Fuhrparkwissen A-Z
Car Policy
Autor: Helmut Käser
Jedes Unternehmen mit einem Fuhrpark benötigt sie im Idealfall: Die Car Policy. Hier sind Vorschriften und Regeln rund um die Verwendung von Dienstwagen festgehalten, um Risiken zu minimieren. Wir stellen die Car Policy, deren Bedeutung und die Umsetzungsmöglichkeiten in der Praxis vor.
Genaue Vorschriften bei der Verwendung von Dienstwagen lassen sich in der Car Policy regeln. Sowohl die mögliche private Nutzung von Dienstwagen als auch Regelungen in Bezug auf weitere Mitfahrer gehören in die Car Policy. Wir stellen die Bedeutung des für den Fuhrpark so wichtigen Regelwerks vor – für die Reduzierung von Risiken in der Flotte.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Car Policy?
- Wesentliche Inhalte in der Car Policy
- Unterschiede zwischen der Car Policy und dem Dienstwagenüberlassungsvertrag
- Bedeutung der Car Policy für den Fuhrpark
- Car Policy Muster zum Download
Was ist eine Car Policy?
In der Car Policy (auch Dienstwagenregelung, Dienstwagenrichtlinie oder Firmenwagenregelung) werden alle Rahmenbedingungen für die Überlassung von Firmenfahrzeugen definiert. In ihr wird genau festgelegt, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Anspruch auf ein Fahrzeug haben, welche Kategorien, Ausstattungen und Motorisierungen und welche Nutzungsbedingungen festgelegt werden. Die Dienstwagenrichtlinie gehört damit zum Regelwerk in allen Unternehmen, die sich hier speziell um die Nutzung von Firmenwagen dreht. Es handelt sich um zentrale Vorgaben, die genau festgelegt sind und Fahrern sowie Fuhrparkleitern zeigen, welche Rechte und Pflichten im Rahmen der Fahrzeugnutzung vorliegen.
Weiterhin verzichten viele Unternehmen mit einer Flotte auf die Einführung einer Car Policy. Es handelt sich jedoch um eine empfehlenswerte Maßnahme, die spätere Kosten im Fuhrpark reduziert. Der Verwaltungsaufwand wird minimiert, da keine aufwendigen Entscheidungen im Einzelfall zu treffen sind. Mit genauen Vorgaben durch eine Firmenwagenregelung ist weniger Spielraum vorhanden, den Fahrer ausnutzen könnten.
Wesentliche Inhalte in der Car Policy
Die Dienstwagenrichtlinie regelt sämtliche Details, die für das Unternehmen und den jeweiligen Fuhrpark von Bedeutung sind. Wie lange die Nutzung erfolgen darf, welche Kosten vom Fahrer und welche vom Arbeitgeber zu übernehmen sind, ist festzuhalten. Das Verhalten bei Unfall sollte genau wie die regelmäßige Führerscheinkontrolle genauer erklärt sein. Gleiches gilt für die jeweilige Nutzungsdauer und für die Nutzung des Fahrzeuges im privaten Rahmen. Viele Unklarheiten und spätere Schwierigkeiten im Fuhrparkmanagement lassen sich auf eine fehlende oder unklar ausgedrückte Car Policy zurückführen. Klare Vorschriften sind wichtig, um zu zeigen, wie Fuhrparkverantwortliche und Fahrer reagieren sollen. Die Dienstwagenregelung hält fest, zu welchen Bedingungen der Dienstwagen überlassen wird.
Folgende Bestandteile sollte eine Car Policy enthalten:
Die Nutzungsdauer des Firmenfahrzeuges
Die genaue Nutzungsdauer ist in der Dienstwagenrichtlinie festzuhalten, um spätere Schwierigkeiten zu vermeiden. Da die Überlassung von Dienstfahrzeugen in der Regel zeitlich befristet ist, müssen diese Zeiten dem Fahrer bewusst sein. Die Übergabe des Fahrzeuges oder der mögliche Umstieg auf ein neues, sind dabei ebenfalls zu definieren.
Berechtigte für die Nutzung
Falls es sich nicht um individuelle Entscheidungen, sondern um Regelungen handelt, die die gesamte Flotte betreffen, sind die Nutzungsberechtigten festzuhalten. Hier lässt sich genau bestimmen, ob nur die Mitarbeiter des Unternehmens Fahrer sein können oder nicht. Bei einem Verbot der Nutzung durch weitere Familienmitglieder müssen sich die Dienstwagenfahrer daran halten. Fahren dennoch Familienmitglieder mit dem Fahrzeug, greift die Versicherung in der Regel nicht. Von dem Verstoß gegen geltende Vorschriften des Unternehmens einmal ganz abzusehen, die entsprechende Folgen nach sich ziehen.
