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Flottenverwaltung

Fuhrparkmanagement Aufgaben bewältigen: 5 Tipps für Fuhrparkleiter

Für die Bewältigung der zahlreichen Fuhrparkmanagement Aufgaben sind Zeit, eine gute Organisation sowie ein Blick auf alle Details entscheidend. So schwer muss es aber nicht sein: Wir stellen 5 Tipps zur Vereinfachung der Aufgaben für Fuhrparkleiter vor.

Januar. 14, 2022

Eine vorhandene Flotte erfordert in vielen Unternehmen einen kompetenten Fuhrparkleiter, der sich um die Bewältigung zahlreicher Fuhrparkmanagement Aufgaben kümmern muss. Von der Beschaffung über die Verwaltung bis hin zu einem Blick auf Kosten fallen hier ganz unterschiedliche Fuhrparkmanagement Aufgaben an. Bei einem Schaden oder bei einem Strafzettel muss der Fuhrparkleiter genauso handeln, wie es bei alltäglichen Abfragen von Kilometerständen oder bei der Organisation von Terminen der Fall ist. Nicht zuletzt gehört ein Blick auf mehr Nachhaltigkeit und eine mögliche Umrüstung auf Fahrzeuge mit alternativem Antrieb mit zu den typischen Fuhrparkmangement Aufgaben. Zum Glück gibt es Tipps und Tricks, wie Sie sich diese Aufgaben vereinfachen können. An dieser Stelle schlagen wir Ihnen 5 Tipps und Tricks vor, die bei der Bewältigung der Fuhrparkmanagement Aufgaben unterstützt.

Fuhrparkmanagement Aufgaben: So erleichtern sich Fuhrparkleiter ihre Arbeit

Die Tätigkeit als Fuhrparkleiter ist ohne Frage vielseitig und erfordert großes Organisationstalent. Kluge Fuhrparkleiter kennen die besten Tipps und Tricks, um sich die allgemeinen Fuhrparkmanagement Aufgaben zu erleichtern. Denn selbst wenn hier viele Punkte zu beachten sind, besteht immer die Möglichkeit, den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. Das bezieht sich auf alle klassischen Fuhrparkmanagement Aufgaben. Gerade klassische Tätigkeiten wie die Überprüfung von Führerscheinen oder die Abfrage mit anschließendem Eintragen der Kilometerstände kosten viel Zeit. Es ist daher im Alltag wichtig, die wichtigsten Aufgaben zu erkennen und hier möglicherweise eine Optimierung vorzunehmen, um die Arbeitsbelastung zu vereinfachen. Klassische Zeitfresser im Alltag wollen schließlich genauso entlarvt werden, wie es bei hohen Kosten im Fuhrpark der Fall ist.

5 Tipps für die Bewältigung der klassischen Fuhrparkmanagement Aufgaben

#1: Weg mit Excel!

Die manuelle Erfassung von Daten im Fuhrpark mit Excel Sheets ist weit verbreitet. Beim Kopieren und Einfügen passieren schnell Fehler, die eine korrekte Verwaltung erschweren. Fuhrparkleiter, die sich ihre Arbeit erleichtern wollen, arbeiten daher nicht mehr mit Excel. Im ersten Moment klingt die Erfassung in Tabellen, die sich sogar formatieren lassen, nach einer guten Idee. Im Gegensatz zu entsprechend eingerichteten Softwares ist hier aber immer mit einer gewissen Fehlerquote zu rechnen. Dadurch verzerren Sie häufig die Ergebnisse bei einer Analyse. Es kann zu Fehlern bei der Bewertung von Fahrzeugen oder bei der genauen Zuordnung von Kosten oder der Auslastung kommen. Da das nicht empfehlenswert ist, finden Sie hier den ersten Tipp, der besonders wichtig ist: Schaffen Sie Excel ab! Es gibt bessere Möglichkeiten, um im Rahmen der Fuhrparkverwaltung die gewünschten Ergebnisse zu erhalten.

