Vorteile einer Fuhrparksoftware für das Controlling

September. 5, 2023

6 Minuten

Neben dem Fuhrparkleiter an sich ist eine Fuhrparksoftware für viele weitere Bereiche im Unternehmen von großem Interesse. Grund dafür sind hilfreiche Daten, Kostenanalysen und die effiziente Datenerfassung, die nur einige der erwähnenswerten Punkte darstellen. Gerade für das Controlling kann eine intelligente Fuhrparksoftware somit von Interesse sein. Die Planung des Budgets sowie die Analyse und Optimierung von vorhandenen Kosten lassen sich einfacher umsetzen. Fuhrparkleiter können daher dem Controlling die Arbeit rund um den Fuhrpark erleichtern.

Effiziente Datenerfassung der Fuhrparksoftware

Im Controlling geht es um klare Daten und Fakten, die als Grundlage für sämtliche Berechnungen vorhanden sind. Im Fuhrpark sind die vorhandenen Daten oftmals wenig vollständig und es fällt teilweise schwer, aus diesen Daten die erforderlichen Informationen abzuleiten. An dieser Stelle ist eine Fuhrparksoftware besonders interessant, da diese in erster Linie eine verbesserte Kontrolle der anfallenden Kosten ermöglicht. In Kombination mit einem Telematiksystem ist es z. B. möglich, dass die effiziente Erfassung von Daten einfach umsetzbar ist. Das System erfasst und speichert Daten rund um den Kraftstoffverbrauch, die Nutzung der Fahrzeuge und die zurückgelegten Routen. Sämtliche Fuhrparkdaten lassen sich so einfach aufrufen und sind ohne Fehler im System vorhanden.

Dadurch können sich alle Mitarbeiter im Controlling an den vorhandenen Daten orientieren und wissen, dass sie sich um verlässliche Informationen handeln. Mit einem Klick lassen sich nicht nur alle Kosten einsehen. Die Kosten werden direkt passend zu den einzelnen Fahrzeugen angezeigt. Der Fuhrpark ist so transparenter und es ist möglich, die finanzielle Kontrolle selbst bei großen Flotten zuverlässig zu erhalten.

Intelligente Kostenoptimierung im Fuhrpark

Ein besonders großer Vorteil der Fuhrparkverwaltungssoftware ist die mögliche Kostenoptimierung. Fuhrparkkosten stellen in vielen Unternehmen einen sehr großen Kostenblock dar. Bei diesen hohen Kosten lohnt es sich meist für die Unternehmen schon, wenn eine geringfügige Reduzierung in allen Bereichen erzielt wird. Dabei ist zu beachten, dass hohe Fuhrparkkosten oder eine schlechte Kontrolle über diese dazu führen, dass die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens erheblich leidet. Von Kraftstoffkosten bis hin zu Wartungen und Reparaturen sind viele Punkte mit dabei, bei denen sich eine Reduzierung der Kosten anbietet und bei denen ein solcher Schritt möglich ist.

Darüber hinaus können digitales Schadenmanagement, die Tankkartenintegration sowie automatische Erinnerungen an Termine dazu führen, dass sich die vorhandenen Kosten senken lassen. Die intelligente Kostenoptimierung steht bei einer Fuhrparksoftware im Vordergrund und ist auf vielen Ebenen möglich. Das wiederum ist von Vorteil für die Arbeit im Controlling und erleichtert nicht nur die Analyse der Kosten, sondern ebenso eine Senkung von diesen.

Budgetierung und passende Prognosen dank Fuhrparksoftware

Eine Fuhrparksoftware unterstützt dabei, im Budget zu bleiben und dieses auch für die Zukunft besser zu planen. Die Software ist in der Lage, historische Daten gezielt zu analysieren und zu nutzen, um Prognosen für Ausgaben in der Zukunft zu erhalten. Besonders interessant sind in diesem Zusammenhang beispielsweise der historische Kraftstoff- und CO2-Verbrauch sowie automatische Kostenanalysen der Software. Durch diese Daten lässt sich direkt auf die mögliche Entwicklung in der Zukunft schließen. Mitarbeiter im Controlling haben es damit deutlich leichter, ein Budget vorzugeben und können Berechnungen ausgeben lassen, wie sich die Kosten im Fuhrpark in der Zukunft entwickeln.

