Dezember. 12, 2017
8 Minuten
Die Fuhrparkmanagement Aufgaben und Pflichten eines Fuhrparkleiters und Fuhrparkmanagers sind vielfältig und mit verschiedenen rechtlichen Vorschriften verbunden. Dazu gehören beispielsweise die Fahrzeugbeschaffung, die Überwachung der Kilometerstände von Leasingfahrzeugen, die Führerscheinkontrolle und die Terminkoordination.
Die Aufgabenvielfalt ist so groß, dass man auch als langjähriger Fuhrparkleiter schon mal den Überblick verliert. In diesem Beitrag beantworten wir Ihnen deshalb folgende Fragen:
- Welche Aufgaben hat ein Fuhrparkmanager?
- Was ist bei der Abwicklung dieser Aufgaben zu beachten?
- Wie lässt sich die Abwicklung organisieren?
Inhaltsverzeichnis
- Was sind die Fuhrparkmanagement Aufgaben?
- Wer ist für den Fuhrpark verantwortlich?
- Was müssen Sie bei Fuhrparkmanagement Aufgaben beachten?
- Aufgaben Fuhrparkmanager: Die Organisation der vielseitigen Aufgaben
- Der Unterschied zwischen Fuhrpark-Experten und Fuhrpark-Laien
- Outsourcing vs. Inhouse Verwaltung der Fuhrparkmanagement Aufgaben
Was sind die Fuhrparkmanagement Aufgaben?
Ein Fuhrparkmanager organisiert in einem Unternehmen alle Angelegenheiten, die mit dem Fuhrpark zusammenhängen. Das Hauptziel dabei ist, den Fuhrpark professionell und effizient zu verwalten, die Prozesse zu optimieren, die Kosten zu senken und vorausschauend zu planen. Somit ist ein Fuhrparkmanager unter anderem für den reibungslosen Betriebsablauf, die Fahrbereitschaft der Fahrzeuge sowie eine optimale Fahrzeugauslastung mit geringem Kostenaufwand verantwortlich. Fahrzeuge sind zu beschaffen, zu ersetzen, zu vergeben und bei Bedarf zu warten oder zu reparieren. Es handelt sich somit um ein sehr vielseitiges, umfangreiches Tätigkeitsfeld, bei dem verschiedene Details zu beachten sind.
Im Fuhrparkmanagement sind Aufgaben für Fuhrparkmanager unter anderem:
Verwaltung des Fuhrparks
Die oberste Aufgabe der Fuhrparkverwaltung ist die Verwaltung des Fuhrparks an sich. Fahrzeuge wollen vorhanden, versichert und einsatzbereit sein. Fahrer sind zuzuweisen, Führerscheine zu prüfen und Daten einzutragen. Die Verwaltung des Fuhrparks unterteilt sich in eine Vielzahl an kleineren Fuhrparkmanagement Aufgaben, die ein Fuhrparkleiter im Blick behalten muss. Hilfreich ist bei dieser großen übergeordneten Aufgabe die Vernetzung aller Daten. Mit der Avrios Fuhrparkmanagement Software vernetzen Sie Ihre Daten und behalten alle wichtigen Aufgaben und Veränderungen im Blick. Fristen und Termine haben Sie direkt im Blick, sodass Sie keine wichtige Aufgabe mehr verpassen. Ganz gleich, ob es sich dabei um Wartungen, Reifenwechsel oder Fahrerunterweisungen nach UVV handelt.
Sie erhalten die Kontrolle über Ihre Flottendaten und müssen nicht lange nach Informationen suchen. Die Fuhrparkmanagement Aufgaben wie die Führerscheinkontrolle oder die Abrechnung von Tankkarten lassen sich digital umsetzen. Gerade regelmäßige, immer wiederkehrende Aufgaben im Tagesgeschäft lassen sich auf diese Weise zeitsparend umsetzen.
Optimierung der Prozesse
Zahlreiche Prozesse, die teilweise weitere Aufgaben beinhalten, zeichnen das Fuhrparkmanagement aus. Die Optimierung der Prozesse mit Blick auf eine effiziente Verwaltung ist somit Teil der modernen Fuhrparkmanagement Aufgaben. Zu den Aufgaben der Fuhrparkmanager zählt in diesem Zusammenhang beispielsweise die Optimierung von wichtigen Bereichen wie vom Schadenmanagement, von der Beschaffung, der Prozesse rund um Abrechnungen, Compliance und Wartung der Fahrzeuge. Die Optimierung aller Prozesse im Fuhrpark ist im besten Fall mit digitalem Fuhrparkmanagement umsetzbar. Auf diese Weise funktionieren alle Bereiche und lassen sich zeitsparend, so effizient und kostengünstig wie nur möglich umsetzen.
