Elektronische Führerscheinkontrolle: Vorteile und Methoden

Die Führerscheinkontrolle durch Arbeitgeber: ein heiß diskutiertes Thema unter Fuhrparkmanagern. Doch besteht wenig Bedarf für all die Diskussionen, denn mit einem System zur elektronischen Führerscheinkontrolle können die Kontrollen ganz einfach und zeitsparend abgewickelt werden. Auf dem Markt gibt es heute jedoch zahlreiche Anbieter entsprechender Systeme. Fast jeder dieser Hersteller verwendet eine andere Technologie, welche mit unterschiedlichem Arbeitsaufwand und Kosten verbunden ist. Da ist es schwer, den Durchblick zu behalten.

Dieser Beitrag hilft Ihnen, Licht ins Dunkel zu bringen. Wir zeigen, welche Vorteile eine elektronische Führerscheinkontrolle gegenüber der manuellen bietet. Vorgeschrieben ist die Führerscheinkontrolle ohnehin im Fuhrpark. Nur die Umsetzung bereitet teilweise Kopfzerbrechen, da bei Vernachlässigung der Pflichten sowohl zivil- als auch strafrechtliche Folgen drohen. Wir geben Ihnen einen Überblick, welche Technologien zur wesentlich einfacher umsetzbaren elektronischen Führerscheinkontrolle durch Arbeitgeber existieren. Dazu passend finden Sie eine tabellarische Übersicht, um die Systeme ausgewählter Anbieter einander direkt gegenüberzustellen und das richtige Angebot für sich auszuwählen. Nicht zuletzt stellen wir Ihnen gezielt die Vorteile der elektronischen Führerscheinkontrolle für den Alltag vor. 

Inhaltsverzeichnis

• Elektronische Führerscheinkontrolle: Vorteile und Methoden
  • Was versteht man unter einer elektronischen Führerscheinkontrolle?
  • Die elektronische Führerscheinkontrolle und ihre Vorteile
    • Rechtssichere Dokumentation durch die digitale Prüfung des Führerscheins 
  • Welche Systeme zur elektronischen Führerscheinkontrolle gibt es?
    • Elektronische Führerscheinkontrolle über Barcodes
    • Elektronische Führerscheinkontrolle über RFID-Chips
    • Digitale Führerscheinkontrolle per Handy-App oder Web-App
      • Überprüfung des Hologramm-Barcodes per Scan
      • Verifizierung der Sicherheitsmerkmale per Algorithmus
      • Verifizierung der Sicherheitsmerkmale durch den Fuhrparkverantwortlichen
  • Die digitale Lösung der Führerscheinkontrolle – darauf sollten Sie achten
  • Die elektronische Führerscheinkontrolle mit Avrios
  • Ablauf der digitalen Führerscheinkontrolle von Avrios 

Was versteht man unter einer elektronischen Führerscheinkontrolle?

Die elektronische Führerscheinkontrolle setzt die erforderliche Kontrolle der Führerscheine auf digitale Weise um. Grundsätzlich sollte die Führerscheinkontrolle zweimal jährlich stattfinden. Bei Poolfahrzeugen bietet sich eine Kontrolle vor jeder Fahrzeugherausgabe an. Vorlagen helfen bei der manuellen Führerscheinkontrolle, wenn es um die rechtssichere Umsetzung geht. Diese Vorschriften muss die elektronische Führerscheinkontrolle ebenfalls erfüllen, ganz egal welches System Sie letztlich für die Umsetzung wählen. Die elektronische Führerscheinkontrolle stellt somit eine Alternative zur manuellen Vorgehensweise dar, die Fuhrparkleiter im Tagesgeschäft erheblich entlasten kann. 

Die elektronische Führerscheinkontrolle und ihre Vorteile

Mit der elektronischen Lösung zur Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber lässt sich der Aufwand auf wenige Klicks reduzieren. Durchschnittlich sparen Sie mit einem elektronischen System etwa 30 Minuten pro Fahrer und Kontrolle. Die elektronische Führerscheinkontrolle ist nicht nur moderner, sondern auch wesentlich einfacher. Es handelt sich daher um die digitale und wesentlich besser in den Alltag integrierbare Lösung. 

