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Fahrtenbuch

Im Fahrtenbuch dokumentieren Fahrer eines Firmenwagens die absolvierten Fahrten mit dem Fahrzeug. Das ist unter anderem für die Unterscheidung zwischen privaten und beruflichen Fahrten von Bedeutung. Für die geldwerte Versteuerung von Dienstwagen ist das Fahrtenbuch ebenfalls wichtig. Wir betrachten alle Besonderheiten sowie die Bedeutung der Aufzeichnung genauer. 

Was ist ein Fahrtenbuch?

Es handelt sich bei einem Fahrtenbuch um eine Dokumentation aller Fahrten, die mit einem Dienstwagen durchgeführt werden. Das beinhaltet alle privaten und beruflichen Fahrten. Das Fahrtenbuch kann manuell oder elektronisch geführt werden, um die gängigen Methoden zu nennen. Relevant ist das Fahrtenbuch nur dann, wenn ein Dienstwagen privat genutzt wird. Eine rein betriebliche Nutzung erfordert im Normalfall kein Fahrtenbuch, wobei bei der Nutzung von Poolfahrzeugen durch verschiedene Fahrer teilweise eine Ausnahme gemacht wird. Entscheidend ist beim Fahrtenbuch die Aufzeichnung aller Fahrten, die vor allem aus steuerlichen Gründen von Bedeutung ist. 

Gründe für die Verwendung eines Fahrtenbuchs

Diese Dokumentation ist aus rechtlicher Sicht wichtig, wenn unterschiedliche Nutzer auf das Fahrzeug Zugriff haben, sodass im Fall einer Ordnungswidrigkeit oder eines Bußgelds nachvollzogen werden kann, wer zum fraglichen Zeitpunkt das Fahrzeug verwendet hat. Damit ergibt das Fahrtenbuch besonders bei Poolfahrzeugen mit wechselnden Fahrern für eine genaue Übersicht von Fahrten und Fahrern Sinn. 

Entscheidend ist ein Fahrtenbuch jedoch noch aus einem anderen Grund. Gemeint ist die Versteuerung der privaten Fahrten. Es handelt sich bei der privaten Nutzung eines Dienstwagens um einen geldwerten Vorteil, der zu versteuern ist. Es ist damit nicht möglich, diese Nutzung nicht zu versteuern. Zwar nutzen viele Fahrer von Dienstwagen die pauschale Versteuerung von 1 Prozent des Bruttolistenpreises. Exakter und damit häufig in steuerlicher Hinsicht günstiger ist die Versteuerung auf Basis eines Fahrtenbuchs. Fahrer von Dienstwagen können sich daher für das Führen eines Fahrtenbuchs entscheiden, wenn die aufwendigere Methode aus steuerlichen Gründen Sinn ergibt. 

Fahrer, die nur wenige Privatfahrten mit dem Dienstwagen unternehmen, profitieren in der Regel von einem Fahrtenbuch. Gleiches gilt für Fahrzeuge mit einem sehr hohen Bruttolistenpreis, bei denen die zu versteuernde Summe besonders hoch ausfällt. Bei älteren Fahrzeugen ist das Fahrtenbuch ebenfalls von Vorteil, wenn es um die Versteuerung geht. Schließlich gilt die Versteuerung von 1 Prozent des Bruttolistenpreises sonst immer, selbst wenn das Fahrzeug schon älter ist. Das kann daher mit steuerlichen Nachteilen einhergehen. Der wichtigste Grund für ein Fahrtenbuch ist damit im Normalfall die erwartete Ersparnis in Bezug auf die Versteuerung von Privatfahrten mit dem Dienstwagen. 

Anforderungen an ein Fahrtenbuch

Nach einem Blick auf die Gründe für das Führen eines Fahrtenbuchs ergibt es Sinn, die Anforderungen an dieses genauer zu betrachten. Nur wenn die Anforderungen erfüllt sind, lässt sich ein Fahrtenbuch anerkennen. Andernfalls findet keine Anerkennung durch das Finanzamt statt. Genau diese Anerkennung ist jedoch entscheidend, um den Aufwand für das Führen eines Fahrtenbuchs zu erklären. 

