Fuhrparkwissen A-Z

Poolfahrzeuge

Autor: Sina Burghardt

Fahrzeuge aus dem Fuhrpark, die alle (berechtigten) Mitarbeiter nutzen können, werden als Poolfahrzeuge bezeichnet. Üblich sind Poolfahrzeuge in der Flotte, wenn nicht jeder Mitarbeiter ein eigenes Fahrzeug erhalten kann oder wenn ein häufiger Fahrzeugwechsel üblich ist. An dieser Stelle beleuchten wir die Abgrenzung von Poolfahrzeugen und Dienstwagen sowie Besonderheiten und die private Nutzung von diesen Fahrzeugen genauer. 

Was ist ein Poolfahrzeug?

Ein Poolfahrzeug ist ein Fahrzeug der Flotte, welches keinem festen Fahrer zugewiesen ist. Verschiedene Fahrer können daher Poolfahrzeuge nutzen, die im Normalfall für einzelne Fahrten gebucht oder zugewiesen werden. Poolfahrzeuge ermöglichen die Mobilität für verschiedene Mitarbeiter, ohne eine genaue Zuweisung einzelner Fahrzeuge zu benötigen. Das Konzept ist ebenso unter dem Namen Corporate Carsharing bekannt, da die Fahrzeuge entsprechend geteilt werden. Der Fahrzeugpool ist Teil der Unternehmensflotte. Wechselnde Fahrer zeichnen Poolfahrzeuge beim Corporate Carsharing aus. Die Verwaltung von Poolfahrzeugen sollte beim Fuhrparkleiter liegen, um Transparenz und eine sichere Umsetzung in der Praxis zu ermöglichen. 

Abgrenzung Poolfahrzeuge und Dienstwagen

Es handelt sich bei Poolfahrzeugen und Dienstwagen nicht um die gleiche Option im Rahmen einer Flotte. An dieser Stelle wird in tabellarischer Form eine Abgrenzung zwischen beiden Fahrzeugtypen für eine bessere Einstufung vorgenommen:

PoolfahrzeugeDienstwagen
Nutzer und VerfügbarkeitWechselnde Fahrer (Nutzerkreis sind Mitarbeiter des Unternehmens)Fest zugewiesene Fahrer
Buchung der FahrzeugeBuchung erfolgt über ein Buchungssystem/eine AppKeine Buchung erforderlich
Private NutzungJa, nach Absprache möglich (üblich sind normalerweise eher Dienstfahrten)Ja, normalerweise möglich (außer es besteht ein privates Nutzungsverbot)
HalterpflichtenHalter ist das Unternehmen
Halterpflichten wie Führerscheinkontrolle, Fahrzeugprüfung und die Unterweisung der Fahrer bestehen für beide Fahrzeugtypen ohne Ausnahme
Halter ist das Unternehmen
Halterpflichten wie Führerscheinkontrolle, Fahrzeugprüfung und die Unterweisung der Fahrer bestehen für beide Fahrzeugtypen ohne Ausnahme

Poolfahrzeuge und ihr Einsatzgebiet

Poolfahrzeuge stellen eine Möglichkeit dar, die Mobilität der Mitarbeiter zu verbessern. Vor allem bei einem einfachen Buchungssystem der Poolfahrzeuge stellen diese eine Option dar, eine bessere Auslastung und somit eine Steigerung der Effizienz zu erreichen. Das Einsatzgebiet sind letztlich alle Dienstfahrten, die anfallen. Nicht immer ist es sinnvoll, dafür einen Zug zu nutzen oder das private Fahrzeug für den dienstlichen Weg zu beanspruchen. Poolfahrzeuge stellen eine einfache und sinnvolle Möglichkeit dar, dienstliche Fahrten nach Bedarf durchzuführen. Für die private Nutzung ist häufig eine Nutzung gegen Bezahlung möglich, wodurch eine stärkere Auslastung der Fahrzeuge denkbar ist. 

Poolfahrzeuge und die private Nutzung

Grundsätzlich ist es bei Poolfahrzeugen üblich, private Fahrten zu verbieten oder sehr stark einzuschränken. Falls die private Nutzung dennoch erlaubt ist, sind entsprechende Regelungen, beispielsweise das Ausstellen von möglicherweise vorhandenen Trackern, zu beachten. Sobald eine private Nutzung vorliegt, ist der geldwerte Vorteil zu versteuern. Dafür kommen wahlweise die 1-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch zum Einsatz. 