Es gibt bei der klassischen Führerscheinkontrolle nicht nur den Zeitfaktor, der ein wenig kritisch im Alltag ist. Vielmehr fällt es gerade bei einer Flotte mit mehreren Standorten sehr schwer, eine persönliche Überprüfung der Fahrerlaubnis vorzunehmen. Die typische Lösung per E-Mail oder per Foto über Nachrichtendienste stellt jedoch keine rechtssichere Option dar. Eine durchdachte digitale Führerscheinkontrolle lässt sich jedoch rechtssicher durchführen. Mittlerweile sind Softwares wie die Fuhrparkmanagement Software von Avrios soweit, dass eine sichere Durchführung möglich ist. Die Vorteile sind einerseits die größere Sicherheit für Unternehmen und andererseits die einfache, zeitsparende Umsetzung.

Folgende Aufgaben sparen Sie durch die elektronische Führerscheinkontrolle: 

• Kontrolltermine mit Fahrern koordinieren (10 Min.)
• Kontrolle mit Unterschriften und Kopien dokumentieren (5-10 Min.)
• Diskussionen mit Fahrern rund um mögliche Termine 
• Unterlagen abheften 
• Fahrern hinterher telefonieren, die nicht am ersten Termin teilnehmen konnten

Bei Kosten von etwa 40 Euro pro Arbeitsstunde sind dies 20 Euro pro Kontrolle bzw. 40 Euro pro Fahrer innerhalb eines Jahres für die manuelle Kontrolle. Elektronische Systeme sind bedeutend günstiger. Dabei ist zu beachten, dass der tatsächliche Arbeitsaufwand bei der manuellen Kontrolle teilweise höher ausfällt. Nicht bei allen Fahrern ist es möglich, den Aufwand auf 60 Minuten jährlich zu begrenzen. Daher ist der Aufwand durch die elektronische Führerscheinkontrolle in allen Bereichen geringer. Das ist vor allem bei größeren Flotten nicht unerheblich, bei denen der Arbeitsaufwand sonst enorm wäre. Schließlich umfassen nicht wenige Flotten zahlreiche Fahrzeuge und weisen 100 Fahrer oder sogar noch mehr aktive Fahrer auf. Gelegentliche Fahrer bei den Poolfahrzeugen kommen noch hinzu, wodurch der Aufwand weiter erhöht wird. 

Mittels der manuellen Führerscheinkontrolle ist eine gewissenhafte Überprüfung daher kaum möglich. Ein Problem, welches Sie durch die elektronische Führerscheinkontrolle sicherlich nicht zu befürchten haben. Für eine effiziente, zeit- und kostensparende Kontrolle der Führerscheine ist eine digitale Lösung heute so gut wie unumgänglich. 

Rechtssichere Dokumentation durch die digitale Prüfung des Führerscheins

Zusätzlich erfüllen Sie mit einem elektronischen System die rechtlichen Auflagen zur Dokumentation der Kontrolle. Diese ist wichtig, damit Sie im Zweifelsfall Ihre Bemühungen rechtssicher nachweisen können. Einfach versendete Bilder ohne die Möglichkeit, das aktuelle Datum des Führerscheins zu prüfen, sind hier zum Beispiel nicht relevant. Daher reicht es nicht, einfach per Messenger oder E-Mail die Prüfung durchzuführen. Vielmehr benötigen Sie ein passendes System, durch das die elektronische Führerscheinkontrolle rechtssicher umsetzbar ist. 

Weiterhin können Sie die Führerscheinkontrolle einfacher organisieren, wenn Fahrer nur selten zum Firmenstandort kommen oder am Tag des Kontrolltermins verhindert sind. Sie müssen mit solch einem System keine Erinnerungen mehr verwalten und entsprechende Termine mit Fahrern koordinieren. Die Kontrolltermine werden Fahrern vollautomatisch mitgeteilt und deren Einhaltung dem Fuhrparkverantwortlichen digital mitgeteilt.

