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Compliance

Autor: Anna Jakubowitz

Unter Compliance verstehen wir die Einhaltung von gängigen Gesetzen und Regelungen in Unternehmen. Damit handelt es sich um ein entscheidendes Thema für Unternehmen aller Branchen, welches sorgfältig umzusetzen und in Prozesse zu integrieren ist.

In allen Unternehmen sind Gesetze und Regelungen zu beachten, die sich unter dem Begriff Compliance zusammenfassen lassen. Die Identifizierung von wichtigen Gesetzen sowie die Erstellung und Umsetzung von Regeln sind in Unternehmen aller Branche ohne Ausnahme entscheidend. Compliance legt den Grundstein für mehr Sicherheit in Unternehmen. Wir betrachten dieses sensible Thema mit Zielen und der Bedeutung für Unternehmen im Detail.

Inhaltsverzeichnis

Was bedeutet Compliance?

Der aus dem englischen stammende Begriff Compliance lässt sich nicht exakt ins Deutsche übersetzen. Die gängige Übersetzung lautet “sich im Einklang mit dem herrschenden Recht verhalten”. Damit sind mehr als nur geltende Gesetze gemeint, die zu beachten sind. Vielmehr sind beim Compliance Management alle im Unternehmen herrschenden Regeln, Normen und allgemeine Vorschriften zu beachten. Hinzu kommt die Erarbeitung und Integration von Prozessen in den Arbeitsalltag, die für eine Umsetzung und Einhaltung der Regeln und Vorschriften sorgt. 

Es geht bei Compliance einerseits darum, Risiken im Unternehmen zu erkennen und zu vermeiden. Die Einhaltung der wesentlichen Gesetze ist ebenfalls dazu zu zählen. Darüber hinaus sollen das Wertesystem des Unternehmens und die Unternehmenskultur bewahrt und umgesetzt werden. Insgesamt stellt Compliance die Grundlage für jeden Unternehmenserfolg dar. Ganz ohne gängige Regeln und ohne gewünschte Verhaltensweisen herrscht im Unternehmen Chaos, welches sich durch gezielte Prozesse vermeiden lässt. Die jeweiligen Regeln und die Unternehmenskultur sowie gängige Werte lassen sich nicht allgemein betrachten. Jedes Unternehmen muss auf der Organisationsbasis eigene Compliance Vorschriften erarbeiten und dabei die für die Branche wichtigen Gesetze beachten.

Welche Ziele verfolgt Compliance in Unternehmen?

Ursprünglich stammt Compliance aus der Banken- und Finanzbranche. In diesem Bereich war es besonders wichtig, Risiken von Prozessen und alltäglichen Geschäften soweit wie möglich zu reduzieren. Passend dazu haben sich im Laufe der Zeit gängige Ziele herauskristallisiert, die Compliance heute in Unternehmen verfolgt: 

Verhinderung von Gesetzesverstößen

Verstöße gegen das Gesetz sollen verhindert, gezielt vermieden und aufgedeckt werden, falls diese erfolgen. Dabei handelt es sich um eines der obersten Ziele von Compliance, die zu beachten sind. Denn die Risiken bei Verstößen gegen das Gesetz sind besonders groß und sind im Unternehmen soweit wie möglich zu reduzieren. 

Regeln erleichtern Zusammenarbeit in Unternehmen

Es werden sogenannte Compliance Regeln geschaffen, die das Zusammenleben und Zusammenarbeiten in Unternehmen erleichtern. Mitarbeiter wissen, woran sie sich halten müssen und was bezüglich der Vorschriften von ihnen erwartet wird. 

