Fuhrparkwissen A-Z

Poolfahrzeuge

Fahrzeuge aus dem Fuhrpark, die alle (berechtigten) Mitarbeiter nutzen können, werden als Poolfahrzeuge bezeichnet. Üblich sind Poolfahrzeuge in der Flotte, wenn nicht jeder Mitarbeiter ein eigenes Fahrzeug erhalten kann oder wenn ein häufiger Fahrzeugwechsel üblich ist. An dieser Stelle beleuchten wir die Abgrenzung von Poolfahrzeugen und Dienstwagen sowie Besonderheiten und die private Nutzung von diesen Fahrzeugen genauer. 

Was ist ein Poolfahrzeug?

Ein Poolfahrzeug ist ein Fahrzeug der Flotte, welches keinem festen Fahrer zugewiesen ist. Verschiedene Fahrer können daher Poolfahrzeuge nutzen, die im Normalfall für einzelne Fahrten gebucht oder zugewiesen werden. Poolfahrzeuge ermöglichen die Mobilität für verschiedene Mitarbeiter, ohne eine genaue Zuweisung einzelner Fahrzeuge zu benötigen. Wechselnde Fahrer zeichnen Poolfahrzeuge aus, die sich in einem Pool befinden, der Teil der Flotte ist. Die Verwaltung von Poolfahrzeugen sollte beim Fuhrparkleiter liegen, um Transparenz und eine sichere Umsetzung in der Praxis zu ermöglichen. 

Abgrenzung Poolfahrzeuge und Dienstwagen 

Es handelt sich bei Poolfahrzeugen und Dienstwagen nicht um die gleiche Option im Rahmen einer Flotte. An dieser Stelle soll in tabellarischer Form eine Abgrenzung zwischen beiden Fahrzeugtypen für eine bessere Einstufung vorgenommen werden: 

PoolfahrzeugeDienstwagen
Nutzer und VerfügbarkeitWechselnde Fahrer (Nutzerkreis sind Mitarbeiter des Unternehmens)Fest zugewiesene Fahrer
Buchung der FahrzeugeBuchung erfolgt über ein Buchungssystem/eine AppKeine Buchung erforderlich
Private NutzungJa, nach Absprache möglich (üblich sind normalerweise eher Dienstfahrten)Ja, normalerweise möglich (außer es besteht ein privates Nutzungsverbot)
HalterpflichtenHalter ist das Unternehmen
Halterpflichten wie Führerscheinkontrolle, Fahrzeugprüfung und die Unterweisung der Fahrer bestehen für beide Fahrzeugtypen ohne Ausnahme
Halter ist das Unternehmen
Halterpflichten wie Führerscheinkontrolle, Fahrzeugprüfung und die Unterweisung der Fahrer bestehen für beide Fahrzeugtypen ohne Ausnahme

Poolfahrzeuge und ihr Einsatzgebiet

Poolfahrzeuge stellen eine Möglichkeit dar, die Mobilität der Mitarbeiter zu verbessern. Vor allem bei einem einfachen Buchungssystem der Poolfahrzeuge stellen diese eine Option dar, eine bessere Auslastung und somit eine Steigerung der Effizienz zu erreichen. Das Einsatzgebiet sind letztlich alle Dienstfahrten, die anfallen. Nicht immer ist es sinnvoll, dafür einen Zug zu nutzen oder das private Fahrzeug für den dienstlichen Weg zu beanspruchen. Poolfahrzeuge stellen eine einfache und sinnvolle Möglichkeit dar, dienstliche Fahrten nach Bedarf durchzuführen. Für die private Nutzung ist häufig eine Nutzung gegen Bezahlung möglich, wodurch eine stärkere Auslastung der Fahrzeuge denkbar ist. 

Poolfahrzeuge und die private Nutzung 

Grundsätzlich ist es bei Poolfahrzeugen üblicher, private Fahrten zu verbieten oder sehr stark einzuschränken. Falls die private Nutzung dennoch erlaubt ist, sind entsprechende Regelungen, beispielsweise das Ausstellen von möglicherweise vorhandenen Trackern, zu beachten. Sobald eine private Nutzung vorliegt, ist der geldwerte Vorteil zu versteuern. Dafür kommen wahlweise die 1-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch zum Einsatz. 

Falls die Fahrzeuge mit einem GPS-Tracker ausgestattet sind, sind alle Fahrer darüber zu informieren. Der Tracker ist dann unter Umständen bei der privaten Nutzung auszustellen, in jedem Fall aber ist eine Einwilligung erforderlich. Hier ist daher genau zu überlegen, ob Poolfahrzeuge nur dienstlich oder ebenfalls privat nutzbar sind. 

