Les véhicules du parc automobile qui peuvent être utilisés par tous les employés (autorisés) sont appelés véhicules de pool. Les véhicules de pool sont courants dans les flottes lorsque tous les employés ne peuvent pas disposer de leur propre véhicule ou lorsque les changements de véhicules sont fréquents. Nous examinons ici plus en détail la distinction entre les véhicules de pool et les voitures de fonction, ainsi que les particularités et l'utilisation privée de ces véhicules.

Ce que vous apprendrez dans cet article :

1. Définition et utilisation : les véhicules de pool font partie du parc automobile de l'entreprise et peuvent être utilisés par différents employés, contrairement aux voitures de fonction attribuées de manière fixe.
2. Gestion et contrôle : la gestion des véhicules de pool nécessite un système de réservation efficace et une réglementation claire de l'utilisation privée, y compris les aspects fiscaux.
3. Avantages pour les entreprises et l'environnement : les véhicules de pool offrent des avantages économiques grâce à des coûts d'acquisition et d'entretien réduits, une efficacité accrue grâce à une meilleure utilisation et des avantages pour l'environnement grâce à une consommation de carburant et des émissions réduites.

Qu'est-ce qu'un véhicule de pool ?

Un véhicule de pool est un véhicule de la flotte qui n'est attribué à aucun conducteur fixe. Différents conducteurs peuvent donc utiliser les véhicules de pool, qui sont normalement réservés ou attribués pour des trajets individuels. Les véhicules de pool permettent la mobilité de différents employés sans qu'il soit nécessaire d'attribuer précisément chaque véhicule. Ce concept est également connu sous le nom de « covoiturage d'entreprise », car les véhicules sont partagés en conséquence. Le parc de véhicules fait partie de la flotte de l'entreprise. Le covoiturage d'entreprise se caractérise par des conducteurs changeants. La gestion des véhicules en pool doit être confiée au responsable du parc automobile afin de garantir la transparence et une mise en œuvre sûre dans la pratique.

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Distinction entre véhicules de pool et voitures de fonction

Les véhicules de pool et les voitures de fonction ne constituent pas la même option dans le cadre d'une flotte. À ce stade, une distinction entre les deux types de véhicules est établie sous forme de tableau afin de faciliter leur classification :

Véhicules de poolVoitures de fonctionUtilisateurs et disponibilitéConducteurs changeants (les utilisateurs sont des employés de l'entreprise)Conducteurs attitrésRéservation des véhiculesLa réservation s'effectue via un système de réservation/une applicationAucune réservation nécessaireUtilisation privéeOui, possible après accord (les trajets professionnels sont généralement plus courants)Oui, généralement possible (sauf en cas d'interdiction d'utilisation privée)Obligations du détenteurLe détenteur est l'entreprise

Les obligations du détenteur telles que le contrôle du permis de conduire, le contrôle technique et la formation des conducteurs s'appliquent sans exception aux deux types de véhicules. Le détenteur est l'entreprise.

Les obligations du détenteur telles que le contrôle du permis de conduire, le contrôle technique du véhicule et la formation des conducteurs s'appliquent à tous les types de véhicules sans exception

Véhicules de pool et leur domaine d'utilisation

Les véhicules de pool constituent un moyen d'améliorer la mobilité des employés. Grâce à un système de réservation simple, ils permettent notamment d'optimiser le taux d'utilisation et donc d'augmenter l'efficacité. Le domaine d'utilisation comprend en fin de compte tous les déplacements professionnels. Il n'est pas toujours judicieux d'utiliser le train ou son véhicule privé pour se rendre au travail. Les véhicules de pool constituent un moyen simple et judicieux d'effectuer des déplacements professionnels selon les besoins. Pour l'utilisation privée, il est souvent possible de payer une redevance, ce qui permet d'augmenter le taux d'utilisation des véhicules.

