Onboarding bei Avrios: Ein neuer Weg der Flottenverwaltung

Digitale Flottenverwaltung beschreitet neue Wege, lässt jedoch durch die damit zusammenhängenden Veränderungen auch Ängste aufkommen - aus diesem Grund finden Sie heute unser Onboarding bei Avrios. Vorteile der digitalen Lösungen zu erkennen ist in diesem Zusammenhang genauso wichtig wie die Tatsache, dass Veränderungen im Rahmen der Verwaltung zu Ängsten führen können. Mögliche Stolpersteine sind daher entsprechend ernst zu nehmen, wenn es um den Weg zur digitalen Verwaltung der gesamten Flotte geht. Im Folgenden erfahren Sie mehr über das Onboarding bei Avrios, über Chancen, Vorteile und mögliche Herausforderungen einer neuen Form der Flottenverwaltung. Der Umstieg auf die digitale Umsetzung stellt schließlich einen großen Schritt dar, der ein wenig mehr Aufmerksamkeit verlangt, um späteren Schwierigkeiten so weit wie nur möglich vorzubeugen.

Warum ist die digitale Flottenverwaltung sinnvoll?

Für einen weiteren Einstieg in das Thema "Onboarding bei Avrios" ist es wichtig, sich zunächst die Gründe anzusehen, die für eine digitale Flottenverwaltung sprechen. An dieser Stelle finden Sie die wichtigsten Gründe und Vorteile, die dazu beitragen, dass digitales Flottenmanagement als innovativer Weg von Morgen angesehen werden kann. Im Vergleich zur Flottenverwaltung auf dem Papier oder per Excel stehen die Daten schneller zur Verfügung. Sie erhalten einen schnelleren Zugriff auf die Daten, wodurch Reports einfacher auszuführen sind und Sie in kürzester Zeit wesentliche Informationen für weitere Entscheidungen erhalten. Nicht zuletzt handelt es sich bei den Fuhrparkkosten um einen wichtigen Posten im Rahmen der Unternehmensausgaben, die im Normalfall in der Top 5 aller Kosten liegen. Entsprechend große Auswirkungen haben daher selbst geringere Reduzierungen bei diesen Kosten. Möglich ist die bessere Kostenkontrolle ganz klar durch die digitale Flottenverwaltung, da Sie steigende oder besonders hohe Kosten sofort mit einem Klick entdecken.

Folgende Vorteile ergeben sich aus der digitalen Verwaltung der Flotte:

• Vereinfachte Prozesse mit deutlich geringerem Zeitaufwand bei täglichen Arbeitsaufgaben
• Schneller Zugriff auf alle relevanten Daten
• Kosten lassen sich mit einem Klick aufrufen
• Daten dienen als Grundlage für wichtige Erkenntnisse und werden passend zugeordnet
• Innovationen lassen sich durch Zeitersparnisse im Tagesgeschäft umsetzen
• Wichtige Aufgaben werden nicht mehr vergessen
• Die Flottenverwaltung läuft auf effiziente Weise rund (es treten weniger Fehler als bei einer menschlichen Verwaltung auf)

Wie läuft das Onboarding bei Avrios ab?

Nicht nur der Blick auf die Vorteile einer digitalen Flottenverwaltung ist wichtig, um Chancen zu erkennen. Der Übergang von der bisherigen Flottenverwaltung in Richtung digitaler Lösung ist der Punkt, der vielen Fuhrparkverantwortlichen Kopfzerbrechen bereiten kann. Daher ist an dieser Stelle ein Blick auf das Onboarding bei Avrios sowie auf den genaueren Ablauf wichtig. Im ersten Schritt geht es darum, über Ihre Ziele zu sprechen. Es gibt schließlich gute Gründe, warum Sie sich für die digitale Flottenverwaltung entschieden haben. Im Zuge dieser Entscheidung legen wir gemeinsam fest, wohin die Reise mit Avrios gehen soll und welche Ziele besondere Priorität bei dieser Umstellung haben.

Erst nach der Absprache der Ziele pflegen wir von Avrios die Daten unserer Kunden ein, um mit der Umsetzung der Software in die Praxis zu beginnen. Bei diesem Prozess stehen wir unseren Kunden stets zur Seite, um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen und um so wenig zusätzlichen Aufwand für die Umstellung wie möglich zu erzeugen. Die Einpflegung der Daten bildet die Grundlage für das weitere Vorgehen und macht es möglich, reibungslos sowie ohne weitere Startschwierigkeiten durch das Onboarding bei Avrios zu kommen. Nach der Einpflegung aller Daten gehen wir in folgenden Schritten vor, um das Onboarding bei Avrios erfolgreich durchzuführen:

Schritt 1: Einen Überblick erhalten

Nach dem Einpflegen der wichtigen Daten steht ein erster Überblick über den aktuellen Stand im Vordergrund. Gemeinsam betrachten wir beim Onboarding bei Avrios an dieser Stelle, welche Fahrzeuge Teil der Flotte sind. Außerdem spielt eine Übersicht der rechtlichen Rahmenbedingungen genau wie die Verwaltung und Nutzung aller Fahrzeuge eine wichtige Rolle. Nur wenn bewusst ist, welche Fahrzeuge von wem gefahren und verwaltet werden, ist es möglich, von dieser Grundlage aus weiterzuarbeiten. In diesem ersten Schritt geht es vor allem darum, die Fuhrparkdaten zu digitalisieren, die Nutzerdaten zusammenzutragen und die Fuhrparkverwaltung von Grund auf passend zu strukturieren. Dieser erste Schritt bildet eine wichtige Grundlage für spätere Erfolge sowie für eine reibungslose Fuhrparkverwaltung.