Poolfahrzeuge sicher nutzen

Für die sichere Nutzung von Poolfahrzeugen ist zu beachten, dass die gleichen Bedingungen gelten, wie bei einem fest zugewiesenen Dienstwagen. Das bedeutet, dass die Halterpflichten und das sensible Thema der Halterhaftung bei Poolfahrzeugen genau wie bei fest zugewiesenen Dienstwagen zu beachten sind. Die Führerscheinkontrolle muss sogar noch regelmäßiger erfolgen, im Normalfall vor jeder Fahrt. Einfacher ist dieser Schritt durch eine passende App oder die Nutzung von einer intelligenten Fuhrparkmanagement Software in Form einer elektronischen Führerscheinkontrolle. Für die sichere Nutzung von Poolfahrzeugen sind daher alle rechtlichen Aspekte der Fahrzeugnutzung genau wie die Pflichten des Halters genauer zu beachten. Nur dann ist es möglich, hier eine sichere Nutzung zu gewährleisten, die sich auf alle Poolfahrzeuge bezieht. 

Zusätzlich ist auf die Hygiene bei der Nutzung von Poolfahrzeugen zu achten. Das beinhaltet, dass kein Müll im Fahrzeug hinterlassen wird und zu Beginn und zum Ende der Fahrt das Lenkrad genau wie der Schaltknauf zu desinfizieren sind. Gerade in der Erkältungszeit kann es sonst bei der Nutzung des Fahrzeuges durch verschiedene Personen zu vermeidbaren Erkrankungen kommen. 

Vorteile von Poolfahrzeugen im Fuhrpark

Für Unternehmen ist es erst einmal von Bedeutung zu bedenken, warum Poolfahrzeuge im Fuhrpark von Vorteil sind. Schließlich handelt es sich um eine Lösung, die den sonst klassischen Dienstwagen nicht mehr entspricht. Es gibt verschiedene Vorteile, die für den Einsatz von Poolfahrzeugen im Fuhrpark sprechen: 

Wirtschaftliche Vorteile von Poolfahrzeugen

Gerade die wirtschaftlichen Vorteile von Poolfahrzeugen sind besonders hervorzuheben. Es ist deutlich günstiger, Poolfahrzeuge für mehrere Mitarbeiter zu kaufen oder auch zu leasen, als fest zugewiesene Dienstwagen zu beschaffen. Gespart wird bei den Anschaffungskosten, beim Unterhalt durch Service- und Wartungskosten sowie bei den Treibstoffkosten an sich. 

Kosten lassen sich durch den Blick auf gefahrene Kilometer bei einer digitalen Verwaltung der Flotte schnell erkennen und zuordnen. Dadurch ist es für Fuhrparkverwalter einfacher, den Bedarf zu erkennen und in wirtschaftlicher Hinsicht weitere Anpassungen vorzunehmen. Die Nutzung von gemeinschaftlich genutzten Poolfahrzeugen geht aber in Unternehmen häufig mit geringeren Fuhrparkkosten einher. Es hängt vom jeweiligen Bedarf im Unternehmen und den Anforderungen an die Flotte ab, ob diese Lösung in Frage kommt oder eher nicht. 

Höhere Effizienz durch bessere Auslastung der Flotte

Zumindest bei der Verwendung eines einfach zu bedienenden Buchungssystem oder einer App ist die Auslastung der Fahrzeuge in der Regel höher. Die höhere Auslastung führt zu einer verbesserten Effizienz und sorgt im Normalfall dafür, dass weniger Fahrzeuge für das gleiche Ergebnis erforderlich sind. 

Ein echter Vorteil kann außerdem die Überführung von selten genutzten Dienstwagen sein, die dann zu Poolfahrzeugen werden. Bei Mitarbeitern im Home Office oder bei solchen, die das Fahrzeug seltener nutzen, profitieren das Unternehmen und die Mitarbeiter gleichermaßen von der Nutzung der Fahrzeuge als Poolfahrzeuge. Nicht immer ist mit einem Blick auf die Nutzung und die Effizienz ein eigener Dienstwagen sinnvoll. 

Vorteile für die Umwelt bedenken

Weniger Fahrzeuge der Flotte sowie ein geringerer Treibstoffverbrauch insgesamt führen nicht nur zu geringeren Kosten. Die Umwelt profitiert ebenfalls davon, wenn effizientere und flexible Lösung für den Fuhrpark genutzt werden. Eine umweltfreundliche Lösung mit geringeren Emissionen ist immer von Bedeutung für das Unternehmen. Noch umweltfreundlicher werden Poolfahrzeuge, wenn es sich um Elektro-Fahrzeuge handelt. E-Mobilität kann die Vorteile für die Umwelt noch weiter unterstreichen. 