Sicherung einer effektiven Arbeitsweise

Zusätzlich soll Compliance den Unternehmenserfolg genau wie eine effektive Arbeitsweise sichern. Die Erarbeitung der gängigen Regeln ist genau wie die Umsetzung der Prozesse genau zu beachten. Je nach Bedarf sind regelmäßige Aktualisierungen erforderlich, um geltende Vorschriften weiter zu verfeinern und besser auszuarbeiten. Als Beispiel könnten Regelungen rund um die Arbeit im Homeoffice gelten. Diese sind so genau auszuarbeiten und den Mitarbeitern mitzuteilen, dass sie wie gewünscht effizient im Homeoffice arbeiten. 

Compliance ermöglicht dadurch eine effiziente und wirtschaftliche Arbeitsweise, die ganz ohne grundlegende Vorschriften nur schwer möglich ist. Dadurch lassen sich Vorteile auf dem Markt erwirtschaften. Das Ziel der Vorschriften ist damit nicht nur die Einhaltung der solchen, sondern genauso ein effektives Miteinander, welches auf passenden Compliance Regeln basiert. 

Der Einfluss von Compliance auf das Unternehmen

Der Einfluss von Compliance ist besonders groß, wenn sich die Mitarbeiter genau wie Geschäftsführer eines Unternehmens sichtbar an die Vorschriften und den Kodex halten. Nach außen hin ist das Unternehmen dann für die Einhaltung bestimmter Regeln und Normen bekannt. Vorteile auf dem Markt und gegenüber anderen Mitbewerbern sind häufig vorhanden. Oft werden Unternehmen aufgrund konsequent umgesetzter Normen eher als Arbeitgeber oder als Kunde in Betracht gezogen. Gleichbehandlung von Männern und Frauen ist ein solches Thema, welches entsprechend nach außen kommuniziert wird. Flache Hierarchien, der Fokus auf Remote Arbeit oder der “Casual Friday” können ebenfalls solchen Regeln im Unternehmen entspringen. Alle Mitarbeiter wissen im Idealfall, wie sie sich verhalten sollen und wie der Umgang im Beruf zu gestalten ist. 

Nicht nur nach außen besitzt Compliance einen großen Einfluss auf das Unternehmen. Das Gleiche gilt für die Minimierung von Risiken im Unternehmen. Wenn Risiken bekannt sind und offen kommuniziert werden, lassen sich diese deutlich reduzieren. Der Verstoß gegen Regeln und Gesetze kommt im Normalfall seltener vor, da im Bereich Compliance diese Bedingungen genau festgelegt sind. Ein reibungsloses Miteinander im Alltag lässt sich durch ein Compliance Regelwerk leichter umsetzen als ohne dieses. Außerdem fällt es schneller auf, wenn Verstöße gegen herrschende Regeln vorkommen, da diese klar definiert und kommuniziert werden. 

Compliance Management – so gelingt die Umsetzung im Betrieb

Der Grundgedanke von Compliance im Unternehmen ist die Minimierung von Risiken. Im ersten Schritt ist daher eine Compliance Risikoanalyse erforderlich, die als Grundlage für weitere Regeln und Vorschriften anzusehen ist. Nach der Erstellung eines Regelwerks ist bei der Einführung im Unternehmen die Kommunikation mit allen Mitarbeitern entscheidend. Die schrittweise Umsetzung von Compliance im Unternehmen sorgt dafür, dass die Compliance Risikoanalyse gewissenhaft durchgeführt und entsprechend im Unternehmensalltag umgesetzt wird. 

Die Umsetzung von Compliance im Unternehmen erfolgt nach diesen Schritten: 

  1. Risikoanalyse – Identifizierung von vorhandenen Risiken im Unternehmen
  2. Kontrolle der aktuellen Situation für eine Bewertung
  3. Die Erstellung eines umfassenden und genau auf das Unternehmen abgestimmten Regelwerks
  4. Verankerung des Regelwerks im Unternehmen (erfordert entsprechende Unterweisungen)
  5. Regelmäßige Kontrollen bezüglich der Einhaltung (und vorher festgelegte Folgen bei Compliance Verstößen)