Véhicules de pool et utilisation privée

En principe, il est courant d'interdire ou de limiter fortement les trajets privés avec les véhicules de pool. Si l'utilisation privée est néanmoins autorisée, des règles appropriées, telles que la mise en place d'éventuels traceurs, doivent être respectées. Dès qu'il y a utilisation privée, l'avantage en nature est imposable. Pour cela, on peut choisir entre la règle des 1 % et le carnet de bord.

Si les véhicules sont équipés d'un traceur GPS, tous les conducteurs doivent en être informés. Le traceur doit alors être retiré en cas d'utilisation privée, mais un consentement est dans tous les cas requis. Il convient donc de déterminer avec précision si les véhicules de pool peuvent être utilisés uniquement à des fins professionnelles ou également à des fins privées.

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Imposition des véhicules

En matière d'imposition des véhicules de pool, il convient de noter qu'il est possible d'utiliser les véhicules à des fins privées. Bien que cela ne soit pas courant dans toutes les entreprises, si aucune interdiction d'utilisation privée n'est prévue, l'avantage en nature doit être imposé en cas d'utilisation privée. Si le véhicule n'est pas utilisé à des fins privées, les conducteurs des véhicules de pool n'ont pas à se soucier de l'imposition.

Imposition des véhicules de pool avec carnet de bord

En cas d'utilisation privée, il est courant d'imposer les véhicules de pool à l'aide d'un carnet de bord. Tous les trajets effectués dans le cadre de l'utilisation privée doivent être indiqués avec précision. De cette manière, les véhicules de pool peuvent être imposés à l'aide du carnet de bord et il est possible de n'imposer que le montant correspondant aux trajets effectués. Sans carnet de bord, les véhicules de pool devraient être imposés selon la règle des 1 %, qui est peu courante dans ce contexte. Cette règle est plutôt inhabituelle, car les véhicules de pool non attribués de manière fixe sont rarement utilisés à des fins privées à grande échelle. Si les véhicules en pool sont imposés sans carnet de bord, il n'est alors possible que d'interdire leur utilisation à des fins privées. Dans ce cas, les véhicules en pool sans carnet de bord sont utilisés exclusivement pour les trajets professionnels.

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Règle des 1 % pour les véhicules

Si aucune interdiction d'utilisation à des fins privées n'est en vigueur, mais qu'un carnet de bord ne constitue pas non plus une solution, il reste la règle des 1 % pour les véhicules de pool. Il s'agit toutefois de la solution la moins courante et la plus coûteuse. Enfin, il convient de noter que les véhicules de pool sont rarement utilisés à des fins privées à grande échelle. Étant donné que ces véhicules sont utilisés pour des trajets individuels, il n'est pas très judicieux d'appliquer directement la règle des 1 % coûteuse pour l'imposition de l'avantage en nature. Il convient donc d'examiner au cas par cas quelle est la procédure la plus appropriée et dans quelle mesure l'application de la règle des 1 % est avantageuse pour les véhicules de pool.

Utilisation sûre des véhicules en pool

Pour une utilisation sûre des véhicules en pool, il convient de noter que les mêmes conditions s'appliquent que pour une voiture de fonction attribuée de manière fixe. Cela signifie que les obligations du propriétaire et la question sensible de la responsabilité du propriétaire doivent être prises en compte pour les véhicules en pool exactement comme pour les voitures de fonction attribuées de manière fixe. Le contrôle du permis de conduire doit même être effectué plus régulièrement, normalement avant chaque trajet. Cette étape est simplifiée par une application appropriée ou l'utilisation d'un logiciel intelligent de gestion de flotte sous la forme d'un contrôle électronique du permis de conduire. Pour une utilisation sûre des véhicules de pool, tous les aspects juridiques de l'utilisation du véhicule ainsi que les obligations du propriétaire doivent donc être respectés avec précision. C'est la seule façon de garantir une utilisation sûre de tous les véhicules de pool.

