Anstelle von Bargeld und der endloser Quittungen entscheiden sich immer mehr Unternehmen für den Einsatz von Tankkarten. Eine Tankkarte funktioniert dabei ähnlich wie eine Kreditkarte und wird von Mitarbeitenden des Unternehmens genutzt, um das Fahrzeug zu tanken. Dabei kommt die Flottenkarte sowohl bei klassischen Firmenwagen als auch bei Poolfahrzeugen zum Einsatz. Interessant ist für Unternehmen dabei unter anderem der geringere Verwaltungsaufwand und mögliche Kosteneinsparungen.
In diesem Artikel erfahren Sie
- Vielseitige Nutzung: Tankkarten dienen als bargeldloses Zahlungsmittel für Kraftstoffe, Autowäschen und kleinere Reparaturen, wobei die genauen Leistungen je nach Anbieter variieren.
- Vorteile und Nachteile: Sie bieten Vorteile wie vereinfachte Abrechnungsprozesse und Kostenkontrolle, haben aber auch Nachteile wie eingeschränkte Tankstellenwahl und potenzielle Mindestabnahmemengen.
- Auswahl und Integration: Die Auswahl der passenden Tankkarte hängt von Faktoren wie Fuhrparkgröße, regionaler Abdeckung und technischen Anforderungen ab. Eine Integration in Fuhrparkmanagement-Software wie Avrios kann den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren.
Was ist eine Tankkarte?
Die Flottenkarte dient als bargeldloses Zahlungsmittel für Fahrer von Dienst- oder Poolwagen. Zum Einsatz kommt eine Tankkarte, um an Tankstellen Benzin, Diesel oder andere Kraftstoffe bezahlen zu können. Je nach Vertrag ist zusätzlich die Bezahlung von Autowäsche oder anderen Produkten wie Scheibenwischer oder Öle möglich. Der Rechnungsbetrag wird ähnlich wie bei einer Kreditkarte gesammelt vom Unternehmenskonto abgebucht. Durch den Einsatz einer Tankkarte ist die Kontrolle der Flottenkosten einfacher zu überwachen. Handelt es sich um ein Elektroauto, ist von einer Ladekarte die Rede.
Die Vorteile einer Flottenkarte
Oftmals stellt sich die Frage, welche Vorteile eine Tankkarte für das Flottenmanagement oder für den Fuhrparkleiter hat. Tatsächlich bietet sich eine Tankkarte nicht erst bei mittleren oder großen Unternehmen mit sehr umfangreicher Flotte an. Sie lohnt sich oft schon bei kleineren Unternehmen oder kleinen Flotten.
Folgende Vorteile machen Tankkarten interessant:
- Bargeldloses und einfaches Tanken
- Rabatte im Netz und auf den Tagesfestpreis senken die gesamten Kraftstoffkosten
- Der vereinfachte Tankvorgang spart Zeit
- Deutlich geringerer Organisationsaufwand ohne ermüdende Zettelwirtschaft
- Klare Abgrenzung von privaten Ausgaben
- Der Verwaltungsaufwand für das Unternehmen sinkt stark
- Möglichkeit der Erfassung von Kilometerständen an der Kasse
- Reports rund um die Kraftstoffkosten fallen durch Abrechnungen und Berichte der Tankkartenanbieter noch leichter
- Tankkarten gelten als Form der Mitarbeitermotivation
- Praktische Handhabung für das Auftanken von Poolfahrzeugen
- Maut, Spesen und kleinere Reparaturen lassen sich gezielt und ohne größeren Aufwand bezahlen
- Ein Tankbetrug lässt sich leichter erkennen, da plötzliche hohe Ausgaben auffallen
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Nachteile von Tankkarten
Zu beachten ist, dass es beim Einsatz einer Tankkarte genauso einige Nachteile und nicht ausschließlich Vorteile gibt. Denn nur wenn alle Details sowie die Konditionen im Blick behalten werden, handelt es sich wirklich um eine sinnvolle Option für den Fuhrpark. Durch zahlreiche Anbieter auf dem Markt kann es passieren, dass der ein oder andere Nachteil erst später bei der tatsächlichen Nutzung der Tankkarte auffällt.