Folgen von Compliance Verstößen transparent halten

Compliance Verstöße können vielseitig ausfallen und orientieren sich an geltenden Gesetzen und Vorschriften des Unternehmens. In dem Moment, in dem Gesetze genau wie Verhaltensweisen ausgearbeitet wurden, die zu beachten sind, kann es zu Compliance Verstößen kommen. Es ist wichtig, die Folgen bei Compliance Verstößen festzulegen und den Mitarbeitern mitzuteilen. Genaue Konsequenzen müssen bekannt sein, sobald ein Verstoß gegen das geltende Regelwerk vorliegt. Nachdem die wichtigen Risiken bekannt sind, lassen sich diese in Form von Regeln und Vorschriften verhindern. An diesem Punkt ist für Mitarbeiter wichtig, die Folgen von Compliance Verstößen auf persönlicher Basis zu erkennen. Es muss jedem Mitarbeiter bewusst sein, welche Folgen die Verstöße mit sich bringen. An dieser Stelle sollen nur einige mögliche Risiken genannt werden, die für Compliance von Bedeutung sind: 

  • Datenschutzverletzungen
  • Verstöße gegen gängige Umweltstandards
  • Diskriminierung und Rassismus
  • Fehlende Gleichbehandlung
  • Betrug
  • Geldwäsche
  • Weitergabe von sensiblen Daten an Mitbewerber
  • Das Arbeitsschutzgesetz und die fehlende Einhaltung der Regeln
  • Bedienung von Maschinen im Werk

Bei diesen Risiken ist die gewünschte Verhaltensweise zu nennen, die das Risiko minimiert und ein gefahrloses Miteinander ermöglicht. Bei Verstößen sollten mögliche Geldstrafen bis hin zu drohenden Haftstrafen bekannt sein. Gleiches gilt für drohende Abmahnungen oder gar Kündigungen im Betrieb. Ein Verstoß gegen geltende Regeln der Arbeitszeit kann daher beispielsweise bei einem Betrug der Arbeitszeiterfassung mit einer Kündigung bestraft werden. Für alle Bereiche im Unternehmen sind für Verstöße gegen die herrschenden Regeln entsprechende Folgen mitzuteilen. Nur damit ist es möglich, mit der Zeit die gewünschten Verhaltensweisen im Unternehmen mit der jeweiligen Außenwirkung umzusetzen. 

Die Bedeutung von Compliance im Fuhrpark

Abgeleitet von der allgemeinen Bedeutung von Compliance gibt es im Fuhrpark spezielle Themen, die eine Rolle spielen. Die Bedeutung von Vorschriften und korrekt umgesetzten Regeln ist immens, um rechtliche Folgen zu verhindern. An dieser Stelle weisen wir auf die verschiedenen Themenbereiche hin, die bei Compliance besonders wichtig sind: 

Die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien ist im Fuhrpark entscheidend, um allen Vorgaben zu entsprechen. Risiken lassen sich minimieren und vor allem die Wahrscheinlichkeit von Unfällen lässt sich bis zu einem gewissen Grad reduzieren. Genau wie in anderen Unternehmensbereichen sind entsprechende Vorschriften auszuarbeiten, um eine Einhaltung aller Regeln und Gesetze zu gewährleisten. Um hier alle gesetzlich entscheidenden Bedingungen zu beachten, sind Prozesse zu schaffen, die eine Umsetzung erleichtern. Auf diese Weise kann eine Organisation im Fuhrpark entstehen, durch die Sicherheit vorhanden ist. Alle Fahrer von Dienstwagen müssen dafür die geltenden Regeln und Vorschriften kennen und sind auf diese hinzuweisen. Ein sehr gutes Beispiel dafür ist die Erstellung und Einführung einer Car Policy

Ohne das Augenmerk auf dem Compliance Management ist das Fuhrparkmanagement mit hohen Risiken verbunden. Fuhrparkleiter müssen sich entsprechend informieren, was geltende Vorschriften wie die Führerscheinkontrolle oder die UVV Prüfung betrifft. Zu seltene Kontrollen oder nicht eingehaltene Termine können schwere Konsequenzen nach sich ziehen. Neben den angesprochenen gesetzlichen Vorgaben, die gerade im Fuhrparkmanagement entscheidend sind, gibt es in der Regel noch weitere Vorgaben. 

