Fuhrparkwissen A-Z

Beschaffung

Die Beschaffung stellt in einem Unternehmen den Einkauf sowie die Organisation von allen Objekten dar, die für die Erreichung von Unternehmenszielen entscheidend sind. Damit meint die Beschaffung mehr als den reinen Einkauf von Materialien, die für die Produktion erforderlich sind. Von Arbeitskräften bis hin zu Betriebsmitteln ist die Beschaffung sehr breit gefächert, da sogar die Kapitalbeschaffung zu diesen Aufgaben zählt. An dieser Stelle stellen wir verschiedene Beschaffungsformen, Ziele und Aufgaben der Beschaffung für einen umfassenden Überblick vor. 

Beschaffung Definition

Im Sinne der Betriebswirtschaft bezieht sich die Beschaffung auf wesentlich mehr als auf den reinen Materialeinkauf. Dadurch grenzt sich die Beschaffung als weiteres Feld von dem reinen Einkauf ab. Die Beschaffung ist für Unternehmen von großer Bedeutung, da durch diese im weitesten Sinne die Tätigkeit sichergestellt wird. Wir unterscheiden in verschiedene Arten der Beschaffung, die zuerst einmal vorgestellt werden. Letztlich gilt, dass durch die Beschaffung die Sicherung der Unternehmensziele geplant ist. Ohne die Beschaffung von Materialien, von Kapital, von Dienstleistungen sowie von Personal ist ein Unternehmen nicht überlebensfähig. Dabei ist zu beachten, dass fehlende Vergleiche vor der Entscheidung oder die Auswahl von sehr kostspieligen oder ungeeigneten Gütern und Dienstleistungen die Unternehmensziele gefährden. Die Bedeutung der Beschaffung ist daher für jedes Unternehmen vorhanden, ganz gleich um welche Unternehmensgröße es sich handelt. 

Wir unterscheiden in die strategische und die operative Beschaffung. Die strategische Beschaffung ist dabei langfristig ausgerichtet, die operative Beschaffung kurz- bis mittelfristig. Beide Formen der Beschaffung greifen ineinander über, sodass eine sorgfältige Umsetzung wichtig ist, um die gewünschten Unternehmensziele zu erreichen. Sowohl die Strategie und die Vision mit Blick auf die Zukunft muss stimmen als auch der reibungslose Ablauf beim Tagesgeschäft. 

Strategische Beschaffung

Die strategische Beschaffung betrachtet langfristig alle Maßnahmen und erforderlichen Güter, die für das Unternehmen wichtig sind. Genauer gesagt tragen diese Maßnahmen zum langfristigen Überleben des Unternehmens bei. Sämtliche Maßnahmen im Bereich der Beschaffung lassen sich festlegen. Diese Beschaffungsform ist mit Blick auf die Zukunft hin ausgerichtet und beinhaltet häufig Maßnahmen, die zum aktuellen Zeitpunkt noch gar nicht umsetzbar sind. Das kann an hohen Kosten oder fehlenden technischen Maßnahmen liegen. Dennoch ist das große Ganze im Rahmen der strategischen Beschaffung zu beobachten, um eine Richtung zu kennen, in die das Unternehmen sich bewegen soll. Das erfordert Weitblick genau wie organisatorisches Talent und die Umsetzung einer genauen Marktanalyse. 

Diese Aufgaben muss die strategische Beschaffung leisten: 

  • Analyse des Marktes
  • Analyse und Bewertung von möglichen Lieferanten
  • Beobachtung der Märkte auf internationaler Basis
  • Beschaffungsstrategien sind festzulegen
  • Ein Portfolio der Beschaffung ist zu erstellen
  • Verhandlung von Rahmenbedingungen mit Lieferanten
  • Passende Tools sind zu planen und zu integrieren

Die strategische Beschaffung legt damit die grundsätzliche Strategie fest, die für das Unternehmen wichtig ist. Dabei ist es wichtig, den Blick auf die Zukunft zu richten, um einen grundsätzlichen Fahrplan festzulegen. Ohne eine gut ausgearbeitete strategische Beschaffung ist es nicht möglich, im Tagesgeschäft zu handeln. 

Operative Beschaffung

Auf eine kurz- bis mittelfristige Planung und Umsetzung ist die operative Beschaffung ausgerichtet. Hierbei geht es um die Versorgung mit Materialien und Dienstleistungen, die das Unternehmen am Laufen halten. Das Tagesgeschäft hängt von der operativen Beschaffung ab, da sonst kurzfristig wichtige Waren und Dienstleistungen fehlen. Als Grundlage sind die in der strategischen Beschaffung ausgearbeiteten Kriterien anzusehen, die eine Art Fahrplan für das Vorgehen im Tagesgeschäft bieten. 

Folgende Tätigkeiten zählen zur operativen Beschaffung: 

  • Kurz- bis mittelfristige Bedarfsermittlung
  • Bestandskontrolle
  • Auswahl von geeigneten Lieferanten 
  • Planung der zu bestellenden Mengen
  • Überwachung der Bestellungen 
  • Die Bestellung an sich

Für die Ausführung dieser Tätigkeiten ist eine Zusammenarbeit mit dem Einkauf sowie mit dem Lager wichtig. Nicht zu vergessen ist die Schnittstelle mit Controlling und Buchhaltung, um finanzielle Mittel zu bestätigen oder zusätzlich zu beschaffen. Es hängt ganz von der jeweiligen Unternehmensstruktur ab, ob die Beschaffung eine eigene Abteilung ist. Oftmals ist diese ein Bestandteil der Aufgaben jeder einzelnen Abteilung, wobei eine Zusammenarbeit untereinander entscheidend ist. Je besser die operative Beschaffung organisiert ist und durchgeführt wird, desto stärker lassen sich Kosten sparen und Gewinne maximieren. 