#2: Kluge Fuhrparkleiter vergleichen Angebote gewissenhaft

Im Alltag ist nicht immer Zeit vorhanden, um alle Angebote gewissenhaft zu vergleichen, die hier vorliegen. Das gilt für neue Fahrzeuge, für Versicherungen, Leasingangebote und genauso für Rechnungen von Werkstätten. Dabei lohnt es sich, Angebote zu vergleichen und dabei auf ein entsprechendes Netzwerk zurückzugreifen. Nutzen Sie die Chance, in kurzer Zeit günstigere Angebote zu finden und verlassen Sie sich nicht auf die Ergebnisse von anderen Personen. Damit ist gemeint, dass Sie gerade bei fehlenden Vergleichen bei Versicherungen oder bei einer Reparatur schnell viel zuviel bezahlen.

Zwar mag es im ersten Moment nach mehr statt nach weniger Arbeit klingen, doch Sie verbessern Ihre Ergebnisse und vereinfachen die Arbeit, wenn Sie Angebote vergleichen. Es macht daher keinen Sinn, ein Angebot einfach anzunehmen, ohne hier genauer hinzusehen. Es sind schließlich gerade diese gering wirkenden Unterschiede, die einen großen Unterschied in Bezug auf die Ergebnisse der Arbeit ausmachen können.

#3: Zeitverschwendung durch viele manuelle Aufgaben vermeiden

Manuell zu erledigende Aufgaben, für die Termine und Erinnerungen erforderlich sind, strengen an. Außerdem passiert es dann schneller, dass in dem ganzen Chaos ein Punkt vergessen wird. Oder es kostet einfach enorm viel Zeit, die Sie verlieren und die sich auf andere Weise besser nutzen lässt. Entlarven Sie daher besonders zeitintensive Fuhrparkmanagement Aufgaben und versuchen Sie hier, diese besser zusammenzufassen. Oder Sie nutzen andere Systeme wie eine Fuhrparkmanagement Software, um einfache Aufgaben wie das Abrufen von Tankabrechnungen oder Kilometerständen zu übernehmen.

In jedem Fall macht es am meisten Sinn, wenn Sie sich einmal Zeit für alle Termine, für alle rechtlichen Fragen und für das Vergleichen von Angeboten nehmen. Es kostet deutlich mehr Zeit, wenn diese Aufgaben aufgesplittert werden und Sie sich beispielsweise dreimal in der Woche mit dem gleichen Thema befassen müssen. Oft unterschätzen Fuhrparkleiter in ihrem Alltag die Bedeutung von vielen kleinen Aufgaben, bei denen sich der Zeitaufwand teilweise nur auf 2 Stunden monatlich beläuft. Allerdings gibt es im Fuhrparkmanagement viele entsprechende Aufgaben, die sich mit der Zeit erheblich summieren.

#4: Die passende Software für die Fuhrparkmanagement Aufgaben nutzen

Ein Tipp, der Ihnen die gesamte Arbeit deutlich vereinfacht, ist die Verwendung einer passenden Software für die Fuhrparkverwaltung. Erledigen Sie Ihre Fuhrparkmanagement Aufgaben in kürzerer Zeit, mit weniger Mühe und mit genauen Ergebnissen. Dafür brauchen Sie nur eine intelligente Software, die auf diese Ansprüche zugeschnitten ist. Unsere Fuhrparkmanagement Software hilft dabei, Kosten sofort zuzuordnen und ersetzt Excel sehr zuverlässig. Darüber hinaus brauchen Sie sich selbst nicht mehr mit langwierigen Terminvorschlägen, Erinnerungen an solche Termine oder mit der Abfrage von Tankabrechnungen zu befassen. Das spart Zeit, die Sie besser nutzen können.

