Le responsable de flotte est au cœur d'une flotte et est chargé de sa gestion globale. Il gère la flotte, attribue les véhicules et assure le contrôle des coûts liés à la flotte. En outre, les rendez-vous importants du parc automobile et la gestion des sinistres font également partie des tâches du responsable du parc automobile. Le métier de responsable du parc automobile est passionnant et comporte divers défis au quotidien.

Dans cet article, vous apprendrez :

1. Un rôle central dans l'entreprise : le responsable du parc automobile est chargé de la gestion complète du parc automobile, y compris l'attribution des véhicules et le contrôle des coûts.
2. Des tâches variées : ses tâches comprennent des activités stratégiques et opérationnelles telles que l'acquisition de véhicules, l'organisation de la maintenance, le contrôle des coûts et le respect des dispositions légales.
3. Important pour l'efficacité et la réduction des coûts : un gestionnaire de flotte qualifié est essentiel pour gérer efficacement la flotte, réduire les risques et les coûts et respecter les dispositions légales.

Qu'est-ce qu'un gestionnaire de flotte ?

De nombreuses entreprises disposent d'une flotte de véhicules dont la taille varie en fonction de leur orientation, de leur nombre d'employés et du nombre de sites. La gestion de tous les véhicules, le contrôle des coûts, des conducteurs et de l'état de la flotte est une tâche considérable. Peu importe que la flotte compte 5, 50 ou 500 véhicules. Les entreprises ont besoin d'un gestionnaire de flotte qualifié, également appelé responsable de la mobilité, qui se charge de l'administration, du contrôle des coûts et de la surveillance de toutes les activités liées aux véhicules. Sinon, cela peut rapidement coûter cher. Absence d'assurance, mauvaise gestion des sinistres, conduite sans permis ou dépassement du kilométrage convenu. Ces exemples ne sont qu'un premier aperçu des facteurs de coûts dans une flotte. Le gestionnaire de flotte gère ainsi l'ensemble des véhicules qui constituent la flotte. Il en résulte un domaine de responsabilité très étendu, une grande responsabilité et la possibilité de réaliser des économies considérables pour les entreprises. Examinons maintenant les détails de plus près.

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En quoi consistent les tâches d'un gestionnaire de flotte ?

Le travail d'un gestionnaire de flotte peut être divisé en tâches stratégiques et opérationnelles. Certaines tâches, telles que le contrôle des permis de conduire, ne doivent être effectuées qu'une ou deux fois par an, tandis que d'autres doivent être effectuées plus fréquemment. La tâche la plus importante consiste à surveiller et à contrôler la flotte, qui représente un facteur de coût élevé pour les entreprises. Les véhicules doivent être utilisés de la manière la plus économique possible, ce qui permet une utilisation optimale. Il est toutefois important que le véhicule approprié soit toujours disponible en cas de besoin afin de ne pas perturber le bon fonctionnement de l'entreprise.

Tâches opérationnelles de la gestion de flotte

Les tâches opérationnelles de la gestion de flotte comprennent l'acquisition, la gestion et le financement des véhicules. En outre, les véhicules ne sont pas seulement achetés, mais également attribués à des conducteurs. Il faut organiser la maintenance, adapter la politique automobile au parc automobile et organiser les éventuels contrats de leasing. En outre, il faut tenir compte de questions telles que la prévention des accidents, le contrôle des permis de conduire et les aspects juridiques liés à la responsabilité en cas de dommages. Le travail quotidien dans le domaine des parcs automobiles est donc beaucoup plus varié que la simple attribution des véhicules aux conducteurs ou l'achat et la vente de véhicules. Les coûts doivent être surveillés et l'administration implique des tâches qui touchent à de nombreux domaines.

