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Total Cost of Ownership

Eine Betrachtung der Gesamtkosten von Produkten, Gütern und Dienstleistungen wird als Total Cost of Ownership (TCO) bezeichnet. Dabei fließen nicht nur die Anschaffungskosten mit in die Berechnung ein, sondern genauso sämtliche laufenden Kosten. Eine gesamte Betrachtung aller anfallenden Kosten im Zusammenhang mit einem Produkt oder mit einer Dienstleistung ermöglicht eine genaue Bewertung der Kosten. An dieser Stelle soll der Total Cost of Ownership im Detail vorgestellt werden, da dieser nicht zuletzt im Rahmen der Beschaffung eine Rolle spielt. 

Was ist der Total Cost of Ownership (TCO)?

Der Total Cost of Ownership, kurz TCO, ist eine Betrachtung der Gesamtkosten von Serviceleistungen genau wie von Produkten oder Gütern. Interessant ist dabei, dass nicht nur direkt anfallende Kosten einbezogen werden, sondern genauso indirekte Kosten. Auf diese Weise fällt es leichter, die Rentabilität von Anschaffungen zu bewerten. Durch den TCO ist eine Betrachtung sowie anschließende Beurteilung der entstehenden Gesamtkosten möglich. 

Besonders interessant ist eine umfassende TCO Analyse oder die Bewertung des Total Cost of Ownership daher gerade dann, wenn höhere Anfangskosten für das Unternehmen erwartet werden. Das kann bei der Anschaffung von Firmenwagen oder Maschinen genauso der Fall sein wie bei Softwares oder Lizenzen. In diesen Fällen sind viele Faktoren in Bezug auf die Kosten schon genauer bekannt, wodurch sich die gesamte Berechnung und die Analyse vereinfachen. 

TCO: Berücksichtigung von direkten und indirekten Kosten

Anstelle des reinen Blickes auf die Anschaffungskosten bei der Bewertung der Kosten im Rahmen der Beschaffung spielen beim TCO genauso direkte wie indirekte Kosten eine Rolle. Unter Berücksichtigung sämtlicher in Verbindung stehender Kosten bei Produkten oder Dienstleistungen kann eine umfassende Betrachtung aller Kosten durchgeführt werden. Auf diese Weise ist bei verschiedenen Angeboten ein Vergleich möglich und es fällt leichter, die beste Option für das Unternehmen auszuwählen. 

Direkte Kosten 

Es handelt sich um Kosten, die direkt im Zusammenhang mit einem Produkt oder mit einer Dienstleistung stehen. Diese sind im Normalfall durch entsprechende Rechnungen einfach zu erkennen und zuzuordnen. 

Beispiele für direkte Kosten: 

  • Anschaffungskosten
  • Installationskosten
  • Wartungs- oder Servicekosten
  • Verbrauchsmaterialien
  • Versicherungen
  • Ersatzteile
  • Reparaturkosten

Indirekte Kosten

Etwas weniger einfach zu erkennen und zuzuordnen sind in der Regel die indirekten Kosten in einem Betrieb. Diese stehen indirekt im Zusammenhang mit Produkten oder Dienstleistungen, haben jedoch erhebliche Auswirkungen auf den Total Cost of Ownership. Daher ist es wichtig, die nicht direkt zuweisbaren Kosten bei einer Bewertung der Gesamtkosten zu beachten. 

Beispiele für indirekte Kosten: 

  • Kosten für die Entsorgung
  • Schulungen/Unterweisungen von Mitarbeitern
  • Versandkosten bei der Wartung/bei einem Garantieanspruch
  • Ausfallzeiten bei Geräten
  • Kosten für die Ersatzmobilität (bei einem Dienstwagen) 

Wie funktioniert eine TCO Analyse?

Eine TCO Analyse ist schrittweise durchzuführen, um keine relevanten Kosten oder Punkte zu vergessen. An dieser Stelle finden Sie die Durchführung der TCO Analyse in mehreren Schritten, um die Durchführung möglich zu machen: 

  1. Schritt: Sämtliche anfallende Kosten identifizieren

Dieser erste Schritt ist das Herzstück der TCO Analyse und macht eine TCO Berechnung überhaupt erst möglich. Gemeint ist die Identifizierung von allen anfallenden Kosten, wobei direkte genau wie indirekte Kosten zu beachten sind. Sowohl für den Erwerb als auch für die Nutzung, den Betrieb und die Entsorgung eines Produktes fallen Kosten an, die zu berücksichtigen sind. 