Entscheidend ist an dieser Stelle, welche Daten zur Verfügung stehen, da sich zahlreiche Daten ergeben, die sich in das System einspielen lassen. Die Struktur des Fuhrparks, die Art der Fahrzeuge sowie Details wie die Finanzierung und die Beschaffung beinhalten ebenfalls relevante Daten, bei denen sich die Übertragung unbedingt lohnt. Es handelt sich dabei um einen sehr individuellen Vorgang, welche Daten eingespielt werden und im Anschluss zur Verfügung stehen. Grund dafür sind verschiedene Größen und Ausrichtungen der einzelnen Flotten, die ein standardisiertes Verfahren unmöglich machen. Von Leasingkosten bis hin zum Bruttolistenpreis lässt sich vieles in die Software einspielen, um im Anschluss einen genaueren Überblick sowie detaillierte Analysen möglich zu machen. Reports lassen sich schließlich nur umsetzen, wenn die entsprechende Datenlage dafür zur Verfügung steht. Dafür werden im ersten Schritt auch Leasinglaufzeiten, Fahrerdaten und Daten zu Kosten, Tankkarten und zu weiteren Serviceleistungen in der Software festgehalten.

Schritt 2: Aufgaben und Ziele beim Onboarding bei Avrios festlegen

Nach der Festlegung der grundlegenden Daten ist die passende Basis geschaffen, um weiterzumachen und um die Flotte noch etwas genauer zu überwachen. In diesem Schritt legen wir gemeinsam mit unseren Kunden Aufgaben und wesentliche Termine fest. Dabei kann es sich um den Reifenwechsel bei den Fahrzeugen, um die Fahrerunterweisung nach UVV oder um eine elektronische Führerscheinkontrolle handeln, um nur einige Beispiele zu nennen. Folgende Unterstützung soll die digitale Flottenverwaltung nach erfolgreicher Einrichtung leisten, für die direkt zu Beginn alle notwendigen Grundlagen geschaffen werden:

• Automatische Erinnerung an wichtige Termine (Reifenwechsel, Führerscheinkontrolle)
• Fahrer mit überdurchschnittlichem Verbrauch lassen sich identifizieren
• Reports bei Premium-Kraftstoffbetankungen reduzieren die Nutzung sofort (bei der Verwendung von Tankkarten)
• Harmonisierung der Flotte durch einheitliche Regelungen wie eine interne Car Policy
• Organisation des Schadenmanagements (Senkung der Kosten, Analyse der erfolgten Unfälle, einfache Analyse)
• Fokus auf die Reduzierung und optimale Analyse der Kosten

Schritt 3:  Sammlung von Daten bei stetiger Optimierung

Im Herzen von der Zusammenarbeit mit einer digitalen Fuhrparksoftware stehen Daten, die zu sammeln und zu übertragen sind. Diese Daten bilden eine wichtige Entscheidungsgrundlage für die Zukunft. So lässt sich beispielsweise schnell feststellen, wenn es weiteren Optimierungsbedarf bei der gesamten Verwaltung gibt. Wir von Avrios wissen natürlich, dass alle Ziele individuell festzulegen sind und nicht für jede Flotte die gleichen Themen relevant sind. So kann der Fokus auf der Optimierung der Auslastung der Fahrzeuge, auf einer besseren Verwaltung der Termine oder auf der Organisation des Schadenmanagements liegen. Eine stetige Optimierung bei möglicher Anpassung ist somit wichtig, um genau die Fuhrparksoftware zu erhalten, mit der Sie arbeiten können. Dank der sorgfältigen Vorbereitung der Umstellung ist das Onboarding bei Avrios so gestaltet, dass keine Ausfälle und Übergangszeiten zu befürchten sind. Schließlich soll eine Verbesserung der gesamten Verwaltung stattfinden, ohne dabei eine spürbare Übergangszeit zur Herausforderung werden zu lassen.  

Fazit: Onboarding bei Avrios unterstützt die effiziente Flottenverwaltung

Weitere Informationen erhalten Sie in unserem Webinar zum Thema "Open House - Onboarding bei Avrios". Die Zukunft der Flottenverwaltung liegt in digitalen Händen, in einer Software, die alltägliche Aufgaben deutlich vereinfacht. Fuhrparkleiter sparen im Tagesgeschäft viel Zeit, die für andere Tätigkeiten und innovative Veränderungen in der Flotte zum Einsatz kommen kann. Relevante Daten stehen auf Knopfdruck bereit, Kosten lassen sich direkt analysieren, zuordnen und in Bezug auf ein Einsparpotenzial genauer betrachten. Wir von Avrios stehen Ihnen bei der Umstellung auf die digitale Flottenverwaltung zur Seite, um Herausforderungen direkt zu bewältigen und Befürchtungen abzubauen, dass die Flottenverwaltung im Anschluss an die Umstellung womöglich nicht mehr rund laufen könnte. Bei einem Blick auf Chancen, Möglichkeiten und eventuelle Herausforderungen bei der Umsetzung in die Praxis unterstützt Sie unser Onboarding bei Avrios.

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