Fuhrparkwissen A-Z

Schadenmanagement

Autor: Sina Burghardt

In jedem Fuhrpark kann es zu einem Schaden mit den bereitgestellten Fahrzeugen kommen – in einem solchen Fall ist optimales Schadenmanagement von Bedeutung. Schadenmanagement beinhaltet sämtliche mit einem Schaden in Verbindung gebrachte Tätigkeiten wie die Meldung von diesem sowie die Bewältigung der Folgen. Effizientes Schadenmanagement ist für Unternehmen von Bedeutung, die Versicherungskosten senken und kostspielige Reparaturen möglichst reduzieren wollen. 

Inhaltsverzeichnis

Schadenmanagement Definition

Mit dem Schadenmanagement sind alle Maßnahmen zur Bewältigung von Schäden gemeint. Darüber hinaus bezieht sich das Schadenmanagement im weiteren Sinne auf sämtliche Maßnahmen, die zur Vorbeugung von Schäden, Unfällen und Reparaturen dienen. Die richtige Meldung eines Schadens zählt damit genauso zum Schadenmanagement wie die weiteren Prozesse, die mit einem angefallenen Schaden in Verbindung stehen. Ziel des betrieblichen Schadenmanagements ist die Senkung der Schadenquote, die erhebliche Auswirkungen auf die Kosten des Unternehmens hat. 

Der Schadenmanagement Prozess im Überblick

Um den Schadenmanagement Prozess lückenlos abzuwickeln, ist es entscheidend, die einzelnen Schritte genau zu befolgen. Ist ein Schaden bereits erfolgt, beginnt das Schadenmanagement ab diesem Punkt und startet mit der Aufnahme des Schadens. Die Abwicklung des Schadens ist ebenfalls von großer Bedeutung, um weitere Kosten zu minimieren. 

Aufnahme des Schadens

Ein Protokoll für den genauen Umgang mit einem Schaden ist entscheidend, damit alle Beteiligten bereits ab der Entstehung von einem Schaden wissen, welche Schritte erforderlich sind. Dafür sollten Fuhrparkleiter die Fahrer nicht nur schulen, sondern möglichst genaue Anweisungen hinterlegen, um die Aufnahme des Schadens zu optimieren. Eine Telefonnummer für die unverzügliche Meldung des Schadens sollte bereitstehen, damit Fuhrparkleiter sich nicht mit nächtlichen Anrufen befassen müssen. Zusätzlich sollte für die Aufnahme des Schadens ein klares Protokoll vorhanden sein, damit alle Beteiligten wissen, wie sie vorgehen sollen. 

Sobald alle Parteien geschult sind, lässt sich die Aufnahme des Schadens zügig abwickeln. Folgende Daten sollten dabei abgefragt und angegeben werden, um weitere Verzögerungen zu vermeiden: 

  • Ort und Zeitpunkt des Schadens
  • Hergang des Schadens mit genauer Beschreibung
  • Fotos, Videos und andere Beweise des Vorgangs
  • Versicherungsnummer bei einem Versicherungsfall
  • Persönliche Daten (Namen, Adresse, Telefonnummer)

Üblich ist es nach der Aufnahme des Schadens, die Informationen so zeitnah wie nur möglich an die beteiligten Personen weiterzuleiten. Es ist Aufgabe des Schadenmanagements, die beteiligten Parteien zu ermitteln und nach der Aufnahme des Schadens lückenlos über den Vorgang in Kenntnis zu setzen. Auf diese Weise ist die anschließend erfolgende Schadensabwicklung deutlich einfacher umzusetzen. 

Schadensabwicklung

Der Ablauf nach einem Schaden von der Meldung des Schadens bis hin zur vollständigen Abwicklung von diesem wird als Schadensabwicklung bezeichnet. Es geht dabei um den möglichen Schadenersatz sowie um die Reparatur des Fahrzeugs, wenn ein solches beteiligt war. Sämtliche Arbeitsschritte im Rahmen der Schadensabwicklung sind vom Fuhrparkmanagement genau zu überdenken, um eine lückenlose Abwicklung zu ermöglichen. Teil des Prozesses sollte im Idealfall die Analyse des Unfalls oder des Schadens sein, um in Zukunft besser auf menschliche oder technische Fehler vorbereitet zu sein. 

