuhrparkleiter ernannt?

Die effiziente Verwaltung einer Flotte spart genau wie die zielgerichtete Beschaffung langfristig Kosten und verringert Schwierigkeiten im Alltag. Darüber hinaus lässt sich die Flotte sicherer durch die Dienstwagenfahrer nutzen, wenn ein Fuhrparkleiter die Einweisung der Fahrer genau wie die Überwachung wichtiger Termine übernimmt. Der Fuhrparkmanager schützt das Unternehmen somit vor rechtlichen Konsequenzen bei nicht eingehaltenen Terminen, verwaltet die Fahrzeuge und reduziert langfristig die Kosten, die durch den Fuhrpark entstehen. Es handelt sich um eine sehr umfangreiche Aufgabe, sodass Fuhrparkleiter ernannt werden, um sich dieser komplexen Aufgabe voll zu widmen.

Was passiert bei der Ernennung eines nicht kompetenten Fuhrparkmanagers?

Wird ein nicht kompetenter Flottenmanager ernannt, kann es zu schweren rechtlichen und finanziellen Folgen für das Unternehmen kommen. Erschwerend kommt hinzu, dass einem nicht kompetenten Fuhrparkleiter die Halterhaftung nicht übertragen werden kann. Sollte es dennoch zu einer Übertragung gekommen sein, ist diese damit nicht zulässig und bleibt beim Unternehmen, was wiederum rechtliche Folgen nach sich ziehen kann. Es ist daher für jedes Unternehmen wichtig, einen kompetenten Fuhrparkleiter zu ernennen, um solchen Schwierigkeiten frühzeitig vorzubeugen.

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