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Flottenverwaltung

Fuhrpark Termine: Zeit bei der Terminplanung sparen

Fuhrpark Termine sind im Rahmen der Flottenverwaltung zu planen und einzuhalten, um weiteren Konsequenzen vorzubeugen. Sparen Sie Zeit bei der Terminplanung – wir zeigen, welche Optionen es gibt.

Oktober. 1, 2021

Jede Flotte geht mit Terminen einher, die geplant und im Rahmen der Fuhrpark Termine zu beachten sind. Die Terminplanung ist je nach Größe des vorhandenen Fuhrparks Organisationstalenten vorbehalten und kostet recht viel Zeit. Fahrzeugnutzer und Fahrzeughalter müssen dennoch die Termine beachten, da es sonst zu Strafen und weiteren Schwierigkeiten kommt. Die meisten Fuhrparkleiter nutzen noch den Fuhrpark Planer Excel, wobei der genaue Zeitaufwand sowie eventuell mögliche Alternativen in der Regel unbekannte Größen sind. Wir stellen an dieser Stelle wichtige Termine, die Vorgehensweise für die Planung sowie Alternativen zur sonst üblichen Excel Tabelle vor. Hier finden Sie weitere Informationen zu den größten Zeitfressern im Fuhrpark, die Fuhrparkmanager durch eine automatisierte Lösung verringern können.

Welche Fuhrpark Termine sind zu beachten?

Bei jedem Fahrzeug fallen Termine an, die Sie sicherlich aus dem privaten Bereich kennen. Vom TÜV bis hin zu Serviceterminen und zum Reifenwechsel kommt es üblicherweise zu einigen Terminen. Diese fallen in unregelmäßigen Intervallen an. Dabei ist nicht zu erwarten, dass der zuständige Dienstleister eine Erinnerung ausspricht. Wie immer gilt es, dass einige wenige Termine im privaten Bereich zur großen Herausforderung werden, wenn es um eine ganze Flotte geht. Für die Beachtung und Organisation aller Fuhrpark Termine ist daher ein gewisses Talent zum Organisieren erforderlich. Doch welche Termine sind wirklich zu beachten?

Hier finden Sie besonders wichtige Termine für Ihren Fuhrpark:

  • Serviceintervalle

Der genaue Rhythmus der Termine hängt von der Laufleistung sowie vom Hersteller ab. Wichtig ist die Einhaltung der Termine für Ansprüche an den Hersteller sowie für die Gewährleistung im Allgemeinen. Viele Fahrzeuge erinnern die Fahrer heute an die anstehenden Termine, damit diese mit der Vertragswerkstatt vereinbart werden. Viele Fuhrparkmanager erinnert die Fahrer dennoch an den Serviceintervall, damit die Garantie der Hersteller nicht erlischt.

  • Reifenwechsel

Je nach Saison müssen die Reifen gewechselt werden. Das ist nicht nur wichtig, um die Vorschriften zu erfüllen. Vielmehr handelt es sich um einen Termin im Fuhrpark, der für die Sicherheit entscheidend ist. Im Normalfall wissen die Fahrer, wann die Reifen zu wechseln sind und vereinbaren den Termin. Viele Fuhrparkleiter erinnern die Fahrer dennoch, um keine Sicherheitslücken durch den falschen Reifenbelag zuzulassen.

  • UVV-Prüfung (Fahrzeugprüfung)

Es handelt sich bei der Fahrzeugprüfung um einen besonders wichtigen Termin, der vom Fachmann durchzuführen ist. Die technische Überprüfung beugt Unfällen vor und ist damit für das UVV genau wie für das Greifen von Versicherungen im Schadensfall entscheidend. Es handelt sich um besonders wichtige Termine, an die der Fuhrparkmanager den Fahrer im Normalfall erinnern muss. Werden diese Termine versäumt, kann dies sehr kostspielige Folgen haben, die vielen Fuhrparkleitern nur zu gut bekannt sind.

  • TÜV

Ein Termin, den jeder Fahrzeugbesitzer oder Fahrzeughalter kennt: Den TÜV. Der Termin ist aus gesetzlicher Sicht wichtig und dient dazu, den Status des Fahrzeuges und die Verkehrstauglichkeit zu prüfen. Für die Sicherheit ist der Termin ebenfalls entscheidend, der von einem dazu bevollmächtigten Prüfzentrum durchzuführen ist. Strafen und der Entzug der Betriebserlaubnis für das Fahrzeug drohen, falls diese Termine nicht eingehalten werden. Eine Erinnerung der Fuhrparkleiter ist wichtig, um diese wichtigen Fuhrpark Termine nicht zu vergessen.

Herausforderungen beim Fuhrpark Planer Excel

Die Organisation der Termine einer ganzen Flotte kostet natürlich Zeit und wird meist durch den Fuhrpark Planer Excel umgesetzt. Allerdings sorgt diese Vorgehensweise für einige zusätzliche Herausforderungen. Im Normalfall nutzen die Fuhrparkmanager einen Kalender, in dem die Termine eingetragen sind. Bei anstehenden Terminen im Fuhrpark werden Fahrer wahlweise telefonisch oder per E-Mail an diese erinnert. Üblich ist für viele Flottenmanager die Vereinbarung von Terminen mit der jeweiligen Prüfstelle oder der Werkstatt. Der Fuhrpark Planer Excel bietet die Möglichkeit, anstehende Termine einzutragen und zu überwachen. Das geht mit einem hohen administrativen Aufwand einher. Dieser lässt sich aber nicht umgehen, da bei fehlender Überwachung der Termine schnell weitere Probleme und hohe Kosten anfallen. Das nehmen zwar viele Fuhrparkleiter in Kauf, um Zeit zu sparen aber die Option stellt nicht unbedingt die sicherste Lösung dar. Die organisatorischen Herausforderungen sind daher für das korrekte Terminmanagement im Fuhrpark besonders zu beachten.