Les thèmes suivants décrivent en bref les tâches opérationnelles qui font du gestionnaire de flotte un poste intéressant dans l'entreprise :

• Achat et vente de véhicules
• Financement et leasing
• Assurances
• Contrôle et reporting des coûts
• Responsabilité du propriétaire
• Traitement des sinistres et des accidents
• Traitement des contraventions
• Sécurité routière et prévention des accidents (UVV)
• Gestion générale de la flotte

Tâches stratégiques du gestionnaire de flotte

Il convient de distinguer les tâches opérationnelles mentionnées ci-dessus de la gestion de la flotte des tâches stratégiques qui traitent des opportunités et des risques liés à la flotte. La mise en œuvre de la stratégie de l'entreprise dans le domaine de la flotte fait partie des tâches d'un gestionnaire de flotte. La gestion de la flotte doit donc par exemple examiner s'il serait intéressant de passer à des formes de mobilité alternatives (véhicules électriques, covoiturage, etc.). La question de la durabilité revêt une importance capitale et joue un rôle majeur en termes de coûts et de respect des exigences légales. Les risques liés à la flotte actuelle doivent également être pris en compte. Les tâches stratégiques comprennent donc également l'examen des améliorations possibles pour limiter les risques liés aux conducteurs du parc automobile. Les décisions stratégiques ont inévitablement un impact sur les activités opérationnelles quotidiennes, même si celui-ci se fait sentir avec un certain décalage. Sans une stratégie adaptée en matière de gestion de parc automobile, la flotte devient obsolète, les risques augmentent et les coûts grimpent.

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À partir de quand a-t-on besoin d'un gestionnaire de flotte ?

Lorsque les entreprises souhaitent gérer leur flotte de manière aussi efficace que possible et réduire les risques et les coûts, la gestion de flotte est incontournable. Cela vaut dès lors que l'entreprise dispose de plusieurs véhicules achetés ou loués. Il n'y a donc pas de règle générale quant à la taille à partir de laquelle une gestion professionnelle est nécessaire. Même 4 ou 5 véhicules impliquent une multitude de tâches dont les employés non formés ne sont souvent pas conscients. Imaginez simplement tous les aspects liés à une voiture. Achat, vente, assurances, entretien, dommages, contraventions, contrats de leasing, etc. Dans une flotte, cela se multiplie par cent. Et il faut en plus garder une vue d'ensemble. Il existe suffisamment d'entreprises où les dommages sont monnaie courante. La situation devient encore plus intense lorsque les véhicules font partie de l'activité principale et que chaque panne entraîne une perte de chiffre d'affaires.

Comment une entreprise de vente par correspondance comme Amazon pourrait-elle fonctionner sans solutions professionnelles ? La gestion régulière des dommages, des assurances et la prévention des accidents nécessitent une tactique appropriée. En tant que gestionnaire de mobilité, vous offrez cette tactique et occupez ainsi un poste à haute responsabilité.

Aperçu des tâches du gestionnaire de flotte

Un gestionnaire de flotte doit gérer l'ensemble du parc automobile, le financement, les assurances et l'utilisation des véhicules. La responsabilité est donc énorme en raison des coûts impliqués, les tâches sont exigeantes et il s'agit d'une activité souvent sous-estimée. Le gestionnaire de flotte est pourtant essentiel pour l'entreprise et peut améliorer sa rentabilité globale en réduisant les coûts. Il convient également de noter que la flotte est différente dans chaque entreprise et que seul un gestionnaire de flotte suffisamment expérimenté est en mesure de déterminer les mesures à prendre.

Les domaines de responsabilité suivants sont particulièrement importants :

La responsabilité du propriétaire

Le contrôle du permis de conduire, la formation des conducteurs conformément à la réglementation sur les accidents du travail et la réglementation générale de la responsabilité du propriétaire font partie des tâches les plus importantes. Si ces tâches ne sont pas correctement effectuées, l'entreprise peut rapidement se retrouver confrontée à des difficultés juridiques.

La gestion des risques

La première étape consiste à prévenir les dommages. Dans le cadre de la gestion des risques, il faut faire appel à des experts, enregistrer les dommages, les régler et les traiter. Il faut mettre en place une protection contre le vol et la collaboration avec les garages fait également partie de ce domaine de responsabilité. Mais les risques liés à l'approvisionnement (par exemple, la structure des fournisseurs) jouent également un rôle important.

Contrôle des coûts et reporting

Quels sont les coûts liés au parc automobile, comment peuvent-ils être répartis, quelle est la consommation de carburant, quel est le taux d'utilisation ? La gestion et le contrôle des coûts ainsi que le reporting à la direction sont des tâches essentielles du gestionnaire de flotte.