In diesem Zusammenhang ist es entscheidend, sich einzugestehen, dass es Kosten über die gesamte Laufzeit hinweg gibt, die noch nicht vollständig einsehbar sind. Diese sind im Rahmen der TCO Analyse zu beachten. Im Anschluss an einen Blick auf alle anfallenden Kosten folgen weitere Schritte, die für eine vollständige TCO Analyse entscheidend sind. Falls Sie noch nicht alle anfallenden Kosten kennen oder bestimmen können, helfen Ihnen die folgenden Schritte ebenfalls bei der TCO Analyse. 

  1. Schritt: Alternativen zum aktuellen Angebot entdecken

In diesem Schritt geht es darum, Alternativen zum aktuellen Angebot oder zum verwendeten Produkt zu entdecken. Dabei stehen Möglichkeiten im Fokus, die bisher vielleicht nicht oder eher in unzureichendem Maß betrachtet wurden. Die möglichen Alternativen sollten bezüglich Nutzen und Einsatzzweck aber vergleichbar sein. 

Beispiel: Für den Transport von Waren zum Kunden gibt es verschiedene Lösungen. Suchen Sie nach Alternativen für den Transport, die bisher vielleicht nicht genutzt wurden oder weniger bekannt waren. 

  1. Schritt: Prozesse im Betrieb beschreiben und hinterfragen

Jetzt geht es darum, Prozesse im Betrieb sowie bei der Nutzung genauer zu beschreiben und zu hinterfragen. Stellen und beantworten Sie sich folgende Fragen: 

  • Was wird genau genutzt?
  • Wann und zu welchem Anlass erfolgt die Nutzung?
  • Wie und vor allem wie oft wird es genutzt?
  • Wo könnte es bei der Nutzung zu Problemen kommen?
  • Was passiert mit dem Produkt, wenn das Ende der Lebensdauer einmal erreicht ist?

Beispiel: Sie haben sich für den Transport von Waren für eine Spedition oder eine Versandart entschieden. Überlegen Sie jetzt, wann und in welchem Umfang die Spedition genutzt wird und welcher Service exakt erforderlich ist. Außerdem ist es wichtig zu bedenken, wie die Fahrer mit der Lieferung zurechtkommen und wie hoch die mögliche Ausfallquote ist. Alternativen sollten ebenfalls bekannt sein. 

  1. Schritt: Identifizierung und Berechnung von relevanten Kostenarten

In diesem Schritt kommen wir zurück zu den wichtigen Kostenarten, die bereits in Schritt 1 angesprochen wurden. Es geht darum, nicht nur direkte und sofort offensichtliche Kostenarten zu identifizieren, sondern genauso weitere Kosten, die in Zusammenhang mit der geplanten Anschaffung stehen. 

Einige relevante Kosten: 

  • Energiekosten
  • Kosten für Roh- oder Hilfsstoffe
  • Beratungskosten, falls eine Beratung erforderlich ist
  • Schulungskosten
  • Stillstandskosten, falls es zu Reparatur- und Wartungskosten kommt
  • Installationskosten, falls erforderlich

Zu beachten sind somit zahlreiche Kosten, sodass genau zu bedenken ist, wodurch Kosten entstehen könnten. Je genauer dieser Schritt durchgeführt und beachtet wird, desto besser. Schließlich fallen in Verbindung häufig Kosten an, mit denen sonst kaum gerechnet wird. 

Beispiel: Gehen wir einmal von Schulungskosten aus, die für die Nutzung einer neuen Software erforderlich sind. Dabei sollten Kriterien wie die Anzahl der teilnehmenden Mitarbeiter genauso bedacht werden wie die Belegung der Schulungsräume, die erforderlich sind. 

  1. Schritt: Die TCO Berechnung 

Nach einem Blick auf alle relevanten Kosten, die anfallen könnten, erfolgt die TCO Berechnung an sich. Dabei sind alle Kosten im Rahmen der Lebenszeit zusammen zu rechnen, um eine gesamte Summe zu erhalten. Wichtig ist dabei, dass einige Kosten früher anfallen, andere hingegen erst später sowie, dass einmalige genau wie regelmäßige Kosten zu beachten sind. Es kann daher Sinn ergeben, die TCO Berechnung weiter zu unterteilen, beispielsweise in Kosten pro Arbeitsstunde, Mitarbeiter oder pro Jahr. Dadurch ergibt sich ein noch genauerer Blick auf die jeweiligen Möglichkeiten und anfallenden Kosten, die sich optimal vergleichen lassen. 

