Fuhrparkwissen A-Z

Tankkarte

Autor: Lars Grigo

Anstelle von Bargeld und der Durchsicht endloser Quittungen entscheiden sich immer mehr Unternehmen für den Einsatz von Tankkarten. Eine Tankkarte funktioniert dabei ähnlich wie eine Kreditkarte und wird von Mitarbeitern des Unternehmens genutzt, um das Fahrzeug aufzutanken. Dabei kommt die Tankkarte sowohl bei klassischen Dienstwagen als auch bei Poolfahrzeugen zum Einsatz. Interessant ist für Unternehmen dabei unter anderem der geringere Verwaltungsaufwand, um nur einen wichtigen Vorteil des Systems zu nennen. 

Was versteht man unter einer Tankkarte?

Die Tankkarte dient als bargeldloses Zahlungsmittel für Fahrer von Firmenwagen oder Dienstwagen. Zum Einsatz kommt eine Tankkarte, um an Tankstellen Benzin, Diesel oder andere Kraftstoffe bezahlen zu können. Je nach Vertrag ist zusätzlich die Bezahlung von Autowäsche oder anderen Produkten wie Scheibenwischer oder Öle über die Tankkarte möglich. Der Rechnungsbetrag wird ähnlich wie bei einer Kreditkarte gesammelt vom Konto des Unternehmens abgebucht. Durch den Einsatz einer Tankkarte ist die Kontrolle der Unternehmen in Bezug auf die mit der Flotte in Zusammenhang stehenden Kosten einfacher zu überwachen. Handelt es sich um eine Option für das Elektroauto, ist anstelle von einer Tankkarte von einer Ladekarte die Rede. 

Neben markengebundenen Tankkarten der großen Tankstellenketten gibt es auch markenunabhängige Tankkarten, mit der in einem wesentlich größeren Netzwerk von Tankstellen gezahlt werden kann. Neben der komfortablen bargeldlosen Bezahlung sind für Fuhrparkverantwortliche vor allem zwei Punkte interessant: Durch den Einsatz der Tankkarte erhalten sie in der Regel günstigere Preise als bei Barzahlung. Außerdem lassen sich die Abrechnungen nahtlos in die Fuhrparkmanagement Software integrieren – inklusive Kostenzuordnung zum Fahrzeug und Übernahme der Kilometerstände. Daher hat es sich in vielen Unternehmen mit eigener Flotte eingebürgert, mit Tankkarten zu arbeiten. Das gilt sowohl für die Nutzung klassischer Dienstwagen als auch für die Verwendung von Poolfahrzeugen. 

Die Vorteile einer Tankkarte für die Flottenverwaltung

Oftmals stellt sich die Frage, welche Vorteile eine Tankkarte für die Flottenverwaltung oder generell für den Fuhrparkleiter bietet. Tatsächlich bietet sich eine Tankkarte nicht erst bei mittleren oder großen Unternehmen mit sehr umfangreicher Flotte an. Vielmehr lohnt es sich oft schon für kleinere Unternehmen oder generell bei einer kleinen Flotte. An dieser Stelle erfahren Sie mehr über die Vorteile, die eine Tankkarte für die Flotte ab dem ersten Fahrzeug bietet – passende Anbieter und Abrechnungsmodelle einmal vorausgesetzt. Allein schon, weil der organisatorische Aufwand für das Einsammeln und Überprüfen von Quittungen sehr zeitaufwendig ist, lohnt sich der Einsatz einer Tankkarte. Fuhrparkleiter gewinnen Zeit für andere Aufgaben und müssen sich nicht mit unzähligen Rechnungen oder einer ermüdenden Zettelwirtschaft befassen. 

Folgende Vorteile machen Tankkarten interessant: 

  • Bargeldloses und einfaches Tanken 
  • Rabatte im Netz und auf den Tagesfestpreis senken die gesamten Kraftstoffkosten
  • Der vereinfachte Tankvorgang spart Zeit 
  • Klare Abgrenzung von privaten Ausgaben
  • Der Verwaltungsaufwand für das Unternehmen sinkt stark
  • Möglichkeit der Erfassung von Kilometerständen an der Kasse
  • Reports rund um die Kraftstoffkosten fallen durch Abrechnungen und Berichte der Tankkartenanbieter noch leichter
  • Tankkarten gelten als Form der Mitarbeitermotivation
  • Praktische Handhabung für das Auftanken von Poolfahrzeugen 
  • Maut, Spesen und kleinere Reparaturen lassen sich gezielt und ohne größeren Aufwand bezahlen
  • Ein Tankbetrug lässt sich leichter erkennen, da plötzliche hohe Ausgaben auffallen

Gibt es Nachteile bei einer Tankkarte?