En outre, il convient de veiller à l'hygiène lors de l'utilisation des véhicules de pool. Cela signifie qu'aucun déchet ne doit être laissé dans le véhicule et que le volant et le levier de vitesse doivent être désinfectés au début et à la fin du trajet. En particulier pendant la saison des rhumes, l'utilisation du véhicule par différentes personnes peut entraîner des maladies évitables.

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Avantages des véhicules en pool dans le parc automobile

Pour les entreprises, il est tout d'abord important de réfléchir aux avantages des véhicules en pool dans le parc automobile. Après tout, il s'agit d'une solution qui ne correspond plus aux voitures de fonction classiques. L'utilisation de véhicules en pool dans le parc automobile présente plusieurs avantages :

Avantages économiques des véhicules partagés

Les avantages économiques des véhicules en pool sont particulièrement importants. Il est nettement plus avantageux d'acheter ou de louer des véhicules en pool pour plusieurs employés que d'acquérir des voitures de fonction attribuées à titre permanent. Les économies réalisées concernent les coûts d'acquisition, les frais d'entretien et de maintenance ainsi que les frais de carburant.

La gestion numérique de la flotte permet d'identifier et d'affecter rapidement les coûts en fonction du kilométrage parcouru. Il est ainsi plus facile pour les gestionnaires de flotte d'identifier les besoins et de procéder à d'autres ajustements sur le plan économique. Cependant, l'utilisation de véhicules partagés dans les entreprises s'accompagne souvent d'une réduction des coûts de la flotte. La pertinence de cette solution dépend des besoins spécifiques de l'entreprise et des exigences de la flotte.

Une efficacité accrue grâce à une meilleure utilisation de la flotte

Au moins lorsque l'on utilise un système de réservation ou une application facile à utiliser, le taux d'utilisation des véhicules est généralement plus élevé. Cette utilisation accrue améliore l'efficacité et permet généralement de réduire le nombre de véhicules nécessaires pour obtenir le même résultat.

Le transfert des véhicules de fonction rarement utilisés vers un parc commun peut également constituer un avantage réel. Dans le cas des employés en télétravail ou de ceux qui utilisent moins fréquemment leur véhicule, l'entreprise et les employés bénéficient également de l'utilisation des véhicules en tant que véhicules communs. Il n'est pas toujours judicieux d'avoir son propre véhicule de fonction si l'on considère son utilisation et son efficacité.

Pensez aux avantages pour l'environnement

Une flotte réduite et une consommation globale de carburant moindre ne se traduisent pas seulement par une baisse des coûts. L'environnement profite également de l'utilisation de solutions plus efficaces et plus flexibles pour la flotte. Une solution respectueuse de l'environnement avec des émissions réduites est toujours importante pour l'entreprise. Les véhicules de pool sont encore plus respectueux de l'environnement lorsqu'il s'agit de véhicules électriques. La mobilité électrique peut encore accentuer les avantages pour l'environnement.

Avantages pour les employés grâce à un cercle d'utilisateurs plus large

Les voitures de fonction sont plutôt exclusives, mais ce n'est pas le cas des véhicules de pool. Il s'agit là d'un avantage important pour les employés, qu'il ne faut pas sous-estimer. Le cercle d'utilisateurs plus large permet à davantage de collaborateurs d'utiliser les véhicules, ce qui n'est généralement pas le cas avec une voiture de fonction. Le covoiturage et l'esprit d'équipe en général sont encouragés lors des déplacements professionnels. Les collaborateurs bénéficient d'une solution flexible, parfaitement adaptée à leur comportement d'utilisation.

Exigences des collaborateurs et attribution des véhicules

Les collaborateurs n'ont pas droit à l'attribution d'un véhicule particulier. Contrairement à une voiture de fonction, il n'y a pas de véhicule fixe ni de droit à l'attribution d'un tel véhicule. La flexibilité et l'efficacité restent ainsi élevées. En règle générale, la politique automobile définit qui a droit à une voiture de fonction ou à l'utilisation générale de véhicules de pool afin d'éviter tout malentendu. Dans la pratique, le souhait d'obtenir un véhicule particulier est souvent exprimé, mais cela n'a pas de sens pour les entreprises. La raison la plus importante pour l'introduction de véhicules partagés est finalement la plus grande flexibilité. Cela réduit les coûts de la flotte, ce qui représente un avantage économique évident.

