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Compliance

Fuhrparkmanagement Software: Bedeutung von Compliance

Das Thema Compliance ist für jeden Fuhrpark relevant, dabei aber auch sehr komplex. Wir betrachten die Bedeutung der einzelnen Aufgaben und ihrer Umsetzung genauer – und stellen den Nutzen einer Fuhrparkmanagement Software für diesen Aufgabenbereich vor.

Dezember. 16, 2021

In einem Fuhrpark geht es um mehr als um reine Beschaffung und Verwaltung der Fahrzeuge – beim Thema Compliance kann eine Fuhrparkmanagement Software daher eine große Hilfe sein. Vor allem, wenn die komplexen Themen rund um das Gesetz und die Einhaltung von diesem einzuhalten sind. Ohne Unterstützung fällt es schwer, immer den Überblick zu behalten. Da das Thema Compliance für jedes Unternehmen sehr relevant ist, aber nicht immer klar ist, wie die Bedeutung für den Fuhrpark ist, wollen wir uns diesen Bereich genauer ansehen. Dadurch lässt sich dann die Möglichkeit einer Fuhrparkmanagement Software besser vermitteln und in den Arbeitsalltag integrieren.

Die Bedeutung des Themas Compliance im Fuhrpark

In jedem Unternehmen nimmt das Thema Compliance eine größere Rolle ein. Abhängig vom Unternehmensschwerpunkt sind mit diesem Thema verschiedene Aufgabenbereiche verbunden. Da uns aber an dieser Stelle vor allem die Bedeutung des Themas für den Fuhrpark interessiert, sollte der Blick entsprechend darauf gerichtet werden. Vor allem die Themen Führerscheinkontrolle, die Unterweisung der Fahrer nach UVV und Car Policy sind hier zu nennen. Compliance meint, dass im Einklang mit dem herrschenden Recht gehandelt wird. Dadurch lassen sich im Fuhrparkmanagement langfristig rechtliche Konsequenzen und natürlich hohe Kosten vermeiden.

In vielen Unternehmen mit einem Fuhrpark ist dieses Thema nicht vollständig geklärt. Häufig liegt das mit an fehlendem Verständnis rund um die Bedeutung der genannten Themen. Oder schlicht an fehlender Zeit, denn ein Fuhrparkverantwortlicher ist häufig in Bezug auf die Zeit stark ausgelastet. Für zusätzliche Aufgaben ist dann mit der gängigen Herangehensweise nicht mehr viel Spielraum verfügbar. Das gilt ganz besonders, wenn noch mit klassischen Excel-Sheets gearbeitet wird und noch keine Fuhrparkmanagement Software in den Alltag integriert wurde. Hier finden Sie außerdem eine allgemeine Definition für den Begriff Compliance, um die grundsätzliche Bedeutung des Themas noch einmal hervorzuheben.

Der Einfluss von Compliance auf das Fuhrparkmanagement

Nach geltendem Recht zu handeln und die Gesetzesgrundlagen im Blick behalten. Genau darum dreht sich das Thema Compliance. Im Fuhrparkmanagement konzentrieren sich Verantwortliche teilweise noch auf das Thema Halterhaftung, wissen jedoch nicht immer, was sonst noch zu beachten ist. Es geht bei Compliance beispielsweise nicht nur um das geltende Gesetz, sondern genauso um Regelungen von Seiten des Unternehmens. Gesetzliche und genauso freiwillige Regelungen sollen die Zusammenarbeit verbessern, Risiken im Berufsalltag minimieren und das Unternehmen schützen. Oft wird das Thema Compliance als einer der Grundsteine für den Unternehmenserfolgt anzusehen. Wichtig ist hierbei die Ausarbeitung von Richtlinien, die klar kommuniziert werden und direkt im Alltag umsetzbar sind. Die vorhandenen Regelungen und sämtliche Richtlinien müssen dann von allen Mitarbeitern eingehalten werden.

Zwar wurde das Compliance ganz ursprünglich zuerst in Banken eingesetzt, um die dortigen Geschäfte noch besser zu schützen und um für eine stärkere Regulierung zu sorgen. Doch im Fuhrparkmanagement spielt Compliance ebenfalls zunehmend eine Rolle. Der Grund dafür ist, dass sich das Thema Sicherheit in allen Bereichen stärker kontrollieren und regulieren lässt. Neben dem genannten Thema der Halterhaftung sowie Themen wie der Führerscheinkontrolle und Unterweisung nach UVV können weitere Richtlinien eingeführt werden. So besteht die Möglichkeit, bei anfallenden Schäden genau wie bei vorkommenden Strafzetteln Regelungen zu treffen. Damit schützen Unternehmen sich vor hohen Kosten und vor weiteren Konsequenzen.

