Regelungen für den Gebrauch von Dienstwagen im Urlaub

Die Urlaubszeit ist in vollem Gange und durch die globale Corona Krise greifen noch viel mehr Arbeitnehmer auf das Dienstauto für Ihre Reisen zurück. Aber darf man den Dienstwagen überhaupt mit in den Urlaub nehmen? Und was sind hier die Regelungen die beachtet werden müssen? Wir haben die wichtigsten Dinge für die Regelungen für den Gebrauch von Dienstwagen im Urlaub zusammengefasst.

Dienstwagennutzung im Urlaub - geht das?

Die Nutzung von Dienstwagen im Urlaub hängt von dem jeweiligen Fuhrpark und die Firmenspezifischen Regelung ab. Generell ist die Nutzung eines Dienstwagens im Ausland aus einer steuerlichen Sicht unbedenklich, da hier meistens die 1% Methode greift. Hierbei gibt es die Pflicht diese Reisen bzw. Fahrten nach der Fahrtenbuchmethode zu versteuern und einzutragen. 

Jedoch passiert es oft, dass die Nutzung im Urlaub zu erhöhten Kosten für den Fuhrpark leiten kann. Hier spielen vor allem hohe Tankkosten, Posten für Autobahnvignette oder Fährverbindungen eine große Rolle. All das erhöht die Jahres-Kilometerleistung des Fahrzeugs und kann schnell die Freigrenze eines Leasing Vertrags überschreiten. 

Um dies zu vermeiden und eine allgemeine Richtlinie im Fuhrpark aufzusetzen sollte jeder Fuhrparkleiter eine schriftliche Dienstwagenregelung aufsetzen, die auch Situationen wie den Urlaub und die Freizeit mit einbezieht. 

Dienstwagenregelung für den Fuhrpark

Jeder Mitarbeiter der Zugang zu einem Firmenfahrzeug hat erhält bei der Übergabe einen Überlassungsvertrag, in dem alle Bereiche beschrieben werden sollten, die den Gebrauch des Dienstwagens, auch im Rahmen von Urlaub und Freizeit, mit einbezieht und regelt. Dies können zum Beispiel die Nutzung des Fahrzeuges in der Freizeit sein, Übernahme von Reisenebenkosten, Einschränkungen für bestimmte Länder, Privatfahrten Definition, oder auch die Häufigkeit der Nutzung für Urlaubsreisen. 

Oftmals wird in der Car Policy oder im Dienstwagenüberlassungsvertrag auch die Nutzung von Tankkarten im Ausland eingebracht. Fuhrparkleiter haben hier die Möglichkeit trotz der 1% Versteuerung Regelung die Übernahme von Tankkosten besonders im Ausland und der Freizeit auszuschließen. Tankkarten können zur Nutzung generell im Ausland gesperrt werden, was auch aus einer betriebswirtschaftlichen Sicht sinn macht, da hier keine Umrechnungskurse etc. beachtet werden müssen, und Tankkosten sind im Ausland meistens höher und Discounts von Tankkarten greifen nicht.

Einschränkungen bei der Nutzung des Dienstwagens im Urlaub

Neben den Tankkarten gibt es aber noch weitere Einschränkungen die bei dem Gebrauch eines Dienstwagens im Urlaub beachtet werden müssen: 

1. Länder- Einschränkungen

In vielen Fällen gibt es bei Leasing Fahrzeugen bestimmte Richtlinien des Leasinggebers für Auslandsreisen an denen sich Fuhrparkleiter orientieren können. Diese können Sie dann auch in der Dienstwagenregelung für die Länder-Einschränkung erfassen. 

2. Nutzungsbeschränkungen für Fahrer

Durch die Nutzungsbeschränkung können Sie die Anzahl der Fahrer einschränken und so auch verhindern, dass die Dienstwagen unnötig privat gefahren werden. Hier können zum Beispiel die Ehepartner als zusätzliche Fahrer eingefügt werden, andere Personen jedoch nicht, oder aber die Fahrzeuge werden für mehrere Personen freigegeben. 

3. Kilometerbegrenzungen für Privatfahrten

Auch die Kilometerleistung können Sie durch die Dienstwagenregelung einschränken. Hierbei kann sich die Einschränkung auf das Jahr oder aber auch auf den Monat beziehen. Werden diese Grenzen überschritten müssen in vielen Unternehmen die Arbeitnehmer für zusätzliche Kilometer mit einem Privatanteil pro Kilometer bezahlen. 

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