Fahrtenbuch

Im Fahrtenbuch dokumentieren Fahrer eines Firmenwagens die absolvierten Fahrten mit dem Fahrzeug. Das ist unter anderem für die Unterscheidung zwischen privaten und beruflichen Fahrten von Bedeutung. Für die geldwerte Versteuerung von Dienstwagen ist das Fahrtenbuch ebenfalls wichtig. Wir betrachten alle Besonderheiten sowie die Bedeutung der Aufzeichnung genauer. 

Inhalt

• Was ist ein Fahrtenbuch?
• Fahrtenbuch führen – so geht’s richtig
  • Anforderungen an ein Fahrtenbuch
  • Welche Angaben müssen in das Fahrtenbuch?
• Fahrtenbuch oder 1 % Regelung?
  • Rechenbeispiel Fahrtenbuch vs. 1 % Methode
  • Wechsel Fahrtenbuch zu 1 Prozent Regelung
• Das elektronische Fahrtenbuch – eine Alternative zum Papier
  • Im Fahrzeug eingebaute Navigation mit Fahrtenbuch
  • Fahrtenbuch App
• Fahrtenbuch für Finanzamt: Welches wird anerkannt?

Was ist ein Fahrtenbuch?

Es handelt sich bei einem Fahrtenbuch um eine Dokumentation aller Fahrten, die mit einem Dienstwagen durchgeführt werden. Das beinhaltet alle privaten und beruflichen Fahrten. Das Fahrtenbuch kann manuell oder elektronisch geführt werden, um die gängigen Methoden zu nennen. Relevant ist das Fahrtenbuch nur dann, wenn ein Dienstwagen privat genutzt wird. Eine rein betriebliche Nutzung erfordert im Normalfall kein Fahrtenbuch, wobei bei der Nutzung von Poolfahrzeugen durch verschiedene Fahrer teilweise eine Ausnahme gemacht wird. Entscheidend ist beim Fahrtenbuch die Aufzeichnung aller Fahrten, die vor allem aus steuerlichen Gründen von Bedeutung ist. Außerdem ist es beim Fall einer Ordnungswidrigkeit oder eines Bußgeldes wichtig, nachzuvollziehen, wer zum jeweiligen Zeitpunkt das Fahrzeug verwendet hat. 

Entscheidend ist ein Fahrtenbuch jedoch vor allem für die korrekte Versteuerung der privaten Fahrten. Es handelt sich bei der privaten Nutzung eines Dienstwagens um einen geldwerten Vorteil, der zu versteuern ist. Es ist damit nicht möglich, diese Nutzung nicht zu versteuern. Zwar nutzen viele Fahrer von Dienstwagen die pauschale Versteuerung von 1 Prozent des Bruttolistenpreises. Exakter und damit häufig in steuerlicher Hinsicht günstiger ist die Versteuerung auf Basis eines Fahrtenbuchs. Fahrer von Dienstwagen können sich daher für das Führen eines Fahrtenbuchs entscheiden, wenn die aufwendigere Methode aus steuerlichen Gründen Sinn ergibt und hier ein Einsparpotenzial vorhanden ist. Die genaue Form der Dokumentation aller Fahrten kommt für einen Blick auf die exakten Kilometer zum Einsatz, die bei privaten Fahrten von Bedeutung sind. 

Fahrtenbuch führen – so geht’s richtig

Wer ein Fahrtenbuch führen möchte, muss sich auf eine exakte Dokumentation einlassen. Nachträgliche Änderungen der Aufzeichnungen können zu einer Verfälschung führen und werden in der Regel vom Finanzamt nicht anerkannt. Um ein Fahrtenbuch führen zu können, sind daher verschiedene Informationen genauer festzulegen. Dazu zählen unter anderem die Aufzeichnung der Strecke, der zurückgelegten Kilometer sowie genaue Daten und der Zweck der Fahrt. Ein Fahrtenbuch ist zeitnah und zugleich lückenlos zu führen, was für eine Anerkennung dieses zu beachten ist. An dieser Stelle erfahren Sie mehr über die Anforderungen an ein Fahrtenbuch, die beim Führen eines solchen zu bedenken sind. 