Aufgaben der Beschaffung

Zu den Aufgaben der Beschaffung zählen der Einkauf und die Organisation. Arbeitsmittel und Materialien sind genauso im Rahmen der Beschaffung zu betrachten, wie es bei Personal oder bei Kapital der Fall ist. Der Kauf oder das Leasing von Dienstwagen zählen ebenfalls zur Beschaffung, um hier ein weiteres Beispiel zu bieten. Wichtig ist an dieser Stelle, dass es Aufgaben der Beschaffung sind, die sich auf alle Bereiche im Unternehmen beziehen. 

Folgende Aufgaben sind immer wichtig: 

  • Die Materialbedarfsplanung und die generelle Planung der benötigten Mittel
  • Vergleich von Kosten und Angeboten
  • Organisation von eingehenden Lieferungen nach erfolgreicher Bestellung
  • Organisation der Logistik im Betrieb
  • Warenannahme und Prüfung der Waren oder Dienstleistungen

Folglich gehört es zu den Aufgaben der Beschaffung, zu erkennen, wann ein Bedarf besteht. Dieser ist frühzeitig zu erkennen, um Zeit zu haben, sich wirklich nach einer sinnvollen Lösung umzusehen. Nehmen wir einmal an, dass ein neuer Dienstwagen benötigt wird. In diesem Fall ist dieser Bedarf frühzeitig zu erkennen und zu analysieren. Ein Vergleich der infrage kommenden Modelle ist erforderlich, genau wie der Blick auf die Bedürfnisse rund um das neue Fahrzeug. Erst dann sind Angebote einzuholen, die Bestellung ist aufzugeben. Nach erfolgreicher Lieferung oder Abholung muss das Fahrzeug geprüft werden. Versicherungen, Reifen und andere Ausstattungsmerkmale sind ebenfalls zu beschaffen, zu vergleichen und auszuwählen. An diesem praktischen Beispiel zeigt sich die große Komplexität, die mit der Beschaffung einhergeht. 

Ziele der Beschaffung

Ziele der Beschaffung sind vielseitig, da nicht einfach ein Kauf stattfinden kann, ohne hier zuvor gründlich zu recherchieren. Im ersten Schritt meint die Beschaffung auch die Bedarfsermittlung im Betrieb. Erst wenn feststeht, welcher Bedarf vorhanden ist, kann die zielgerichtete Beschaffung beginnen. Neben der Bedarfsermittlung ist festzustellen, wann welche Materialien, Dienstleistungen und sonstige Güter in welcher Menge erforderlich sind. Das Ziel ist letztlich, die benötigten Materialien oder Dienstleistungen in der exakten Menge, zum passenden Zeitpunkt und vom besten Lieferanten zu erhalten. Zu den Zielen der Beschaffung gehören damit möglichst geringe Kosten sowie die Auswahl geeigneter Produkte und Lösungen. 

Die Ziele der Beschaffung sind langfristig anzusehen und gehen über den sofortigen Kauf von Waren und Dienstleistungen hinaus. Mit Blick auf die Zukunft ist zu entscheiden, in welchem Bereich wann Dinge benötigt werden, die in die Beschaffung fallen. Nicht zuletzt gehört es zu den Zielen der Beschaffung, möglichst geringe Kosten zu verursachen. Daher ist ein Vergleich aller Anbieter oder aller relevanten Dienstleistungen und Güter wichtig. Kenntnisse des jeweiligen Marktes sind wichtig, um hier dem Ziel zu entsprechen, so wirtschaftlich wie möglich zu arbeiten. Die jeweiligen Ziele lassen sich durch das Einhalten von Phasen des Beschaffungsprozesses erreichen, die im weiteren Verlauf dieses Artikels vorgestellt werden. 

Einkauf und Beschaffung – die Unterschiede

Tatsächlich sind Einkauf und Beschaffung nicht das Gleiche. Allerdings fällt auf, dass beide Begriffe häufig gleich genutzt werden. Deshalb stellen wir die Unterschiede zur Verdeutlichung der verschiedenen Aufgaben und für eine bessere Einteilung genauer dar. 

Die Unterschiede zwischen Einkauf und Beschaffung in Kurzform: 

EinkaufBeschaffung
Stellt Produkte und Absatzmittel bereitStrategische Planung und Bereitstellung von Betriebsmitteln für das Unternehmen
Übernimmt die direkte Bestellung bei LieferantenAktiver Vergleich von Lieferanten sowie die Aushandlung von Bedingungen
Vor allem für Materialien und andere BetriebsmittelBezieht sich auf alles, was das Unternehmen benötigt → Auch Personal und Kapital

Hier zeigt sich, dass der Einkauf und die Beschaffung sehr eng miteinander verwandt sind. Es handelt sich jedoch nicht um genau gleiche Aufgaben, da die Beschaffung schon wesentlich früher in Aktion tritt als der Einkauf. Strategische Planungen und Vergleiche sowie der langfristige Blick auf den Bedarf im Unternehmen bestimmen die Beschaffung. Außerdem ist der Einkauf nicht für die Personal- und Kapitalbeschaffung zuständig. Diese Aufgaben fallen klar in die Beschaffung. Da es sehr viele Überschneidungen bei der praktischen Anwendung der Begriffe gibt, wundert die Verwechslung weniger. Die Beschaffung entscheidet zusätzlich stärker über den jeweiligen Unternehmenserfolg, da hier besonders günstige Konditionen im Mittelpunkt stehen. Genau wie umfassende Vergleiche der einzelnen Lieferanten.

Phasen des Beschaffungsprozesses

Der gesamte Beschaffungsprozess ist in unterschiedliche Phasen zu unterteilen. Jede Phase ist wichtig und trägt am Ende zum Gesamtergebnis bei. Daher ist es nicht sinnvoll, aus Zeit- oder Kostengründen auf einzelne Punkte oder Phasen zu verzichten. Wir stellen die einzelnen Phasen von der Bedarfsanalyse und Bestandskontrolle bis hin zur abschließenden Rechnungsabwicklung vor. Die Phasen der Beschaffung sind in den meisten Bereichen ähnlich aufgebaut. Lediglich bei der Beschaffung von Personal und Kapital sind Unterschiede erkennbar. Dennoch beginnt auch in diesem Fall der Beschaffungsprozess mit einer umfassenden Bedarfsanalyse. 