Welche Systeme zur elektronischen Führerscheinkontrolle gibt es?

Technisch gesehen gibt es drei Ansätze zur elektronischen Führerscheinkontrolle:

• Prüfung per Scans von Barcodes oder RFID-Chips an Prüfstationen
• Prüfung per Handy-App oder Web-App
• Prüfung per Abfrage einer behördlichen Datenbank

Schauen wir uns nun diese Ansätze für die elektronische Führerscheinkontrolle im Einzelnen an. Gerade die Vorgehensweise der Überprüfung per Handy-App/Web-App ist dabei besonders hervorzuheben. Sie benötigen dafür natürlich einen passenden Anbieter, können dafür aber mit minimalem Aufwand eine sichere Kontrolle der Führerscheine umsetzen. 

Elektronische Führerscheinkontrolle über Barcodes

Der Barcode wird direkt auf den Führerschein aufgeklebt. Der Fuhrparkleiter muss den Barcode selbst anbringen, um einen möglichen Betrug durch die Fahrer direkt zu verhindern. Auf diese Weise kann der Fahrer den Barcode im Anschluss nicht für einen anderen Ausweis verwenden. Zur Überprüfung können Fahrer die Barcodes anschließend an einer Prüfstation scannen. Die Prüfstationen können entweder betriebsintern oder extern aufgestellt sein. Entscheidet sich ein Unternehmen dafür, eine betriebsinterne Prüfstation aufzustellen, entstehen üblicherweise weitere Kosten für das Prüfgerät. Bei den meisten Anbietern fällt eine einmalige Einrichtungsgebühr sowie eine monatliche Mietgebühr pro Scanner an. Externe Prüfstationen werden von zahlreichen Tankstellenketten angeboten, welche für die Prüfung eine gewisse Gebühr verlangen.

Parallel zum Anbringen des Hologramm-Barcodes nimmt der Fuhrparkverantwortliche die Stammdaten des jeweiligen Fahrers in ein Software-Back-End auf. Steht eine Kontrolle des Führerscheins an, wird der Fahrer per SMS oder E-Mail informiert. Am Kontrolltermin wird der Barcode mit einem Kassenscanner im Unternehmen oder bei externen Anlaufstellen geprüft. Der Vorteil der Barcode-Technik liegt darin, dass herkömmliche Kassenscanner die Codes auslesen können. Der Fahrer erhält dadurch einen Papier-Bon als Bestätigung, dass er den Kontrolltermin wahrgenommen hat. Dieser ist entsprechend dem Fuhrparkleiter vorzuzeigen oder zu übergeben, um eine Dokumentation zu ermöglichen. 

Elektronische Führerscheinkontrolle über RFID-Chips

RFID-Chips hat jeder von uns sicher schon mal in Elektromärkten als Produktsicherung gesehen. Wie Barcodes werden auch RFID-Chips direkt auf den Führerschein des jeweiligen Fahrers geklebt. Das muss wieder durch den Fuhrparkmanager erfolgen, um die Anbringung zu überprüfen. Im Gegensatz zu den analogen Barcodes können RFID-Chips jedoch Informationen digital speichern, wodurch eine Bestätigung in Form eines Papier-Bons überflüssig wird. Zudem können RFID-Chips rückstandslos entfernt werden. Dabei werden die RFID-Chips nach Herstellerangaben unbrauchbar, sodass eine Manipulation ausgeschlossen ist. Der Fahrer wird hierbei auch per SMS oder E-Mail über den anstehenden Kontrolltermin informiert. Die Prüfung des Führerscheins erfolgt über einen herstellereigenen Scanner – nicht wie beim Barcode über einen normalen Kassenscanner. Diese herstellereigenen Scanner müssen zusätzlich bei externen Anlaufstellen genutzt oder im Unternehmen eingerichtet werden.

