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Flottenverwaltung

Fahrzeugverwaltungssoftware: Intelligente Lösung für den Fuhrpark

Die Verwaltung der Flotte per Excel oder mit anderen Methoden ist weiterhin beliebt, auch wenn eine Fahrzeugverwaltungssoftware zunehmend an Bedeutung gewinnt. Erfahren Sie jetzt mehr über Gründe für die Nutzung der intelligenten Software sowie über Probleme bei der Flottenverwaltung, die sich digital einfacher lösen lassen.

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Die Verwaltung der Flotte fällt durch eine innovative Fahrzeugverwaltungssoftware deutlich leichter. Alle Termine und Aufgaben auf einem Blick zu haben und mit einem Klick Informationen aufzurufen sind dabei nur einige der Vorteile, die im Zusammenhang mit einer solchen Software von Bedeutung sind. Gerade bei unterschiedlichen Problemen und Herausforderungen bei der Fuhrparkverwaltung kann eine intelligente Software sehr hilfreich sein.

Was ist eine Fahrzeugverwaltungssoftware?

Es handelt sich bei einer Fahrzeugverwaltungssoftware um eine Software für die digitale Flottenverwaltung. Die genauen Funktionen und Eigenschaften hängen mit dem jeweiligen Anbieter zusammen, sodass hier keine allgemeingültige Definition der genauen Einsatzbereiche möglich ist. Üblich ist jedoch, dass eine Fahrzeugverwaltungssoftware dabei unterstützt, mit digitalen Tools Aufgaben und Termine effizienter zu gestalten und die gesamte Verwaltung zu vereinfachen. Das beinhaltet genauso das oft sehr komplexe Kostenmanagement in einem Fuhrpark wie Reportings oder Compliance-Themen, zu denen die UVV oder die Halterhaftung gehören. Eine entsprechende Software ist im Normalfall so aufgebaut, dass sie einen zentralen Zugriff über verschiedene Endgeräte auf die Daten ermöglicht. In vielen Fällen unterstützt ein übersichtlich aufgebautes Dashboard dabei, die einzelnen Daten und Fakten sowie mögliche Probleme schneller zu erkennen. Das Flottenmanagement wird somit durch eine innovative Software deutlich vereinfacht, wodurch sich die verschiedenen möglichen Funktionen erklären.

Fahrzeugverwaltungssoftware Praxis
Eine Fahrzeugverwaltungssoftware in der Praxis

Welche Probleme löst eine Software im Fuhrpark?

Eine Fahrzeugverwaltungssoftware macht Fuhrparkverantwortlichen das Leben leichter, spart Zeit und ermöglicht eine effiziente Verwaltung der Flotte. Doch es gibt auch eine Reihe von Problemen oder besonderen Herausforderungen im Fuhrpark, die eine solche Software sehr zuverlässig lösen kann. Auf diese Weise können Fuhrparkleiter sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren und wissen, dass die größten Herausforderungen bei der Fuhrparkverwaltung sinnvoll angegangen werden.

Fahrzeugverwaltungssoftware Herausforderungen Fuhrpark
Fahrzeugverwaltungssoftware: Zur Bewältigung von Herausforderungen im Fuhrpark

Fahrzeugverwaltungssoftware: Lösung für Aufgaben & Termine

Im Fuhrparkmanagement wirkt es schnell so als gäbe es viele verschiedene Aufgaben und Termine, bei denen es kaum möglich ist, diese zu bewältigen und richtig zu koordinieren. Gerade versäumte Termine wie beispielsweise eine Fahrer-UVV können jedoch zu Bußgeldern sowie zu einem nicht mehr vorhandenen Versicherungsschutz führen. Ebenfalls wichtig ist die Kontrolle der Führerscheine, sodass eine elektronische Führerscheinkontrolle hier eine sinnvolle Lösung darstellt. An dieser Stelle setzt eine gute Fahrzeugverwaltungssoftware an, denn die übersichtliche Darstellung von Aufgaben und Terminen gehört in der Regel zu den Fähigkeiten einer Software mit dazu. Das beinhaltet genauso Erinnerungen an fällige Termine, die ebenfalls an Fahrer ausgegeben werden können.

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Schadenmanagement effizient angehen

Ein weiterer wichtiger Bereich für die Fuhrparkverwaltung ist das Schadenmanagement sowie das Risikomanagement. Dazu gehört ein Überblick über verschiedene Schäden genau wie die Berechnung der Schadenquote, die wiederum Auswirkungen auf die Höhe der Versicherungsbeiträge mit sich bringt. Eine Fahrzeugverwaltungssoftware sorgt für einen besseren Überblick, behält Kosten, die aktuelle Schadenquote und verfügbare Fahrzeuge für erforderliche Ersatzmobilität im Blick. Auf diese Weise lassen sich langfristig Kosten senken und effiziente Lösungen können einfacher umgesetzt werden.