Bedarfsanalyse und Bestandskontrolle

Die erste Phase im Rahmen der Beschaffung ist die Bestandskontrolle genau wie die Bedarfsanalyse. Zuerst ist festzustellen, was im Bestand vorhanden ist, um einen Bedarf genauer zu ermitteln. Die Bedarfsanalyse ist in allen Bereichen frühzeitig durchzuführen, um die Möglichkeit zum Handeln zu gewährleisten. 

Dieser Punkt ist dabei komplexer als es im ersten Moment den Anschein hat. Zunächst ist hier die Grundsituation zu beachten. Handelt es sich beispielsweise um einen Wiederholungskauf oder doch um einen einmaligen Kauf? Wurde das Produkt oder die Dienstleistung in der Vergangenheit bereits benötigt? In einem solchen Fall ist die Betrachtung der historischen Daten für eine bessere Beurteilung erforderlich. Falls es sich um einen Erstkauf handelt, ist besonders genau zu prüfen, wo im nächsten Schritt Angebote einzuholen sind. 

Im Rahmen der Bedarfsanalyse und der Betrachtung der gesamten Situation ist außerdem der geplante Einkauf an sich zu bewerten. Es gibt Produkte, die eine sehr lange Lieferzeit haben. Teilweise kann es Monate dauern, bis eine Lieferung möglich ist oder der aufwendige Versand aus dem Ausland ist erforderlich. Bei einem Dienstwagen kann es beispielsweise lange dauern, bis die Lieferung möglich ist. Das gilt noch stärker für Fahrzeuge mit einem alternativen Antrieb, der für eine mehrmonatige LIeferzeit sorgen kann. Daher ist bei einem ersten Blick auf den Bedarf und die aktuelle SItuation immer zu beachten, dass hier nicht immer von gleichen Lieferzeiten auszugehen ist. 

Budgetfreigabe und Angebotseinholung 

Nach dem ersten Schritt der Bedarfsanalyse wissen Sie, was benötigt wird. Dabei kann es sich um kleinere oder um größere geplante Ausgaben handeln. In jedem Fall ist der nächste Schritt die Vorstellung des erforderlichen Budgets genau wie die Freigabe dieses. Schließlich ist in jedem Unternehmen ein Budget für solche Ausgaben vorhanden, welches aber erst einmal freizugeben ist. Möglich ist ebenfalls, dass hier das erforderliche Budget erst zu beschaffen ist. Genaue Absprachen mit den verantwortlichen Bereichen sind entsprechend wichtig, um eine Budgetfreigabe zu ermöglichen. Dabei ist die Entscheidung, ob die Beschaffung zum aktuellen Zeitpunkt Sinn ergibt, ebenfalls zu beachten. 

Im Anschluss an die Budgetfreigabe können Sie im Rahmen der Beschaffung mit dem nächsten wichtigen Schritt weitermachen. Die Angebotseinholung ist wesentlicher Bestandteil des Prozesses, da Sie zunächst einmal verschiedene Angebote benötigen. Nur auf diese Weise können Sie im Anschluss verschiedene Angebote vergleichen und die Konditionen prüfen. Durch die fehlende Angebotseinholung kommt es in der Praxis häufig zu überhöhten Kosten oder schlechteren Bedingungen. Das lässt sich jedoch verhindern, wenn Sie mehrere passende Angebote einholen. Dieser zusätzliche Zeitaufwand macht sich bei der Betrachtung über einen längeren Zeitraum hinweg in jedem Fall bezahlt. Das genaue Einsparpotenzial hängt dabei aber immer von der Branche, den Produkten sowie vom jeweiligen Zeitpunkt ab. Nicht zu unterschätzen ist außerdem, dass es sich um Produkte handeln kann, bei denen es nur sehr wenige verfügbare Lieferanten gibt. 

Lieferantenanalyse und -vergleich

Die zuvor eingeholten Angebote bilden die Basis für den Vergleich und die Analyse der Lieferanten. Falls bereits Daten früherer Bestellungen oder rund um die Zusammenarbeit mit den Lieferanten vorliegen, können Sie auf diese zurückgreifen. Sollte es jedoch noch keine verwendbaren Daten geben ist es wichtig, die Lieferanten genau zu analysieren. Durch den Vergleich der Angebote und Lieferanten erhalten Sie eine passende Basis für die anschließende Entscheidung. Lieferbedingungen und -kosten sind an diesem Punkt genau wie die jeweiligen Konditionen zu beachten. 

Vertragsverhandlung und Bestellung

Im Idealfall konnten Sie sich beim Vergleich und bei der Analyse der Lieferanten für eine passende Option entscheiden. Vor der Bestellung an sich ist es wichtig, Vertragsverhandlungen zu führen. Einfach das erste Angebot zu akzeptieren nimmt Ihnen wichtige Chancen und führt in vielen Fällen zu überhöhten Kosten. Die Vertragsverhandlung sichert Ihnen bessere Konditionen und führt dazu, dass Sie im besten Fall geringere Kosten haben. Oder bessere Bedingungen erhalten, je nachdem um welches Angebot es sich handelt. 

Nach der positiv umgesetzten Vertragsverhandlung kommt es zur anschließenden Bestellung. Mit diesem Schritt ist der Prozess der Beschaffung beinahe am Ende angekommen. Daher zeigt sich, dass vor allem die Analyse des Bedarfs sowie die Einholung von Angeboten entscheidend sind. Die Aushandlung der bestmöglichen Konditionen rundet die Angebotseinholung noch ab. Durch diese Vorgehensweise lassen sich die anfallenden Kosten im Normalfall reduzieren, was in jedem Fall mit einem Vorteil verbunden ist. 