Falls die Fahrzeuge mit einem GPS-Tracker ausgestattet sind, sind alle Fahrer darüber zu informieren. Der Tracker ist dann unter Umständen bei der privaten Nutzung auszustellen, in jedem Fall aber ist eine Einwilligung erforderlich. Hier ist daher genau zu überlegen, ob Poolfahrzeuge nur dienstlich oder ebenfalls privat nutzbar sind. 

Poolfahrzeuge Versteuerung

Beim Thema Poolfahrzeuge Versteuerung ist zu beachten, dass es möglich ist, die Fahrzeuge privat zu nutzen. Zwar ist das nicht in allen Unternehmen üblich, doch sofern kein privates Nutzungsverbot vorhanden ist, muss die Versteuerung des geldwerten Vorteils bei der privaten Nutzung erfolgen. Falls das Fahrzeug nicht privat genutzt wird, müssen sich die Fahrer der Poolfahrzeuge nicht mit der Versteuerung befassen. 

Poolfahrzeuge mit Fahrtenbuch versteuern

Üblich ist es bei einer privaten Nutzung, die Poolfahrzeuge mit dem Fahrtenbuch zu versteuern. Dabei sind alle Fahrten genau anzugeben, die im Rahmen der privaten Nutzung anfallen. Auf diese Weise lassen sich Poolfahrzeuge mit dem Fahrtenbuch versteuern und es ist möglich, wirklich nur die Summe zu versteuern, die durch die erfolgten Fahrten erforderlich sind. Die Versteuerung der Poolfahrzeuge ohne Fahrtenbuch müsste sonst über die in diesem Zusammenhang unübliche 1 Prozent Regelung erfolgen. Diese ist eher unüblich, da die nicht fest zugewiesenen Poolfahrzeuge selten in größerem Ausmaß privat zum Einsatz kommen. Sollte die Versteuerung der Poolfahrzeuge ohne Fahrtenbuch erfolgen, ist es sonst nur möglich, ein privates Nutzungsverbot auszusprechen. In diesem Fall kommen Poolfahrzeuge ohne Fahrtenbuch ausschließlich bei dienstlichen Fahrten zum Einsatz. 

1-Prozent-Regelung für Poolfahrzeuge

Sollte kein privates Nutzungsverbot vorhanden sein, ein Fahrtenbuch jedoch ebenfalls keine Lösung sein, bleibt noch die 1-Prozent-Regelung für Poolfahrzeuge. Dabei handelt es sich jedoch um die am wenigsten übliche und teuerste Lösung. Zu beachten ist schließlich, dass Poolfahrzeuge eher selten in großem Umfang privat zu nutzen sind. Durch die Verwendung der Fahrzeuge für einzelne Fahrten ergibt es wenig Sinn, direkt die kostspielige 1-Prozent-Regelung für die Versteuerung des geldwerten Vorteils zu nutzen. Hier ist entsprechend in Einzelfällen zu prüfen, welche Vorgehensweise Sinn ergibt und inwiefern sich die Anwendung der 1-Prozent-Regelung für Poolfahrzeuge lohnt. 

Poolfahrzeuge sicher nutzen

Für die sichere Nutzung von Poolfahrzeugen ist zu beachten, dass die gleichen Bedingungen gelten, wie bei einem fest zugewiesenen Dienstwagen. Das bedeutet, dass die Halterpflichten und das sensible Thema der Halterhaftung bei Poolfahrzeugen genau wie bei fest zugewiesenen Dienstwagen zu beachten sind. Die Führerscheinkontrolle muss sogar noch regelmäßiger erfolgen, im Normalfall vor jeder Fahrt. Einfacher ist dieser Schritt durch eine passende App oder die Nutzung von einer intelligenten Fuhrparkmanagement Software in Form einer elektronischen Führerscheinkontrolle. Für die sichere Nutzung von Poolfahrzeugen sind daher alle rechtlichen Aspekte der Fahrzeugnutzung genau wie die Pflichten des Halters genauer zu beachten. Nur dann ist es möglich, hier eine sichere Nutzung zu gewährleisten, die sich auf alle Poolfahrzeuge bezieht. 

Zusätzlich ist auf die Hygiene bei der Nutzung von Poolfahrzeugen zu achten. Das beinhaltet, dass kein Müll im Fahrzeug hinterlassen wird und zu Beginn und zum Ende der Fahrt das Lenkrad genau wie der Schaltknauf zu desinfizieren sind. Gerade in der Erkältungszeit kann es sonst bei der Nutzung des Fahrzeuges durch verschiedene Personen zu vermeidbaren Erkrankungen kommen. 