Reporting rund um die Flotte

Jederzeit sofort einen Überblick über alle Kosten, Daten und relevanten Fakten zu erhalten ist besonders wichtig. Eine Fahrzeugverwaltungssoftware sorgt dafür, dass wichtige Berichte mit einem Klick zur Verfügung stehen. Dabei sorgen benutzerdefinierte Optionen für gewünschte Ergebnisse sowie genaue Einblicke in den aktuellen Stand der Flotte. Verbesserungspotenzial lässt sich leichter erkennen, da sofort die wichtigen Zahlen und Fakten aufrufbar sind.

UVV dank Fahrzeugverwaltungssoftware umsetzen

Die Vorgaben rund um die Unfallverhütungsmaßnahmen (UVV) gehören mit zu den Pflichten eines Fuhrparkverantwortlichen und sind einzuhalten. Grund dafür ist die Verankerung der Vorgaben im Gesetz, wodurch es sich nicht um freiwillige Vorgaben handelt. Eine Fahrzeugverwaltungssoftware bewältigt die aufkommenden Herausforderungen der UVV auf verschiedenen Ebenen.

Für die jährliche UVV Prüfung mit einem Sachkundigen ist es wichtig, Termine zu managen und die Fahrer der jeweiligen Fahrzeuge an den anstehenden Besuch zu erinnern. Die Zuweisung der Prüfungsunterlagen zum Fahrzeug sowie der klare Blick auf die mögliche Mängelliste sind ebenfalls von großer Bedeutung. Für die Erstunterweisung bei Dienstfahrzeug und die Fahrerunterweisung nach UVV unterstützt die Software bei Bedarf durch E-Learning und hilft dabei, den Überblick über erfolgte und noch ausstehende Unterweisungen zu behalten. Nicht zuletzt ist die in diesem Bereich so entscheidende rechtskonforme Dokumentation zusammen mit einer Fahrzeugverwaltungssoftware deutlich sicherer umsetzbar und mit einem Klick einzusehen.

Kostenmanagement im Fuhrpark

Ein echtes Problem für viele Fuhrparkleiter ist das Thema Kostenmanagement. Dabei handelt es sich um ein entscheidendes Thema, da die Senkung der Kosten sowie die Einhaltung von einem festen Budget für die Flotte besonders wichtig sind. Eine echte Herausforderung, die eine Fahrzeugverwaltungssoftware deutlich vereinfacht. Grund dafür ist der klare Blick auf sämtliche Kosten, die einzelnen Fahrzeugen zuzuordnen sind. Auf diese Weise ist es möglich, die Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) für den Fuhrpark sowie für jedes einzelne Fahrzeug zu berechnen. Durch die Integration von Tankkarten und sämtlichen weiteren direkten und indirekten Kosten fällt es leicht, hier Ausreißer bei den Kosten zu entdecken. Kostenmanagement ist mit der entsprechenden Software genauer, zeitsparend umsetzbar und entdeckt zusätzlich hohe Kosten, die sich reduzieren lassen.

Verwaltung von Tankabrechnungen

Grundsätzlich stellt die Verwaltung der Flotte eine Herausforderung dar, die erst einmal zu bewältigen ist. Verschiedene Daten und Fakten sind dem jeweiligen Fahrzeug zuzuordnen und es ist wichtig, dass dabei so weit wie nur möglich Ordnung bewahrt wird. Sehr hilfreich kann eine Fahrzeugverwaltungssoftware beispielsweise bei der zeitraubenden Verwaltung von Tankabrechnungen sein. Fehlbetankungen werden eher erkannt und unübliche Verbräuche erkennt eine Software ebenfalls. Nicht zu unterschätzen ist dabei die Option, den Kraftstoffverbrauch genau wie die jeweiligen Kosten einzelnen Fahrzeugen zuzuordnen. Mit solchen Hilfsmitteln muss die Verwaltung der Flotte nicht mehr so zeitraubend sein, wie es ohne Software der Fall war.

Beschaffung von Fahrzeugen

Eine weitere echte Herausforderung im Rahmen der Fuhrparkveraltung ist oftmals die Beschaffung, Vergleiche von verschiedenen Optionen sowie ein Überblick über Leasingverträge und Kosten sind in diesem Zusammenhang wichtig. Dabei kann eine Software ganz klar helfen und den Zeitaufwand für den ganzen Prozess deutlich verringern.

