Fuhrparkwissen A-Z

Fahrtenbuch

Words by: Helmut Käser

Wer ein Fahrtenbuch führt, versteuert nur den durch private Fahrten entstandenen geldwerten Vorteil. Tatsächlich müssen einige Kriterien erfüllt werden, damit es vom Finanzamt anerkannt wird: Das Fahrtenbuch muss jederzeit aktuell und lückenlos geführt werden. Das heißt, dass jede Fahrt detailliert dokumentiert sein muss. Bei geschäftlichen Fahrten sind Datum, Anlass der Fahrt, Start- und Zieladresse inklusive Kilometerständen sowie der Name des Fahrers anzugeben. Hier finden Sie weitere Tipps und Informationen zum Thema.

Inhalt

Was ist ein Fahrtenbuch?

Ein Fahrtenbuch ist die Dokumentation aller Fahrten mit einem Dienstwagen – alle privaten und beruflichen Fahrten. Das Fahrtenbuch kann manuell oder elektronisch geführt werden. Interessant ist das Fahrtenbuch, wenn ein Dienstwagen auch privat genutzt wird. Eine rein betriebliche Nutzung erfordert im Normalfall kein Fahrtenbuch, wobei bei der Nutzung von Poolfahrzeugen durch verschiedene Fahrerinnen und Fahrer teilweise eine Ausnahme gemacht wird. Außerdem ist es beim Fall einer Ordnungswidrigkeit oder eines Bußgeldes wichtig, nachzuvollziehen, wer zum jeweiligen Zeitpunkt das Fahrzeug verwendet hat.

Entscheidend ist das Fahrtenbuch vor allem für die Versteuerung der privaten Fahrten. Denn es handelt sich bei der privaten Nutzung des Dienstwagens um einen geldwerten Vorteil. Zwar nutzen viele Fahrerinnen und Fahrer von Dienstwagen die pauschale Versteuerung von 1 % des Bruttolistenpreises. Exakter und damit oft günstiger ist die Versteuerung auf Grundlage eines Fahrtenbuchs.

Fahrtenbuch führen – so geht’s richtig

Das Fahrtenbuch will exakt geführt werden. Nachträgliche Änderungen der Aufzeichnungen können zu einer Verfälschung führen und werden in der Regel vom Finanzamt nicht anerkannt. Das Fahrtenbuch ist zeitnah und zugleich lückenlos zu führen, damit es vom Finanzamt anerkannt wird.

Welche Angaben müssen in das Fahrtenbuch?

• Der Zweck der Fahrt: betriebliche oder privat
• Datum, Ort und Ziel der Fahrt
• Kilometerstände zu Beginn und zum Ende der Fahrt

Fahrtenbuch oder 1%-Methode?

Alle Fahrerinnen und Fahrer entscheiden selbst, ob sie Fahrtenbuch schreiben oder die pauschale 1%-Methode zur Versteuerung nutzen. Fährt man wenig privat, dann lohnt sich ein Fahrtenbuch. Das gilt auch bei Fahrzeugen mit einem sehr hohen Bruttolistenpreis, weil hier die zu versteuernde Summe besonders hoch ausfällt. Bei älteren Fahrzeugen ist das Fahrtenbuch ebenfalls von Vorteil, denn es um die Versteuerung von 1 % des Bruttolistenpreises gilt auch, wenn das Fahrzeug schon älter ist. Das kann daher mit steuerlichen Nachteilen einhergehen. Der wichtigste Grund das Führen eines Fahrtenbuchs ist im Normalfall die erwartete Ersparnis bei der Versteuerung von Privatfahrten.


Vielen erscheint das handschriftliche Führen eines Fahrtenbuchs als zeitraubend und aufwändig. Digitale Fahrtenbücher schaffen da inzwischen Abhilfe.