Zu beachten ist, dass es beim Einsatz einer Tankkarte genauso einige Nachteile und nicht ausschließlich Vorteile gibt. Zwar fällt ein Tankbetrug leichter auf, es kann jedoch nicht völlig ausgeschlossen werden, dass es zu einem Missbrauch der Tankkarte durch die Mitarbeiter kommt. Darüber hinaus ist der Einsatz der Tankkarte in der Regel an bestimmte Tankstellen geknüpft. Dadurch sind die Auswahlmöglichkeiten einer Tankstelle geringer und es kann zu Mehrkilometern kommen, die sich durch das Ansteuern einer Tankstelle ergeben, an der die Tankkarte gilt. Zu guter Letzt gibt es einige Anbieter von Tankkarten, die einen Mindestumsatz oder eine Mindestabnahmemenge erfordern. Für Fahrer mit einer eher überschaubaren Kilometerleistung ist es daher nicht immer möglich, eine Tankkarte aller Anbieter zu nutzen. Überhaupt sind die Konditionen immer sehr genau zu prüfen, um die Kosten im Blick zu haben und um letztlich keine nachteiligen Lösungen zu nutzen. 

Der Tagesfestpreis: Grundlage für viele Tankkarten

Wichtig ist für das Verständnis genau wie für die Berechnung von Tankkarten ein Blick auf den Tagesfestpreis. Dieser ist bei vielen Anbietern die Grundlage für die Berechnung. Rabatte geben die Anbieter dann auf einen festen Tagespreis, der vom realen Preis an der Zapfsäule abweicht. Es handelt sich um einen Festpreis des Tankstellenanbieters, der für 24 Stunden festgelegt wird. Es ist durchaus möglich, dass dieser Tagesfestpreis höher als der aktuelle Preis an der Zapfsäule ist. Das macht die Beachtung von Rabatten ein wenig schwieriger. 

Es gibt Tankkarten, die nicht auf einem Tagesfestpreis basieren. Vor der Auswahl eines Anbieters ist es daher wichtig, auf Details wie auf diese Berechnung zu achten. Ein umfassender Vergleich verschiedener Tarife, Anbieter und Berechnungsgrundlagen ist daher wichtig, um tatsächlich von einer Tankkarte zu profitieren. 

Kriterien für die Auswahl einer geeigneten Tankkarte

Um von einer Tankkarte zu profitieren, ist es wichtig, geeignete Tankkartenanbieter zu nutzen. Die Anbieter an sich spielen genau wie der Tarif, die geographische Abdeckung und der Einsatz insgesamt eine Rolle. Die Tankkarte ist im Idealfall an die Bedingungen im Fuhrpark anzupassen, um keine unpassende Lösung zu erhalten. 

Folgende Überlegungen spielen für die Auswahl einer Tankkarte eine Rolle: 

  • Welche regionale Abdeckung spielt für meine Fahrer eine Rolle?
  • Sind meine Fahrer regional, überregional oder vielleicht sogar international unterwegs?
  • Reicht die Zusammenarbeit mit einem Anbieter aus oder sind mehrere Anbieter gefragt?
  • Welche Anforderungen an die technischen Voraussetzungen sowie an die Integration habe ich? 
  • Welche Tarife kommen in Frage?

Die Auswahl einer passenden Tankkarte hängt immer mit den Bedürfnissen der Fahrer und der Ausrichtung des Fuhrparks zusammen. Nicht zuletzt ist zu überlegen, ob es eine Single-Brand-Tankkarte sein soll oder eine Multi-Brand-Tankkarte. Bei ersterer ist der Anbieter beispielsweise Aral oder Shell. Die Multi-Brand-Lösung kombiniert mehrere Anbieter miteinander und ermöglicht damit eine überregionale Abdeckung. Hier spielt bei der Auswahl der Anbieter genau wie beim Abrechnungsmodell das Fahrverhalten genau wie der Einsatz der Fahrer eine Rolle. 

