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Flottenverwaltung

Fuhrparkmanagement für kleine Fuhrparks: Effiziente Flottenverwaltung

In kleinen Flotten spielt das Fuhrparkmanagement häufig eine eher untergeordnete Rolle. Durch Tipps und Tricks ist hier eine effiziente Verwaltung möglich, die spezielle Herausforderungen bei kleinen Flotten berücksichtigt.

September. 27, 2022

In kleinen Fuhrparks ist das Fuhrparkmanagement häufig von eher untergeordneter Bedeutung. Dabei führen steigende Fuhrparkkosten dazu, dass in schwierigen Zeiten die Unternehmensgewinne weiter sinken. Doch nicht nur steigende Kosten führen zu Herausforderungen bei kleineren Flotten. Gleiches gilt für längere Lieferzeiten bei Fahrzeugen und für den Blick auf Nachhaltigkeit sowie die Option, alternative Antriebe in den Fuhrpark zu integrieren. Neben der Kenntnis der aktuellen Herausforderungen im Fuhrparkmanagement unterstützen Tipps für eine effiziente Verwaltung dabei, mit geringem Zeitaufwand optimale Ergebnisse zu erhalten.

Herausforderungen beim Fuhrparkmanagement für kleinere Flotten

Nicht jede Flotte besteht aus 100 Fahrzeugen oder ist noch größer, um als solche zu gelten. Tatsächlich gibt es keine Regel, wann eine Flotte als klein, mittelgroß oder groß gilt. Häufig werden jedoch Flotten mit bis zu 50 Fahrzeugen als klein eingestuft. Es kann sich um eine Flotte mit 10, 20, 45 oder 50 Fahrzeugen handeln, umfangreich ist der Fuhrpark damit in diesem Zusammenhang nicht. Kleine Flotten wollen schließlich genauso optimal verwaltet, eingesetzt und bezüglich der anfallenden Kosten überwacht werden. Es gibt dabei besondere Herausforderungen, die bei kleinen Flotten zu beachten sind.

Zu beachten ist gerade bei kleinen Flotten, dass es in vielen Unternehmen keinen Fuhrpark-Experten gibt, der sich Vollzeit um das anspruchsvolle Fuhrparkmanagement bemüht. Meist reicht es aus, sich in Teilzeit, neben einer Haupttätigkeit, um das Fuhrparkmanagement zu bemühen. In vielen Unternehmen ist es üblich, die Chefsekretärin oder eine andere Person mit der zusätzlichen Aufgabe zu betrauen. Dieses Vorgehen ist natürlich möglich, geht jedoch mit einigen besonderen Herausforderungen einher. Die Kompetenz und das erforderliche Wissen rund um das Fuhrparkmanagement lassen sich schließlich genauso durch Seminare oder Online-Schulungen erwerben. Wichtig ist, dass die Aufgaben als Fuhrparkleiter bekannt sind, um keine wesentlichen Punkte zu vergessen. Damit ist eine effiziente Fuhrparkverwaltung genauso in Teilzeit möglich, wenn den einzelnen Prozessen ausreichend Aufmerksamkeit geschenkt wird.

Die größte Herausforderung beim Fuhrparkmanagement, selbst für kleine Flotten, ist die vorhandene Zeit. Gerade wenn die Flotte nicht von einem Vollzeit-Fuhrparkleiter verwaltet wird, kann es schwierig werden. Prozesse wie die Einführung von Tankkarten mit digitaler Abrechnung ergeben dann genauso Sinn, wie die Einführung einer elektronischen Führerscheinkontrolle. Gerade die Prozesse im Tagesgeschäft, die als nebensächlich gelten, nehmen hier die meiste Zeit in Anspruch. Natürlich funktionieren Excel-Sheets bei der Verwaltung, wenn sich einmal die entsprechenden Prozesse und Handgriffe herauskristallisiert haben. Doch es kann ebenfalls Sinn ergeben, bei einer kleineren Flotte durch digitales Fuhrparkmanagement eine optimale Verwaltung zu erreichen.

5 Tipps für die effiziente Verwaltung

In Zeiten von steigenden Kosten für den Treibstoff und längeren Wartezeiten auf neue Fahrzeuge ergeben sich ganz neue Herausforderungen. Bei der Verwaltung kommt es jetzt noch mehr als vorher auf einen Blick auf die Fuhrparkkosten sowie auf eine effiziente Vorgehensweise an. Für eine effiziente Verwaltung, die sich in Krisenzeiten bewährt, finden Sie an dieser Stelle 5 Tipps für das Fuhrparkmanagement kleinerer Flotten. Es sind häufig die kleineren Umstellungen, die auf lange Sicht gesehen besonders große Auswirkungen in Bezug auf ein effizientes Fuhrparkmanagement haben.

Kosten für den Fuhrpark im Blick behalten

Kleine Einsparungen bei den Kosten können im Fuhrpark mit großen Auswirkungen einhergehen. Stellen Sie sich eine Einsparung von nur 1 Prozent bei den Fuhrparkkosten vor. Bei 10.000 Euro sind das immerhin 100 Euro Ersparnis, die sich je nach vorhandenen Kosten summieren können. Nur durch einen genauen Blick auf alle anfallenden Kosten, fallen steigende Kosten auf, die sich beispielsweise aus höheren Spritkosten ergeben. Genauso ermöglicht eine gezielte Überwachung, dass mögliches Einsparpotenzial schnell erkannt wird. Das führt langfristig zu sinkenden Flottenkosten, was nicht nur bei großen Flotten, sondern ebenfalls beim kleinen Fuhrpark eine Rolle spielt. Vor allem in Zeiten mit steigenden Kosten ist es wichtig, im Fuhrparkmanagement die Kosten sehr genau zu verfolgen. Dabei unterstützen digitale Hilfsmittel sowie eine Fuhrparkmanagement Software, je nach Größe der Flotte und abhängig von den anfallenden Kosten im gesamten Vergleich.

