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GPS Überwachung von Firmenwagen: Was ist erlaubt?

Die GPS Überwachung von Firmenwagen sorgt bei vielen Arbeitnehmern für Unruhe - und bei Arbeitgebern für Bedenken, ob hier der legale Weg eingeschlagen wird. Erlaubt ist die GPS Überwachung der Mitarbeiter unter Einhaltung bestimmter Regeln. Erfahren Sie jetzt, was im Zusammenhang erlaubt ist und wann die Überwachung durch GPS zu weit geht.

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May 30, 2023
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Die GPS Überwachung von Firmenwagen ist für Unternehmen mit eigener Flotte von besonderem Interesse. Dabei wirkt die Überwachung im ersten Moment wie ein mögliches Problem mit dem Gesetz und deutet auf Konflikte mit den Rechten der Mitarbeiter hin. Erlaubt ist ein GPS im Firmenwagen aber trotzdem, zumindest unter Einhaltung einiger Grundbedingungen. Im Folgenden erfahren Sie, was bei der GPS Überwachung von Firmenwagen erlaubt ist – und was nicht möglich ist. 

Was Sie in diesem Artikel erfahren:

  1. GPS-Überwachung: Grundlagen und Gesetzeskonformität - Erläuterung der rechtlichen Rahmenbedingungen und Notwendigkeit der Einwilligung der Mitarbeiter für die GPS-Überwachung in Firmenwagen.
  2. Einsatzmöglichkeiten und Beschränkungen: Unterscheidung zwischen Firmenwagen und Poolfahrzeugen hinsichtlich der GPS-Überwachung, mit Fokus auf die Beschränkung der Überwachung auf Arbeitszeiten und dienstliche Fahrten.
  3. Vorteile und Implementierung: Darstellung der Vorteile der GPS-Überwachung für Unternehmen und Mitarbeiter sowie Hinweise zur sicheren und effektiven Implementierung unter Beachtung des Datenschutzes.

GPS Überwachung von Firmenwagen: Hintergrund der Überlegung

Neue technische Möglichkeiten, Tools und Software können den Alltag im Fuhrparkmanagement erheblich vereinfachen. Viele dieser neuen Methoden sind jedoch gar nicht umsetzbar, wenn nicht der Standort des Fahrzeuges genau wie der Spritverbrauch und das Fahrverhalten beobachtet werden kann. Anders gesagt: Es ist für einen Lieferservice nicht möglich, Routen optimal zu planen, zu verfolgen und Leerlauf zu vermeiden, wenn der Standort des Fahrzeuges nicht bekannt ist. Daher ist die GPS Überwachung von Firmenwagen von großer Bedeutung für Unternehmen mit eigener Flotte. Die modernen technischen Möglichkeiten erfordern für ihre vollständige Ausnutzung oft eine Verbindung von GPS und Firmenwagen. Damit ergibt sich der Hintergrund der Überlegung, mit der GPS Überwachung von Firmenwagen zu arbeiten. 

Ein Erklärvideo über GPS-Tracking im Fuhrpark

GPS Firmenwagen: Was ist erlaubt und was nicht?

Beim Thema „GPS Firmenwagen“ stellt sich sofort die Frage, was erlaubt ist und was sich schon außerhalb der Legalität bewegt. Denn sobald Firmenwagen bezüglich des Standortes überwacht werden, ergibt sich daraus eine GPS Überwachung der Mitarbeiter. Grundsätzlich gilt, dass ein GPS Firmenwagen nur unter Einhaltung strenger Vorschriften umsetzbar ist. In Deutschland ist dabei die Gesetzeslage genau zu beachten. Heimliches Aufzeichnen von Routen ist nicht möglich, vielmehr muss der Fahrer über die Maßnahmen rund um die Fahrzeugortung in Kenntnis gesetzt werden. Die Einverständnis sollte in schriftlicher Form vorliegen. Eine versteckte Kamera oder ein nicht sofort sichtbares Gerät zur Ortung des Fahrzeuges ist daher nicht einfach so anzubringen.

Einschränkung bei der GPS Überwachung der Mitarbeiter

Ein wichtiges Detail in diesem Zusammenhang ist jedoch die Beschränkung der GPS Überwachung. Diese darf nur während der Arbeitszeit erfolgen. Der Mitarbeiter stimmt dem Einsatz der Technologie zu, während eine Dienstfahrt absolviert wird. Das beinhaltet die Strecke, die Zeiten der Pause sowie den Beginn und das Ende der Arbeitszeit. Bei privaten Fahrten ist es nicht erlaubt, die GPS Überwachung der Mitarbeiter beizubehalten. Findet eine private Nutzung des Fahrzeugs statt, muss die Möglichkeit bestehen, die Fahrzeugortung auszuschalten. Über diese Option ist der jeweilige Mitarbeiter zu unterrichten, sodass in einem solchen Fall von der freiwilligen Teilnahme der Fahrer an der GPS Überwachung von Firmenwagen auszugehen ist. Daher ist zu überlegen, ob sich ein GPS Firmenwagen lohnt, mit dem auch Privatfahrten durchgeführt werden.