Rechenbeispiel Fahrtenbuch vs. 1 % Methode

Was lohnt sich wirklich. Hier ein Beispiel. Wir gehen von einem Dienstwagen mit einem Bruttolistenpreis von 55.000 € und einer jährlichen Fahrleistung von 35.000 Kilometern aus. Davon sind 9.500 Kilometer Privatfahrten, der Rest sind dienstliche Fahrten. Durch den geringen Anteil von Privatfahrten ist das Führen eines Fahrtenbuchs interessant. Zwischen der Wohnung und der Arbeit liegen 15 Kilometer.

Beim Fahrtenbuch bedeutet das

Abschreibung (16,67 Prozent): 9.168 €
Betriebskosten (Beispiel): 5.000 €
Fixkosten wie Versicherungen: 1.000 €
Gesamte Kosten / Jahr: 15.168 €
Geldwerter Vorteil (27% der Kosten): 4.095,36 €
Persönlicher Steueranteil auf die Summe: 1.842,91 Euro
(bei 45 Prozent Steuersatz)


Bei der 1%-Regelung bedeutet das

1% vom Kaufpreis 55.000€: 5.500 €
0,03% von 55.000 €, 15 Kilometer: 2.970 €
Summe geldwerter Vorteil: 8.470 €
Persönlicher Steueranteil auf die Summe 3.811,50 €
(bei 45 Prozent Steuersatz)

Bei diesem Beispiel ist der Steueraufwand mit der 1 %-Regelung im Vergleich zum Fahrtenbuch doppelt so hoch.

Wechsel vom Fahrtenbuch zur 1%-Methode

Der Wechsel zwischen den beiden Versteuerungsmethoden ist nur zum Jahreswechsel zulässig. Oder wenn Fahrerin oder Fahrer ein neues Fahrzeug erhalten. Ein Wechsel im Jahr ist nur möglich, wenn der Fahrer einen neuen Dienstwagen erhält. Ein Antrag auf den Wechsel ist an das Finanzamt zu stellen. Es ist manchmal sinnvoll, zusätzlich zur pauschalen Besteuerung ein Fahrtenbuch zu führen vollständigen Fahrtenbuches, um so herauszufinden, welche Form der Versteuerung sinnvoller ist.

Das elektronische Fahrtenbuch – eine Alternative zum Papier

Selbst bei der größten Steuerersparnis ist das handschriftlich geführte Fahrtenbuch eine zeitaufwendige Lösung. Die handschriftlich zu notierenden Fahrten nehmen recht viel Zeit in Anspruch, die sich summieren kann. Selbst wenn es nur 3 Minuten sind, die für die Aufzeichnung jeder Fahrt nötig sind, macht das bei 10 Fahrten bereits 30 Minuten verlorene Zeit. Echte Alternativen zur klassischen Papiervariante sind darum elektronische Fahrtenbücher – wie das von VIMCAR.

Die Aufzeichnung erfolgt in der Regel durch eine Fahrtenbuch-App. Der Zweck der Fahrten darf innerhalb von 1 Woche nachgetragen werden, das macht ein wenig flexibler Da ein gutes elektronisches Fahrtenbuch nicht manipulierbar ist, akzeptiert das Finanzamt diese Form der Aufzeichnung. Neben der Zeitersparnis sollte darauf geachtet werden, dass beim handschriftlich geführten Fahrtenbuch vielleicht doch einmal eine Fahrt durch höheren Aufwand vergessen wurde. Das passiert beim elektronischen Fahrtenbuch nicht, denn hier steht die automatisierte Lösung im Vordergrund.

Im Fahrzeug eingebaute Navigation mit Fahrtenbuch

In den meisten Dienstwagen sind Navigationsgeräte heute Standard. Viele lassen sich als Fahrtenbuch verwenden. Diese digitale Variante ist praktisch, weil durch die GPS-Funktion die Daten aufgezeichnet werden. Im Gegensatz zur aufwendigen handschriftlichen Erfassung sind alle Fahrten schnell erfasst und sie lassen sich leicht zuzuordnen.