Rechnungsabwicklung und Lieferantenbewertung

Die Rechnungsabwicklung findet in der Regel in enger Zusammenarbeit mit der Buchhaltung statt. Nach der Abwicklung der Rechnung fehlt nur noch die Lieferantenbewertung, um den Beschaffungsprozess abzuschließen. Die Lieferantenbewertung ist für die zukünftige Beschaffung wichtig. Je genauer die Bewertung der Lieferanten stattfindet, desto besser. Auf diese Weise lässt sich langfristig eine ausgezeichnete Basis schaffen, um in Zukunft mit geringerem Aufwand Angebote einzuholen. Positiv bewertete Lieferanten lassen sich dabei berücksichtigen. Negativ bewertete Lieferanten sind nicht mehr einzubeziehen, wodurch insgesamt ein geringerer Zeitaufwand anfällt. Mit der Zeit entsteht ein hilfreiches Netzwerk, welches den zeitlichen Aufwand bei den vorherigen Phasen der Beschaffung reduziert. Daher ist es wichtig, mit an die Zukunft zu denken, wenn ein Beschaffungsprozess abgeschlossen wird. 

Arten der Beschaffung

Die Beschaffung als komplexer Vorgang lässt sich bei Weitem nicht nur in die strategische und operative Beschaffung unterteilen. Vielmehr gibt es verschiedene Arten der Beschaffung, die Sie kennen sollten, um eine passende Entscheidung zu treffen. Die jeweilige Beschaffungsart hängt außerdem mit dem jeweiligen Ziel sowie der Dringlichkeit zusammen, die hier vorliegt. Je nach vorhandenem Netzwerk in Bezug auf Lieferanten sind die zuvor beschriebenen Phasen der Beschaffung hier ebenfalls einzuhalten. Bei den Arten der Beschaffung kommt es vor allem darauf an, ob der Kauf auf Vorrat oder genau zum richtigen Zeitpunkt stattfinden soll. Zu unterscheiden ist außerdem in die Beschaffung von einzelnen Gütern und in regelmäßig benötigte Produkte. Die Notwendigkeit hängt dabei immer von der jeweiligen Branche sowie von den benötigten Produkten und Dienstleistungen ab. 

Einzelbeschaffung

Eine Einzelbeschaffung stellt eine einmalige Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen dar, die nicht regelmäßig gebraucht werden. Sinnvoll ist diese Form der Beschaffung, wenn kein regelmäßiger oder bestimmter Bedarf erforderlich ist. Bei Fahrzeugen oder Maschinen ergibt die Einzelbeschaffung deutlich mehr Sinn. Hier ist es schon aufgrund der hohen anfallenden Kosten nicht sinnvoll, die Beschaffung auf Vorrat anzugehen. Der Bedarf ist frühzeitig zu berechnen, um die bestmögliche Entscheidung zu treffen. Zu beachten sind bei der Einzelbeschaffung genau wie bei anderen Beschaffungsarten mögliche Lieferzeiten, die teilweise mehrere Wochen oder Monate betragen können. 

Just-in-time-Beschaffung

Diese Beschaffungsart meint, dass der Einkauf dann erfolgt, wenn er erforderlich ist. Nicht früher und nicht später. Der Grundgedanke dahinter ist, dass der Produktionsbetrieb in einem Fluss weiterläuft. Eine perfekt zeitlich abgestimmte Beschaffung verhindert damit Verzögerungen genau wie einen möglichen Produktionsstopp. Eine Lösung, die aber spätestens bei aufkommenden Lieferschwierigkeiten kritisch ist. Zu beachten ist bei dieser Beschaffungsart, dass mögliche Rabattaktionen nicht ausgenutzt werden können. Der Einkauf muss zu genau festgelegten Zeiten erfolgen, um Verzögerungen zu verhindern. 

Sinn hat die Just-in-time-Beschaffung bei absolut zuverlässigen Lieferanten, bei denen kein Wechsel von diesen vorkommt. Sinnvoll ist diese Art der Beschaffung beispielsweise auch, wenn kein Lager vorhanden ist, in dem zusätzliche Kapazitäten vorhanden sind. Falls es die benötigten Produkte nur von bestimmten Lieferanten gibt, kann die langfristige, zeitlich genau bemessene Anlieferung Sinn ergeben. Falls das nicht der Fall ist, ist Vorsicht geboten, da sonst Marktchancen und Rabatte bei anderen Lieferanten nicht genutzt werden. 

Vorratsbeschaffung

Ein genauer Blick auf den Bedarf ist entscheidend, wenn von der Einzel- auf die Vorratsbeschaffung zu wechseln ist. Es kann sein, dass bei einigen Produkten eine Vorratsbeschaffung durch einen hohen zukünftigen Bedarf Sinn ergibt. Bei der Vorratsbeschaffung stehen aber der genaue Zeitpunkt sowie die Menge noch nicht fest, die nötig sind. Falls ausreichend Platz für die Lagerung vorhanden ist, kann es dann sinnvoll sein, frühzeitig in größeren Mengen einzukaufen. 

Diese Form der Beschaffung bietet verschiedene Vorteile, die näher zu berücksichtigen sind. Interessant können Preisaktionen von Lieferanten sein, die zum aktuellen Zeitpunkt auftreten. Dabei kann es sich um Sonderaktionen handeln oder um den günstigeren Verkauf bei der Abnahme von größeren Mengen. Zukünftige Preissteigerungen für ein bestimmtes Produkt stellen ebenfalls eine sinnvolle Grundlage dar, wenn es um den Vorratskauf geht. Nicht zuletzt kann es später nicht zu einem Engpass kommen. Schließlich sind Lieferschwierigkeiten nie ausgeschlossen. Hier profitieren dann viele Unternehmen, die auf Vorrat eingekauft und sich frühzeitig um die Beschaffung bemüht haben. 

Nicht nur die Arten der Beschaffung sind voneinander zu unterscheiden. Darüber hinaus gibt es noch verschiedene Beschaffungsstrategien, die eine Rolle spielen. 

Welche Beschaffungsstrategien gibt es?

