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Flottenverwaltung

Fuhrparkverwaltung: Effizienz und Kosten im Fokus

Unternehmen mit eigener Flotte sollten sich aus verschiedenen Gründen mit der Fuhrparkverwaltung befassen. Erfahren Sie jetzt, was sich hinter Fuhrparkverwaltung mit System verbirgt und welche Aufgaben in diesem Zusammenhang zu bewältigen sind.

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December 1, 2023
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In diesem Artikel erfahren Sie: 

1. Aufgaben der Fuhrparkverwaltung: Die wichtigsten Aufgaben der professionellen Fuhrparkverwaltung.

2. Bedeutung von Effizienz und Kosten: Gründe für den Fokus auf Fuhrparkkosten und die nachhaltige Steigerung der Effizienz in allen Bereichen.

3. Modernes Fuhrparkmanagement: So gelingt Fuhrparkverwaltung mit System und Fokus auf messbare Ergebnisse.

In Zeiten steigender Kosten wird professionelle Fuhrparkverwaltung für Unternehmen immer wichtiger. Eine effiziente, kostenbewusste und sichere Verwaltung der Fahrzeuge der Flotte kann sich positiv auf den Unternehmensgewinn auswirken. Ein bewusster Einsatz der Fahrzeuge und sofort verfügbare Daten rund um alle Fahrzeuge gehört genauso mit zur Fuhrparkverwaltung wie die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben. Erfahren Sie jetzt mehr über die vielseitigen Aufgaben der Fuhrparkverwaltung und die Möglichkeiten, die sich durch die Avrios Fuhrparksoftware für die Flottenverwaltung ergeben.

Fuhrparkverwaltung: Das ist darunter zu verstehen 

Die Fuhrparkverwaltung, auch Flottenverwaltung genannt, bezeichnet die Verwaltung eines Fuhrparks im Unternehmen. Damit sind die Aufgaben vielseitig und drehen sich vollkommen um die Verwaltung der Fahrzeuge. Der Fuhrpark soll möglichst effizient und reibungslos funktionieren, mit ausreichend Fahrzeugen, einer sinnvollen Auslastung der Fahrzeuge und Fahrern, die wissen, welche Regeln einzuhalten sind. Zur Fuhrparkverwaltung zählen damit Aufgaben wie die Beschaffung von Fahrzeugen, die Verwaltung von allen Fahrzeugen, Kosten und Aufgaben aus dem Bereich Compliance. Dazu zählen unter anderem die Halterhaftung, die Führerscheinkontrolle oder die Erstunterweisung bei Dienstfahrzeug, um nur einige Beispiele zu nennen.

Aufgabe der Fuhrparkverwaltung ist somit die Bereitstellung von (funktionsfähigen) Fahrzeugen und die möglichst effiziente Verwaltung aller Themen, die rund um den Fuhrpark zu beachten sind. Im Folgenden finden Sie weitere Einblicke in die Aufgaben der Fuhrparkverwaltung, wobei der Fokus an dieser Stelle auf klassischen, wiederkehrenden Aufgaben liegt.

Fuhrparkverwaltung Aufgaben
Fuhrparkverwaltung: Aufgaben verstehen

Klassische Aufgaben der Fuhrparkverwaltung

Im Rahmen der Fuhrparkverwaltung gibt es verschiedene klassische Aufgaben, die Fuhrparkleiter beachten müssen. Es handelt sich um wiederkehrendeAufgaben, die unabhängig von der genauen Ausrichtung eines Fuhrparks zu beachten sind. Durch klares Kostenmanagement, Termin- und Zeitplanung sowie die Kontrolle des Fuhrparks ist es möglich, diesen effizient zu verwalten. Die typischen Verwaltungsaufgaben wie das Datenmanagement, die Verwaltung, Kontrolle, Beschaffung und Wartung von Fahrzeugen lassen sich aus dem Flottenmanagement nicht wegdenken.

Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, die Flotte mit einem Telematiksystem zu versehen und dann per GPS Ortung und Telematik zusätzliche Daten zu erhalten. Dabei handelt es sich jedoch weniger um klassische Aufgaben der Fuhrparkverwaltung, sondern eher um zusätzliche Lösungen für alle, die ihren Fuhrpark modern und besonders effizient verwalten wollen.

Datenmanagement als Bestandteil der Fuhrparkverwaltung 

Die Verwaltung der Daten nimmt je nach System im Rahmen der Fuhrparkverwaltung einen größeren Platz ein. Verträge von Leasingfahrzeugen wollen verwaltet werden. Dabei ist es wichtig, auf Laufzeiten und Konditionen zu achten und hier alle Daten immer griffbereit zu haben. Doch auch beim Verkauf von eigenen Fahrzeugen sollten immer alle Informationen, Kaufverträge und mögliche Reparaturen sofort zur Hand sein. Es ist ein Bestandteil der Aufgaben der Fuhrparkverwaltung, sich um ein effizientes Datenmanagement zu bemühen. In diesem Bereich kann je nach genauer Verwaltung und Ordnung viel Zeit gespart werden, wenn passende Tools und Systeme zur Unterstützung zum Einsatz kommen.