Für beide Systeme gilt es zu beachten, dass das Prüfgerät die Übereinstimmung eines digitalen Codes im RFID-Chip bzw. eines Barcodes und nicht den Führerschein selbst überprüft. Die Vorlage des Führerscheins wird angenommen, da nach Herstellerangaben die RFID-Chips sowie Barcodes beim Entfernen zerstört werden.

Digitale Führerscheinkontrolle per Handy-App oder Web-App

Bei der Führerscheinkontrolle per Handy- oder Web-App können die existierenden Systeme grundsätzlich in drei Gruppen eingeteilt werden. In der ersten Gruppe agiert die App im Sinne eines betriebsintern installierten Scanners, welcher durch autorisiertes Personal bedient wird. In der zweiten Gruppe dient die App als Scanner für Fahrer, wobei die Kontrolle durch ein Computerprogramm per Wahrscheinlichkeitsrechnung überprüft wird. Bei der dritten Gruppe dient die App als Fotoapparat für Fahrer, wobei Fuhrparkleiter sich im Sinne von § 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG persönlich davon überzeugen können, dass eine echte Fahrerlaubnis vorliegt. Sicherheitsmerkmale werden auf Fotos eindeutig ersichtlich.

Wie bei der Prüfung per Scanner an einer Prüfstation werden Fahrer auch bei der Prüfung per Handy-App oder Web-App via SMS oder E-Mail über den Kontrolltermin informiert. Dadurch passiert es nicht so leicht, dass Termine versäumt werden. 

Überprüfung des Hologramm-Barcodes per Scan

Bei diesem Kontrollverfahren muss der Fuhrparkmanager zu Beginn auf jeden Führerschein einen Hologramm-Barcode kleben. Anschließend kann autorisiertes Personal einer Tankstelle oder im Unternehmen den Führerschein per Sichtkontrolle überprüfen. Nach erfolgreicher Sichtkontrolle wird der Barcode gescannt, damit die Kontrolle im System dokumentiert wird. Die Überprüfung funktioniert also grundsätzlich gleich wie beim Barcode-Scanner, wobei das Smartphone lediglich den Scanner ersetzt.

Verifizierung der Sicherheitsmerkmale per Algorithmus

Bei dieser Lösung dient die Smartphone Kamera in Kombination mit der Handy-App als Scanner. Die App scannt den Führerschein, prüft gemäß Herstellerangaben die Echtheit und sendet die Daten an einen Server. Die Echtheit überprüft das Programm üblicherweise mit maschineller Bilderkennung per Wahrscheinlichkeitsrechnung.

Bei der vollautomatischen Kontrolle sollte man die gesetzlichen Vorschriften von § 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG beachten. § 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG besagt: Mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe wird bestraft, wer zulässt, dass jemand das Fahrzeug führt, der die dazu erforderliche Fahrerlaubnis nicht besitzt. 

Maschinelle Bilderkennung funktioniert üblicherweise immer nach dem gleichen Prinzip. Ein Computer-Algorithmus überprüft mit welcher Wahrscheinlichkeit bestimmte Merkmale (z. B. Haarfarbe oder Gesichtsbreite) eines zu erkennenden Fotos mit dem im Programm hinterlegten Original übereinstimmen. Anschließend summiert der Algorithmus die Wahrscheinlichkeit für jedes dieser Merkmale und berechnet daraus, mit welcher Gesamtwahrscheinlichkeit das aktuell vorliegende Foto mit dem Original übereinstimmt. Das System erkennt ein Foto als Original an, wenn eine gewisse Wahrscheinlichkeit dafür vorliegt. Oft sagt ein System, dass ein Bild identisch ist, wenn die Merkmale des Fotos mit einer Wahrscheinlichkeit von 90% oder 95% mit dem Original übereinstimmen. Bei 95% Wahrscheinlichkeit spricht man von einem 95% Konfidenzniveau. Dieses bedeutet, dass 5% der Fälle fälschlicherweise als richtig erkannt werden können.