Neben verschiedenen Beschaffungsarten ist noch in unterschiedliche Strategien zu unterscheiden, die hier zum Tragen kommen. Die folgenden Beschaffungsstrategien finden in der Regel in Unternehmen Anwendung und sollen deshalb näher vorgestellt werden. Die Beschaffungsstrategien hängen mit damit zusammen, ob und in welchem Ausmaß einzelne Teile selbst produziert werden. Daher ist für die Auswahl von geeigneten Beschaffungsstrategien immer zu beachten, welche Produkte für welchen Prozess erforderlich sind. Nur dann lässt sich eine gut durchdachte Entscheidung für oder gegen einzelne Strategien treffen. 

Modular Sourcing

Interessant ist das Modular Sourcing, wenn das Unternehmen ganze Module oder Baugruppen für die weitere Verarbeitung benötigt. Das ist auch bei Systemen der Fall und sorgt dafür, dass ganze Module oder Baugruppen bei der Beschaffung zu suchen sind. Dafür sind wenige Lieferanten erforderlich, da es nicht so viele Einzelteile gibt, die im Anschluss zusammenzufügen sind. 

Mögliche Beispiele sind Armaturenbretter oder Sitzsysteme für Fahrzeuge oder Flugzeuge. Für das Modular Sourcing reichen insgesamt weniger Lieferanten aus, um produzieren zu können. Die Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten steigt jedoch, da es schwerer fällt, einen geeigneten Ersatz zu finden. 

Single Sourcing

Ein einzelnes Produkt wird zu einem ähnlichen Zeitpunkt im Jahr von nur einem Lieferanten gekauft. Das ist beispielsweise der Fall, wenn alle Winterreifen beim gleichen Hersteller bestellt werden. Es fällt leicht, durch hohe Absatzmengen günstige Konditionen auszuhandeln. Der allgemeine Zeitaufwand bei der Beschaffung sinkt, der Aufwand bei der Verwaltung der Lieferanten fällt ebenfalls sehr gering aus. Die Gefahr einer großen Abhängigkeit ist jedoch vorhanden. Bei einer Unterbrechung der Lieferkette kann es sehr schwer fallen, zeitnah einen Ersatz zu finden. 

Der direkte Gegensatz zum Single Sourcing ist übrigens das Multiple Sourcing. Dabei wird der Einkauf von einem Produkt auf verschiedene Lieferanten aufgeteilt. Der Aufwand ist größer und die zu verhandelnden Rabatte fallen in der Regel geringer aus. Die Gefahr einer Abhängigkeit oder kostspieliger Verzögerungen bei Lieferschwierigkeiten sind dafür sehr gering. 

Local Sourcing

Die Beschaffung findet beim Local Sourcing in der Umgebung statt, anstelle auf internationale Märkte auszuweichen. Das führt zu kurzen Transportwegen, mehr Flexibilität bei der Beschaffung und einer geringeren Gefahr, dass durch politische Unruhen Lieferschwierigkeiten entstehen. Local Sourcing geht aber in der Regel durch die geographische Lage mit hohen Einkaufspreisen einher, die für allgemeine wirtschaftliche Nachteile sorgen können. Wichtig ist zudem der Hinweis, dass nicht immer alle benötigten Teile und Produkte vor Ort gefertigt werden. In der heutigen Zeit ist Local Sourcing oftmals nicht möglich, da nicht alle benötigten Produkte in der Umgebung vorhanden sind. 

Global Sourcing

Der Gegensatz zum Local Sourcing ist das Global Sourcing mit internationaler Beschaffung der benötigten Produkte. Egal ob es um Rohstoffe, Bauteile oder um Dienstleistungen geht: Der Einkauf findet auf globalen Märkten mit Blick auf günstige Konditionen und niedrigere Einkaufspreise statt. Dadurch besteht die Möglichkeit, auf neue Technologien und die beste Qualität im globalen Vergleich zu setzen. Nicht zu unterschätzen ist zudem der Punkt, dass im eigenen Land bei weitem nicht alle Produkte und Rohstoffe verfügbar sind. 

Beim Global Sourcing sind die Lieferketten anfälliger, es kann zu Lieferschwierigkeiten kommen. Nicht zuletzt ist das Wechselkursrisiko zu beachten. Längere Lieferzeiten, ein höherer Verwaltungsaufwand und eine geringere Flexibilität kommen hinzu. Dennoch gibt es in vielen Bereichen keine Alternativen zum Global Sourcing, da immer zu prüfen ist, was vor Ort vorhanden ist und was nicht. 

Dual Sourcing

Das Dual Sourcing zeichnet sich dadurch aus, dass Unternehmen bei den Lieferanten zweigleisig fahren. Es gibt nicht nur einen Lieferanten, von dem alles abhängt, sondern zwei. Im Ernstfall kann bei einer unterbrochenen Lieferkette der zweite Lieferant einspringen. Mehr Sicherheit der Lieferketten, eine flexible Mengenverteilung sowie eine sehr gute Risikoverteilung zeichnen das Dual Sourcing aus. In Zeiten von Lieferengpässen aufgrund von Krisen, Naturkatastrophen und Kriegen eine sinnvolle Maßnahme. Nicht zu vergessen ist dabei jedoch der höhere Organisationsaufwand genau wie höhere Bestellkosten, die anfallen können. Schlechtere Konditionen bei den Lieferanten sind ebenfalls eine häufige Folge. Dafür sinkt die Gefahr von logistischen Problemen aufgrund unterbrochener Lieferketten. Vor allem bei der globalen Beschaffung handelt es sich somit um eine interessante Beschaffungsstrategie. 

Forward Sourcing

Mit Blick auf die Zukunft lassen sich beim Forward Sourcing die Lieferanten direkt in die Produktion einbinden. In direkter Zusammenarbeit mit Herstellern und Lieferanten einzelner Bauteile wird das Produkt entwickelt. EIne langfristige Zusammenarbeit sowie die Schaffung von innovativen Lösungen sind dadurch möglich. Der Aufwand und die Kosten sind aber entsprechend hoch. Interessant ist Forward Sourcing vor allem dann, wenn die Produktion nur unter Zusammenarbeit mit den vielleicht begrenzt verfügbaren LIeferanten möglich ist. Durch die Einbindung in den Entwicklungs- und Herstellungsprozess ist eine ganz andere Form der Integration der Lieferanten möglich. 