Durch Compliance im Fuhrpark haben Unternehmen die Möglichkeit, Werte, Vorstellungen und verschiedene Richtlinien einzuführen, an die Mitarbeiter sich zu halten haben. Das betrifft häufig die Themen Umweltschutz, die Nachhaltigkeit sowie das Vorgehen in jeder Art von Schadensfall. Eine genaue Ausarbeitung dieser Thematik erhöht somit langfristig die Sicherheit im Straßenverkehr, verringert Kosten und kann dazu beitragen, Ziele in Bezug auf Nachhaltigkeit und Umweltschutz zu erreichen.

Herausforderungen in der Praxis erkennen und bewältigen

In der Praxis ist es oft denkbar schwierig, alle Bereiche des Themas Compliance zu beachten. Der Grund dafür ist, dass ein hoher Zeitaufwand mit diesen Aufgaben einhergeht. Nehmen wir einmal die regelmäßige Führerscheinkontrolle als Beispiel. Diese ist wichtig, um dafür zu sorgen, dass alle Fahrer nur mit gültigem Führerschein fahren. Vielleicht haben Sie aktuell 100 Fahrer im Unternehmen, die an verschiedenen Standorten beschäftigt sind. Die persönliche Vorsprache stellt einen hohen Zeit- und Kostenaufwand dar. Die Versendung eines schlichten Fotos ist jedoch nicht rechtssicher, da hier ein Betrug vorliegen kann. Hier liegt eine Herausforderung vor, die durch eine Fuhrparkmanagement Software lösbar ist. Schließlich kann die Software automatisch Erinnerungen an die anstehende Kontrolle versenden und im Anschluss für eine rechtssichere Überprüfung der Fahrerlaubnis sorgen. Hier finden Sie weitere Informationen zum Thema Führerscheinkontrolle im Fuhrparkmanagement.

Ein weiterer kritischer Punkt in der Praxis ist zum Beispiel die Unterweisung der Fahrer. Für eine regelmäßige Unterweisung sind in der Regel Seminare vorgesehen, für die Termine einzuhalten sind. Wenn Sie als Fuhrparkleiter jedoch schon einmal versucht haben, ein solches Seminar zu organisieren, sind dabei sicherlich einige Probleme aufgefallen. Zum einen geht die Organisation mit einem hohen organisatorischen und zeitlichen Aufwand einher. Zum anderen ist es fast nie möglich, alle Fahrer des Unternehmens in nur einem Termin zu erreichen. Ausweichtermine sind zu organisieren, zu kommunizieren und einzuhalten. Der Aufwand für den Fuhrparkleiter ist immens, dennoch ist die Unterweisung der Fahrer von Bedeutung. So ist es möglich, dem Recht zu entsprechen, Unfällen möglichst vorzubeugen und rechtliche Konsequenzen für das Unternehmen zu verhindern. Ohne eine Fuhrparkmanagement Software geht diese Unterweisung nach UVV daher mit hohem Aufwand einher und sorgt für Herausforderungen in der praktischen Umsetzung.

Unterstützung für die Bewältigung aller Unternehmensrichtlinien suchen

Für die Bewältigung aller genannten und der weiteren Herausforderungen im Berufsalltag ist es wichtig, dass der Fuhrparkleiter die genaue Bedeutung der Themen kennt. Das Thema Compliance ist in Bezug auf vorhandene und einzuhaltende Richtlinien genau zu besprechen. Unternehmensrichtlinien sind festzuhalten, damit eine praktische Umsetzung möglich ist. Im nächsten Schritt ist die Suche nach Unterstützung mehr als sinnvoll, um die Richtlinien beim Thema Compliance wirklich umsetzen zu können. Hier sollte außerdem eine genaue Überlegung einbezogen werden, welche Richtlinien noch in den Alltag einzubauen sind. Die gängigen Richtlinien ermöglichen es unter anderem, Themen aus dem Bereich Umweltschutz oder Nachhaltigkeit einzubauen. Oder das Schadenmanagement eindeutiger für alle Parteien zu machen, da hier bestimmte Richtlinien einzuhalten sind. Hier fällt schnell auf, wie vielseitig das Thema Compliance im Alltag ist, sodass die Herausforderungen für Fuhrparkleiter entsprechend hoch ausfallen.

Wie kann eine Fuhrparkmanagement Software unterstützen?

