Fuhrparkwissen A-Z

Dienstwagenüberlassungsvertrag

Autor: Anna Jakubowitz

Der Dienstwagenüberlassungsvertrag ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen Unternehmen und dem Nutzer des Dienstwagens. In dem Vertrag wird festgehalten, unter welchen Bedingungen das überlassene Fahrzeug zur Verfügung gestellt wird. Häufig ist der Fahrzeugüberlassungsvertrag unter der Dienstwagenvereinbarung bekannt. Entscheidend ist die genaue Bestimmung der Inhalte, die festzuhalten sind. Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag ist außerdem nicht mit einer Car Policy gleichzusetzen. 

Inhaltsverzeichnis

Was regelt der Dienstwagenüberlassungsvertrag?

In einem Fahrzeugüberlassungsvertrag werden Dinge geregelt wie die Frage, welche Kosten vom Unternehmen und welche vom Fahrer getragen werden. Besonders wichtig ist zudem die Festlegung einer individuellen jährlichen Laufleistung beim Leasing für das Fahrzeug. Außerdem sind wichtige Punkte enthalten, wie die Überlegung, ob Familienangehörige wie der Partner das Fahrzeug nutzen können. Die mögliche private Nutzung im Ausland sollte ebenfalls genau geregelt sein. Als Grundlage für den Dienstwagenüberlassungsvertrag ist im besten Fall eine sorgsam ausgearbeitete Car Policy anzusehen. Die Car Policy stellt dabei eine allgemeine Regelung dar, die alle Fahrer der Flotte betrifft und die Rahmenbedingungen festhält. Der Dienstwagenüberlassungsvertrag stellt eine individuelle Regelung mit dem jeweiligen Fahrer dar. 

Als Grund für einen Fahrzeugüberlassungsvertrag ist die genaue Festlegung der Bedingungen für eine Nutzung des Dienstwagens anzusehen. Der Dienstwagenüberlassungsvertrag ist somit das persönliche Regelwerk für jeden einzelnen Fahrer, welches einzuhalten ist. Durch die genauen Absprachen gibt es weder Unklarheiten noch Missverständnisse bei der Nutzung. Dadurch sichert sich das Unternehmen ab und kann sich vor zusätzlichen Kosten schützen. Da alle Bedingungen für die Nutzung genau festgelegt sind, kann hier keine unrechtmäßige Verwendung umgesetzt werden. Zumindest nicht, ohne den Bedingungen der Nutzung zu widersprechen. Nicht zuletzt lässt sich dem Missbrauch von Dienstwagen durch klare Regelungen vorbeugen, was ganz im Interesse des Unternehmens ist. 

Wichtige Inhalte eines Dienstwagenüberlassungsvertrags

Damit der Dienstwagenüberlassungsvertrag korrekt und umfassend ist, sind verschiedene Punkte zu beachten. Für den Fuhrparkleiter ist ein Blick auf die einzelnen Kriterien und auf besonders wichtige Punkte entscheidend, um sich durch den Dienstwagenüberlassungsvertrag so umfassend wie nur möglich abzusichern. Folgende Inhalte sind besonders zu beachten: 

  1. Dienstliche oder auch private Nutzung?

Im Dienstwagenüberlassungsvertrag sollte stehen, ob eine private Nutzung des Fahrzeuges erlaubt ist oder nicht. Grund dafür ist nicht zuletzt die Entscheidung des Fahrers bei privater Nutzung des Fahrzeuges zwischen der 1-Prozent-Regelung und dem Fahrtenbuch bei einem Blick auf die Versteuerung des geldwerten Vorteils zu unterscheiden. 

  1. Ist das Fahrzeug gekauft oder handelt es sich ein Leasingfahrzeug?

Dann sind im Dienstwagenüberlassungsvertrag bei geleasten Fahrzeugen individuelle jährliche Laufleistungen genauer zu definieren. Wartungsintervalle sind festzuhalten, genau wie der Beginn sowie das geplante Ende einer Verwendung. Schließlich sind die exakten Daten für den Start der Nutzung, für die Zeit zur Rückgabe sowie festgelegte Wartungsintervalle bei allen Fahrzeugen der Flotte unterschiedlich. Daher macht es für die Details im Vertrag einen Unterschied aus, ob es sich um ein gekauftes oder doch um ein geleastes Fahrzeug handelt. 