Die Technik zur automatischen Bilderkennung wird auch bei Flughäfen eingesetzt, um bei der Sicherheitskontrolle Flüssigkeiten und Feuerwaffen zu erkennen. Die Bilderkennung macht das Sicherheitspersonal auf Bilder aufmerksam, bei denen eine hohe Übereinstimmung mit dem Original (z. B. eine Flüssigkeit oder Feuerwaffe) vorliegt.

Bei der algorithmischen Führerscheinerkennung sind Apps im Umlauf, die ohne zusätzlichen Sticker sowohl EU-Führerscheine als auch ältere Dokumente scannen können. Darüber hinaus gibt es Anwendungen, die zwar EU-Führerscheine anhand der Sicherheitsmerkmale prüfen, Inhaber älterer Führerscheine müssen aber weiterhin Aufkleber anbringen.

Verifizierung der Sicherheitsmerkmale durch den Fuhrparkverantwortlichen

Bei diesem Verifizierungsverfahren schießt der Fahrer in der App je ein Foto von der Vorder- und Rückseite seines Führerscheins. Das Foto kann nur in Echtzeit gemacht werden, damit keine alten Fotos hochgeladen werden. Anschließend wird der Fuhrparkverantwortliche automatisch vom System benachrichtigt, dass die Fotos von ihm überprüft werden müssen. Papierführerscheine werden mit einem speziellen Aufkleber versehen. Bei Führerscheinen, die nicht aus Papier sind, entfällt der Aufkleber. 

Das System gibt dem Fuhrparkverantwortlichen in beiden Fällen an, welche Sicherheitsmerkmale in welcher Form für ihn erkenntlich sein müssen. Gleich wie die Wasserzeichen beim Kopierschutzpapier führen auch die Hologramme eines Führerscheins beim Fotografieren zu eindeutig identifizierbaren Effekten. Sind für den Fuhrparkverantwortlichen alle Sicherheitsmerkmale ersichtlich, gibt er die Fotos frei. Mit bestem Gewissen kann der Fuhrparkverantwortliche folglich belegen, dass er alles in seiner Macht Stehende unternimmt, um die Authentizität des Führerscheins im Sinn von § 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG zu überprüfen. 

Die digitale Lösung der Führerscheinkontrolle – darauf sollten Sie achten

Die Wahl von elektronischen Systemen will wohlüberlegt sein. Auf diese Weise finden Sie eine Lösung, die im Tagesgeschäft einfach umsetzbar ist und eine rechtlich sichere Option darstellt. Ein sehr wichtiger Punkt ist an dieser Stelle, dass der Datenschutz zu gewährleisten ist, um hier weitere Schwierigkeiten frühzeitig zu unterbinden. Einige weitere Punkte sind neben dem natürlich bedeutsamen Punkt des Datenschutzes zu beachten: 

1. Sichere und praktikable Umsetzung

Bei der Auswahl eines Anbieters sowie des jeweiligen Systems sollten Sie immer auf die rechtssichere Umsetzung achten. Es muss gewährleistet sein, dass der tagesaktuelle Führerschein und nicht eine ältere Kopie vorgelegt wird. Achten Sie zudem auf die Umsetzung der digitalen Führerscheinkontrolle, da nicht jede Option gleich zeitsparend und praktisch im Alltag ist. 

2. Genaue Zeitersparnis erkennen

Die genaue Zeitersparnis bei der Umstellung auf eine digitale Lösung ist zu beachten, um im Anschluss eine größtmögliche Einsparung zu erreichen. Ohne dafür in Bezug auf die rechtlich sichere Umsetzung Einbußen zu erhalten. Daher ist es sinnvoll, die einzelnen Lösungen genau miteinander zu vergleichen, um hier die optimale Entscheidung zu treffen. 

3. Mögliche Kosten sowie den Nutzen beachten

Die Kosten für das jeweilige System sowie den jeweiligen Nutzen sollten Sie gegenüberstellen. Das Aufkleben von Barcodes und von RFID-Chips ist zweifelsfrei praktisch. Doch dabei ist der Vorgang des Anbringens des Codes bei beiden Varianten je nach Fuhrparkstruktur recht zeitaufwendig. Vor allem bei weit verstreuten Fahrern geht damit ein größerer Zeitaufwand für die Fuhrparkverantwortlichen einher. Daher sind entstehende Kosten, der Aufwand sowie der tatsächliche Nutzen bei der Auswahl einer digitalen Lösung zu beachten. 