Eine intelligente Fuhrparkmanagement Software übernimmt verschiedene alltägliche Aufgaben des Fuhrparkleiters und vereinfacht diese. Der Vorteil der Fuhrparkmanagement Software ist gerade beim sensiblen Thema Compliance, dass die Software alle Aufgaben im Blick behält. Daten führt die Fuhrparkmanagement Software zuverlässig zusammen, damit lange Suchen nach einzelnen Informationen entfallen. Sie müssen nur noch mit einem Klick nachsehen, ob die einzelnen Prozesse eingehalten wurden. Dazu zählt zum Beispiel, dass Sie prüfen können, ob die Führerscheinkontrolle bereits erfolgt ist oder nicht. Darüber hinaus bietet die Software die Möglichkeit einzusehen, wie viele Schäden und Strafzettel von einem Fahrer verursacht wurden. So lassen sich die Folgen und Kosten nachvollziehen und es ist möglich, direkt Vorsorge zu betreiben. Die Fuhrparkmanagement Software behält alle Aufgaben im Überblick und unterstützt dabei, alle Bereiche transparent zu betrachten und keine wichtigen Informationen zu versäumen.

Zeit- und Kostenersparnis durch eine Fuhrparkmanagement Software

In der Praxis handelt es sich beim Fuhrparkmangement um eine vielschichtige Aufgabe, die nicht immer einfach umsetzbar ist. Themen aus dem Bereich Compliance wollen genauso behandelt werden, wie es bei alltäglichen Terminen, bei Management von Zeit und Kosten sowie in Bezug auf Zahlen, Daten und Fakten der Fall ist. Da es sich beim Fuhrpark im Normalfall um einen großen Kostenfaktor in Unternehmen handelt, wundert es nicht, dass hier so viele einzelne Aufgaben zu beachten sind. Damit Sie als Fuhrparkleiter alle Aufgaben erfüllen können, ist entsprechende Unterstützung erforderlich. Sonst reicht die Zeit eines normalen Arbeitstages oder einer Arbeitswoche häufig nicht aus, um alle anfallenden Aufgaben zu erfüllen.

Die Fuhrparkmanagement Software hilft durch automatische Erinnerungen an Termine dabei, Zeit zu sparen. Sie als Fuhrparkleiter müssen nicht mit verschiedenen Kalendern hantieren, um die wichtigsten Termine und Daten im Blick zu haben. Sie können einstellen, welche Termine einzuhalten und welche Prozesse zu beachten sind. Die Fuhrparkmanagement Software ist dann in der Lage, die Fahrer an diese Punkte zu erinnern. Hilfreich ist bei der Umsetzung außerdem die Fahrer App, die den Fahrern beispielsweise das Thema der Führerscheinkontrolle deutlich erleichtert. Sie können im Anschluss mit einem Klick feststellen, ob den Aufforderungen nachgegangen wurde. Darüber hinaus vergisst die Software, im Gegensatz zu den Menschen, anstehende Termine nicht und kann diese optimal koordinieren.

Sie rufen im Anschluss auf, ob allen Anforderungen nachgekommen wurde oder ob es an dieser Stelle noch Probleme gibt. Dadurch sparen Sie enorm viel Zeit, da Sie Ihre wertvolle Arbeitszeit nicht immer wieder mit diesen Themen verschwenden müssen. Langfristig sparen Sie daher Zeit, Geld und ersparen sich negative Konsequenzen durch nicht eingehaltene Richtlinien.

Fazit: Behalten Sie das Thema Compliance durch die Fuhrparkmanagement Software im Blick

Wenn das Thema Compliance im Fuhrparkmanagement vernachlässigt wird, drohen häufig rechtliche oder kostenintensive Folgen. Daher wundert es weniger, dass es in vielen Unternehmen im Rahmen des Compliance Management Regelungen aufgestellt werden, die von allen Mitarbeitern einzuhalten sind. Im Fuhrparkmanagement lassen sich viele Unstimmigkeiten oder hohe Kosten vermeiden, wenn das Thema Compliance klar abgestimmt und mit den Mitarbeitern besprochen wird. Dabei hilft ohne Frage eine Fuhrparkmanagement Software, die Termine, Unterweisungen und Prozesse automatisch und zeitsparend umsetzen kann.

Eine intelligente Fuhrparkmanagement Software behält alle eingestellten und wichtigen Richtlinien im Unternehmen im Blick. Das gilt genauso für das Thema Compliance, welches mit verschiedenen Anforderungen, Terminen und Unterweisungen einhergeht. Zur Vereinfachung dieser regelmäßigen Termine und für eine Übersicht, dass alle Bestimmungen eingehalten werden, ist eine Fuhrparkmanagement Software in jedem Fall hilfreich. Hier können Sie sich für Ihren kostenlosen Account bei Avrios anmelden und alle Termine, Richtlinien und Prozesse im Blick behalten. So lässt sich das komplexe Thema Compliance deutlich einfacher im Fuhrpark umsetzen und in den Alltag integrieren.

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