Hierbei kann es sich um Vorgaben handeln, die sich Unternehmen für das Erreichen von verschiedenen Zielen selbst auferlegen. Ein sehr gutes Beispiel wäre dafür an dieser Stelle der Umweltschutz zusammen mit mehr Nachhaltigkeit beim Fahren. Entsprechende Verhaltensweisen sind im Rahmen der Compliance Regeln genauer festzuhalten. Das Fahrverhalten oder Vorschriften auf dem Firmenparkplatz können ebenfalls Bestandteil des gängigen Regelwerks sein. Auf diese Weise wissen Mitarbeiter sowie alle Fahrer der Flotte, an welche Vorschriften sie sich halten sollen. 

Dann ist noch das Thema Compliance im internationalen Fuhrpark zu beachten. Bereits in einem Land sind hier entsprechende Vorgaben und Regeln zu beachten, wodurch das Thema Compliance in einem internationalen Fuhrpark noch etwas komplexer ausfällt. Entscheidend ist dabei die Beachtung der Vorgaben einzelner Länder, um allen wesentlichen Vorgaben zu entsprechen. 

Die passende Unterweisung in Compliance-Themen

Nicht nur die Identifizierung von relevanten Themen sowie die Erstellung von Vorschriften zählt zum Compliance Management. Die passende Unterweisung in Compliance-Themen ist entscheidend, wenn es um die gewünschte Umsetzung in der Praxis geht. Schulungen und Seminare stellen im Normalfall die Lösung dar, wenn es um die Unterweisung geht. Allerdings ist bei persönlichen Schulungen mit einem erheblichen Zeitaufwand zu rechnen, da Termine zuerst zu koordinieren sind. Im Anschluss an erfolgte Schulungen ist es meist erforderlich, nicht anwesende Mitarbeiter nachzuschulen. 

Die Umstellung auf digitale Schulungen ist daher eine zeitliche Entlastung, die für weniger Organisationsaufwand sorgt. Natürlich sollte im jeweiligen System ein Nachweis vorhanden sein, um die Teilnahme an der jeweiligen Schulung zu bestätigen. Das gilt genauso für die Erinnerung an anstehende Termine, die nicht fehlen sollte, um sich abzusichern. Die Avrios Fuhrparkmanagement Software bietet die Möglichkeit, Schulungen zu Compliance Themen digital durchzuführen. Automatische Erinnerungen an die Termine sowie die autonome Beteiligung an den digitalen Schulungen erleichtern die Umsetzung in der Praxis. Wichtig ist daher nicht nur die Identifizierung von relevanten Themen und die Erstellung eines Regelwerks, welches zum Unternehmen passt. Entscheidend ist darüber hinaus, dass die Unterweisung in der Praxis alle Mitarbeiter erreicht. Die Teilnahme an Schulungen muss entsprechend nachweisbar sein. 

Die Erarbeitung und Einhaltung von Compliance Themen reduziert das Risiko von Fuhrparkleitern und Geschäftsführern erheblich. Außerdem lassen sich gewünschte Verhaltensweisen im Unternehmen genau wie wichtige Unternehmensziele durch das passende Regelwerk leichter einhalten.

Compliance Management System mit Avrios

Ein umfassendes Compliance Management System stellt eine sinnvolle Wahl dar, wenn es um die Ausarbeitung und Einhaltung von Compliance Regeln geht. Das Compliance Management System mit Avrios ermöglicht eine moderne, digitale Umsetzung der Inhalte und erleichtert wichtige Compliance Aspekte im nationalen genau wie im internationalen Fuhrpark. 

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Häufig gestellte Fragen zu Compliance

Was versteht man unter Compliance?

