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Car Policy für Elektro-Fuhrparks: Worauf Sie achten müssen

Für die Nutzung von Fahrzeugen im Elektro-Fuhrpark sind Richtlinien wichtig. Die Car Policy ist daher von Bedeutung, benötigt jedoch einige Anpassungen für die elektrisch betriebenen Fahrzeuge. Wir stellen vor, worauf Sie bei der Car Policy im Elektro-Fuhrpark achten sollten.

März. 24, 2022

Die Integration von Fahrzeugen mit alternativem Antrieb in den Elektro-Fuhrpark sollte nicht ohne eine Car Policy erfolgen. Andernfalls kann es im Falle eines Unfalls Schwierigkeiten geben, passende Verantwortliche zu finden. Außerdem sollte bei jedem Fahrzeug der Flotte festgelegt sein, wer dieses Fahrzeug nutzen kann. Das beinhaltet in der Regel nur die Angestellten des Unternehmens, nicht jedoch weitere Familienmitglieder. Üblich ist die Nutzung von einer Car Policy, die sich als Dienstwagenverordnung versteht. Wir betrachten genauer, welche Besonderheiten für die Car Policy in einem Elektro-Fuhrpark besonders zu beachten sind.

Die Bedeutung der Car Policy für Elektro-Fuhrparks

Das neue Fahrzeug soll sicherlich nicht nur für betriebliche Zwecke zum Einsatz kommen. Vielmehr nutzen zahlreiche Dienstwagenfahrer ihr neues, elektrisch betriebenes Schmuckstück auch im privaten Rahmen. In Bezug auf die Versteuerung wären dabei der geldwerte Vorteil sowie ermäßigte Sätze für Elektrofahrzeuge zu beachten. Doch darüber hinaus spielen noch weitere Faktoren eine Rolle. Es ist festzulegen, wer wann das Fahrzeug nutzen darf. Außerdem gibt es Regeln im Falle eines Unfalls. Hierbei ist abzuklären, wer haftet und wer für Schäden aufkommt. Überhaupt müssen Grundregeln für die Nutzung von Fahrzeugen vorhanden sein. Andernfalls entsteht schnell Chaos, hohe Kosten sowie Schäden am Fahrzeug sind nicht ausgeschlossen. An dieser Stelle kommt die Car Policy ins Spiel. Diese ist für sämtliche Fahrzeuge der Flotte von Bedeutung.

Doch was ist eine Car Policy überhaupt? Es handelt sich um eine sogenannte Dienstwagen- oder Firmenwagenregelung. In dieser ist alles festgelegt, was in Bezug auf die Überlassung der Fahrzeuge an die Fahrer zu beachten ist. Dadurch steht fest, wer das Fahrzeug nutzen darf. Die gesamten Nutzungsbedingungen sind detailliert beschrieben, wodurch sich das Unternehmen vor einer missbräuchlichen Nutzung schützt. Die Interessen des Unternehmens werden somit gewahrt, doch die des Mitarbeiters stehen im Idealfall ebenfalls im Fokus. Denn nicht alle Mitarbeiter benötigen die gleichen Fahrzeuge. Individuelle Bedürfnisse sind hierbei ebenfalls zu beachten.

Individuelle Lösungen bei den Regelungen beachten

Die Spielregeln für die Verwendung der Fahrzeuge sind stets zu beachten. Es gibt allerdings keine allgemeingültige Lösung, da es immer auf den Fuhrpark an sich ankommt, wenn es um die genauen Inhalte der Verordnung geht. In jedem Fall schafft die Car Policy nicht nur Klarheit in Bezug auf die Nutzung. Vielmehr ist damit eine sichere und durchdachte Nutzung des Fuhrparks möglich, was für das Unternehmen in jedem Fall von Vorteil ist. Langfristig sinkt der Wert der Fahrzeuge weniger, größere Reparaturen lassen sich reduzieren. Außerdem ist damit immer klar festgelegt, wer das Fahrzeug fährt. Vor allem bei einem Unfall oder bei allen nur denkbaren Verstößen gegen die Straßenverkehrsordnung ist dieser Punkt von Bedeutung.

Wesentliche Bestandteile einer durchdachten Car Policy

Im Wesentlichen ist es für die Car Policy entscheidend, dass alle Regeln genau festgelegt sind. Es sollte im Rahmen jeder Flotte üblich sein, auf eine Car Policy zu bestehen, die einem Nutzungsvertrag entspricht. Durch das sensible Thema der Halterhaftung sowie der Fragen, wer wann im Schadensfall bezahlen muss, ist es wichtig, jedes Detail zu beachten. Im Idealfall gibt es daher nicht nur für klassische Dienstfahrzeuge eine solche Nutzungsordnung, sondern genauso für alle Fahrzeuge des Elektro-Fuhrparks. Allerdings sind einige Punkte besonders zu beachten, die für den Elektro-Fuhrpark ebenfalls mit entscheidend sind.