Bedarf der Fahrer mit aktuellem Angebot vergleichen

In Zeiten des Mobilitätswandels ist es wichtig, regelmäßig den vorhandenen Bedarf zu überprüfen. Durch weiter vorhandene Regelungen in vielen Unternehmen, zeitweise oder ganz im Home-Office zu arbeiten, ergibt sich häufig ein veränderter Bedarf in Bezug auf Dienstfahrzeuge. Vielleicht ist es sinnvoll, auf Poolfahrzeuge umzustellen, auf alternative Antriebe oder sogar auf E-Bikes, um nur einige Optionen zu nennen. Eine starre Flotte, die nicht mit den Bedürfnissen der Fahrer übereinstimmt, ist entsprechend eher kritisch zu betrachten. Auf Dauer lässt sich selbst die kleinste Flotte so nachhaltiger und kostengünstiger gestalten. Das ist bei regelmäßiger Überprüfung des aktuellen Bedarfs problemlos möglich.

Risikomanagement aktiv betreiben

Die Gefahr in einer kleinen Flotte ist oftmals, dass jedes einzelne Fahrzeug enorm wichtig für die Funktion des Fuhrparks ist. Ein Ausfall geht mit entsprechenden Folgen einher und ist erst einmal schwer aufzufangen. Daher ist es wichtig, sich um das Risikomanagement zu bemühen und zu überlegen, welche Lösungen es im Ernstfall gibt. Sowohl die Option von einem kurzfristig gemieteten Fahrzeug über ein Auto Abo als auch ein funktionierendes Netzwerk an Werkstätten ist daher nicht zu unterschätzen. Im Alltag ist es daher entscheidend, dass kleinere Schäden nicht direkt zum vollständigen Fahrzeugausfall führen. Vorausschauende Blicke auf die Fahrzeuge der Flotte sind genauso entscheidend wie das Einhalten von regelmäßigen Serviceterminen.

Routen im Fuhrparkmanagement optimal planen

Dieser Punkt betrifft das Fuhrparkmanagement kleiner Flotten nur dann, wenn es für dienstliche Fahrten vorhandene Routen gibt. Selbst wenn nur zwei oder drei Fahrzeuge für Dienstfahrten zum Einsatz kommen, ist eine genauere Planung der Routen wichtig. Auf diese Weise lässt sich effizientes Fuhrparkmanagement umsetzen. Häufig besteht die Möglichkeit, Kosten zu sparen und die Fahrzeuge noch besser einzusetzen. Hier unterstützen wieder digitale Hilfsmittel dabei, Routen so zu planen, dass die Fahrzeuge möglichst optimal ausgelastet sind.

Tankkarten für die Abrechnung verwenden

Das manuelle Eintragen von Tankabrechnungen ist selbst in einem kleinen Fuhrpark zeitaufwendig. Nicht zuletzt lassen sich auf diese Weise Abweichungen von normalen Werten nur schwer erkennen. Einfacher ist daher die Einführung von Tankkarten, bei denen im Anschluss eine elektronische Abrechnung erfolgt. Sie erkennen Abweichungen und können selbst bei wenigen Fahrzeugen durch einen bewussten Blick auf die Kraftstoffkosten für eine Einsparung sorgen. Durch ein umfassendes Angebot im Bereich der Tankkartenanbieter gibt es nach Wunsch für jede Flottengröße eine geeignete Lösung.

Fazit: Aktuelles Fuhrparkmanagement in Zeiten steigender Kosten

Ein kleiner Fuhrpark verursacht geringere Kosten im Unternehmen, die sich jedoch prozentual gesehen durchaus bemerkbar machen. Das Vorgehen, eine kleine Flotte eher nebenbei und ohne genaue Fachkenntnisse zu verwalten, kann daher Gefahren für das Unternehmen bergen. Das gilt besonders in rechtlicher Hinsicht, wenn das Wissen nicht vorhanden ist, wie und wann die Halterhaftung übertragen wird oder welche Auswirkungen mit diesem Thema einhergehen. Kritisch ist es möglicherweise in schwierigen Zeiten, in denen Krisen- und Risikomanagement bei einer effizienten Fuhrparkverwaltung dazu gehören muss. In Zeiten steigender Kosten ist eine optimale Verwaltung mit der Digitalisierung aller Daten besonders interessant. Das gilt für kleine Flotten genau wie für mittelgroße oder große, bei denen zahlreiche Fahrzeuge dazugehören.

Digitales Fuhrparkmanagement stellt nicht nur für große Flotten eine interessante Lösung dar. Die vereinfachte Verwaltung spart sehr viel Zeit, die Teilzeit-Fuhrparkmanagern sonst bei vielen Aufgaben fehlt. Mit Ihrem kostenlosen Account erfahren Sie, wie sich die Avrios Fuhrparkmanagement Software auf Ihre Flottenverwaltung auswirkt. Kosten direkt im Blick zu haben, ermöglicht das Treffen von kurzfristigen Entscheidungen und bietet die Möglichkeit, sofort zu handeln. Das ist bei stark steigenden Kosten in allen Bereichen für jedes Unternehmen entscheidend, welches weiterhin wirtschaftlich arbeiten will.

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