Da es keine direkte deutsche Entsprechung des Wortes Compliance gibt, ist an dieser Stelle eine Beschreibung der Bedeutung erforderlich. Mit Compliance ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften genau wie unternehmensinterner Regeln gemeint. Zu beachten ist die Anpassung der jeweiligen Regeln und Vorschriften an die Branche genau wie an das Unternehmen an sich. Eine individuelle Ausarbeitung des Regelwerks sowie der Blick auf geltende Regeln und Gesetze in bestimmten Branchen sorgt beim Thema Compliance für eine besondere Komplexität.

Was sind Compliance Maßnahmen?

Die wichtigste Compliance Maßnahme ist die Ausarbeitung und anschließende Umsetzung von relevanten Regeln in den Unternehmensalltag. Dafür sind wichtige Gesetze und einzuhaltende Vorschriften für den Betrieb zunächst auszuarbeiten, um diese anschließend festzuhalten. Zu den Compliance Maßnahmen zählt einerseits die Beachtung und Feststellung von Gesetzen und Regeln und andererseits die Einführung eines entsprechenden Regelwerks. Die Kontrollen im Rahmen von Gesetzen und Vorschriften sind ebenfalls zu den Compliance Maßnahmen zu zählen. Effiziente Prozesse stellen dabei sicher, dass die Maßnahmen eingehalten werden. Zu beachten ist zusätzlich, dass jedes Unternehmen individuell angepasste Compliance Maßnahmen benötigt und die Verwendung von ganz allgemeinen Vorgaben in der Regel nicht möglich ist.

Welche Compliance Ziele gibt es?

Wesentliche Compliance Ziele sind die Förderung der Einhaltung von geltenden Regeln im Unternehmen sowie die Reduzierung von Verstößen. Die Reduzierung des allgemeinen Risikos steht im Vordergrund, da rechtliche Folgen von möglichen Verstößen immer zu beachten sind. Weitere Compliance Ziele sind dabei, die Einführung und Umsetzung der Regeln und Vorschriften so effizient wie nur möglich zu ermöglichen. Dabei sollen der Zeitaufwand genau wie die Kosten niedrig bleiben, natürlich ohne dabei die vorhandenen Compliance Maßnahmen aus den Augen zu verlieren. 

Welche Compliance Verstöße gibt es?

Zu unterscheiden ist in geltende Gesetze und in unternehmensinterne Regeln und Vorschriften, wenn es um Compliance Verstöße geht. Das führt zu einer gewissen Bandbreite an möglichen Verstößen, die von Gesetzesverstößen wie beispielsweise dem Fahren ohne Führerschein bis hin zu internen Verstößen gegen die Regeln des Unternehmens reicht. Wenn in der Dienstwagenüberlassung das Fahrzeug nur für den Fahrer ohne die weitere Nutzung durch Familienmitglieder zugelassen ist, stellt das Fahren von anderen Personen einen Compliance Verstoß dar. Daher sind einerseits die wichtigen Gesetze zu beachten und andererseits die im Unternehmen gängigen Vorschriften.

Welche Compliance Themen sind im Fuhrpark relevant?

Im Fuhrpark sind vor allem Compliance Themen rund um die Halterhaftung und die Erfüllung geltender Gesetze und Vorschriften relevant. Dazu zählen die vorgeschriebene Führerscheinkontrolle genau wie die UVV Prüfung und die Fahrerunterweisung. Diese allgemeinen gesetzlichen Vorschriften werden allerdings, wie es bei Compliance Themen üblich ist, durch unternehmensinterne Vorschriften ergänzt. Wesentlich ist dabei vor allem die Car Policy und die Dienstwagenüberlassung mit allen Details zu nennen. Falls die Fahrer ein Fahrtenbuch zur Dokumentation der einzelnen Fahrten nutzen, handelt es sich ebenfalls um ein Compliance Thema im weiteren Sinne. 

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