Vorteile von Poolfahrzeugen im Fuhrpark

Für Unternehmen ist es erst einmal von Bedeutung zu bedenken, warum Poolfahrzeuge im Fuhrpark von Vorteil sind. Schließlich handelt es sich um eine Lösung, die den sonst klassischen Dienstwagen nicht mehr entspricht. Es gibt verschiedene Vorteile, die für den Einsatz von Poolfahrzeugen im Fuhrpark sprechen: 

Wirtschaftliche Vorteile von Poolfahrzeugen

Gerade die wirtschaftlichen Vorteile von Poolfahrzeugen sind besonders hervorzuheben. Es ist deutlich günstiger, Poolfahrzeuge für mehrere Mitarbeiter zu kaufen oder auch zu leasen, als fest zugewiesene Dienstwagen zu beschaffen. Gespart wird bei den Anschaffungskosten, beim Unterhalt durch Service- und Wartungskosten sowie bei den Treibstoffkosten. 

Kosten lassen sich durch den Blick auf gefahrene Kilometer bei einer digitalen Verwaltung der Flotte schnell erkennen und zuordnen. Dadurch ist es für Fuhrparkverwalter einfacher, den Bedarf zu erkennen und in wirtschaftlicher Hinsicht weitere Anpassungen vorzunehmen. Die Nutzung von gemeinschaftlich genutzten Poolfahrzeugen geht aber in Unternehmen häufig mit geringeren Fuhrparkkosten einher. Es hängt vom jeweiligen Bedarf im Unternehmen und den Anforderungen der Flotte ab, ob diese Lösung in Frage kommt oder eher nicht. 

Höhere Effizienz durch bessere Auslastung der Flotte

Zumindest bei der Verwendung eines einfach zu bedienenden Buchungssystems oder einer App ist die Auslastung der Fahrzeuge in der Regel höher. Die höhere Auslastung führt zu einer verbesserten Effizienz und sorgt im Normalfall dafür, dass weniger Fahrzeuge für das gleiche Ergebnis erforderlich sind. 

Ein echter Vorteil kann außerdem die Überführung von selten genutzten Dienstwagen sein, die dann zu Poolfahrzeugen werden. Bei Mitarbeitern im Home Office oder bei solchen, die das Fahrzeug seltener nutzen, profitieren das Unternehmen und die Mitarbeiter gleichermaßen von der Nutzung der Fahrzeuge als Poolfahrzeuge. Nicht immer ist mit einem Blick auf die Nutzung und die Effizienz ein eigener Dienstwagen sinnvoll. 

Vorteile für die Umwelt bedenken

Weniger Fahrzeuge der Flotte sowie ein geringerer Treibstoffverbrauch insgesamt führen nicht nur zu geringeren Kosten. Die Umwelt profitiert ebenfalls davon, wenn effizientere und flexible Lösungen für den Fuhrpark genutzt werden. Eine umweltfreundliche Lösung mit geringeren Emissionen ist immer von Bedeutung für das Unternehmen. Noch umweltfreundlicher werden Poolfahrzeuge, wenn es sich um Elektro-Fahrzeuge handelt. E-Mobilität kann die Vorteile für die Umwelt noch weiter unterstreichen. 

Vorteile für Mitarbeiter durch den breiteren Nutzerkreis

Dienstwagen sind eher exklusiv, Poolfahrzeuge aber nicht. Das ist für die Mitarbeiter ein wichtiger Vorteil, der nicht zu unterschätzen ist. Der breitere Nutzerkreis ermöglicht mehr Mitarbeitern die Nutzung der Fahrzeuge, als es sonst bei einem Dienstwagen der Fall ist. Fahrgemeinschaften und das Gemeinschaftsgefühl im Allgemeinen werden gefördert, wenn dienstliche Fahrten anstehen. Die Mitarbeiter erhalten eine flexible Lösung, die genau auf das jeweilige Nutzerverhalten angepasst ist. 

Ansprüche von Mitarbeitern und die Zuteilung von Poolfahrzeugen

Mitarbeiter haben keinen Anspruch auf die Zuteilung von bestimmten Poolfahrzeugen. Ganz im Gegensatz zu einem Dienstwagen gibt es kein festes Fahrzeug und keinen Anspruch auf die Zuteilung eines solchen. Dadurch bleiben Flexibilität und Effizienz gleichermaßen hoch. In der Regel wird in der Car Policy geregelt, wer einen Anspruch auf einen Dienstwagen oder auf die generelle Nutzung von Poolfahrzeugen hat, um Missverständnissen vorzubeugen. Zwar wird in der Praxis immer wieder der Wunsch geäußert, ein bestimmtes Fahrzeug zu erhalten, doch das ist für Unternehmen nicht sinnvoll. Der wohl wichtigste Grund für die Einführung von Poolfahrzeugen ist schließlich die höhere Flexibilität. Dadurch entstehen geringere Kosten für die Flotte, was in wirtschaftlicher Hinsicht einen klaren Vorteil bedeutet. 