Folgende Nachteile können bei Tankkarten aufkommen:
- Ein Tankbetrug fällt leichter auf, lässt sich jedoch nicht vollständig ausschließen
- Der Einsatz der Tankkarte ist normalerweise an bestimmte Tankstellen geknüpft
- Geringere Auswahlmöglichkeiten einer Tankstelle (Mögliche Ansammlung von Mehrkilometern)
- Mindestabnahmemengen/Mindestumsatz teilweise gefordert
- Konditionen verbergen teilweise Kosten und sind genau zu prüfen
- Eine geringe Kilometerleistung macht teilweise die Tankkarte wenig rentabel
Tankkartenvergleich
Erhältlich sind in der Praxis zahlreiche Tankkarten, die verschiedene Konditionen, Vorteile und Besonderheiten beinhalten. An dieser Stelle finden Sie in der folgenden Übersicht einen Tankkarten Vergleich, der die wichtigsten Tankkarten beinhaltet, die relevant sein können.
Zusätzlich zu den hier vorgestellten Anbietern gibt es bei verschiedenen Kreditkarten Rabatte auf Tankumsätze, die Firmenkunden genau wie Privatkunden nutzen können. Interessant ist eine solche Alternative vor allem dann, wenn keine klassische Flottenkarte gesucht wird und es noch auf weitere Rabatte und Vorteile ankommt. Zwei bekannte Anbieter in diesem Bereich sind die BMW Card von American Express und die Santander Kreditkarten.
Die Integration einer Tankkarte mit Avrios
Eine Tankkarte macht nur dann wirklich Sinn, wenn sie sich mühelos in eine Fuhrparkmanagement Software integrieren lässt. Mit der Avrios Lösung sparen Fuhrparkleiter Zeit, denn der Verwaltungsaufwand reduziert sich enorm. Keine Zettelwirtschaft mehr, keine manuellen Eingaben. Mit Avrios werden die Benzinkosten jedem Fahrzeug automatisch zugeordnet. Transparente Auswertungen und Statistiken machen Ausreißer sichtbar und Einsparungen bei steigenden Kosten können direkt umgesetzt werden. Mit Avrios können Fuhrparkleiter alle gängigen Tankkarten in ihr System integrieren. Das bedeutet: weniger Verwaltungsaufwand, mehr Kostenkontrolle. Und dabei haben sie jederzeit den Überblick über die realen Kosten ihres Fuhrparks.
Welche Tankkarte lohnt sich?
Kriterien für die Wahl des Tankkartenanbieters
Um von einer Tankkarte zu profitieren, ist es wichtig, geeignete Tankkartenanbieter zu nutzen. Die Anbieter an sich spielen genau wie der Tarif, die geographische Abdeckung und der Einsatz insgesamt eine Rolle. Die Tankkarte ist im Idealfall an die Bedingungen im Fuhrpark anzupassen, um keine unpassende Lösung zu erhalten.
Folgende Überlegungen spielen für die Auswahl einer Tankkarte eine Rolle:
- Welche regionale Abdeckung spielt für meine Fahrer eine Rolle?
- Sind meine Fahrer regional, überregional oder vielleicht sogar international unterwegs?
- Reicht die Zusammenarbeit mit einem Anbieter aus oder sind mehrere Anbieter gefragt?
- Welche Anforderungen an die technischen Voraussetzungen sowie an die Integration habe ich?
- Welche Tarife kommen in Frage?
Die Auswahl einer passenden Tankkarte hängt immer mit den Bedürfnissen der Fahrer und der Ausrichtung des Fuhrparks zusammen. Nicht zuletzt ist zu überlegen, ob es eine Single-Brand-Tankkarte sein soll oder eine Multi-Brand-Tankkarte. Bei ersterer ist der Anbieter beispielsweise Aral oder Shell. Die Multi-Brand-Lösung kombiniert mehrere Anbieter miteinander und ermöglicht damit eine überregionale Abdeckung. Hier spielt bei der Auswahl der Anbieter genau wie beim Abrechnungsmodell das Fahrverhalten genau wie der Einsatz der Fahrer eine Rolle.