  1. Widerrufsrecht für den Dienstwagen: Ja oder nein?

Falls das Widerrufsrecht im Dienstwagenüberlassungsvertrag enthalten ist, kann der Arbeitgeber dem Fahrer in Zukunft einen Firmenwagen entziehen. Interessant ist diese Option immer dann, sobald es offen bleiben soll, ob es in Zukunft einen Dienstwagen geben soll oder nicht. Ohne ein solches Widerrufsrecht im Vertrag kann es vorkommen, dass der Fahrer sonst aus rechtlicher Sicht heraus sogar einen Anspruch auf ein Fahrzeug hat. Daher kann es Sinn ergeben, einen entsprechenden Absatz im Firmenwagenüberlassungsvertrag aufzunehmen. 

  1. Wer darf das Fahrzeug wo fahren?

Ob die Nutzung durch Familienangehörige oder im Ausland genannt wird, hängt von der Ausrichtung der Flotte ab. Festzuhalten sind diese Punkte in jedem Fall, um genaue Rahmenbedingungen zu schaffen und um Unklarheiten frühzeitig vorzubeugen. Außerdem kann es beispielsweise bei Unfällen im Ausland zu hohen Kosten kommen, die sich durch frühzeitiges Handeln verhindern lassen. Falls Ehepartner oder Kinder mitfahren dürfen, kann das mit einem höheren Risiko für den Arbeitgeber einhergehen. Daher ist genau zu überlegen, welche Möglichkeit vorhanden sind und welche Vorgaben im Dienstwagenüberlassungsvertrag enthalten sein müssen. 

  1. Der Fahrzeugtyp und die Ausstattungsmerkmale

Individuell festzuhalten sind zudem Fahrzeugtyp sowie die genauen Ausstattungsmerkmale. Der Grund dafür ist, dass alle Fahrer hier unterschiedliche Bedürfnisse und Wünsche haben, die wiederum im Dienstwagenüberlassungsvertrag festzuhalten sind. In den meisten Flotten ergibt es Sinn, mit individuellen Ausstattungs- und Fahrzeugtypen zu arbeiten. Genauso ist dabei festzuhalten, ob der Arbeitgeber dazu befugt ist, dieses Fahrzeug jederzeit auszutauschen. Dann könnten andere Modelle und Ausstattungsmerkmale mit dazukommen. Entscheidend ist nur, dass entsprechende Punkte im Vertrag vorkommen und genauer beschrieben sind. 

  1. Der Umgang mit einem Schaden

Zwar ist es nicht wünschenswert, doch selbst bei aller Vorsicht und bei regelmäßiger Fahrerunterweisung nach UVV kann es zu Unfällen kommen. Für den Dienstwagenüberlassungsvertrag ist in diesem Zusammenhang vor allem der Umgang mit Schäden wichtig. Oder vielmehr der Umgang mit Kosten, die zu tragen sind. Da es sich teilweise um hohe Kosten, abhängig vom jeweiligen Schaden, handeln kann, sind klare Absprachen entscheidend. Festzuhalten ist außerdem, was passiert, wenn es sich um einen Schaden während einer Privatfahrt handelt. Sonst kann der Arbeitgeber durch hohe Kosten belastet werden, obwohl es sich um Unfälle handelt, die klar auf privaten Fahrten geschehen sind. 

  1. Blick auf die Betriebskosten und die Pflege des Fahrzeuges 

Treibstoffkosten sowie Kosten für die Wartung oder für die KFZ-Steuer sind bei einem dienstlich genutzten Fahrzeug teilweise erstattbar. Eine Regelung dazu ist im Dienstwagenüberlassungsvertrag festzuhalten, um zu prüfen, welche Betriebskosten auf welche Weise bezahlt werden. Genauere Regelungen zur Pflege und Wartung des Fahrzeuges sind ebenfalls zu beachten. Im Idealfall sind Konsequenzen festgehalten, die aufzeigen, was bei versäumten Wartungsterminen oder bei fehlender Pflege von Reifen oder Licht sowie von Bremsen passiert. 

Grundsätzlich gilt, dass bei Punkten, die bei jedem Fahrer anders gehandhabt werden, diese im Dienstwagenüberlassungsvertrag zu nennen sind. Andernfalls können die Punkte in der Car Policy genannt werden, wenn es sich um flottenweite Regelungen handelt, die für alle Fahrer verbindlich sind. Nicht zuletzt ist festzuhalten, was im Falle einer Kündigung oder bei einem langen Urlaub des Fahrers mit dem Fahrzeug passiert. Grundsätzlich erleichtern klare Regeln die Zusammenarbeit und schützen vor hohen Kosten, Missverständnissen sowie vor missbräuchlicher Verwendung des Fahrzeuges. 