En cas d'utilisation privée des véhicules, il convient de noter que l'avantage en nature est réparti entre tous les conducteurs du véhicule. Il n'est donc pas surprenant que dans de nombreuses entreprises, les véhicules de pool soient utilisés à des fins professionnelles et non privées. Cela facilite la gestion et conduit à plus de transparence dans la pratique.

Gérer les véhicules en pool avec le logiciel Avrios

La gestion des véhicules en pool peut s'avérer très fastidieuse, en particulier dans le cadre d'une flotte importante. Il faut présenter un permis de conduire en cours de validité, vérifier que les personnes autorisées à utiliser les véhicules sont bien enregistrées et consigner ces informations dans un système. Sans un système intelligent, il est difficile de vérifier toutes les conditions préalables et de savoir quel véhicule est utilisé et dans quelle mesure. Il ne faut pas sous-estimer l'attribution des coûts à chaque véhicule ni la gestion des rendez-vous d'entretien ou de maintenance, car il n'y a pas de conducteur attitré pour effectuer ces tâches. Un logiciel de gestion de flotte intelligent est donc utile pour gérer les véhicules de pool.

La gestion des véhicules de pool avec le logiciel Avrios constitue donc une option intéressante qui permet d'économiser beaucoup de travail. Cette solution intelligente permet d'attribuer automatiquement les coûts et d'avoir un aperçu de l'utilisation des véhicules ainsi que des échéances de chaque véhicule de la flotte. De cette manière, la gestion des véhicules de pool ne demande que très peu de travail au responsable du parc automobile.

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FAQ sur les véhicules de pool

1. Qu'est-ce qu'un véhicule de pool ?

Un véhicule de pool est un véhicule de la flotte d'une entreprise qui n'est pas attribué à un conducteur fixe. Différents employés peuvent le réserver pour des trajets individuels ou il leur est attribué. Ce concept est également connu sous le nom de « covoiturage d'entreprise ».

2. En quoi les véhicules de pool diffèrent-ils des voitures de fonction ?

‍Les véhicules de pool sont utilisés par différents conducteurs et doivent être réservés via un système de réservation ou une application. En revanche, les voitures de fonction sont attribuées à des conducteurs fixes et ne nécessitent aucune réservation. L'utilisation privée est possible pour les deux types de véhicules, mais elle est souvent limitée pour les véhicules de pool.

3. Les véhicules en pool peuvent-ils être utilisés à des fins privées ?

‍En principe, l'utilisation privée des véhicules en pool est possible, mais souvent très limitée. Si elle est autorisée, certaines règles doivent être respectées, comme l'installation de traceurs. L'avantage financier lié à l'utilisation privée est imposable.

4. Quelles sont les responsabilités liées à l'utilisation de véhicules en pool ?

‍Les obligations du propriétaire, telles que le contrôle du permis de conduire, le contrôle technique et la formation des conducteurs, s'appliquent aux véhicules de pool comme aux véhicules de fonction. Le contrôle du permis de conduire doit idéalement être effectué avant chaque trajet.

5. Quels sont les avantages des véhicules de pool dans une flotte ?

‍Les véhicules de pool offrent des avantages économiques grâce à des coûts d'acquisition, d'entretien et de carburant réduits. Ils permettent une plus grande efficacité grâce à une meilleure utilisation de la flotte et sont plus respectueux de l'environnement grâce à une consommation de carburant réduite et à la possibilité d'utiliser des véhicules électriques. De plus, ils permettent à un plus grand nombre d'employés d'avoir accès à des véhicules, ce qui favorise l'esprit d'équipe.

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