  1. Schritt: Vergleich von verschiedenen Angeboten 

Im letzten Schritt erfolgt der Vergleich von verschiedenen Angeboten, um eine Entscheidung zu treffen. Dabei fällt der Blick auf Kostentreiber, die zu höheren Kosten bei der TCO Berechnung geführt haben. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass ein Blick auf die Zuverlässigkeit der einzelnen Kosten geworfen werden sollte. Schließlich können Energiekosten variieren, um nur ein Beispiel zu nennen. Zu bedenken ist dann entsprechend, wie sich solche Veränderungen auf die TCO Berechnung sowie am Ende auf den Total Cost of Ownership auswirken. 

Total Cost of Ownership – Beispiel

Ein grobes Beispiel soll an dieser Stelle zeigen, wie sich der Total Cost of Ownership berechnen lässt, um erste Anhaltspunkte zu geben. Die TCO Berechnung gibt Einblick in die gesamten anfallenden Kosten, sodass die TCO Berechnung im Anschluss als Grundlage für einen Vergleich zwischen verschiedenen Anbietern gelten kann. Es handelt sich an dieser Stelle um die Kosten für die Einführung einer neuen Software rund um das Fuhrparkmanagement, wie gesagt, mit groben Kosten, die nur als Beispiel dienen. Zwei Beispiele werden vorgestellt, um zu zeigen, bei welchem Anbieter letztlich der Total Cost of Ownership geringer ausfällt (Die Nutzungsdauer beträgt jeweils 5 Jahre): 

Anbieter AAnbieter B
Jährliche Kosten10.000 Euro8.500 Euro
Jährlicher Verwaltungsaufwand2.000 Euro2.500 Euro
Schulung der Mitarbeiter zu Beginn10.000 Euro12.000 Euro
Jährliche Schulung ab dem 2. Jahr1.500 Euro1.000 Euro
Anpassungen der Software an das Unternehmen15.000 Euro20.000 Euro
Total Cost of Ownership91.000 Euro91.000 Euro

Diese Vergleiche zeigen, dass günstigere jährliche Kosten nicht dazu führen müssen, dass es große Unterschiede beim Total Cost of Ownership gibt. Daher ist für die TCO Berechnung ein Blick auf sämtliche anfallenden Kosten über die Nutzungsdauer hinweg von Bedeutung. 

Vorteile des Total Cost of Ownership 

Der Total Cost of Ownership ist für Unternehmen vor allem von Bedeutung, wenn eine Investition so gründlich wie möglich zu betrachten ist. Vor allem bei einem Vergleich von verschiedenen Anbietern fällt durch eine gründliche TCO Analyse auf, welches Angebot sich besonders lohnt. Dabei ist allerdings zu beachten, dass es so gut wie keine Möglichkeit gibt, die indirekt anfallenden Kosten bereits im Voraus zu berechnen. Hier könnten höchstens Erfahrungswerte genutzt werden, die aber keine genaue Angabe bedeuten. 

Eine detaillierte TCO Analyse bietet außerdem die Möglichkeit, das Potenzial von Einsparungen zu erkennen. Hohe Kosten in einzelnen Bereichen lassen sich aufdecken und besser in ein Verhältnis setzen, um hinterher Einsparungen umzusetzen. So lassen sich beispielsweise Unterschiede bei laufenden sowie einmaligen Kosten bei verschiedenen Angeboten besser erkennen. 

Nachteile des Total Cost of Ownership 

Außerdem ist zu beachten, dass es weitere Kosten gibt, die einen Einfluss auf die Gesamtkosten haben und beim TCO in der Regel nicht berücksichtigt werden. Dazu zählen beispielsweise Personalkosten des Unternehmens sowie Strom- und mögliche Mietkosten, um nur einige Beispiele zu nennen. Eine TCO Analyse kann daher immer erste Anhaltspunkte bieten, sollte jedoch im Anschluss noch verfeinert werden, sobald genauere Kosten bekannt sind. Gerade weil es keine klare Formel in Bezug auf die Berechnung der indirekten Kosten gibt, ist die Berechnung teilweise fehleranfällig. Eine genaue Prüfung ist daher erforderlich, um hier keine ungenauen Berechnungen zuzulassen. 