Ab welcher Fuhrparkgröße lohnt sich eine Karte?
Eine Tankkarte eignet sich grundsätzlich für jede Fuhrparkgröße, jedoch bieten nicht alle Anbieter die Option für einen sehr kleinen Fuhrpark an. Für die Vereinfachung der Abrechnung sowie für eine bessere Kontrolle der Kosten und Spritzenden kann es bei einem kleinen Fuhrpark ebenfalls Sinn machen, auf eine Tankkarte zu setzen. Spätestens bei mittleren oder großen Fuhrparks lohnt sich die Tankkarte bei den meisten Unternehmen. Da selbst für Privatpersonen entsprechende Karten erhältlich sind, macht die Tankkarte für Unternehmen mit jeder Flottengröße Sinn. Wichtig ist lediglich ein genauer Vergleich der jeweiligen Konditionen der Anbieter, um eine für die eigene Flottengröße geeignete Lösung zu finden.
Wie sicher ist eine Tankkarte?
Ein Tankkartenbetrug durch die Fahrer ist dank der genauen Erfassung aller Daten einfacher aufzudecken. Ein solcher Betrug lässt sich jedoch nicht vollständig verhindern. Darüber hinaus gilt die Tankkarte als sichere Option, da ein Missbrauch durch PIN Codes sowie durch Maßnahmen wie Unterschriften von den Fahrern möglichst verhindert wird. Im Falle eines Diebstahls gilt daher bei der Tankkarte ähnlich wie bei einer Kreditkarte, dass ein gewisser Missbrauchsschutz vorhanden ist. Die Sperrung der Karte ist in einem solchen Fall von Bedeutung. Individuelle Einstellungen sorgen bei Tankkarten dafür, dass außergewöhnliche Aktivitäten sehr schnell auffallen.
Details rund um die Berechnung der Tarife der Tankkartenanbieter
Es ist nicht möglich, die Frage nach den exakten Kosten für eine Tankkarte zu beantworten. Grund dafür ist, dass die Berechnung der Tarife der Tankkartenanbieter von vielen Details abhängt. Die jährliche Nutzungsgebühr variiert zwischen den einzelnen Anbietern und beträgt im Durchschnitt bis zu 20 Euro. Kostenfreie Flottenkarten sind ebenfalls erhältlich, sind jedoch bezüglich des Einsatzgebietes stark begrenzt. Dabei ist dann zu überlegen, ob die Karte ausreicht oder ob doch ein Anbieter bevorzugt wird, der ein wenig mehr Auswahl bezüglich der Tankstellen ermöglicht. Grundsätzlich kostet die Karte erst einmal sehr wenig und bietet im Normalfall einige Vorteile in Form von Rabatten und günstigen Konditionen für Firmen.
Folgende Gebühren können zusätzlich anfallen, unterscheiden sich jedoch stark bei einzelnen Anbietern:
- Mögliche Kontogebühren bei Kreditkarten mit vorhandenem Tankrabatt
- Änderungen des Firmennamens auf der Karte
- Geplatzte Abbuchungen
- Nicht-Nutzung der Karte
- Nicht in ausreichend genutzte Karte (Mindestabnahmemengen beachten, falls vorhanden)
- Gestohlene oder verlorene Karten, die neu ausgestellt werden
- Für angeforderte Papierrechnungen anstelle von digitalen Lösungen
Letztlich ist es entscheidend, die einzelnen Angebote der Anbieter im Detail zu prüfen und zu vergleichen. Nur dann ist eine klare Aussage möglich, ob sich der Tankkartenanbieter für die Nutzung im Rahmen der Flotte eignet oder nicht. Sobald Sie eine Fuhrparkmanagement Software wie Avrios nutzen, sollte eine Integration der Tankkarte möglich sein. Dadurch ersparen Sie sich viel Verwaltungsaufwand und erhalten zudem schneller wichtige Zahlen, die eine Entscheidungsgrundlage für jeden Fuhrparkleiter darstellen.
Wie findet man die beste Option?