Die Integration der Tankkarte in die Avrios Fuhrparkmanagement Software

Von besonderer Bedeutung ist die digitale Integration der Tankkarte in eine Fuhrparkmanagement Software. Die Kombination mit der intelligenten Avrios Fuhrparkmanagement Software spart viel Zeit ein und reduziert den Verwaltungsaufwand enorm. Schließlich handelt es sich gerade bei der Eingabe der Kraftstoffkosten sowie bei der Verwaltung des Kraftstoffverbrauchs um eine zeitintensive Aufgabe. Ohne die digitale Umsetzung müssen Fuhrparkleiter sich mit Quittungen befassen, die einzeln einzugeben sind. Wichtig ist daher, dass der erste Schritt in Richtung Digitalisierung bereits durch die Nutzung einer Tankkarte erfolgt. 

Die Integration in eine intelligente Fuhrparkmanagement Software bietet den Vorteil, dass die jeweiligen Kosten dem Fahrzeug zugeordnet werden. Sie erfahren, welches Fahrzeug welche Kosten verursacht und können transparente Auswertungen erhalten. Auf diese Weise lassen sich mögliche Einsparungen bei den Spritkosten zeitnah umsetzen, da Sie direkt sehen, wenn die Kosten ansteigen. In diesem Zusammenhang ist es besonders interessant, dass bei Avrios alle relevanten Daten für jedes Fahrzeug hinterlegt sind. Das ermöglicht passgenaue Auswertungen und zeigt fahrzeugbezogene Kosten ohne manuelles Eingeben von Daten an. 
Avrios integriert die gängigen Tankkarten und reduziert damit insgesamt den Verwaltungsaufwand im Fuhrparkmanagement. Interessant ist bei der Verwendung von Tankkarten nicht nur die bessere Kostenkontrolle, sondern genauso der genauere Blick auf steigende Kosten, die sofort einsehbar sind. Damit besteht beispielsweise in Zeiten von steigenden Spritpreisen die Möglichkeit, hier gegenzusteuern. Schließlich unterstützt Avrios Sie dabei, die wahren Kosten Ihrer Flotte (True Cost of Ownership) jederzeit zu kennen.

Häufige Fragen zur Tankkarte

Wo kommt eine Tankkarte zum Einsatz?

Eine Tankkarte kommt zum Tanken von Kraftstoff wie Benzin und Diesel an Tankstellen zum Einsatz. Üblich ist dabei, dass die Tankkarte auf bestimmte Anbieter begrenzt ist, die zu nutzen sind. Eine Tankkarte kann dabei bei einem Dienstwagen genau wie bei Poolfahrzeugen in der Flotte genutzt werden.

Wie funktioniert die Tankkarte?

Die Tankkarte ist vom Prinzip mit einer Kreditkarte zu vergleichen. Die anfallenden Kosten werden mit der Tankkarte beglichen, die Tankstelle rechnet dann mit dem hinterlegten Konto ab. Durch Berichte der Anbieter ist damit eine genauere Kontrolle anfallender Kosten möglich, ohne dass Fahrer mit Bargeld bezahlen müssen. Die Tankkarte ist daher eine bargeldlose Lösung für die Bezahlung von Kraftstoffen an Tankstellen.

Kann man mit einer Tankkarte nur tanken?

Nein, eine Tankkarte lässt sich in vielen Fällen nicht nur zum Tanken verwenden. Möglich sind genauso die Bezahlung von Mautgebühren, Autowäschen und kleineren Reparaturen. Grundlage sind dabei nicht nur die Anbieter der Tankkarte, sondern vor allem die Bedingungen, die mit dem Arbeitgeber vereinbart wurden.

Bieten Tankkarten Rabatte beim Tanken?

Ja, im Normalfall bieten Tankkarten einen Rabatt beim Tanken. Die genaue Höhe der Ersparnis hängt mit dem gewählten Tarif sowie mit der Berechnungsgrundlage für die Tankkarte zusammen. Eine Ersparnis von rund 5 Prozent beim Tanken ist dabei häufig zu beobachten und senkt damit insgesamt die Kraftstoffkosten für das Unternehmen.

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