Verhalten bei einem Unfall
Selbst im Rahmen der sichersten Fahrweise kann es zu Unfällen kommen, die sich nicht immer verhindern lassen. In der Dienstwagenregelung ist das Verhalten bei einem Unfall genau festzulegen, um Unklarheiten in einem solchen Fall zu verhindern. Die Dokumentation eines Unfalls in Protokollform ist genau wie das standardmäßige Vorgehen genau zu beschreiben. Dadurch können Fuhrparkleiter verhindern, dass sie nicht über Unfälle informiert werden.
Die Kostenübernahme
Mit einem Dienstwagen entstehen Kosten. In der Dienstwagenrichtlinie ist genauer festzuhalten, um welche Kosten es sich dabei handelt und wie diese exakt aufzuteilen sind. So ist beispielsweise festzuhalten, wer Kosten für das Tanken/das Laden übernimmt. Das gleiche gilt für Wartungskosten, die Kosten für einen Reifenwechsel oder für die Versicherung. Je genauer die Aufschlüsselung an dieser Stelle ausfällt, desto weniger Unklarheiten gibt es im Rahmen der Abrechnung.
Der Nutzungsrahmen
Dabei ist festzuhalten, in welchem Rahmen die Nutzung erfolgen darf. Das betrifft vor allem Privatfahrten sowie deren Umfang. Die Möglichkeit von einem privaten Nutzungsverbot wird teilweise von Unternehmen übernommen. In einem solchen Fall darf der Fahrer den Dienstwagen gar nicht privat nutzen.
Mögliche Sonderbedingungen des Unternehmens
Viele Unternehmen stellen besondere Bedingungen bei der Verwendung des Dienstwagens. Solche Sonderbedingungen sind zu beachten und in der Car Policy im Detail festzuhalten. Dazu können beispielsweise die Versteuerung des Firmenwagens zählen sowie Sonderauflagen beim Parken auf dem Firmengelände.
Der Nutzerkreis
Im besten Fall lässt sich in der Car Policy klar festhalten, wer einen Anspruch auf einen Dienstwagen hat. Dabei sollten Berufsgruppen und Bereiche, in denen ein Mitarbeiter einen Dienstwagen erhält, klar festgelegt sein. Falls zum Beispiel nur Außendienstmitarbeiter oder nur leitende Angestellte diesen Anspruch haben, ist das mit in die Car Policy aufzunehmen. Dadurch ist nicht erst aufwendig zu entscheiden, wer einen Anspruch hat und wer nicht. Zusätzlich lässt sich so die Erwartungshaltung von Seiten der Mitarbeiter klar regeln.
Diese genannten Punkte lassen sich passend zum jeweiligen Unternehmen noch ergänzen. Auf diese Weise erhalten Sie eine Car Policy, die sowohl zum Unternehmen als auch zu den individuellen Bedingungen der jeweiligen Flotte passt. Es ist wenig sinnvoll, allgemeine Vorlagen ganz ohne Anpassungen zu übernehmen, da jedes Unternehmen individuelle Vorschriften in Bezug auf die Verwendung von Dienstwagen hat.
Unterschiede zwischen der Car Policy und dem Dienstwagenüberlassungsvertrag
Der Dienstwagenüberlassungsvertrag ist im Normalfall ein Vertrag mit dem Fahrer eines einzelnen Fahrzeuges. Es handelt sich daher nicht unbedingt um ein übergreifendes Regelwerk, sondern um individuelle Ergänzungen. Die Car Policy ist allgemeiner gehalten, der Dienstwagenüberlassungsvertrag im Normalfall individueller. Hier lässt sich die Car Policy aber einfach entsprechend ergänzen, um in allen wesentlichen Bereichen eine passende Vorgabe zu haben. Denn während die Car Policy immer firmenübergreifend wirksam ist, gilt der Dienstwagenüberlassungsvertrag als individuelles Regelwerk mit jedem Fahrer. Es ist daher wichtig, die beiden Punkte nicht miteinander zu verwechseln, um in allen Bereichen eine umfassende Absicherung zu ermöglichen.
Im Dienstwagenüberlassungsvertrag sind vor allem individuelle jährliche Laufleistungen zu beachten, um ein häufig verwendetes Beispiel zu nennen. Dieser Punkt bezieht sich auf geleaste Fahrzeuge. Dann sind spezifische Wartungsintervalle zu nennen. Falls nicht bei allen Dienstwagenfahrern die gleichen Bedingungen gelten sollen, lässt sich hier die Verwendung durch Dritte bestimmen. Die jeweilige Ausstattung und das Fahrzeug an sich sind ebenfalls im Dienstwagenüberlassungsvertrag festzuhalten. Schließlich wollen nicht alle Fahrer einer Flotte das gleiche Fahrzeug mit identischer Ausstattung erhalten. Es ergibt häufig Sinn, mit verschiedenen Fahrzeugtypen und Ausstattungsformen zu arbeiten. Die jeweilige Laufleistung ist ebenfalls ein individueller Punkt, der bei jedem Fahrer normalerweise anders ausfällt. Es kommt auf den jeweiligen Fuhrpark sowie auf die Politik der Verwendung von Dienstwagen an, was in der Car Policy und was im Dienstwagenüberlassungsvertrag stehen sollte.