GPS Überwachung von Firmenwagen digital umgesetzt
GPS Überwachung von Firmenwagen sicher umsetzen

Unterschied bei Firmenwagen vs. Poolfahrzeugen

Besonders wichtig ist bei der GPS Überwachung die Unterscheidung in Firmenwagen und Poolfahrzeuge. Grund dafür ist die zuvor genannte Aufzeichnung dienstlicher Fahrten und der Ausschluss von privaten Fahrten. Finden mit einem Firmenwagen private Fahrten statt, bietet sich die GPS Überwachung der Mitarbeiter nicht immer an. Bei Poolfahrzeugen, die vor allem für dienstliche Fahrten zum Einsatz kommen, sieht es jedoch anders aus.

GPS Überwachung der Mitarbeiter: Welche Gesetze gelten?

Bei der GPS Überwachung der Mitarbeiter sind einige Gesetze zu beachten, um als Unternehmen auf der sicheren Seite zu sein. Besonders entscheidend ist in diesem Zusammenhang, dass der Datenschutz bei der GPS Überwachung der Mitarbeiter unbedingt zu beachten ist. Dafür ist das Bundesdatenschutzgesetz entscheidend. Es muss eine zukünftige Löschung der Daten möglich sein, die Daten sind zu sichern und nicht an dritte weiterzugeben. Es dürfen nur für die Arbeit wirklich erforderliche Daten gewonnen werden, darüber hinaus ist eine vollständige Überwachung der Mitarbeiter nicht erlaubt. Um die sensiblen Punkte rund um den Datenschutz nicht zu verletzen, ist eine Anpassung der Software genau wie eine durchdachte Erstellung einer Einverständniserklärung von Bedeutung.

Im Arbeitsrecht ist gesetzlich festgehalten, dass die GPS Überwachung der Mitarbeiter nicht heimlich erfolgen darf. Zusätzlich ist nur eine Erhebung der Daten, die für den Betrieb wichtig oder erforderlich sind, um diesen zu gewährleisten. Gesetzlich gesehen spricht somit nichts gegen die GPS Überwachung von Firmenwagen, solange einige Grundregeln eingehalten werden.

Es handelt sich dabei zwar nicht direkt um ein Gesetz, doch bei einem vorhandenen Betriebsrat sollte die GPS Überwachung der Mitarbeiter unbedingt mit diesem abgestimmt werden. Da es sich um einen Eingriff in persönliche Daten und um die Erhebung von Bewegungsprofilen handelt, bietet sich die Zusammenarbeit von einem Betriebsrat mit der Fuhrparkverwaltung an. Im besten Fall wird gemeinsam mit dem Betriebsrat eine passende Betriebsvereinbarung für die GPS Überwachung von Firmenwagen erstellt, um späteren Schwierigkeiten vorzubeugen.

GPW Überwachung der Mitarbeiter

Gründe für die GPS Überwachung von Poolfahrzeugen für Unternehmen

Egal ob es um den klassischen Firmenwagen mit nur einem festen Fahrer oder um die Flotte der Poolfahrzeuge geht, es gibt verschiedene Vorteile für Unternehmen, die für den Einsatz der GPS Überwachung sprechen. Die Vorteile sind dabei nicht nur auf Seiten des Arbeitgebers, sondern genauso auf Seiten des Arbeitnehmers zu finden. So lassen sich die Daten aus der GPS Überwachung der Mitarbeiter beispielsweise als Nachweis für Kunden sehen, falls nachzuweisen ist, dass ein Fahrer zu einer bestimmten Zeit am gewünschten Ort war.

Für Unternehmen gibt es verschiedene Gründe, die für eine GPS Überwachung von Poolfahrzeugen sprechen:

  • Erhöhte Sicherheit gerade bei Fahrzeugen, die von vielen verschiedenen Fahrern genutzt werden
  • Klare Analysen rund um die Auslastung der Fahrzeuge
  • Genaue Angaben bezüglich der Kraftstoffkosten
  • Geringere Unfallgefahr durch genaueres Tracking (beispielsweise für LKW-Fahrer)
  • Optimale Routenplanung mit Anpassung von Terminen, Strecken und genauen Zeiten für Termine
  • Ein geringerer Verwaltungsaufwand (manuelles Führen eines Fahrtenbuches entfällt)
  • Nachweis für den Kunden zum Schutz vor Missverständnissen
GPS Firmenwagen für Unternehmen
GPS Firmenwagen bringt Unternehmen Vorteile