Aufgrund der Vielfalt an Angeboten fällt es im ersten Moment vielen Interessenten schwer, die beste Tankkarte für den eigenen Bedarf zu finden. Die passende Tankkarte für Unternehmen erfordert daher einen genauen Vergleich der jeweiligen Konditionen sowie des eigenen Bedarfs. Im ersten Schritt ist es hilfreich, den Tankverbrauch der Flotte zu kennen und genauer zu analysieren. Dabei sollten Sie sich relevante Fragen beantworten, um den Tankverbrauch und Ihren genauen Bedarf so realistisch wie nur möglich einzuschätzen. Wie viele Fahrzeuge befinden sich im Umlauf, wie hoch ist der aktuelle Tankbedarf und wie hoch sind Ihre derzeitigen Kosten für den Treibstoff? Diese Fragen sind für die Suche nach einer Tankkarte für Firmen besonders wichtig, damit die Kosten nicht zu hoch liegen, weil es sich um ein unpassendes Angebot handelt.
Erst dann lohnt es sich, einen Vergleich der verschiedenen Anbieter durchzuführen. Im letzten Schritt der Auswahl sollte die Suche nach der besten Tankkarte die Kontaktaufnahme zum Anbieter beinhalten, um ein maßgeschneidertes Angebot zu erhalten. In einigen Fällen lassen sich dadurch besondere Konditionen oder Rabatte aushandeln, was jedoch von den individuellen Bedingungen sowie von der Abnahme an Treibstoff abhängt. Wichtig ist bei allen Lösungen die Umsetzung der Idee in die Praxis. Nur wenn die Karten leicht zu verwalten und problemlos einsehbar sind, lässt sich dabei eine Zeitersparnis für Fuhrparkmanager erreichen. Ein kompliziertes System oder die fehlende Integration in eine bestehende Fuhrparkmanagement Software ist hingegen keine empfehlenswerte Lösung. Daher bietet es sich an, die technische Umsetzung der Karte genauso zu prüfen, wie die Konditionen, Preise und mögliche Abnahmemengen an Treibstoff der jeweiligen Anbieter.
Häufige Fragen zur Tankkarte
1. Wo kommt eine Tankkarte zum Einsatz?
Eine Tankkarte kommt zum Tanken von Kraftstoff wie Benzin und Diesel an Tankstellen zum Einsatz. Üblich ist dabei, dass die Tankkarte auf bestimmte Anbieter begrenzt ist, die zu nutzen sind. Eine Tankkarte kann dabei bei einem Dienstwagen genau wie bei Poolfahrzeugen in der Flotte genutzt werden.
2. Wie funktioniert eine Tankkarte?
Die Tankkarte ist vom Prinzip mit einer Kreditkarte zu vergleichen. Die anfallenden Kosten werden mit der Tankkarte beglichen, die Tankstelle rechnet dann mit dem hinterlegten Konto ab. Durch Berichte der Anbieter ist damit eine genauere Kontrolle anfallender Kosten möglich, ohne dass Fahrer mit Bargeld bezahlen müssen. Die Tankkarte ist daher eine bargeldlose Lösung für die Bezahlung von Kraftstoffen an Tankstellen.
3. Kann man mit einer Tankkarte nur tanken?
Nein, eine Tankkarte lässt sich in vielen Fällen nicht nur zum Tanken verwenden. Möglich sind genauso die Bezahlung von Mautgebühren, Autowäschen und kleineren Reparaturen. Grundlage sind dabei nicht nur die Anbieter der Tankkarte, sondern vor allem die Bedingungen, die mit dem Arbeitgeber vereinbart wurden.
4. Bieten Tankkarten Rabatte beim Tanken?
Ja, im Normalfall bieten Tankkarten einen Rabatt beim Tanken. Die genaue Höhe der Ersparnis hängt mit dem gewählten Tarif sowie mit der Berechnungsgrundlage für die Tankkarte zusammen. Eine Ersparnis von rund 5 Prozent beim Tanken ist dabei häufig zu beobachten und senkt damit insgesamt die Kraftstoffkosten für das Unternehmen.
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