Bedeutung der Car Policy für den Fuhrpark
Die Car Policy verleiht dem Fuhrpark eine Struktur und stellt einen Handlungsrahmen dar, der Fuhrparkleitern die Tätigkeit im Tagesgeschäft erleichtert. Streitigkeiten unter Mitarbeitern oder eine unerwünschte Benutzung lassen sich durch klare Vorgaben verhindern. Wenn beispielsweise genau festgelegt ist, wer welche Kosten zu tragen hat, führt das zu einer besseren Übersicht für beide Seiten. Nicht zu unterschätzen ist die Bedeutung der klaren Erwartungen. Dadurch lässt sich von Anfang an festlegen, wer womit rechnen kann, wenn es um einen Dienstwagen geht.
Grundsätzlich lässt sich der Missbrauch von Dienstwagen durch eine durchdachte Car Policy reduzieren. Das reduziert Risiken und verringert die anschließende Bearbeitung von Fällen, bei denen der Dienstwagen missbräuchlich verwendet wurde. Wenn die Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird, lässt sich ein Verstoß gegen die Regelungen deutlich schneller feststellen.
Die Zeitersparnis ist durch die Nutzung einer Car Policy enorm. Als allgemeiner Richtwert wird angenommen, dass die Konfiguration eines Dienstwagens im Durchschnitt etwa 30 Arbeitsstunden kostet. Die Verhandlung von Kategorien, Fahrzeugmodellen und Bedingungen rund um die Nutzung des Fahrzeuges kostet viel Zeit. Selbst wenn die Konfiguration in einem Fuhrpark nur 10 oder 20 Arbeitsstunden kostet, handelt es sich um einen großen Zeitaufwand. Sobald die Car Policy einmal erstellt ist, reduziert sich hier der anfallende Aufwand erheblich. Die genaue Zeitersparnis hängt dabei immer mit den vorhandenen Prozessen im Fuhrpark zusammen.
Car Policy Muster zum Download
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Häufig gestellte Fragen zur Car Policy
Was gehört in eine Car Policy?
In eine Car Policy gehören alle Vorschriften, die bei der Überlassung von Dienstwagen zu beachten sind. Dazu gehören die Überlegungen, ob Privatfahrten erlaubt sind und ob weitere Familienmitglieder das Fahrzeug nutzen dürfen. Das Verhalten bei Unfällen ist genau wie die Übernahme von entstehenden Kosten wichtig. Zusätzlich sind in der Car Policy Merkmale wie der Fahrzeugtyp, die Ausstattung und mögliche Sonderausstattungen festzuhalten. Je genauer die Richtlinie für die Nutzung der Firmenwagen gestaltet ist, desto weniger Missverständnisse gibt es im Anschluss.
Wann ist eine Car Policy wichtig?
Eine Car Policy ist im Grunde immer dann wichtig, wenn Dienstwagen im Unternehmen vorhanden sind. Jede Flotte, egal von welchem Umfang, wird im besten Fall mit einer Car Policy geregelt, um Risiken bei der Verwendung von Dienstwagen zu reduzieren. Gewünschte Verhaltensweisen bei der Überlassung von Dienstwagen lassen sich dadurch verbindlich und für alle Fahrer einführen. Ganz ohne festes Regelwerk birgt die Überlassung von Dienstwagen Risiken für das Unternehmen sowie für den verantwortlichen Fuhrparkleiter. Daher ist eine Car Policy in der Regel selbst bei einer Flotte von nur 5 oder 10 Fahrzeugen wichtig.
Warum ist die Car Policy von Bedeutung?
Die Car Policy regelt nicht nur gewünschte Verhaltensweisen, sondern legt die Bedingungen für die Überlassung eines Dienstwagens fest. Das vereinfacht sämtliche Prozesse, die im Zusammenhang mit dem Dienstwagen vorhanden sind und die von der Bestellung bis hin zur Auslieferung und zur Rückgabe reichen. Das Verhalten bei Unfällen und die Ausstattung des Fahrzeuges sind ebenfalls genau definiert. Für Mitarbeiter sind die klaren Vorschriften wichtig, um zu wissen, wann die Erwartungen erfüllt werden und um festzustellen, was erlaubt ist und was nicht. Ist ein Dienstwagen beispielsweise nicht für Privatfahrten vorgesehen, gibt es dabei keine Unsicherheit und weniger Rückfragen. Klare Vorgaben erleichtern auf beiden Seiten die Verwendung und Überlassung von Dienstwagen.
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