Fahrzeugverwaltungssoftware Nutzfahrzeuge
Fahrzeugverwaltungssoftware: Effiziente Verwaltung für Nutzfahrzeuge

Funktionsweise und Vorteile der Fahrzeugverwaltungssoftware

Eine Fahrzeugverwaltungssoftware funktioniert vollständig digital und meist auf unterschiedlichen Endgeräten. Sämtliche für den Fuhrpark relevanten Daten werden digital erfasst, zugeordnet und sind mit einem Klick abrufbar. Dieses Prinzip funktioniert grundsätzlich bei kleinen Flotten genauso wie bei mittelgroßen und sehr großen Flotten. Im Zusammenhang mit der Nutzung einer Fahrzeugverwaltungssoftware ergeben sich verschiedene Vorteile, die für Fuhrparkleiter besonders interessant sind:

  • Vereinfachung der gesamten Flottenverwaltung
  • Kostenersparnis lässt sich einfacher umsetzen (und das Potenzial wird frühzeitig erkannt)
  • Sichere Umsetzung sämtlicher Themen rund um Halterhaftung, Unfallverhütungsvorschriften etc. aus dem Bereich Compliance
  • Einfaches Aufgaben- und Terminmanagement
  • Unterstützung bei der Beschaffung
  • Spart viel Zeit und reduziert die Kosten für die Flotte langfristig
  • Reports lassen sich mit einem Klick aufrufen
  • Volle Kontrolle über den Fuhrpark mit allen Aspekten

Bekannte Anbieter für eine Software entdecken

Verschiedene bekannte Anbieter mit einem umfassenden Angebot für Flotten jeder Größe sind auf dem Markt zu finden. Die große Auswahl kann eine Entscheidung deutlich erschweren. Aus diesem Grund finden Sie an dieser Stelle eine Aufstellung bekannter Anbieter für eine Fahrzeugverwaltungssoftware, durch die ein Vergleich der verschiedenen Optionen einfacher wird:

Anbieter Avrios Vimcar Fleetize Carano Azowo
Besonderheiten Gesamtkosten-Report, ideal für den Fuhrpark ab 20 Fahrzeugen, zahlreiche Funktionen Pakete sind individuell buchbar, viele unterschiedliche Funktionen für jedes Bedürfnis Umfassende Funktionen, lässt sich mit Fahrer-App kombinieren Fahrerunterweisung ist als Modul extra buchbar Kein Fahrtenbuch oder Routenverfolgung möglich, Telematik auf Anfrage jedoch möglich
Routenverfolgung per GPS Ja Ja Ja Nein Nein
Elektronische Führerscheinkontrolle Ja Ja Ja Ja Ja
Kosten pro Fahrzeug Auf Anfrage Ab 4,90 Euro Ab 2,50 Euro Ab 1,99 Euro Ab 12,00 Euro
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Kosten & Preise für die Fahrzeugverwaltungssoftware

Eine Fahrzeugverwaltungssoftware kostenlos zu erhalten ist eher weniger möglich. Allerdings gibt es bei verschiedenen Anbietern zunächst einmal eine kostenlose Demo oder die Option, mit einem kostenlosen Account einzusteigen, um sich die Möglichkeiten und Besonderheiten des Programms genauer anzusehen. Eine solche Variante einer Fahrzeugverwaltungssoftware kostenlos zu erhalten ist somit für einen begrenzten Zeitraum möglich. Bei Avrios können Sie beispielsweise zunächst einen kostenlosen Account einrichten und auf diese Weise erst einmal in die Welt einer solchen Software zur Fuhrparkverwaltung einsteigen. Die genauen Kosten für eine Software hängen immer stark davon ab, welche Funktionen bei welchem Anbieter gebucht werden. Bereits ab etwa 4,90 Euro pro Fahrzeug gibt es hier interessante Lösungen für Fuhrparkleiter. Es lohnt sich in diesem Zusammenhang individuelle Vergleiche bei verschiedenen Anbietern einzuholen. Häufig gibt es besondere Tarifen für Flotten und selbst bei mittelgroßen oder eher kleinen Flotten kann sich der Einsatz einer Software aufgrund der vielseitigen Vorteile lohnen.

Fahrzeugverwaltungssoftware kostenlos Einstieg
Fahrzeugverwaltungssoftware kostenlos: Eine Option für den Einstieg

Fazit

Unterschiedliche Anbieter und Lösungen für jedes Bedürfnis machen eine Fahrzeugverwaltungssoftware zur interessanten Option für die Flottenverwaltung. Dabei ist vor allem hervorzuheben, dass verschiedene Herausforderungen und Probleme sich deutlich einfacher in der Praxis mit einer solchen Software lösen lassen. Fuhrparkverantwortliche sparen Zeit, Geld und behalten selbst in größeren Flotten eher den Überblick als ohne eine solche Software. Kostenfreie Demo-Versionen, ein guter Support und individuell anpassbare Funktionen für den Fuhrpark sind dabei als wichtige Kriterien für die Auswahl eines Anbieters zu werten. Der richtige Anbieter nach passender Umsetzung und Nutzung aller wichtigen Funktionen ist dabei besonders wichtig, um eine Fahrzeugverwaltungssoftware erfolgreich zu nutzen.

Zusätzliche Infos zum Thema:

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