Sinnvolle Alternativen für das Terminmanagement

Herausforderungen bei der Einhaltung und Organisation aller Termine gibt es genug. Wichtig ist es daher, sinnvolle Alternativen für das Terminmanagement im Fuhrpark zu finden. Unsere Experten haben hier festgestellt, dass es mehrere Lösungen gibt, um Termine besser zu organisieren:

Verantwortung liegt beim Fahrer

Die Verantwortung lässt sich auf den Fahrer übertragen, der sich um die Termine für sein Fahrzeug bemühen muss. Es gibt hier die Option, dass die Car Policy und der Dienstwagenüberlassungsvertrag so gestaltet werden, dass der Fahrer seine Verantwortung genau kennt. In diesen Vereinbarungen weisen Sie die Fahrer im Idealfall darauf hin, dass mögliche Kosten, die aus versäumten Terminen entstehen, beim Fahrer liegen. Das Signal für die Verantwortung ist gegeben, obwohl es nicht immer einfach ist, die Kosten tatsächlich vom Fahrer zurückzuerhalten. In jedem Fall ist die Übertragung der Verantwortung mit weniger Zeit für den Fuhrparkleiter verbunden. Eine größere Sicherheit, dass die Termine eingehalten werden, gibt es damit jedoch nicht.

Terminplanung mit Office

Termine lassen sich durch den Kalender und mit Office gut eintragen, sodass im Anschluss automatische Erinnerungen folgen. Diese Automatisierung ist sicherer als die Verantwortung beim Fahrer und ist mit weniger Arbeitsaufwand verbunden. Allerdings muss der Fuhrparkleiter die Termine sowie die zukünftigen Erinnerungen trotzdem noch eintragen, damit der Prozess in Gang gesetzt wird.

Automatische Umsetzung mit Avrios

Anders sieht es bei der Umsetzung mit Avrios aus, da durch die Anlage jedes Fahrzeuges wichtige Termine sofort erfasst werden. Der Fahrer wird automatisiert an die Fuhrpark Termine erinnert, um diese nicht zu vergessen. Durch einen Button gibt der Fahrer direkt die Rückmeldung, sobald ein Termin erledigt ist, was das System ebenfalls festhält. Zusätzlich hat der Flottenmanager die Möglichkeit, Termine selbst anzulegen, die ab einem bestimmten Alter oder einem gewissen Kilometerstand der Fahrzeuge von Vorteil sind. Insgesamt reduziert sich das Risiko, Termine zu verpassen, sehr deutlich. Zusätzlich fällt der organisatorische Aufwand, der mit viel Arbeitszeit verbunden ist, durch diese Vorgehensweise weg.

Zeitaufwand im Fuhrpark minimieren

Der exakte Zeitaufwand für Fuhrparkleiter beim Terminmanagement ist schwer zu bestimmen. Hier hängt es immer mit von der Anzahl der Fahrzeuge sowie von der Art der gewählten Umsetzung ab, durch die an Termine erinnert wird. Desto automatisierter die Terminplanung erfolgt, desto sicherer und einfacher ist die Umsetzung in diesem Fall. Für gewissenhafte Fuhrparkleiter, die Termine nicht verpassen wollen, ist daher eine gute Alternative für die Planung und Erinnerung der Termine erforderlich. Jedes Jahr fallen Termine in wechselnden Intervallen an, die zeitnah zu beachten sind. Versicherungen informieren über die genauen Vorgaben, die beispielsweise beim TÜV zu beachten sind. Informationen für einen genaueren Einblick finden Sie beispielsweise an dieser Stelle.

Selbst wenn es nur 5 Minuten pro Termin sind, die Sie für die Erinnerung benötigen, kommen bei mehreren Terminen im Jahr einige Minuten zusammen. Bei einer Flotte von 100 Fahrzeugen ist der Organisationsaufwand daher beachtlich. Sie können den Zeitaufwand im Fuhrpark durch eine moderne Lösung minimieren und sichern sich zusätzlich gegen kostspielige Folgen ab.

Fazit: Fuhrpark Termine effizient und zeitnah umsetzen

Diverse Termine von Serviceintervallen über den TÜV bis zur Reifenüberprüfung fallen in jedem Fuhrpark an. Diese Fuhrpark Termine lassen sich nicht vermeiden, obwohl die Option besteht, sie effizienter zu planen. Die Folgen bei vergessenen und missachteten Terminen im Fuhrpark sind in vielen Fällen recht kostspieliger Natur. Im Idealfall hat der Fuhrparkleiter selbst alle Fuhrpark Termine im Blick oder nutzt eine passende Software, um nichts zu verpassen. Wir von Avrios finden, dass Fuhrpark Termine etwas sind, woran ein System automatisch und zuverlässig erinnern soll. Daher ist unsere Lösung die sichere Variante, um weitergehende Schwierigkeiten sowie unnötige Kosten zu vermeiden. Hier können Sie sich kostenlos für Ihren Account anmelden und überprüfen, wie viel Zeit und Nerven Sie durch unsere automatischen Erinnerungen an Fuhrpark Termine sparen.

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