Wesentliche Aufgaben des Fuhrparkleiters rund um die Schadensabwicklung sind aber vor allem die Meldung an die Versicherung sowie die anschließende Reparatur. Bei Unfällen mit Personenschäden ist mit einem Anwalt zusammenzuarbeiten, um weitere Maßnahmen zu besprechen. Die Schadenauswertung ist üblicherweise der letzte Schritt nach der erfolgreich umgesetzten Reparatur des Schadens. 

Schadenmanagement im Fuhrpark

Sobald ein Fuhrpark mit Fahrzeugen vorhanden ist, kann es zu Schäden und Unfällen kommen. Die Verwaltung von Schäden sowie die gesamten Prozesse, die mit einem Unfall in Verbindung stehen, bringen einen hohen Arbeitsaufwand mit sich. Daher ist es sinnvoll, Schadenmanagement im Fuhrpark einzuführen. Der Verwaltungsaufwand lässt sich minimieren, Prozesse lassen sich sauberer, schneller und kostengünstiger abwickeln. Für das Schadenmanagement im Fuhrpark sind Prozesse zu entwickeln, die für alle Parteien sinnvoll sind. Verschiedene Parteien sind in diesem Zusammenhang zu identifizieren und zu benachrichtigen, um effizientes Schadenmanagement zu ermöglichen. Die unterschiedlichen Aufgaben sind sinnvoll in Form einer Prozesskette umzusetzen, um zusätzliche Kosten sowie steigende Schadenquoten zu verhindern. 

Folgende Aufgaben zählen zum Schadenmanagement im Fuhrpark: 

  • Unfälle und Schäden an Fahrzeugen sind zu erkennen, zu analysieren und genau zu verfolgen, um eine Verbesserung zu erreichen. 
  • Schulungen und Unterweisungen können die Schadenquote bei bestimmten Mitarbeitern senken. 
  • Auffälligkeiten und Wiederholungen sollten erkannt und betrachtet werden.
  • Sollten bestimmte Fahrzeuge/Fahrzeugtypen häufiger Unfälle verursachen, sind diese genau zu prüfen.
  • Einführung von effizienten Prozessen für die Schadenmeldung sowie weitere.

Konstante Überwachung der erfolgten Unfälle und Schäden an Fahrzeugen bieten die Möglichkeit, die Fuhrparkkosten zu senken. Für geringere Kosten im Fuhrpark ist es somit für jeden Fuhrparkleiter von Bedeutung, entsprechend intensiv auf das Schadenmanagement im Fuhrpark zu blicken. Herausforderungen im Fuhrpark sind dabei unter anderem eine mangelhafte Kommunikation mit den Fahrern oder eine unzureichende Dokumentation oder Analyse der Vorgänge. 

Effizientes KFZ Schadenmanagement fängt bereits vor dem Unfall an

Tatsächlich fängt effizientes KFZ Schadenmanagement bereits vor einem erfolgten Unfall an. Das Ziel besteht darin, durchdachtes Schadenmanagement zu nutzen, um frühzeitig Unfällen vorzubeugen. Im ersten Schritt ist das Thema Beschaffung von Bedeutung, da in diesem Bereich bereits die Weichen für ein möglichst risikoarmes Fahren gesetzt werden können. Zusätzlich ist im Alltag durch eine regelmäßig erfolgende elektronische Führerscheinkontrolle das Risiko von einem Unfall ebenfalls einzugrenzen. Neben der vorhandenen Fahrerlaubnis, die immer zu überprüfen ist, spielt die Fahrerunterweisung eine Rolle. Fahrer sollten wissen, worauf sie achten sollten und sind im besten Fall umfangreich geschult, wenn es um mögliche Gefahrenpunkte geht. Im optimal organisierten Fuhrparkmanagement beginnt das KFZ Schadenmanagement damit vom Zeitpunkt an, in dem einem Fahrer ein Fahrzeug zur Verfügung gestellt wird. 

Je besser Fahrer geschult sind und je eher sie wissen, worauf sie achten sollten, desto mehr sinkt die Gefahr von einem Unfall. Der Zustand des Fahrzeuges hat ebenfalls großen Einfluss darauf, ob und in welchem Ausmaß mit einem Schaden zu rechnen ist. Auf diese Weise lassen sich menschliche, genau wie technische Fehler, die zu Unfällen führen, bis zu einem gewissen Grad reduzieren. Die Maßnahmen zur Vorbeugung von Schäden zählen zum Risikomanagement, welches Hand in Hand mit dem Schadenmanagement umzusetzen ist. Ein vorausschauender Blick auf mögliche Gefahren geht mit dem Potenzial einher, diese zu reduzieren. Zusätzlich sollte nach jedem Schaden nicht nur die Abwicklung von diesem erfolgen, sondern genauso eine Analyse der Ereignisse. So lassen sich teilweise häufiger auftretende und vermeidbare Schäden erkennen und vorbeugen. 

