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Poolfahrzeuge für Ihre Flotte

Die Bereitstellung von Dienstwagen in einem Unternehmen gilt als Bonus und Motivation für Topperformer oder Mitarbeiter in einem bestimmten Tätigkeitsfeld, bei dem ein Dienstfahrzeug unumgänglich ist. Doch nicht jeder Mitarbeiter erhält ein eigenes Fahrzeug von der Firma gestellt, weshalb viele Unternehmen auf Poolfahrzeuge zurückgreifen. Wir schauen uns an, wie Sie Poolfahrzeuge für Ihre Flotte erfolgreich integrieren und verwalten können.

Juli. 2, 2021

Die Bereitstellung von Dienstwagen in einem Unternehmen gilt als Bonus und Motivation für Topperformer oder Mitarbeiter in einem bestimmten Tätigkeitsfeld, bei dem ein Dienstfahrzeug unumgänglich ist. Doch nicht jeder Mitarbeiter erhält ein eigenes Fahrzeug von der Firma gestellt, weshalb viele Unternehmen auf Poolfahrzeuge zurückgreifen. Wir schauen uns an, wie Sie Poolfahrzeuge für Ihre Flotte erfolgreich integrieren und verwalten können. 

Was sind Poolfahrzeuge

Unter Poolfahrzeugen versteht man Fahrzeuge, die nicht von einer, sondern von mehreren Mitarbeitern im Unternehmen genutzt werden können und wird auch Corporate Carsharing genannt. Der Unterschied zum Dienstwagen ist, dass diese Fahrzeuge niemandem fest zugewiesen sind, sondern die Mitarbeiter freien Zugang zu den Fahrzeugen haben. Oftmals werden in Unternehmen ein oder mehrere Poolfahrzeuge pro Abteilung zur Verfügung gestellt (hierbei kommt es besonders auf die Größe des Unternehmens an), was es einfacher macht Kosten zu lokalisieren und zuzuordnen. Die Integration von Poolfahrzeugen im Fuhrpark ermöglicht es dem Fuhrparkleiter vor allem Kosten und Zeit einzusparen, da es hier die Möglichkeit gibt durch digitale Buchungs- und Zuweisungssoftwares die Verwaltung zu vereinfachen. 

Wie verwalten Sie Poolfahrzeuge

Die Verantwortung der Verwaltung von Poolfahrzeugen sollte bei einem Fuhrpark bei dem Fuhrparkleiter liegen. Hierzu zählen die Durchführung der Führerscheinkontrollen sowie die UVV-Prüfungen, das Schadenmanagement und Fahrzeugkontrollen, Risikoanalysen, und Schulungen der Mitarbeiter zum Umgang mit den Poolfahrzeugen. Des weiteren sollte der Fuhrparkleiter auch für die Fragen zu Buchungen der Fahrzeuge als Ansprechpartner verfügbar stehen. 

Am einfachsten lassen sich diese Aufgaben durch eine digitale Fuhrparkmanagement Software lösen. Hier können Fuhrparkleiter sowohl reguläre Dienstwagen als auch Poolfahrzeuge verwalten und dadurch Zeit und auch Geld sparen. 

Für die Buchungen innerhalb eines Unternehmens sollten Sie als Fuhrparkveranwortlicher auch ein System aufsetzen, welches das Buchen und die Auslastung der Poolfahrzeuge genauestens nachweisen kann. So haben Sie Handlungs- und Entscheidungsspielraum und können sehen, ob es sich lohnt die Anzahl der Poolfahrzeuge in Ihrer Flotte auszubauen, oder vielleicht sogar zu verringern. 

Kosten von Poolfahrzeugen

Die Kosten der Poolfahrzeuge im Fuhrpark ergeben sich durch die Anzahl der gefahrenen Kilometer sowie einem Tages- oder Stundensatz der vorher ermittelt werden muss. Bei der Ermittlung der Kosten hilft ein Fahrtenbuch, welches erfasst wann welcher Mitarbeiter mit dem Auto gefahren ist und wie lange. Dies ist besonders wichtig in Schadensfällen, damit das Unternehmen genau nachvollziehen kann, was wann mit welchem Auto geschehen ist. 

Sollten Ihre Mitarbeiter die Poolfahrzeuge auch privat nutzen dürfen, so sind Sie verpflichtet die Erfassung des geldwerten Vorteils zu gewährleisten. Geldwerte Vorteile sind Begünstigungen für Arbeitnehmer, welche als Einkommen versteuert werden müssen. Zur Versteuerung der privaten Nutzung kann zum Beispiel pauschal die 1%-Methode genutzt werden. Diese besagt, dass ein Prozent des Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung des Wagens als geldwerter Vorteil angerechnet wird. Zusätzlich werden auch 0.03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer veranschlagt, wenn das Fahrzeug auf dem Arbeitsweg genutzt wird. 

Kosteneinsparungen erkennen

Neben der Kosten für Poolfahrzeuge im Fuhrpark gibt es aber auch die Möglichkeit Kosteneinsparungen zu identifizieren. Durch eine Transparente Fuhrparkmanagement Software können sie genau sehen, wieviel Bedarf die Fahrzeuge aufweisen und gegebenenfall einsparungen bei den Autos machen, zum Beispiel für UVV Kontrollen oder Wartungen.

Compliance bei Poolfahrzeugen

Die Halterhaftung ist ein wichtiges Thema im Fuhrpark, egal ob die Flotte Dienstwagen oder Poolfahrzeuge beinhaltet. Der Fuhrparkleiter muss aus diesem Grund sicherstellen, dass für beide Fahrzeugmodelle regelmäßige Führerscheinkontrollen durchgeführt werden, Fahrer regelmäßig Unterweisungen zum Thema Fahrzeuge und Sicherheit bekommen, und UVV-Prüfungen an den Fahrzeuge durchgeführt werden. 

Am schnellsten und einfachsten lässt sich die Führerscheinkontrolle und Halterhaftung über ein digitales Fuhrparkmanagement Tool wie Avrios verwalten. 

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