Fuhrparkverwaltung Verwaltung
Fuhrparkverwaltung: Effiziente Verwaltung der Flotte

Kostenmanagement im Rahmen der Fuhrparkverwaltung 

Neben einer effizienten Verwaltung aller Daten und Termine rundum den Fuhrpark spielt bezüglich der Aufgaben vor allem das Kostenmanagement eine sehr große Rolle. Steigende Kosten in allen Bereichen führen dazu, dass die meist ohnehin schon hohen Fuhrparkkosten weiter ansteigen. Das geht dann zu Lasten der Wirtschaftlichkeit der Unternehmen und des zu erwartenden Gewinns. Daher gehört es mit zu den Aufgaben der Fuhrparkverwaltung, die Kosten des Fuhrparks zu analysieren, zu reduzieren und in verschiedenen Bereichen zu optimieren. Von einer Optimierung des Kraftstoffverbrauchs bis hin zum Blick auf die Schadenquote, Schadenmanagement und die Verbesserung der Beschaffung sind dabei verschiedene Möglichkeiten vorhanden. Kostenmanagement ist somit nicht aus der Fuhrparkverwaltung wegzudenken. Die besten Ergebnisse in Bezug auf eine Senkung oder Optimierung der Fuhrparkkosten lassen sich häufig durch den Einsatz von einer Fuhrparksoftware erzielen.

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Wartung & Terminvereinbarung

Funktionsfähige, jederzeit einsatzbereite Fahrzeuge benötigen eine regelmäßige Wartung. Vom TÜV bis hin zur Fahrzeug-UVV sind dabei verschiedene Themen zu beachten. Auch ein Reifenwechsel im Frühling und im Herbst gehört mit zu diesen Aufgaben. Es sei denn, es handelt sich ausschließlich um Allwetterreifen, die ganzjährig zum Einsatz kommen können. Die Terminvereinbarung rund um alle Themen im Fuhrpark gehört mit zu den Aufgaben der Fuhrparkverwaltung. Neben der Wartung ist die Terminvereinbarung rund um alle Aspekte des Fahrzeuges somit ein wichtiger Teil der Fuhrparkverwaltung.

Fuhrparkverwaltung und Compliance: UVV & Führerscheinkontrolle 

Der Bereich Compliance ist für die Fuhrparkverwaltung besonders wichtig, um hier rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Oder hohe Kosten, die sonst entstehen können und die mit Teil von Versäumnissen in diesem Bereich sind. Zum Bereich Compliance gehören Aufgaben wie die regelmäßige Führerscheinkontrolle und die Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften (UVV). Die Fahrerunterweisung nach UVV ist damit genauso Bestandteil der Aufgaben der Fuhrparkverwaltung wie die regelmäßige Unterweisung der Fahrer in wesentliche Themen. Von der Einhaltung vom Arbeitsschutz bis hin zur Gefährdungsbeurteilung in Bezug auf die zu bewegenden Fahrzeuge gehören somit verschiedene Bereiche mit zu den Aufgaben in der Fuhrparkverwaltung.

Fuhrparkverwaltung Chancen
Fuhrparkverwaltung: Chancen einer Fuhrparksoftware

Fuhrparkverwaltung mit System umsetzen

Avrios bietet in diesem Zusammenhang verschiedene hilfreiche Softwarefunktionen für die effiziente Fuhrparkverwaltung. Genauigkeit und ein sofortiger Überblick über wesentliche Daten sind nur einige Vorteile des Systems. Für die Fuhrparkverwaltung mit Avrios spricht ganz klar, dass Daten mit einem Klick zur Verfügung stehen. Die Fuhrparkverwaltung ist mit deutlich weniger Zeitaufwand effizient umsetzbar. Vor allem verschiedene manuelle, ständig wiederkehrende Aufgaben wie die Führerscheinkontrolle und die Erinnerung der Fahrer an Termine sind digital und zeitsparend umsetzbar.

Folgende Vorteile sind bei der digitalen Fuhrparkverwaltung zu erwarten:

  • Daten und Reports stehen mit einem Klick zur Verfügung (ohne mühsames Suchen)
  • Kosten lassen sich einzelnen Fahrzeugen zuordnen
  • Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) sind direkt einsehbar
  • Ausreißer bei den Kosten lassen sich sofort erkennen
  • Versteckte Kosten lassen sich ebenfalls aufdecken und optimieren
  • Unterstützung beim Terminmanagement und bei wiederkehrenden Aufgaben
  • Macht zahlreiche zeitaufwendige manuelle Prozesse unnötig
  • Unterstützung bei Compliance-Themen (inklusive elektronische Führerscheinkontrolle etc.)

Fazit

Die Fuhrparkverwaltung ist in allen Unternehmen mit vorhandener Flotte ein wichtiger Bereich. Häufig wird die Verwaltung der Fahrzeuge eher nebenbei als zusätzliche Aufgabe übernommen. Außer zumindest in größeren Unternehmen, in denen es ein wenig anders ist und in denen häufig professionelle Fuhrparkleiter diesen Bereich übernehmen. Die verschiedenen Aufgaben der Fuhrparkverwaltung sind aber für einen effizient verwalteten Fuhrpark besonders wichtig. Gerade ein Blick auf wiederkehrende Aufgaben, Datenmanagement und natürlich auf den Bereich Kostenmanagement kann hier sinnvoll sein.

Unterstützung bietet eine intelligente Software wie von Avrios durch verschiedene Funktionen, durch die die Fuhrparkverwaltung deutlich vereinfacht wird. Dank der Option, mit einem kostenlosen Account erste Einblicke in die Möglichkeiten zu erhalten, die Avrios bietet, lässt sich überprüfen, ob die Software interessante Funktionen für den eigenen Fuhrpark beinhaltet.

Zusätzliche Infos zur Fuhrparkverwaltung

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