Anforderungen an ein Fahrtenbuch

Nach einem Blick auf die Gründe für das Führen eines Fahrtenbuchs ergibt es Sinn, die Anforderungen an dieses genauer zu betrachten. Nur wenn die Anforderungen erfüllt sind, lässt sich ein Fahrtenbuch anerkennen. Andernfalls findet keine Anerkennung durch das Finanzamt statt. Genau diese Anerkennung ist jedoch entscheidend, um den Aufwand für das Führen eines Fahrtenbuchs zu erklären. Als wichtigste Anforderung ist die zeitnahe und vollständige Erfassung der Fahrten ohne nachträgliche Änderungen anzusehen.
Bei elektronischen Fahrtenbüchern muss eine nachträgliche Änderung ausgeschlossen sein, was sich durch entsprechende Softwares umsetzen lässt. Die Anforderungen der zeitnahen, genauen und lückenlosen Aufzeichnung ist besonders wichtig, um das Fahrtenbuch korrekt zu führen. 

Welche Angaben müssen in das Fahrtenbuch?

Um den zuvor genannten Anforderungen an das Fahrtenbuch zu entsprechen, sind verschiedene Angaben zu machen. Diese sollen an dieser Stelle genauer aufgeführt werden: 

• Zweck der Fahrt ist zu nennen: Betriebliche oder private Fahrten
• Datum, Ort und Ziel der Fahrt
• Angabe von Kilometerständen zu Beginn und zum Ende der Fahrten
• Lückenlose Aufzeichnung von Fahrten

Die Angaben sind so zu gestalten, dass genau nachzuvollziehen ist, wann die Fahrt stattgefunden hat. Das beinhaltet neben dem Datum und dem Ort genauso das Ziel und den Zweck einer Fahrt. Durch die Angabe von Kilometerständen zu Beginn und zum Ende einer Fahrt lässt sich leicht nachvollziehen, welche Strecken zurückgelegt wurden. Eine lückenlose Aufzeichnung von Fahrten ist dabei den Angaben zuzuordnen, da ein Fahrtenbuch voller Lücken definitiv nicht aussagekräftig ist. In einem solchen Fall besteht die Gefahr, dass das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht akzeptiert. 

Fahrtenbuch oder 1 % Regelung?

Zunächst einmal ist der Hinweis auf die Wahlmöglichkeit zwischen dem Fahrtenbuch und der 1 % Regelung entscheidend. Fahrer können entscheiden, welche Option sich vor allem in steuerlicher Hinsicht eher anbietet. Fahrer, die nur wenige Privatfahrten mit dem Dienstwagen unternehmen, profitieren in der Regel von einem Fahrtenbuch. Gleiches gilt für Fahrzeuge mit einem sehr hohen Bruttolistenpreis, bei denen die zu versteuernde Summe besonders hoch ausfällt. Bei älteren Fahrzeugen ist das Fahrtenbuch ebenfalls von Vorteil, wenn es um die Versteuerung geht. Schließlich gilt die Versteuerung von 1 Prozent des Bruttolistenpreises sonst immer, selbst wenn das Fahrzeug schon älter ist. Das kann daher mit steuerlichen Nachteilen einhergehen. Der wichtigste Grund für ein Fahrtenbuch ist damit im Normalfall die erwartete Ersparnis in Bezug auf die Versteuerung von Privatfahrten mit dem Dienstwagen. 

Sobald ein Dienstwagen privat genutzt wird, muss der geldwerte Vorteil versteuert werden. Eine solche Versteuerung ist nur dann nicht erforderlich, wenn ein privates Nutzungsverbot ausgesprochen wird. Das ist ebenfalls möglich, jedoch erlauben viele Unternehmen die private Nutzung des Dienstwagens. Bei der 1-Prozent-Regelung ist keine exakte Dokumentation der Fahrten erforderlich. Die pauschale Besteuerung von 1 Prozent des Bruttolistenpreises kann jedoch mit einer höheren Steuerlast einhergehen. Für eine Versteuerung der gefahrenen Fahrten ohne pauschale Werte ist das Fahrtenbuch die Lösung. In steuerlicher Hinsicht ergeben sich daraus oft Vorteile, da weniger zu versteuern ist. 

Nicht zu unterschätzen ist dabei aber der erhebliche Mehraufwand der Dokumentation jeder einzelnen Fahrt. Elektronische Fahrtenbücher unterstützen bereits dabei, den Aufwand zu reduzieren, der dennoch nicht zu unterschätzen ist. In steuerlicher Hinsicht ist jedoch auch die Art der Dokumentation von Bedeutung. Die Dokumentation muss lückenlos erfolgen und darf nachträglich nicht zu ändern sein. Genaue Angaben sind zu machen, damit das Finanzamt das Fahrtenbuch akzeptiert. Das Führen eines Fahrtenbuches muss zeitnah erfolgen, also nicht erst zwei Monate nach stattgefundener Fahrt. Ein korrekt geführtes Fahrtenbuch kann bei vielen Fahrern eines Dienstwagens trotz des erhöhten Aufwandes mit finanziellen Vorteilen einhergehen. 