Die Einsparung von Kosten und die gewonnene Zeit für andere Strategien und Maßnahmen sind daher besonders hervorzuheben. Dadurch bleibt am Ende sicherlich genug für eine Umstellung auf eine neue Software übrig und Sie können von überall aus auf wichtige Daten, Fakten und entstehende Kosten zurückgreifen.

#5: Weniger abgeben, mehr selbst machen

Fuhrparkleiter wollen sich ihre Arbeit erleichtern. So viel steht fest und dazu gehört ebenfalls, dass sinnvolle Lösungen für die Verwaltung genutzt werden. Allerdings unterstützen Sie nicht alle Zahlen oder Daten aus allen Bereichen. So sind die Daten der Buchhaltung beispielsweise nicht exakt auf die Fuhrparkverwaltung sowie auf die jeweiligen Bedürfnisse ausgerichtet. Die Zusammenarbeit von Avrios mit Anbietern wie beispielsweise mit RepairFix ist hingegen so ausgerichtet, dass Sie die Zahlen und Angaben erhalten, die Sie für Ihre effiziente Arbeit benötigen. Geben Sie daher weniger intern an andere Abteilungen ab. Viel interessanter und wichtiger ist es, dass Sie mit Anbietern zusammenarbeiten, die Ihre Bedürfnisse in Bezug auf die Fuhrparkverwaltung exakt erkennen. Dadurch geben Sie weniger ab und machen mehr selbst. Jedoch mit der besten Unterstützung, die Ihnen dabei hilft, noch besser zu arbeiten.

Fazit: Fuhrparkmanagement Aufgaben gekonnt umsetzen

Bei der Fuhrparkverwaltung dreht sich alles um eine gekonnte Verwaltung und um einen gezielten Blick auf Kosten, Daten und Fakten. Das bedeutet, dass es für gut aufgestellte Fuhrparkleiter mit Blick auf eine optimale Verwaltung selbst bei 100 Fahrzeugen oder mehr in der Flotte nicht anstrengend werden muss. Andererseits kann die Verwaltung von 10 Fahrzeugen anstrengend sein, wenn diese mit Excel-Sheets durchgeführt wird. Oder wenn hier wesentliche Aufgaben wie die Schadenverwaltung einfach an nicht genau dafür qualifizierte Drittanbieter abgegeben wird. Unsere Zusammenarbeit mit RepairFix erfolgt beispielsweise, da es hier um ein genau auf die Bedürfnisse der Fuhrparkleiter abgestimmtes System geht. Das ist beispielsweise bei einer Versicherung nicht der Fall, da hier eigene Interessen im Vordergrund stehen.

Dadurch sind Fuhrparkmanagement Aufgaben undurchsichtig, es treten Fehler auf und die entstehenden Kosten lassen sich nicht einfach nachvollziehen. Dabei geht es im Fuhrparkmanagement nicht nur um die richtige Erfassung von Kosten, sondern genauso um deren Senkung, soweit dies im Rahmen der Möglichkeiten umsetzbar ist.

Neben einer guten persönlichen Organisation und dem Blick auf alle vorhandenen Fuhrparkmanagement Aufgaben ist die technische Umsetzung der Verwaltung von Bedeutung. Unsere Avrios Fuhrparkmanagement Software unterstützt dabei, dass Sie es im Alltag direkt wesentlich einfacher haben. Es bleibt Zeit für neue Strategien, für die Festlegung von Zielen und für einen Blick auf die Details. Unser kostenloser Account unterstützt Sie dabei, nach einem ersten Einblick bereits erste Verbesserungen umzusetzen. Durch die intelligente Umsetzung und Anpassung der Software können Sie Ihre Fuhrparkmanagement Aufgaben noch effizienter umsetzen. Machen Sie sich Ihre Arbeit leichter und profitieren Sie von der Erfahrung anderer Fuhrparkleiter, die in der Praxis die besten Tipps und Tricks für sich selbst entdeckt haben.

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