Folgende Anforderungen sind zu erfüllen: 

  • Zeitnahe und vollständige Erfassung der Fahrten ohne nachträgliche Änderungen
    (bei elektronischen Fahrtenbüchern muss eine nachträgliche Änderung ausgeschlossen sein, was sich durch entsprechende Softwares umsetzen lässt)
  • Zweck der Fahrt ist zu nennen: Betriebliche oder private Fahrten
  • Datum, Ort und Ziel der Fahrt
  • Angabe von Kilometerständen zu Beginn und zum Ende der Fahrten
  • Lückenlose Aufzeichnung von Fahrten

Steuerliche Bedeutung der Dokumentation

Sobald ein Dienstwagen privat genutzt wird, muss der geldwerte Vorteil versteuert werden. Eine solche Versteuerung ist nur dann nicht erforderlich, wenn ein privates Nutzungsverbot ausgesprochen wird. Das ist ebenfalls möglich, jedoch erlauben viele Unternehmen die private Nutzung des Dienstwagens. Für die Versteuerung gibt es zwei Optionen, die in Frage kommen: Das Fahrtenbuch oder die 1-Prozent-Regelung. Bei der 1-Prozent-Regelung ist keine exakte Dokumentation der Fahrten erforderlich. Die pauschale Besteuerung von 1 Prozent des Bruttolistenpreises kann jedoch mit einer höheren Steuerlast einhergehen. 

Für eine Versteuerung der gefahrenen Fahrten ohne pauschale Werte ist das Fahrtenbuch die Lösung. In steuerlicher Hinsicht ergeben sich daraus oft Vorteile, da weniger zu versteuern ist. Nicht zu unterschätzen ist dabei aber der erhebliche Mehraufwand der Dokumentation jeder einzelnen Fahrt. Elektronische Fahrtenbücher unterstützen bereits dabei, den Aufwand zu reduzieren, der dennoch nicht zu unterschätzen ist. In steuerlicher Hinsicht ist jedoch auch die Art der Dokumentation von Bedeutung. Die Dokumentation muss lückenlos erfolgen und darf nachträglich nicht zu ändern sein. Genaue Angaben sind zu machen, damit das Finanzamt das Fahrtenbuch akzeptiert. Das Führen eines Fahrtenbuches muss zeitnah erfolgen, also nicht erst zwei Monate nach stattgefundener Fahrt. Ein korrekt geführtes Fahrtenbuch kann bei vielen Fahrern eines Dienstwagens trotz des erhöhten Aufwandes mit finanziellen Vorteilen einhergehen. Die zuvor vorgestellten notwendigen Informationen in einem Fahrtenbuch sind unbedingt zu erfassen, damit die Dokumentation vollständig ausfällt. 

Rechenbeispiel für das Fahrtenbuch

Wir gehen von einem Dienstwagen mit einem Bruttolistenpreis von 55.000 Euro und einer jährlichen Fahrleistung von 35.000 Kilometern für das vorliegende Rechenbeispiel aus. Davon sind 9.500 Kilometer Privatfahrten, der Rest sind dienstliche Fahrten. Durch den relativ geringen Anteil von weniger als 30 Prozent an Privatfahrten ist das Führen eines Fahrtenbuchs interessant. Zwischen der Wohnung und der Arbeit liegen 15 Kilometer. 