Die Beschaffung: Eine wichtige Aufgabe im Fuhrpark

Die Beschaffung von Fahrzeugen stellt eine entscheidende Aufgabe im Fuhrparkmanagement dar. Hier bezieht sich die Beschaffung auf jedes Fahrzeug, welches der Flotte neu hinzugefügt wird. Nicht nur Fahrzeuge sind damit gemeint, sondern genauso wichtige Fahrzeugteile wie beispielsweise Reifen. Selbst die Auswahl von Versicherungen lässt sich zur Beschaffung rechnen, da hier eine Entscheidung zwischen verschiedenen Anbietern zu treffen ist. 

Bei der Beschaffung entscheiden sich Fuhrparkverantwortliche für passende Strategien und geeignete Beschaffungsformen. Es handelt sich um eine wichtige Entscheidung, der Bedingungen, Kosten sowie die genaue Nutzung des Fahrzeuges zugrunde liegen müssen. Zur Beschaffung zählt unter anderem die Entscheidung für die jeweilige Antriebsform. Die jeweilige Entscheidung ist mit langfristigen Auswirkungen auf das Unternehmen verbunden, die nicht zu unterschätzen sind. Durch die insgesamt hohen Fuhrparkkosten ist es durch eine sorgfältige Arbeitsweise bei der Beschaffung möglich, hier Kostenvorteile zu erhalten und besonders vorteilhafte Bedingungen auszuhandeln. Der Fahrzeugkauf gehört ohnehin nicht zu den Aufgaben, die lange aufzuschieben sind oder bei denen nur ein Lieferant zu berücksichtigen ist. Das macht die Beschaffung besonders wichtig für das Fuhrparkmanagement, da sich dadurch Kosten sichtbar senken lassen. 

Die passende Beschaffungsform wählen

Im wesentlichen Unterscheiden wir an dieser Stelle zwischen dem Fahrzeugkauf und dem Mieten eines Fahrzeuges. Varianten zur Miete sind dabei neben dem bekannten Leasing kurzfristige Optionen wie ein Auto Abo. Die Beschaffung kann zeitlich recht aufwendig ausfallen. Diese Mühe zeigt sich jedoch schnell in Kosteneinsparungen bei der Nutzung des Einsparungspotenzials. Abschreibungen von Fahrzeugen sowie die Kosten für eine Finanzierung können rund 50 Prozent der gesamten Fuhrparkkosten ausmachen. Teilweise ist der prozentuale Anteil noch höher. Die Beschaffung sowie ein Blick auf geeignete Beschaffungsstrategien ist daher ein entscheidender Faktor für die allgemeine Kostenreduzierung. 

Im Folgenden stellen wie die Vorteile der wesentlichen Beschaffungsformen für Dienstwagen vor. Die Entscheidung ist dabei von vielen individuellen Faktoren abhängig und muss zur vorhandenen Liquidität des Unternehmens genau wie zum Einsatzzweck der Fahrzeuge passen. 

Vorteile beim Kauf von Firmenwagen

Unternehmen mit hoher Liquidität oder mit kleinem Fuhrpark bevorzugen häufig den Fahrzeugkauf bei der Beschaffung. Das Unternehmen erwirbt das Fahrzeug und kann es im Rahmen der Bilanz abschreiben. Das führt wieder zu steuerlichen Vorteilen, obwohl hier Kapital gebunden wird. 

Das Fahrzeug wird frei ausgewählt, ausgestattet und je nach Wunsch umgebaut. Die Nutzung erfolgt fern von strikten Vorgaben bezüglich der Laufleistung. Zusätzlich haben Sie als Fuhrparkmanager mehr Freiheiten bei der Versicherung, bei Wartungen und Reparaturen. Die Bindung an vertragliche Konditionen eines Leasinggebers ist daher nicht vorhanden. Dennoch lässt sich auf diese Weise nicht genau einschätzen, welcher Restwert des Fahrzeuges am Ende der Nutzungsdauer noch vorhanden ist. 

Bei einer sehr intensiven Nutzung von Fahrzeugen ist der Fahrzeugkauf meist sinnvoller. Auch bei Umbauten oder bei sehr umfangreichen Sonderausstattungen oder speziellen Fahrzeugen ist der Kauf des Fahrzeuges als Beschaffungsform meist besser geeignet. 

Vorteile beim Leasing von Firmenwagen

Eine andere Option bei der Beschaffung ist das Leasing von Fahrzeugen. Tatsächlich ist diese Beschaffungsform bei über 70 Prozent der Firmenfahrzeuge die erste Wahl. Das Fahrzeug wird durch den Leasinggeber und nicht durch das Unternehmen gekauft. Der Vorteil ist, dass das Fahrzeug kein Kapital im Unternehmen bindet. Es hat außerdem keinen Einfluss auf die Bilanz. Ein weiterer Vorteil ist, dass der Leasinggeber teilweise Verwaltungsaufgaben übernimmt. Das geht zwar mit verringerten Freiheiten, jedoch auch mit weniger Arbeit für den Fuhrparkleiter einher. 

Hierbei lassen sich ebenfalls sehr gut die Konditionen sowie die jeweiligen Kosten vergleichen. Die Unterhaltskosten sind gut zu kalkulieren und einzuplanen, was die Budgetplanung erleichtert. Ein wichtiges Kriterium im Rahmen der Beschaffung ist beispielsweise die vereinbarte jährliche Kilometerzahl. Diese wird üblicherweise beim Leasing jährlich angegeben. Dafür sind Ausstattung und mögliche Umbauten im direkten Vergleich zum Fahrzeugkauf stark eingeschränkt. Bestimmte Vorgaben sind bei der Wartung, Versicherung und Reparaturen zu beachten. Dadurch entfällt ein hohes Einsparpotenzial, welches durch die freie Wahl von Werkstätten und Versicherungen vorhanden ist. 