Rechenbeispiel Fahrtenbuch vs. 1 % Methode

Wir gehen von einem Dienstwagen mit einem Bruttolistenpreis von 55.000 Euro und einer jährlichen Fahrleistung von 35.000 Kilometern für das vorliegende Rechenbeispiel aus. Davon sind 9.500 Kilometer Privatfahrten, der Rest sind dienstliche Fahrten. Durch den relativ geringen Anteil von weniger als 30 Prozent an Privatfahrten ist das Führen eines Fahrtenbuchs interessant. Zwischen der Wohnung und der Arbeit liegen 15 Kilometer. 

Abschreibung (16,67 Prozent) 9.168 Euro

Betriebskosten (Beispiel) 5.000 Euro

Fixkosten wie Versicherungen 1.000 Euro

Gesamte Kosten/ Jahr 15.168 Euro

Geldwerter Vorteil (27 Prozent der Kosten)   4.095,36 Euro

Persönliche Steuer auf die Summe   1.842,91 Euro

(wir gehen zur Vereinfachung von 45 Prozent aus)

Zum direkten Vergleich hier noch das Rechenbeispiel für die Versteuerung nach 1-Prozent-Regelung, um die steuerlichen Auswirkungen zu betrachten: 

1 Prozent von 55.000 Euro 6.600 Euro 

0,03 Prozent von 55.000 Euro, 15 Kilometer 2.970 Euro

Summe geldwerter Vorteil 9.570 Euro

Persönliche Steuer auf die Summe 4.306,05 Euro

(wir gehen zur Vereinfachung von 45 Prozent aus)

Bei der gleichen Summe an gefahrenen Kilometern im Jahr kostet die 1-Prozent-Regelung im Vergleich zum Fahrtenbuch mehr als das Doppelte in steuerlicher Hinsicht. Natürlich ist eine Gegenüberstellung nicht immer so deutlich. Bei einem hohen Anteil an Privatfahrten lohnt sich das Fahrtenbuch unter Umständen nicht. 

Wechsel Fahrtenbuch zu 1 Prozent Regelung

Zu beachten ist, dass der Wechsel während des Jahres nicht möglich ist. Ein Wechsel im Jahr ist nur möglich, wenn der Fahrer einen neuen Dienstwagen erhält. Das bedeutet, dass Fahrer mit dem neuen Jahr vom Fahrtenbuch zur 1 Prozent Regelung wechseln können. Genau wie anders herum, falls sich nach Berechnungen herausstellt, dass die andere Option in steuerlicher Hinsicht günstiger ausfällt. Ein Antrag auf eine Korrektur ist an das Finanzamt zu stellen, um ein Fahrtenbuch zu ermöglichen. Sinnvoll ist das Führen eines vollständigen Fahrtenbuches, um den Antrag zu stellen und um so herauszufinden, welche Form der Versteuerung sinnvoller ist. 

Das elektronische Fahrtenbuch – eine Alternative zum Papier

Selbst bei der größten Ersparnis der Steuer handelt es sich bei einem Fahrtenbuch in Papierform um eine zeitaufwendige Lösung. Die handschriftlich zu notierenden Fahrten nehmen recht viel Zeit in Anspruch, die sich summieren kann. Selbst wenn es nur 3 Minuten sind, die für die Aufzeichnung jeder Fahrt nötig sind, macht das bei 10 Fahrten bereits 30 Minuten verlorene Zeit. Als echte Alternative zur klassischen Papier Variante sind daher elektronische Fahrtenbücher anzusehen. 