Vorteile für Mitarbeiter durch den breiteren Nutzerkreis

Dienstwagen sind eher exklusiv, Poolfahrzeuge aber nicht. Das ist für die Mitarbeiter ein wichtiger Vorteil, der nicht zu unterschätzen ist. Der breitere Nutzerkreis ermöglicht mehr Mitarbeitern die Nutzung der Fahrzeuge als es sonst bei einem Dienstwagen der Fall ist. Fahrgemeinschaften und das Gemeinschaftsgefühl im Allgemeinen werden gefördert, wenn dienstliche Fahrten anstehen. Die Mitarbeiter erhalten eine flexible Lösung, die genau auf das jeweilige Nutzerverhalten angepasst ist. 

Ansprüche von Mitarbeitern und die Zuteilung von Poolfahrzeugen 

Mitarbeiter haben keinen Anspruch auf die Zuteilung von bestimmten Poolfahrzeugen. Ganz im Gegensatz zu einem Dienstwagen gibt es kein festes Fahrzeug und keinen Anspruch auf die Zuteilung von einem solchen. Dadurch bleiben Flexibilität und Effizienz gleichermaßen hoch. Zwar wird in der Praxis immer wieder der Wunsch geäußert, ein bestimmtes Fahrzeug zu erhalten, doch das ist für Unternehmen nicht sinnvoll. Der wohl wichtigste Grund für die Einführung von Poolfahrzeugen ist schließlich die höhere Flexibilität. Dadurch entstehen geringere Kosten für die Flotte, was in wirtschaftlicher Hinsicht einen klaren Vorteil bedeutet. 

Bei der privaten Nutzung von Poolfahrzeugen ist zu beachten, dass der geldwerte Vorteil zwischen allen Fahrern des Fahrzeuges aufgeteilt wird. Es wundert daher weniger, dass in vielen Unternehmen Poolfahrzeuge dienstlich und nicht privat genutzt werden. Das erleichtert die Verwaltung und führt zu mehr Transparenz in der Praxis. 

Häufig gestellte Fragen zu Poolfahrzeugen

Was ist die Besonderheit von einem Poolfahrzeug?

Ein Poolfahrzeug ist keinem festen Fahrer zugewiesen. Es handelt sich um ein Fahrzeug, welches von allen berechtigten Mitarbeitern eines Unternehmens nutzen lässt. Die Lösung ist besonders flexibel und es besteht die Möglichkeit, die Auslastung der Fahrzeuge der Flotte deutlich zu verbessern.

Wer darf Poolfahrzeuge nutzen?

Ob alle Mitarbeiter eines Unternehmens die vorhandenen Poolfahrzeuge nutzen können oder nicht, hängt immer von den Bedingungen des Unternehmens ab. Hier ist daher zu prüfen, ob es Einschränkungen gibt. Das Thema Compliance ist bei diesem Punkt genauso zu beachten wie weitere vertragliche oder besondere Vereinbarungen. Üblich ist eine Nutzung von Poolfahrzeugen von Mitarbeitern eines Unternehmens für dienstliche und teilweise auch für private Fahrten.

Wann kommen Poolfahrzeuge zum Einsatz?

Poolfahrzeuge kommen in der Regel bei dienstlichen Fahrten zum Einsatz, die anstehen. Dabei kann es sich um einen Kundenbesuch genau wie um eine Fahrt zu einem Meeting handeln. Bei Unternehmen, die Waren ausliefern, stehen häufig Poolfahrzeuge für die zeitnahe und effiziente Auslieferung zur Verfügung. Sollte aber kein privates Nutzungsverbot bestehen, ist der Einsatz von Poolfahrzeugen bei privaten Fahrten ebenfalls möglich.

Was ist bei der Nutzung von Poolfahrzeugen zu beachten?

Es gibt keine Garantie, dass immer der gleiche Fahrer ein Fahrzeug nutzt. Zu beachten sind darüber hinaus die Halterpflichten, die bei Poolfahrzeugen ebenfalls gelten. Die Führerscheinkontrolle ist in der Regel wegen wechselnder Fahrer vor jedem Fahrtantritt durchzuführen. Die Kontrolle des Fahrzeuges ist zu beachten, gleiches gilt für einen Blick auf den verkehrssicheren Zustand des Fahrzeuges. Die Pflichten für das Unternehmen oder den verantwortlichen Fuhrparkleiter ändern sich nicht. Nur der Kreis der möglichen Fahrer ist erweitert, da die Besonderheit von Poolfahrzeugen immer noch der stetige Wechsel der Fahrer ist.

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