Dienstwagenüberlassungsvertrag Muster

Zwar handelt es sich bei einem Dienstwagenüberlassungsvertrag um eine individuelle Regelung mit einem Fahrer, dennoch kann eine Musterlösung interessant sein. Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag Muster bietet die Möglichkeit, dass der grundsätzliche Aufbau der Vereinbarung bereits vorhanden ist. Wesentliche Punkte lassen sich damit schneller austauschen. Der gesamte Arbeitsaufwand fällt deutlich geringer aus als wenn bei jedem Vertragsabschluss der gesamte Vertrag neu aufzusetzen ist. Im Fuhrparkmanagement ist es daher sinnvoll, mit einem Dienstwagenüberlassungsvertrag Muster zu arbeiten. Einzelne Daten wie beispielsweise die jährliche Laufleistung für den Fahrer lassen sich entsprechend einfach anpassen. 

Wichtig ist jedoch bei einem Dienstwagenüberlassungsvertrag Muster, welches online zu finden ist, dass hier eine individuelle Anpassung an den Fahrer und das Unternehmen erfolgen sollte. 

Dienstwagenüberlassungsvertrag und Car Policy

Eine Verwechslung von Car Policy und Fahrzeugüberlassungsvertrag ist aus Gründen einer vollständigen Absicherung nicht empfehlenswert. Das Gleiche gilt für das Versäumnis dieser Punkte, da ansonsten im Ernstfall keine klare Regelung vorhanden ist. Das ist meist ein Nachteil für die Unternehmen, die auf höheren Kosten sitzenbleiben oder sich bei der Nutzung des Fahrzeuges Risiken ausgesetzt sehen, die sich durch klare Regelungen und Verträge ausschließen lassen.
Die allgemeiner gehaltene Car Policy sollte die Grundlage für den Dienstwagenüberlassungsvertrag darstellen. Im besten Fall ist beides genau auf das Unternehmen sowie auf die jeweiligen Bedürfnisse und Besonderheiten abgestimmt. Wenn beide Verträge aufeinander abgestimmt sind und sich ergänzen, ist das Unternehmen auf jeden Ernstfall vorbereitet. Auf diese Weise kann der Dienstwagenüberlassungsvertrag genau an den Punkten einsetzen, an denen die Car Policy keine nähere Regelung getroffen hat. Eine individuelle Gestaltung ist jedoch immer von Bedeutung, da eine allgemeine Vorlage für beide Vertragsarten nur bis zu einem gewissen Punkt Sinn ergibt. Schließlich ist jede Flotte anders und ist damit individuell zu behandeln.

Häufige Fragen zum Dienstwagenüberlassungsvertrag

Worin besteht der Unterschied zwischen Car Policy und Dienstwagenüberlassungsvertrag?

Der Dienstwagenüberlassungsvertrag stellt im Normalfall die individuelle Regelung mit jedem einzelnen Fahrer der Flotte dar. Die Car Policy ist allgemeiner gehalten und enthält für alle Fahrer gleichermaßen geltende Rahmenbedingungen.

Was ist im KFZ Überlassungsvertrag geregelt?

Im KFZ Überlassungsvertrag sind individuelle Punkte zur Nutzung eines Dienstwagens geregelt. Dazu zählen Merkmale zur Ausstattung, der Fahrzeugtyp sowie eine individuelle Laufleistung bei geleasten Fahrzeugen. Zusätzlich ist in der Regel der Zeitraum genannt, welcher für die Nutzung des Fahrzeuges gilt. Die genauen Ausmaße von einem Dienstwagenüberlassungsvertrag sind damit genau wie die Car Policy vom jeweiligen Unternehmen abhängig und sind an die Flotte anzupassen.

Wann ist ein Dienstwagenüberlassungsvertrag sinnvoll?

Sinnvoll ist der Dienstwagenüberlassungsvertrag in allen Unternehmen mit vorhandener Flotte, die sich bezüglich der Nutzung absichern wollen. Auf diese Weise können hohe Kosten vermieden werden, eine Absicherung in Bezug auf die Haftung ist ebenfalls möglich. Sobald klare Regelungen bevorzugt werden und ein Missbrauch zu verhindern ist, ergibt ein Fahrzeugüberlassungsvertrag Sinn.

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