Risikomanagement für den Fuhrpark

Ein weiteres wichtiges Thema in jedem Fuhrpark ist das Risikomanagement. Die Überwachung der Fahrzeuge in Bezug auf Wartungstermine ist dabei genauso entscheidend wie eine Analyse von möglichen Schäden. Unfälle lassen sich durch verschiedene Maßnahmen minimieren. Dabei ist unter anderem eine Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften (UVV) zu nennen. Die elektronische Führerscheinkontrolle sowie die Fahrerunterweisung nach UVV sind weitere wichtige Punkte im Zusammenhang. Die Erinnerung an sämtliche Termine, inklusive anfallenden Wartungsterminen ist dabei besonders zu beachten und rundet die Möglichkeiten der Software ab. Digitales Schadenmanagement schließlich beinhaltet nicht nur eine Schadenquote, sondern ebenso eine digitale Schadenakte mit Informationen zu jedem auftretendem Fall. Durch diese umfassende Kontrolle lassen sich nicht nur Unfälle minimieren, vorhandene Risiken wie Versicherungsansprüche oder generell Versicherungen, die aus verschiedenen Gründen nicht haften wollen, sind ebenfalls im Rahmen der vorhandenen Vorteile zu beachten.

Eine Fuhrparksoftware unterstützt bei Berichterstattung und Analyse

Die Arbeit mit bestimmten Leistungskennzahlen gehört beim Controlling einfach mit zum Arbeitsalltag dazu. Eine Fuhrparksoftware kann hier die aufkommende Arbeit reduzieren. Grund dafür ist die Option, benutzerdefinierte Berichte zu erstellen. Dank dieser speziellen Berichte können Verantwortliche im Controlling sich gewünschte Leistungskennzahlen ansehen. Auf diese Weise lassen sich die Ausgaben im Fuhrpark noch besser überwachen, analysieren und in den großen Zusammenhang setzen. Von der Schadenhäufigkeit bis hin zu Auslastungskennzahlen über genaue Daten zur Laufleistung in Kilometern pro Tag, Monat oder Jahr gibt es zahlreiche relevante Kennzahlen, die sich anzeigen lassen. Eine Fuhrparksoftware unterstützt Mitarbeiter dabei, die gewünschten Kennzahlen mit sehr wenig Aufwand aufzurufen und liefert zudem tatsächlich verlässliche Zahlen.

Vorteile der Avrios Fuhrparksoftware

Neben den zuvor genannten Vorteilen einer Fuhrparksoftware speziell für das Controlling gibt es noch einige Vorteile, welche die Avrios Fuhrparksoftware betreffen. Hervorzuheben ist in diesem Zusammenhang die einfache Ansicht der Gesamtkosten. Dieser Gesamtkostenreport unterstützt dabei, den Total Cost of Ownership (TCO) im Fuhrpark zu berechnen.

Außerdem bietet die Software die Möglichkeit, Kostenausreißer anzuzeigen. Plötzlich höhere Kosten fallen damit sofort auf und lassen sich mit einem Klick aufrufen. Gleiches gilt für versteckte Kosten, die sonst gar nicht so einfach zu identifizieren sind. Eine klare Übersicht aller Kosten mit Zuweisung von diesen zu einzelnen Fahrzeugen vereinfacht für das Controlling die im Fuhrpark anfallenden Kosten und deren Verarbeitung. Die Planung des Budgets und Prognosen für die Zukunft lassen sich dadurch wesentlich einfacher umsetzen. Es gibt daher einige gute Gründe, die Avrios Fuhrparksoftware in den Fuhrpark zu integrieren.

Fazit: Die Fuhrparksoftware bietet Vorteile für das Controlling

Klare Zahlen und Daten sind für das Controlling von großer Bedeutung. Um die Übersicht zu behalten, relevante Kennzahlen zu berechnen und die Kosten zu senken ist es hilfreich, mit einer Fuhrparksoftware zu arbeiten. Das gilt für alle Unternehmen, bei denen die Kontrolle über den Fuhrpark optimiert werden soll. Je klarer bewusst ist, welches Fahrzeug in welchem Ausmaß Kosten verursacht, Kraftstoff benötigt und ausgelastet wird, desto besser sind Optimierungen in allen Bereichen möglich. Erste Einblicke in die Chancen der Fuhrparksoftware in der Praxis bietet Avrios beispielsweise durch einen kostenlosen Account, der die Möglichkeiten für das Controlling klar aufzeigt. Die digitale Fuhrparkverwaltung mit einer intelligenten Software erspart bei richtiger Umsetzung den Mitarbeitern im Controlling viel Arbeit und vereinfacht die Berechnung von Kennzahlen, die Suche nach Daten und die Planung und Budgetierung im Allgemeinen.

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