Ein Beispiel für vorbeugendes Schadenmanagement, bereits deutlich vor einem Unfall, ist der Blick auf mögliche Gefahren auf dem Firmengelände. Diese sind zu analysieren, um im Rahmen einer Fahrerunterweisung vermittelt zu werden. Dadurch können Schäden durch enge oder schwieriger zu befahrene Stellen auf dem Firmengelände vermieden werden. 

Schadenmanagement an externe Dienstleister übertragen

Es handelt sich beim Schadenmanagement um einen enorm wichtigen Bestandteil des Fuhrparkmanagements, um hohe Kosten sowie mögliche rechtliche Folgen zu vermeiden. Nicht immer ist im teilweise hektischen Tagesgeschäft ausreichend Zeit für eine vollständige Abwicklung vorhanden. In einem solchen Fall besteht die Möglichkeit, das Schadenmanagement an externe Dienstleister zu übertragen. Dabei ist auf anstehende Kosten sowie auf die Kompatibilität mit dem vorhandenen Fuhrparkmanagement zu achten. Andernfalls überwiegen eventuell doch Nachteile vor den Vorteilen, die sich durch die Übertragung der Aufgaben an externe Dienstleister ergeben können. 

Zeitsparendes Schadenmanagement mit Avrios

Eine zeitsparende, besonders effiziente Lösung für die Umsetzung des Schadenmanagements ist die Durchführung mit Avrios. Digitales Schadenmanagement, bei dem mit einem Klick alle relevanten Daten zur Verfügung stehen, ist dabei einfach umsetzbar. Dank der Zusammenarbeit mit RepairFix melden Fahrer Schäden innerhalb von wenigen Minuten, die dank Avrios sofort zugeordnet werden. Fuhrparkleiter sparen durch die digitale Umsetzung viel Zeit, haben wesentliche Aufgaben im Blick und können langfristig die entstehenden Kosten für das Schadenmanagement senken.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Schadenmanagement

Wer ist für das KFZ Schadenmanagement verantwortlich?

Die Fuhrparkleitung ist im Wesentlichen für das KFZ Schadenmanagement verantwortlich. Es handelt sich um eine wichtige Aufgabe für das Unternehmen, um Kosten zu senken. Ohne ein effizientes KFZ Schadenmanagement ist es möglich, dass die Versicherungskosten steigen und ein erheblicher finanzieller Aufwand auf das Unternehmen zukommt. Das KFZ Schadenmanagement lässt sich an externe Dienstleister übertragen oder durch Tools wie eine Fuhrparkmanagement Software vereinfachen.

Wie melde ich einen Schaden bei der Versicherung?

In der heutigen Zeit bieten Versicherungen in der Regel die Option, einen Schaden über eine Hotline oder online zu melden. Bei zahlreichen Versicherungen ist eine spezielle Schadenhotline vorhanden, die rund um die Uhr besetzt ist. Üblich ist, den Schaden innerhalb von maximal einer Woche an die Versicherung zu melden. Dabei sind sämtliche relevanten Angaben über die Art und den Umfang des Schadens anzugeben. 

Wie schreibt man eine Schadensmeldung?

Für eine vollständige Schadensmeldung ist es entscheidend, alle relevanten Daten anzugeben. Neben dem Namen des Versicherten sowie des Schadenverantwortlichen ist die Versicherungsnummer anzugeben. Der Schaden sollte so genau wie möglich in Bezug auf Ort, Uhrzeit, Hergang und Ablauf beschrieben werden. Sämtliche Belege wie Zeugenaussagen, Videos und Fotos sind genau wie eine genaue Beschreibung der beschädigten oder zerstörten Gegenstände anzugeben. Zu guter Letzt dürfen persönliche Daten wie Telefonnummer und Adresse nicht fehlen. Eine vollständig verfasste Schadensmeldung führt im Anschluss zu einer Zeitersparnis und führt dazu, dass die gesamte Abwicklung des Schadens deutlich unkomplizierter umzusetzen ist. 

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