Gründe für passende Vorlagen zur GPS Überwachung der Mitarbeiter

Für die GPS Überwachung von Firmenwagen ist somit die Einverständnis der Mitarbeiter erforderlich. Ohne eine Einwilligung ist die GPS Überwachung der Mitarbeiter nicht erlaubt, was wiederum kostspielige und eventuell rechtliche Konsequenzen mit sich bringt. Sobald jedoch Einverständniserklärungen der Fahrer vorliegen, ist die Einführung von GPS Firmenwagen deutlich einfacher umsetzbar. Noch einfacher ist die Einführung von GPS Firmenwagen, wenn die Einverständniserklärungen bereits als Vorlage vorhanden sind. Damit ist der Arbeitsaufwand geringer, was wiederum Vorteile in Bezug auf den Zeitfaktor mit sich bringt. Schließlich ist es gerade Zeit, die im Alltag als Fuhrparkleiter meist knapp bemessen ist. 

GPS Überwachung von Firmenwagen einfach umgesetzt
GPS Überwachung von Firmenwagen einfach umsetzen

Fazit: GPS Überwachung von Firmenwagen bringt viele Vorteile

Die gezielte GPS Überwachung von Firmenwagen bringt verschiedene Vorteile für Unternehmen mit sich. Es handelt sich um eine geeignete Basis von Daten, die vielseitig in der Fuhrparkverwaltung zum Einsatz kommen können. Unter anderem der Kraftstoffverbrauch, die Routenplanung sowie die Auslastung der einzelnen Fahrzeuge lassen sich damit besser bestimmen. Die Vorteile der GPS Überwachung von Firmenwagen sind somit klar erkennbar, wichtig ist jedoch, dass die Überwachung nicht heimlich vorgenommen wird. Nur dann ist es erlaubt, die Firmenwagen und damit die Mitarbeiter zu orten. Verfügt ein Unternehmen jedoch nicht über eine eindeutige Einwilligung in Schriftform, kann es später zu Schwierigkeiten kommen. Es ist daher immer empfehlenswert, mit klaren Vorlagen zu arbeiten und genau auf die vorhandene Einverständniserklärung zu achten.

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Die GPS-Überwachung mit unserem Partner Vimcar

Mit der GPS-Ortung in Echtzeit schaffen Sie auch einen Diebstahlschutz für Ihre Flotte. Mit Vimcar Fleet Geo werden Sie über unberechtigte Bewegungen informiert und sehen sofort, wo sich das betreffende Fahrzeug befindet.

Die Fahrzeugortung von Vimcar Fleet Geo liefert Ihnen noch mehr Informationen. Wo befindet sich ein Fahrzeug? Steht oder fährt es? Gibt es Abweichungen von der Route? Auch die verbleibende Fahrzeit oder ein nicht eingeplanter Halt sind für Sie erkennbar. Bei Unstimmigkeiten greifen Sie direkt ein.

FAQ: 

1. Ist die GPS-Überwachung von Firmenwagen erlaubt?

Ja, die GPS-Überwachung von Firmenwagen ist unter Einhaltung bestimmter Bedingungen erlaubt. Dazu gehört die Einwilligung der Fahrer und die Beschränkung der Überwachung auf die Arbeitszeit.

2. Welche Unterschiede gibt es bei der GPS-Überwachung zwischen Firmenwagen und Poolfahrzeugen?

Bei Poolfahrzeugen, die hauptsächlich für dienstliche Fahrten genutzt werden, ist die GPS-Überwachung oft einfacher umzusetzen als bei Firmenwagen, die auch für private Fahrten genutzt werden.

3. Welche gesetzlichen Bestimmungen müssen bei der GPS-Überwachung beachtet werden?

Das Bundesdatenschutzgesetz ist maßgeblich. Die Überwachung darf nicht heimlich erfolgen, und es dürfen nur für die Arbeit erforderliche Daten erhoben werden.

4. Welche Vorteile bietet die GPS-Überwachung von Firmenwagen für Unternehmen?

Zu den Vorteilen zählen erhöhte Sicherheit, klare Analysen zur Fahrzeugauslastung, genaue Angaben zu Kraftstoffkosten, geringere Unfallgefahr und optimierte Routenplanung.

5. Was ist bei der Einführung von GPS-Überwachung in Firmenwagen zu beachten?

Wichtig ist die schriftliche Einwilligung der Mitarbeiter, die klare Kommunikation über die Nutzung und Einschränkungen der Überwachung sowie die Beachtung der Datenschutzbestimmungen.

Mehr Infos zum Thema GPS Überwachung

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