Gestion des véhicules et des travaux d'entretien

Tous les véhicules doivent être gérés, entretenus et nettoyés régulièrement. En outre, selon l'orientation de l'entreprise, il est essentiel que les trajets soient planifiés, que les clés soient conservées et que les véhicules soient utilisés de manière appropriée. Les véhicules et les conducteurs doivent également être coordonnés de manière équilibrée. Les dates légales (contrôle UVV, contrôle technique, etc.) sont également particulièrement importantes.

La gestion du carburant

Quelle est la quantité de carburant nécessaire, quels sont les coûts ? L'utilisation de cartes de carburant est particulièrement courante, mais le gestionnaire de flotte doit gérer et évaluer ces dépenses et, si possible, apporter des améliorations.

Gestion des véhicules en général

La gestion générale des véhicules comprend l'achat, les assurances nécessaires, les taxes, les amendes et autres contrats. Un certain talent d'organisation est ici important.

Formation et assistance des collaborateurs

Le gestionnaire de flotte est l'interface entre de nombreux services de l'entreprise. Il travaille en collaboration avec les conducteurs et les collaborateurs, leur apporte son assistance et leur dispense régulièrement des formations sur le comportement à adopter au volant, en cas d'accident et lors de la gestion des sinistres. Il aide à choisir les véhicules et veille au respect des temps de repos et de pause des conducteurs professionnels.

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Potentiel d'économies élevé : pourquoi l'entreprise a besoin d'une gestion de flotte

Dans de nombreuses entreprises, la flotte représente un facteur de coût important. Selon l'orientation de l'entreprise, les coûts liés à la flotte se classent parmi les 3 ou 5 principaux coûts de l'entreprise. Supposons que les coûts liés à la flotte s'élèvent en moyenne à 10 000 euros par véhicule et par an. L'entreprise dispose de 100 véhicules, ce qui représente une flotte importante qui génère des coûts annuels d'environ 1 million d'euros. Le responsable du parc automobile ne se contente pas de gérer la flotte, de l'exploiter, d'attribuer les véhicules et de s'efforcer de limiter au maximum les dommages. Il s'efforce également de réduire les coûts, ce qui est possible grâce à une gestion professionnelle et à l'exécution de toutes les tâches décrites.

Une économie de seulement 2 % du coût total de la flotte par an représenterait une économie considérable de 20 000 euros. Cela montre qu'un personnel qualifié offre un potentiel d'économies élevé pour les entreprises. La responsabilité est également très importante en raison du coût élevé de la flotte. Cela fait du travail de gestionnaire de flotte une activité exigeante, avec une grande responsabilité et une importance capitale pour toute entreprise disposant d'une flotte. Les entreprises qui ne pourvoient pas ce poste ou qui ne le pourvoient pas avec du personnel qualifié perdent souvent beaucoup d'argent. Le potentiel d'économies ainsi qu'une gestion plus sûre, plus efficace et mieux pensée de tous les véhicules sont les principales raisons pour lesquelles les entreprises embauchent un gestionnaire de flotte.

Les meilleures possibilités de formation continue pour les gestionnaires de flotte

Les nouvelles réglementations relatives à la situation juridique en matière de gestion de flotte, ainsi que les exigences en matière d'émissions et de durabilité, constituent un défi pour les gestionnaires de flotte. Une formation continue régulière et complète est donc essentielle dans ce domaine afin de ne pas se laisser distancer. Des thèmes tels que la responsabilité du propriétaire dans le parc automobile ou le passage à la mobilité électrique sont actuellement d'une grande importance. En outre, il est essentiel de disposer de connaissances en matière de gestion des risques, de coûts, de situation juridique et d'analyse des besoins de l'entreprise. Il convient de noter qu'il ne s'agit pas d'une profession qui s'apprend dans le cadre d'une formation ou d'études.

Il existe encore de nombreuses entreprises dans lesquelles les tâches de gestion de flotte sont simplement réparties entre plusieurs personnes, car il n'y a pas d'interlocuteur attitré. La situation évolue progressivement dans les entreprises disposant d'une flotte importante, car ces tâches ne peuvent être réalisées qu'avec les connaissances appropriées. Sinon, des problèmes liés à la flotte elle-même peuvent rapidement survenir, qui peuvent être évités grâce à un personnel qualifié et à des formations continues adaptées.