Die Aufzeichnung erfolgt durch eine Fahrtenbuch App oder durch die Verbindung mit dem Navigationsgerät innerhalb von kürzester Zeit. Der Zweck der Fahrt darf innerhalb von 1 Woche nachgetragen werden, wodurch sich zusätzliche Vorteile in Bezug auf die Flexibilität ergeben. Da ein gutes elektronisches Fahrtenbuch nicht manipulierbar ist, akzeptiert das Finanzamt diese Form der Aufzeichnung. Falls ein Fahrtenbuch als sinnvolle Lösung für die Aufzeichnung der Fahrten und mit Blick auf die Versteuerung von diesen angesehen wird, ist die elektronische Form wesentlich stressfreier umsetzbar. Neben der Zeitersparnis ist zu beachten, dass beim händisch geführten Fahrtenbuch vielleicht doch einmal eine Fahrt durch die Aufzeichnung und den höheren Aufwand vergessen wurde. Das passiert beim elektronischen Fahrtenbuch eher nicht, da hier die automatisierte Lösung im Vordergrund steht. 

Im Fahrzeug eingebaute Navigation mit Fahrtenbuch

In den meisten Dienstwagen sind Navigationsgeräte heute als Standard anzusehen. Passend dazu lässt sich ein Navigationsgerät als Fahrtenbuch verwenden. Die digitale Variante ist praktisch, da durch die GPS-Funktion Daten aufgezeichnet werden, wodurch eine Aufzeichnung der Fahrten sehr einfach umsetzbar ist. Im Gegensatz zur aufwendigen handschriftlichen Erfassung sind alle Fahrten schnell aufgenommen und es fällt leicht, diese richtig zuzuordnen. Verschiedene Lösungen sorgen in der Praxis dafür, dass die Option eines Fahrtenbuches in Kombination mit dem Navigationsgerät immer interessanter wird. 

Fahrtenbuch App

Eine moderne Lösung ist mittlerweile eine Fahrtenbuch App, die über das Smartphone Fahrten aufzeichnet. Diese Lösung akzeptiert das Finanzamt beim Fahrtenbuch, wobei auf eine professionelle und genau aufzeichnende Lösung zu achten ist. Die Dokumentation der Fahrten nimmt in diesem Fall so gut wie keine Zeit in Anspruch. Dafür muss das Smartphone stets mit dabei sein, damit alle Fahrten aufgezeichnet werden. Ein kleiner Nachteil kann dabei entstehen, falls das Smartphone vergessen oder gar gestohlen wird. Insgesamt handelt es sich um eine moderne, praktisch sehr gut einsetzbare Lösung, die im Vergleich zum Fahrtenbuch in Papierform mit einem deutlich geringeren Zeitaufwand einhergeht. 

Fahrtenbuch für Finanzamt: Welches wird anerkannt?

Neben einem Blick auf die verschiedenen Optionen für ein Fahrtenbuch, die bei der Dokumentation der Fahrten helfen, ist es wichtig zu prüfen, was anerkannt wird. Schließlich hilft eine ausgeklügelte Version der Aufzeichnung nur wenig, wenn das Finanzamt das Fahrtenbuch letztlich nicht anerkennt. Glücklicherweise erkennt das Finanzamt das Fahrtenbuch in verschiedenen Formen an, sodass die Wahlmöglichkeit vorhanden ist. Das Finanzamt akzeptiert folgende Formen bei einem Fahrtenbuch, wobei allerdings einige Anforderungen zu beachten sind: 

• Klassisches Fahrtenbuch aus Papier
• Digitales Fahrtenbuch 

Lose Blätter sind beim Fahrtenbuch für das Finanzamt nicht möglich, wenn es sich um die klassische Variante aus Papier handelt. Es muss sich um ein in Buchform geheftetes Exemplar handeln. Bei digitalen Varianten muss die Eintragung zeitnah erfolgen und darf im Anschluss nicht mehr verändert werden. Die Route der Fahrten muss nicht angegeben werden, vielmehr sind der Startpunkt und das Ziel der Reise anzugeben. Kleinere Fehler führen übrigens nicht dazu, dass das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht mehr anerkennt. Bei größeren Unstimmigkeiten oder bei möglichen nachträglichen Änderungen liegt der Fall aber schon etwas anders. 
Zu beachten ist außerdem, dass ein Fahrtenbuch Excel nicht zugelassen wird. Excel Dokumente lassen sich zu einfach beschönigen, nachträgliche Änderungen sind ebenfalls denkbar. Wenn es kein klassisches Fahrtenbuch aus Papier sein soll, ergibt es Sinn, sich direkt um ein digitales Fahrtenbuch zu bemühen. Das Fahrtenbuch Excel ist jedoch besser zu vermeiden, um spätere Schwierigkeiten oder die fehlende Akzeptanz des Finanzamtes direkt zu verhindern.