Anwendungsbereiche der TCO Berechnung

Die TCO Berechnung bietet umfassende Anwendungsbereiche in Unternehmen. Sobald alle Kosten soweit wie möglich bekannt sind, besteht das Potenzial zur Optimierung. Damit ergibt die TCO Berechnung in allen Bereichen des Unternehmens Sinn, in denen mit Kosten zu rechnen ist oder in denen Anschaffungen getätigt werden. Vor allem für den Vergleich von verschiedenen Angeboten eignet sich die TCO Berechnung, wenn diese gewissenhaft umgesetzt wird. 

Folgende Bereiche lassen sich mit der TCO Bewertung optimieren: 

  • Produktion
  • Bestellung im Allgemeinen
  • Lieferanten
  • Qualitätsmanagement
  • Fertigung

TCO Kosten im Fuhrpark ermitteln

Für die Ermittlung der TCO Kosten im Fuhrpark kommt es entsprechend auf einen Blick auf alle Kosten an, die mit jedem einzelnen Fahrzeug in Verbindung stehen. Dabei sind sowohl Finanzierungskosten beim Leasing als auch Kaufkosten beim Fahrzeugkauf zu bedenken. Des weiteren spielen folgende Kosten für die TCO Berechnung eine Rolle: 

  • Versicherung
  • Mögliche Ausfallkosten 
  • Wartungs- und Servicekosten
  • Reifen
  • Kraftstoff
  • Schulungskosten für Fahrer
  • Restwertrisiko bzw. Nachzahlungen bei der Leasing Rückgabe

Dabei handelt es sich lediglich um eine beispielhafte Aufzählung, da in diesem Zusammenhang noch weitere relevante Kosten anfallen können. Mit der Avrios Fuhrparkmanagement Software besteht im Anschluss die Möglichkeit, die tatsächlichen laufenden Fahrzeugkosten mit einem Klick aufzurufen. Auf diese Weise finden Sie sofort heraus, ob die TCO Berechnung der Realität entspricht oder ob in diesem Zusammenhang Anpassungen erforderlich sind. 

True Cost of Ownership

Die True Cost of Ownership für den Fuhrpark enthält als Weiterentwicklung der Total Cost of Ownership alle Kosten, die durch die betriebliche Mobilität entstehen: Neben den klassischen finanziell quantifizierbaren Kosten sind das auch die gesellschaftlichen und Umweltkosten.Avrios hilft Ihnen dabei, Ihre wahren Fuhrparkkosten in Echtzeit zu verstehen. Das gibt Ihnen die Möglichkeit zu handeln und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Häufige Fragen zu Total Cost of Ownership

Was ist eine TCO Analyse?

Im Rahmen einer TCO Analyse werden sämtliche relevante Kosten für den Total Cost of Ownership identifiziert. Die TCO Analyse umfasst vor allem die Identifizierung aller wichtigen Kosten, zu denen indirekte Kosten im Zusammenhang mit einer Anschaffung stehen. Das führt dazu, dass eine TCO Analyse als wichtiges Tool für einen Blick auf die Rentabilität von Investitionen angesehen wird.

Wie berechnet man den Total Cost of Ownership (TCO)?

Für die Berechnung sind beim Total Cost of Ownership (TCO) sämtliche direkte und indirekte Kosten für ein Produkt oder eine Dienstleistung zu beachten. Alle Kosten, die im Laufe der Nutzungsdauer anfallen, sind einzubeziehen. Am Ende ergibt sich eine Gesamtsumme der Kosten über die gesamte Nutzungsdauer hinweg. Im besten Fall enthält diese Berechnung nicht nur sofort bekannte, direkte Kosten, sondern genauso indirekte Kosten, die in gewissem Maße bereits vorher bekannt sind. Es gibt keine standardisierten Formeln für die Berechnung, sodass in jedem Unternehmen selbst alle entscheidenden Kosten zu identifizieren sind.

Warum ist der Total Cost of Ownership wichtig?

Der Total Cost of Ownership ist vor einer Investition wichtig, um alle Kosten möglichst genau zu identifizieren. Dadurch ergeben sich bessere Vergleichsmöglichkeiten zwischen verschiedenen Anbietern, als es ohne einen Blick auf alle im Zusammenhang stehenden Kosten möglich ist. Für Unternehmen ist der Total Cost of Ownership eine wichtige Entscheidungsgrundlage, um sich für oder gegen Investitionen zu entscheiden.

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