Bei der privaten Nutzung von Poolfahrzeugen ist zu beachten, dass der geldwerte Vorteil zwischen allen Fahrern des Fahrzeuges aufgeteilt wird. Es wundert daher weniger, dass in vielen Unternehmen Poolfahrzeuge dienstlich und nicht privat genutzt werden. Das erleichtert die Verwaltung und führt zu mehr Transparenz in der Praxis. 

Poolfahrzeuge mit der Avrios Software verwalten

Die Verwaltung von Poolfahrzeugen kann gerade im Rahmen einer größeren Flotte recht aufwendig ausfallen. Ein aktueller Führerschein ist vorzuweisen, die Berechtigten für die Nutzung der Fahrzeuge sind zu beachten und in einem System festzuhalten. Ohne ein intelligentes System fällt es schwer, alle Voraussetzungen zu prüfen und im Blick zu behalten, welches Fahrzeug in welchem Ausmaß genutzt wird. Nicht zu unterschätzen ist die Zuordnung von Kosten zu einzelnen Fahrzeugen sowie die Durchführung von Wartungs- oder Service-Terminen, da es keinen festen Fahrer gibt, der diese Aufgaben übernimmt. Hilfreich ist bei der Verwaltung von Poolfahrzeugen entsprechend eine intelligente Fuhrparkmanagement Software

Die Verwaltung der Poolfahrzeuge mit der Avrios Software stellt entsprechend eine interessante Option dar, die viel Arbeit erspart. Die intelligente Lösung ermöglicht eine automatische Zuweisung der Kosten und einen Blick auf die Auslastung von Fahrzeugen sowie auf fällige Termine der einzelnen Fahrzeuge der Flotte. Auf diese Weise ist die Verwaltung der Poolfahrzeuge für den Fuhrparkleiter mit einem sehr geringen Arbeitsaufwand verbunden. 

Häufig gestellte Fragen zu Poolfahrzeugen

Was ist die Besonderheit eines Poolfahrzeugs?

Ein Poolfahrzeug ist keinem festen Fahrer zugewiesen. Es handelt sich um ein Fahrzeug, welches von allen berechtigten Mitarbeitern eines Unternehmens genutzt werden kann. Die Lösung ist besonders flexibel und es besteht die Möglichkeit, die Auslastung der Fahrzeuge der Flotte deutlich zu verbessern.

Wer darf Poolfahrzeuge nutzen?

Ob alle Mitarbeiter eines Unternehmens die vorhandenen Poolfahrzeuge nutzen können oder nicht, hängt immer von den Bedingungen des Unternehmens ab. Hier ist daher zu prüfen, ob es Einschränkungen gibt. Das Thema Compliance ist bei diesem Punkt genauso zu beachten wie weitere vertragliche oder besondere Vereinbarungen. Üblich ist die Nutzung von Poolfahrzeugen von Mitarbeitern eines Unternehmens für dienstliche und teilweise auch für private Fahrten.

Wann kommen Poolfahrzeuge zum Einsatz?

Poolfahrzeuge kommen in der Regel bei dienstlichen Fahrten zum Einsatz. Dabei kann es sich um einen Kundenbesuch genau wie um eine Fahrt zu einem Meeting handeln. Bei Unternehmen, die Waren ausliefern, stehen häufig Poolfahrzeuge für die zeitnahe und effiziente Auslieferung zur Verfügung. Sollte aber kein privates Nutzungsverbot bestehen, ist der Einsatz von Poolfahrzeugen bei privaten Fahrten ebenfalls möglich.

Was ist bei der Nutzung von Poolfahrzeugen zu beachten?

Es gibt keine Garantie, dass immer der gleiche Fahrer ein Fahrzeug nutzt. Zu beachten sind darüber hinaus die Halterpflichten, die bei Poolfahrzeugen ebenfalls gelten. Die Führerscheinkontrolle ist in der Regel wegen wechselnder Fahrer vor jedem Fahrtantritt durchzuführen. Die Kontrolle des Fahrzeuges ist zu beachten, gleiches gilt für einen Blick auf den verkehrssicheren Zustand des Fahrzeuges. Die Pflichten für das Unternehmen oder den verantwortlichen Fuhrparkleiter ändern sich nicht. Nur der Kreis der möglichen Fahrer ist erweitert, da die Besonderheit von Poolfahrzeugen immer noch der stetige Wechsel der Fahrer ist.

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