Vorteile der Kurzzeitmiete von Firmenwagen

Das Fahrzeug wird bei der Kurzzeitmiete durch einen Vertragspartner und nicht durch ein Unternehmen gekauft. Die Kurzzeitmiete reicht im Normalfall von einem Tag bis hin zu vier Wochen. Als erheblicher Vorteil ist die schnelle Verfügbarkeit anzumerken. Fahrzeuge sind im Normalfall neuwertig und stehen in der Regel innerhalb weniger Stunden zur Verfügung. Bezüglich des Modells, der Ausstattung oder der Farbe gibt es nur wenige Auswahlmöglichkeiten. 

Die Autovermietung übernimmt Wartung, Versicherung und Reparaturen. Fahrer müssen sich nur um die Betankung kümmern. Diese Form der Fahrzeugbeschaffung eignet sich aufgrund höherer Kosten nur für den sehr kurzfristigen Einsatz. Wenn ein Fahrzeug für wenige Tage oder Wochen innerhalb von kürzester Zeit zur Verfügung stehen muss, ist die Kurzzeitmiete sicherlich eine sinnvolle Beschaffungsform. Üblich ist diese Lösung beispielsweise bei Dienstreisen. 

Vorteile des Auto Abos

Bei einem Auto Abo ist auf die monatlichen Kosten genau wie auf die enthaltenen Leistungen zu achten. Genau wie bei der Kurzzeitmiete ist die kurzfristige Beschaffung ein großer Vorteil beim Auto Abo. Die Unterhaltskosten sind ausgezeichnet planbar. Es handelt sich um neuwertige Fahrzeuge, die bereits mit Versicherung sowie passenden Reifen kommen. Von Vorteil ist diese Beschaffungsform immer dann, wenn es um die kurzzeitige Überbrückung geht, für die ein flexibles Fahrzeug ohne feste Laufzeiten erforderlich ist. 

Vergleich der unterschiedlichen Beschaffungsformen von Fahrzeugen

Eine Entscheidung für oder gegen einzelne Beschaffungsformen von Fahrzeugen ist nicht pauschal umsetzbar. Es hängt immer mit den individuellen Anforderungen des Unternehmens zusammen, welche Lösung ideal ist. Bei ausreichend vorhandener Liquidität oder bei stark beanspruchten Fahrzeugen ist der Fahrzeugkauf ideal. Das Gleiche gilt, wenn spezielle Fahrzeuge mit umfangreicher Sonderausstattung erforderlich sind. 

Anders sieht es beim Einsatz klassischer und auf dem Markt verfügbarer Fahrzeuge aus. Sollte hier eine Laufleistung planbar sein, bieten sich Leasingfahrzeuge an. Grundsätzlich schont das Leasing im Vergleich zum direkten Fahrzeugkauf die Eigenkapitalquote des Unternehmens. Weniger Kapital ist zu binden, was für viele Unternehmen je nach Situation von Vorteil ist. Dann ist aber noch der Blick auf sehr kurzfristige oder flexible Lösungen interessant, bei denen der genaue Fahrzeugtyp weniger wichtig ist. In solchen Fällen bieten sich die Kurzzeitmiete oder das Auto-Abo als interessante und besonders flexible Lösung an. In der folgenden Übersicht sehen Sie in der direkten Gegenüberstellung der unterschiedlichen Beschaffungsformen, welche Kriterien zu beachten sind. 

Vergleich Beschaffung Fuhrpark

Fahrzeugbeschaffung: Der Prozess

Vor der Auswahl von Fahrzeugen ist im Rahmen der Beschaffung eine umfassende Bedarfsanalyse durchzuführen. Dabei erfassen Sie den Bedarf, die Anzahl der erforderlichen Fahrzeuge sowie mögliche Reichweite bei vorkommenden Fahrten. Passend zur Bedarfsanalyse lässt sich festlegen, ob ein Fahrzeugkauf oder das Leasing infrage kommen. Auf diese Weise lassen sich außerdem Modelle bestimmen, die für den Fuhrpark infrage kommen. Diese Überlegungen gehören mit dazu, wenn es um die Wahl passender Beschaffungsstrategien geht. Die gesamten Kosten für das Fahrzeug sind bei allen Optionen auszurechnen. Dabei ist es unwichtig, ob es sich um ein geleastes oder gekauftes Fahrzeug handelt. Umfassende Verhandlungen rund um die genauen Konditionen gehören dabei ebenfalls zur Beschaffung und können die Gesamtkosten positiv beeinflussen. 

Ein Fahrzeugkauf kann über einen lokalen Händler oder über eine Ausschreibung erfolgen. Der Fahrzeugkauf im Internet stellt zwar eine Möglichkeit dar, ist aber für viele Unternehmen zu zeitaufwendig. Daher hat sich in vielen Fällen die Zusammenarbeit mit lokalen Händlern durchgesetzt. Fahrzeugmodelle lassen sich genau wie die gewünschte Ausstattung direkt bestimmen. Im Normalfall nutzen Unternehmen mit einem Fuhrpark von maximal 100 Fahrzeugen diese Option. Hier ist es entscheidend, verschiedene Angebote einzuholen und diese im Anschluss genau zu vergleichen. 

Die Alternative stellt eine Ausschreibung dar, die veröffentlicht wird. In einer solchen Ausschreibung müssen alle Details genannt werden, die rund um das gesuchte Fahrzeug relevant sind. Bei einem größeren Fuhrpark kann diese Option Sinn ergeben und schneller zu Ergebnissen führen als die direkte Suche über lokale Händler. Doch auch beim Leasing sowie bei der Kurzzeitmiete oder beim Auto Abo ist ein Vergleich verschiedener Angebote enorm wichtig. Nur dann besteht die Möglichkeit, passende Konditionen im nächsten Schritt auszuhandeln und auf unterschiedliche Angebote zu achten. Mit einem Blick auf die jeweiligen Bedürfnisse im Unternehmen fällt es leichter, eine geeignete Beschaffungsform zu wählen. Darüber hinaus kommen bei der Fahrzeugbeschaffung im Wesentlichen die zuvor beschriebenen Phasen der Beschaffung zum Einsatz. Die Bewertung von Lieferanten ist ebenfalls vorzunehmen, um mit der Zeit ein sorgfältig zusammengestelltes Netzwerk zu erhalten. 