Rechenbeispiel für das Fahrtenbuch: 

Abschreibung (16,67 Prozent) 9.168 Euro

Betriebskosten (Beispiel) 5.000 Euro

Fixkosten wie Versicherungen 1.000 Euro

Gesamte Kosten/ Jahr 15.168 Euro

Geldwerter Vorteil (27 Prozent der Kosten)   4.095,36 Euro

Persönliche Steuer auf die Summe   1.842,91 Euro

(wir gehen zur Vereinfachung von 45 Prozent aus)


Zum direkten Vergleich hier noch das Rechenbeispiel für die Versteuerung nach 1-Prozent-Regelung, um die steuerlichen Auswirkungen zu betrachten: 

1 Prozent von 55.000 Euro 6.600 Euro 

0,03 Prozent von 55.000 Euro, 15 Kilometer 2.970 Euro

Summe geldwerter Vorteil 9.570 Euro

Persönliche Steuer auf die Summe 4.306,05 Euro

(wir gehen zur Vereinfachung von 45 Prozent aus)


Bei der gleichen Summe an gefahrenen Kilometern im Jahr kostet die 1-Prozent-Regelung im Vergleich zum Fahrtenbuch mehr als das Doppelte in steuerlicher Hinsicht. Natürlich ist eine Gegenüberstellung nicht immer so deutlich. Bei einem hohen Anteil an Privatfahrten lohnt sich das Fahrtenbuch unter Umständen nicht. 

Häufig gestellte Fragen zum Fahrtenbuch

Wer muss ein Fahrtenbuch führen?

Fahrer von Dienstwagen, die auch für den privaten Gebrauch genutzt werden, müssen diese private Nutzung versteuern. Für eine exakte Aufzeichnung und Versteuerung der gefahrenen Strecken stellt ein Fahrtenbuch jedoch eine sehr gute Option dar. Wird ein Dienstwagen nur beruflich genutzt, ist kein Fahrtenbuch erforderlich. Die Nutzung eines Privatfahrzeugs benötigt diese Dokumentation nicht, sodass nur Dienstwagenfahrer betroffen sind.

Welche Informationen sind in einem Fahrtenbuch festzuhalten?

Für die Anerkennung der Aufzeichnungen in einem Fahrtenbuch sind zwingend einige Informationen festzuhalten. Enthalten sein müssen das Datum, die Uhrzeit und der Zweck der Fahrt, also ob es sich um eine private oder berufliche Fahrt handeln. Kilometerstände zu Beginn und zum Ende der Fahrt sind anzugeben. Das Ziel sowie der Ort der Fahrt ist einzutragen, sodass Kunden/Geschäftspartner ebenfalls zu nennen sind. Das Fahrtenbuch muss in geschlossener Form gehalten und aktuell geführt werden.

Wann lohnt sich das Führen eines Fahrtenbuchs?

Das Führen eines Fahrtenbuchs ist vor allem für Fahrer interessant, die den Wagen verstärkt für Dienstfahrten nutzen. Bei verhältnismäßig wenigen Privatfahrten stellt es oft eine Steuerersparnis dar, wenn ein Fahrtenbuch geführt wird. Vor der Entscheidung kann es Sinn ergeben, die zu erwartende Steuerlast miteinander zu vergleichen, um eine günstige Entscheidung zu treffen.

Besteht eine Pflicht für ein Fahrtenbuch?

Nein, die Pflicht für das Führen eines Fahrtenbuchs besteht nicht. Es gibt auch aus steuerlicher Hinsicht keine Pflicht für ein Fahrtenbuch. Bei vorhandenen privaten Fahrten mit einem Dienstwagen müssen Fahrer jedoch wahlweise ein Fahrtenbuch führen oder die 1-Prozent-Regelung beachten.

Werden elektronische Fahrtenbücher vom Finanzamt anerkannt?

Grundsätzlich können elektronische Fahrtenbücher bei genauer und lückenloser Dokumentation der Fahrten anerkannt werden. Da es immer entscheidend ist, dass die Fahrten richtig angegeben werden, wird kein Fahrtenbuch grundsätzlich akzeptiert, elektronisch oder nicht. Solange jedoch alle Fahrten korrekt angegeben werden, gibt es keinen Grund, elektronische Fahrtenbücher weniger anzuerkennen.

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