Letztlich muss die elektronische Führerscheinkontrolle zeitsparend, sicher und praktisch in den Alltag integrierbar sein. Der Datenschutz ist dabei als wesentlicher Aspekt nicht zu unterschätzen. Eine Gegenüberstellung von infrage kommenden Lösungen ist immer mit einem Blick auf die jeweilige Fuhrparkstruktur zu betrachten. 

Die elektronische Führerscheinkontrolle mit Avrios

Ziel dieses Beitrags ist, Ihnen einen faktenorientierten Überblick über die unterschiedlichen Systeme zur elektronischen Führerscheinkontrolle zu geben. Avrios hat eine Lösung entwickelt, welche sich vollständig an den Bedürfnissen der Nutzer orientiert. Nutzen Sie unseren kostenlosen Avrios Account. Die elektronische Führerscheinkontrolle mit Avrios ist darauf ausgerichtet, mit minimalem Aufwand eine rechtssichere Prüfung zu ermöglichen. Der Vorteil der Avrios Software ist die einfache Integration der Führerscheinkontrolle. Wir von Avrios wissen, wie entscheidend die sichere Kontrolle ist und kennen die Herausforderungen, die sich dadurch in der Praxis ergeben. 

Mit folgenden Vorteilen können Sie bei der Umsetzung rechnen: 

• Rechtssichere Dokumentation der Führerscheinkontrolle
• Automatische Erinnerungen an die Kontrolle
• Kein Koordinationsaufwand für anstehende Termine 
• Größere Sicherheit für das Unternehmen
• Kontrollintervalle lassen sich bei Bedarf erhöhen
• Erhebliche Zeiteinsparung im Vergleich zu anderen Kontrollsystemen
• Vermeidung von rechtlichen Konsequenzen
• Tagesaktuelle Dokumente werden digital vorgelegt

Die elektronische Führerscheinkontrolle ist dabei nicht nur für den Fuhrparkmanager einfacher. Die Fahrer profitieren ebenfalls von der Zeitersparnis und müssen weniger Zeit für die Kontrollen einplanen. 

Ablauf der digitalen Führerscheinkontrolle von Avrios

Im Fokus steht eine einfach umsetzbare, praxisorientierte Lösung. Dafür bietet die Software die Möglichkeit, die digitale Führerscheinkontrolle direkt über das Smartphone durchzuführen. Dabei fotografieren Fahrer sowohl die Vorder- als auch die Rückseite mit einer speziellen App. Die Applikation erfordert keine Installation auf dem Smartphone, sondern lässt sich direkt im Browser öffnen. Die Software stellt sicher, dass es sich um eine aktuelle Aufnahme handelt. Es ist nicht möglich, hier ein älteres Bild der Galerie hochzuladen. Nicht zuletzt erkennt die Software das Hologramm, welches vorhanden sein muss. 

Zusätzlich erinnert die Anwendung die Fahrer ganz automatisch an die anstehende digitale Führerscheinkontrolle. Die Erinnerung erfolgt je nach Einstellung per SMS oder per E-Mail, damit ein Versäumnis der Kontrolle entfällt. Fuhrparkverantwortliche müssen sich nicht mehr mit der anstehenden Kontrolle befassen, wie es normalerweise der Fall ist. Durch die Integration der Führerscheinkontrolle in der Avrios Software ist es damit im Alltag einfacher, eine wichtige Aufgabe digital umsetzen zu lassen. Die genaue Zeitersparnis lässt sich nicht festlegen, da sich Fuhrparkverantwortliche gar nicht mehr mit der Kontrolle sowie der Terminvereinbarung in solchen Fällen befassen müssen. Hier ist die Anzahl der vorhandenen Fahrer entscheidend, um den Arbeitsaufwand auf klassischem und auf digitalem Wege abzuschätzen.