Wichtige Kriterien für den Fuhrpark:

  • Wer darf das Fahrzeug nutzen? Hier ist eine exakte Definition erforderlich, um zu verhindern, dass andere Personen mit dem Elektro-Auto fahren können.
  • Welche Nutzungsbedingungen gibt es? Hier sollten alle Details festgelegt werden, die auch eine maximale Kilometeranzahl im Jahr beinhalten, falls es sich um einen relevanten Punkt handelt.
  • Für Leasingfahrzeuge: Neben der Kilometeranzahl sind Serviceintervalle für die Fahrzeuge zu beachten und zu benennen. Ein Schadenskatalog sowie das Verhalten bei Schäden sind ebenfalls abzusprechen.
  • Die Versteuerung des geltwerten Vorteils ist genauer zu benennen.
  • Die Nutzung von Ladestationen sowie mögliche Kosten sollten genauer festgelegt sein. Das bezieht sich unter anderem auf firmeneigene Lösungen. Doch bei einer verwendeten Ladekarte ergibt es ebenfalls Sinn, hier genaue Details festzuhalten.
  • Arbeitsschutzrechtliche Maßnahmen sowie solche zur Verhütung von Unfällen sind zu beachten.

Die Fahrzeugrückgabe sowie spezielle Serviceintervalle

Gesondert aufzuführen ist in der Car Policy, wie die Fahrzeugrückgabe aussehen muss. Hierfür ist in die Besonderheiten zwischen firmeneigenen Fahrzeugen und solchen zu unterscheiden, die geleast werden. Die Rückgabe sollte nach dem Ende der klassischen Nutzungszeit feststehen, genauso aber auch, wenn außergewöhnliche Rückgabegründe vorliegen. Die Nutzungsbedingungen legen bei den Fahrzeugen Serviceintervalle fest. Diese sind vom Fahrer einzuhalten. Unternehmen sichern sich dadurch gewartete Fahrzeuge, bei denen kein Servicetermin versäumt wird. Es gibt damit immer einige Punkte, die in einer Verordnung gesondert aufzuführen sind. Dazu können im Elektro-Fuhrpark gerade Punkte zum Thema Nutzung der Ladestationen zählen. Die maximale Kilometerzahl, die Verwendung oder der Standort einer Ladestation sind damit ebenfalls festzulegen. Auf diese Weise können von Anfang an Unklarheiten vermieden werden.

Vor der Fahrzeugübergabe und dem Aufsetzen einer Car Policy ist aber immer zu bestimmen, welches Fahrzeug für den Mitarbeiter ideal ist. Dabei ist vor allem die erforderliche Reichweite sehr interessant. Das jeweilige Modell ist zu bestimmen, Fahrer sind festzulegen und in Bezug auf die Nutzung zu schulen. Darüber hinaus gibt es beim Thema Car Policy für den Elektro-Fuhrpark nur wenige Dinge zu beachten, die im klassischen Fuhrpark nicht auch anfallen. Von großer Bedeutung ist jedoch der Punkt der Ladestationen, das Aufladen der Fahrzeuge, sowie mögliche Kosten für den Ladevorgang im privaten Bereich. Hier hilft eine klare Regelung und beugt von Beginn an allen Unklarheiten vor.

Fazit: Car Policy für sichere Lösungen genau durchdenken

Eine durchdachte und sorgfältig aufgesetzte Car Policy schützt vor späteren Schwierigkeiten. Diese gelten genauso in rechtlicher wie auch in finanzieller Hinsicht. Anders gesagt schützt die Verordnung vor allem das Unternehmen davor, dass die zur Verfügung gestellten Fahrzeuge von anderen Personen verwendet werden. Gleiches gilt für die offene Frage, wer im Falle eines Unfalls bezahlen muss. Grundsätzlich ergibt es Sinn, dass kein Dienstwagenfahrer ein Fahrzeug ohne die unterzeichnete Verordnung nutzen kann. Dabei ist es irrelevant, ob es sich um ein Fahrzeug mit Elektro- oder mit Verbrennungsmotor handelt.

Es besteht somit ein Schutz vor der Verwendung des Fahrzeugs durch andere Personen. Der Werterhalt des Fahrzeugs sowie die Einhaltung von möglichen Kilometerzahlen sind ebenfalls eher gesichert, wenn eine Car Policy vorliegt. Im Rahmen eines organisierten Fuhrparkmanagements ist für den Elektro-Fuhrpark unbedingt zu beachten, dass die rechtlichen Themen gesichert sind. Dazu zählen nicht nur das Strafzettelmanagement oder das digitale Schadenmanagement, sondern ebenso Verordnungen für die Nutzung der Fahrzeuge an sich.

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