La formation continue de gestionnaire de flotte, qui transmet des connaissances importantes dans le cadre de plusieurs séminaires, constitue une option très appréciée pour acquérir les compétences requises. Découvrez le contenu de la formation continue de gestionnaire de flotte certifié TÜV. Nous proposons également aux gestionnaires de flotte des connaissances précieuses dans le cadre de webinaires actuels.

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Le gestionnaire de flotte automobile assume une grande responsabilité

Les entreprises disposant d'une flotte automobile emploient généralement un gestionnaire de flotte qualifié. Pour des raisons de coût et afin d'éviter des conséquences juridiques, il est essentiel que ce poste soit occupé par une personne qualifiée. Une formation continue adaptée est donc indispensable. Celle-ci ne nécessite pas forcément l'absence du gestionnaire de flotte. Il existe d'excellentes offres en ligne. Le métier de gestionnaire de flotte est souvent considéré comme un métier de rêve, car il est particulièrement varié et implique un haut niveau de responsabilité. Pour les entreprises, il est particulièrement important que la responsabilité du propriétaire soit clairement définie et qu'une bonne gestion soit en place afin de permettre une utilisation économique des véhicules. En raison des coûts très élevés liés à la flotte, de petits changements dans la gestion peuvent avoir un impact considérable.

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Informations supplémentaires pour les gestionnaires de flotte :

• Approvisionnement dans le domaine des flottes : les gestionnaires de flotte face à la situation actuelle
• Gérer les tâches liées à la gestion de flotte : 5 conseils pour les gestionnaires de flotte
• Tâches liées à la gestion de flotte : les obligations du gestionnaire de flotte
• Mobilité électrique dans la flotte : guide pour la transition
• Logiciel de gestion de flotte : les bases pour prendre une décision
• Surveillance GPS des véhicules de société : qu'est-ce qui est autorisé ?
• Gérer efficacement les véhicules utilitaires dans la flotte
• Maintenance dans la flotte : le service avant tout
• Gestion de flotte
• Géolocalisation des véhicules

FAQ :

1. Quelles sont les principales tâches d'un gestionnaire de flotte ?

Un gestionnaire de flotte est responsable de la gestion de l'ensemble du parc automobile, y compris l'attribution des véhicules, le contrôle des coûts, le suivi des échéances importantes et la gestion des sinistres. Cela comprend à la fois des tâches opérationnelles et stratégiques, telles que l'acquisition et le financement des véhicules, l'organisation de la maintenance, la gestion des risques et le respect des dispositions légales.

2. Comment devenir gestionnaire de flotte ?

Les compétences d'un gestionnaire de flotte peuvent être acquises dans le cadre de séminaires et de formations spécialisés. Il est important que le gestionnaire de flotte soit toujours informé des dernières évolutions dans le domaine de la gestion de flotte et qu'il se forme régulièrement afin de répondre aux exigences de son métier.

3. Pourquoi le rôle d'un gestionnaire de flotte est-il important pour une entreprise ?

Un gestionnaire de flotte contribue de manière significative à l'efficacité et à la sécurité de la flotte. Une gestion professionnelle permet de réduire les coûts, de minimiser les risques juridiques et d'optimiser l'utilisation des véhicules. Ceci est particulièrement important car la flotte représente souvent un facteur de coût considérable pour l'entreprise.

4. Quels sont les risques liés à la nomination d'un gestionnaire de flotte non compétent ?

La nomination d'un gestionnaire de flotte non compétent peut avoir de graves conséquences juridiques et financières. Un gestionnaire de flotte non qualifié ne peut pas assumer efficacement la responsabilité du propriétaire, ce qui expose l'entreprise à des risques supplémentaires.

5. Quel est le rôle de la numérisation dans la gestion de flotte ?

Les gestionnaires de flotte modernes s'appuient de plus en plus sur des processus et des outils numériques pour rendre la gestion de la flotte plus efficace et plus transparente. Les solutions numériques offrent une meilleure vue d'ensemble et un meilleur contrôle de la flotte, facilitent le reporting et contribuent à réduire les coûts.

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