Das Beschaffungsmanagement umfasst mehr als Fahrzeuge

Im ersten Moment wird die Beschaffung meist nur als entscheidend für Fahrzeuge angesehen. Dabei umfasst das gewissenhafte Beschaffungsmanagement mehr als den reinen Blick auf die Fahrzeuge. Nur wenn hier alle Bereiche beachtet und alle Kriterien einbezogen werden, lässt sich eine passende Entscheidung treffen. 

Folgende wichtige Themen beinhaltet das Beschaffungsmanagement: 

  • Reifenmanagement
  • Versicherungen
  • E-Mobilität
  • Tankkarten

Alternative Angebote für die Mobilität zählen ebenfalls zum Bereich Beschaffung. Die Anschaffung von allen Bestandteilen und Verträgen, die zum Fahrzeug zählen, sind hier zu beachten. Dazu zählen der Vergleich von Versicherungen genau wie die Entscheidung für bestimmte Tankkartenanbieter. Damit gliedert sich das Beschaffungsmanagement direkt in die wichtigsten Bereiche der Fuhrparkverwaltung sowie in die entscheidende Kostenkontrolle ein. 

Die Beschaffung als wesentlicher Kostenfaktor

Zu beachten ist die Bedeutung der Beschaffung für den Fuhrpark. Es handelt sich hier um einen wesentlichen Kostenfaktor, bei dem individuelle Entscheidungen von Bedeutung sind. Nicht immer ist es interessant, ein Fahrzeug zu kaufen und in das Betriebsvermögen einzugliedern. Beim Leasing kann es sich genau wie bei der kurzfristigen Fahrzeugmiete um eine bessere Option handeln. Die Kosten sind bei der Beschaffung somit genau wie die Bedürfnisse der einzelnen Fahrer im Blick zu behalten. Dadurch lassen sich die Kosten im Fuhrpark im Idealfall stark reduzieren. 

Der zuvor dargestellte Vergleich der einzelnen Beschaffungsformen im Fuhrpark unterstützt bei der Entscheidung. Auf diese Weise lassen sich die Kosten bereits an diesem Punkt genau betrachten, vergleichen und im Idealfall stark senken. Ohne eine sorgfältig durchgeführte und geplante Beschaffung lassen sich im Fuhrpark kostspielige Fehlentscheidungen kaum vermeiden. Daher ist es so wichtig, die Bedeutung der Beschaffung als gesamten Prozess zu erkennen. 

Häufig gestellte Fragen zur Beschaffung

Was versteht man unter Beschaffung?

Unter der Beschaffung wird der Einkauf und die Bereitstellung aller Güter, Dienstleistungen und Produkte verstanden, die für ein Unternehmen von Bedeutung sind. Damit sind alle Tätigkeiten gemeint, die zur Versorgung des Unternehmens beitragen. Im Vergleich zum Einkauf geht es bei der Beschaffung nicht nur um Produkte oder um Rohstoffe, sondern genauso um Personal, Kapital und Maschinen sowie um die Fahrzeugbeschaffung.

Welche Bedeutung hat die Beschaffung für die Fuhrparkverwaltung?

Die Beschaffung hat erhebliche Auswirkungen auf die anfallenden Kosten im Fuhrpark. Die Wahl passender Fahrzeuge und des Zubehörs ist für einen funktionsfähigen Fuhrpark entscheidend. Außerdem bestimmen Beschaffung und das Beschaffungsmanagement erheblich die anfallenden Kosten im Fuhrpark.

Welche Beschaffungsstrategien kommen in Frage?

Mögliche Beschaffungsstrategien reichen vom Local Sourcing für lokale Lieferanten bis hin zu Global Sourcing für eine internationale Form der Beschaffung. Weitere Beschaffungsstrategien sind der Einzelkauf, die Vorratsbeschaffung sowie die Just-in-Time Beschaffung, die zum genau richtigen Zeitpunkt erfolgen muss. Beim Single Sourcing wird das Produkt nur von einem Lieferanten bestellt. Beim Dual Sourcing setzen Unternehmen auf zwei Lieferanten, um Lieferausfällen und Verzögerungen vorzubeugen. Das Modal Sourcing bezieht ganze Module oder Systeme von einem Lieferanten, wodurch eine höhere Abhängigkeit erzeugt wird. Die Wahl der jeweiligen Beschaffungsstrategie hängt mit den benötigten Produkten und Rohstoffen zusammen.

Was zählt zur Beschaffung von Firmenwagen? 

Zur Beschaffung zählen einerseits Fahrzeuge im Fuhrpark. Diese können gekauft oder geleast werden, um nur einige Möglichkeiten zu nennen. Die Beschaffung im Fuhrpark endet jedoch nicht mit dem Firmenwagen an sich. Außerdem ist die Beschaffung von Reifen, Tankkarten und sogar Versicherungen Bestandteil der Beschaffung. Alles, was eingekauft oder wofür Verträge abzuschließen sind, lässt sich entsprechend hier unterordnen.

Wann ist die Beschaffung von Bedeutung? 

Beschaffung ist für die Sicherung von Unternehmenszielen von Bedeutung. Die Beschaffung besagt, dass alle Güter, Dienstleistungen und weitere Betriebsmittel immer zur richtigen Zeit und in der richtigen Menge von Bedeutung sind. Damit ist die Beschaffung von Bedeutung, sobald Bedarf an neuen Produkten, Rohstoffen oder Dienstleistungen besteht. Kein Bereich des Unternehmens kommt ohne eine sorgfältig organisierte und geplante Beschaffung aus.

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