Finanzkonformes Fahrtenbuch von VIMCAR

Bei einem hohen Bruttolistenpreis und einem geringen Anteil an Privatfahrten lohnt sich in der Regel das Führen eines Fahrtenbuches. Die Steuerersparnis, die dann auch mal schnell im vierstelligen Bereich liegen kann, muss aber nicht unbedingt mit aufwendiger Dokumentation einhergehen. Denn inzwischen gibt es das digitale und finanzkonforme Fahrtenbuch von VIMCAR.

Dieses Fahrtenbuch zeichnet alle Daten automatisch auf, lediglich die Kategorisierung der Fahrt muss selbstständig durchgeführt werden. Alles finanzamtkonform. Für die Installation des Fahrtenbuches muss nur der Fahrtenbuchstecker im OBD-Anschluss des Fahrzeuges angebracht werden. Ganz ohne Kabel und ohne Werkstatt. Wie genau das das digitale Fahrtenbuch funktioniert, sehen Sie in diesem Video.

Fahrtenbuch für Finanzamt: Welches wird anerkannt?

Das Finanzamt erkennt Fahrtenbücher in verschiedenen Formen an, man hat also die Wahl zwischen elektronisch und handschriftlich. Lose Blätter sind beim Fahrtenbuch für das Finanzamt nicht möglich, wenn es sich um die klassische Variante aus Papier handelt. Es muss sich um ein in Buchform geheftetes Exemplar handeln. Bei digitalen Varianten muss die Eintragung zeitnah erfolgen und darf im Anschluss nicht mehr verändert werden. Die Route der Fahrten muss nicht angegeben werden, vielmehr sind der Startpunkt und das Ziel der Reise anzugeben. Kleinere Fehler führen nicht dazu, dass das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht anerkennt. Bei größeren Unstimmigkeiten oder bei möglichen nachträglichen Änderungen drückt das Finanzamt hingegen kein Auge zu.

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Häufig gestellte Fragen zum Fahrtenbuch

Wer muss ein Fahrtenbuch führen?

Fahrer von Dienstwagen, die auch für den privaten Gebrauch genutzt werden, müssen diese private Nutzung als geldwerten Vorteil versteuern. Für eine exakte Aufzeichnung und Versteuerung der gefahrenen Strecken stellt ein Fahrtenbuch jedoch eine sehr gute Option dar. Wird ein Dienstwagen nur beruflich genutzt, ist kein Fahrtenbuch erforderlich.

Welche Informationen sind in einem Fahrtenbuch festzuhalten?

Für die Anerkennung der Aufzeichnungen in einem Fahrtenbuch sind zwingend einige Informationen festzuhalten. Enthalten sein müssen das Datum, die Uhrzeit und der Zweck der Fahrt, also ob es sich um eine private oder berufliche Fahrt handelt. Auch die Kilometerstände zu Beginn und zum Ende der Fahrt sind anzugeben. Das Ziel sowie der Ort der Fahrt sind einzutragen, ebenso Namen der Kunden oder Geschäftspartner. Fahrtenbuch muss in geschlossener Form gehalten und aktuell geführt werden.

Wann lohnt sich das Führen eines Fahrtenbuchs?

Das Führen eines Fahrtenbuchs ist vor allem für Fahrer interessant, die den Wagen verstärkt für Dienstfahrten nutzen. Bei verhältnismäßig wenigen Privatfahrten lassen sich so Steuern sparen. Vor der Entscheidung kann es Sinn ergeben, die zu erwartende Steuerlast miteinander zu vergleichen, um eine günstige Entscheidung zu treffen.

Besteht die Pflicht für ein Fahrtenbuch?

Nein, eine Pflicht für das Führen eines Fahrtenbuchs besteht nicht. Es gibt auch aus steuerlicher Hinsicht keine Pflicht für ein Fahrtenbuch. Bei privaten Fahrten mit einem Dienstwagen müssen Fahrerinnen und Fahrer jedoch wahlweise ein Fahrtenbuch führen oder die 1-Prozent-Regelung beachten.

Werden elektronische Fahrtenbücher vom Finanzamt anerkannt?

Grundsätzlich werden elektronische Fahrtenbücher bei genauer und lückenloser Dokumentation der Fahrten anerkannt.

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