Reduzierung der Fuhrparkkosten
In vielen Unternehmen mit einer Flotte liegen die Kosten für diese in den Top 5 der Gesamtkosten des Unternehmens. Es kann je nach Unternehmen, Ausrichtung und Flottengröße sogar vorkommen, dass die Fuhrparkkosten sich in der Top 3 der Gesamtkosten bewegen. Damit steht fest, dass die Fuhrparkkosten eine große Bedeutung für das Unternehmen aufweisen. Einsparungen, selbst von 1 oder von 2 Prozent, zeigen damit eine erhebliche Wirkung in Bezug auf die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens. Zu den Aufgaben der Fuhrparkmanager zählt damit die mögliche Reduzierung der Fuhrparkkosten, ohne dabei Einschränkungen der Mobilität hinzunehmen.
Sicherstellung der Verfügbarkeit
Die Beschaffung und Bereitstellung der Fahrzeuge zählt zu den Fuhrparkmanagement Aufgaben. Dafür sind eventuell Routen optimal zu planen und Aufgaben wie die Wartung sowie die mögliche Reparatur von Dienstwagen sind nicht zu unterschätzen. Die Verfügbarkeit der Fahrzeuge zum richtigen Zeitpunkt und für den gewünschten Fahrer ist somit immer sicherzustellen.
Übernahme der Pflichten der Halterhaftung
Die Übertragung der Halterhaftung an den Fuhrparkleiter gehört im besten Fall mit zu der üblichen Vorgehensweise in der Fuhrparkverwaltung. Damit gehen ebenfalls die Pflichten auf den Fuhrparkleiter über, die im Rahmen der Halterhaftung zu beachten sind. Die digitale Fuhrparkverwaltung mit Avrios ermöglicht die rechtssichere Organisation des Bereichs Compliance, bei der Sie alle wichtigen Fuhrparkmanagement Aufgaben aus diesem Bereich im Blick behalten. Dazu zählt die regelmäßige Unterweisung der Fahrer genau wie die Kontrolle der Führerscheine.
Außerdem ist es in vielen Flotten üblich, mit einer Car Policy und einem Dienstwagenüberlassungsvertrag zu arbeiten, um sich von der Unternehmensseite aus in rechtlicher Hinsicht abzusichern. Aufgaben rund um die Pflichten der Halterhaftung umfassen genauso das Bußgeldmanagement, welches zur Vermeidung von kostspieligen Konsequenzen für das Unternehmen ebenfalls zu beachten ist. Die Vorbeugung von Unfällen mit Analyse möglicher Schäden und der Unterweisung der Fahrer gehört ebenfalls mit zu den Fuhrparkmanagement Aufgaben. Der Fuhrparkverantwortliche ist somit für die Sicherheit der Fahrer und der Flotte zuständig. Dieser Bereich ist besonders sensibel, da es sich um Fuhrparkmanagement Aufgaben handelt, bei denen Gesetze zu beachten sind und bei denen eine sorgfältige Übernahme aller Tätigkeiten wichtig ist.
Wer ist für den Fuhrpark verantwortlich?
Für den Fuhrpark ist ein vom Unternehmen dazu abbestellter Mitarbeiter zuständig. Dabei kann es sich um einen extra für diesen Zweck eingestellten Fuhrparkleiter handeln. Oder die Fuhrparkmanagement Aufgaben werden als zusätzliche Aufgabe von Mitarbeitern erfüllt, die diese neben einem Hauptberuf umsetzen. Wichtig ist, dass die für den Fuhrpark verantwortliche Person sich der Fuhrparkmanagement Aufgaben, der Bedeutung sowie der möglichen Konsequenzen beim Nichterfüllung von diesen bewusst ist. Die Kompetenz, den Fuhrpark zu verwalten, sollte dabei unbedingt vorhanden sein. Nur so besteht ein gewisser Schutz des Unternehmens vor hohen Kosten und möglichen rechtlichen Konsequenzen. Zu erwähnen ist in diesem Zusammenhang außerdem, dass die Fuhrparkmanagement Aufgaben oftmals stark unterschätzt werden. Der tatsächliche Aufwand der Verwaltung des Fuhrparks ist dabei deutlich größer als es auf dem ersten Blick erscheint, da viele Details bei den einzelnen Fuhrparkmanagement Aufgaben zu beachten sind.
Was müssen Sie bei Fuhrparkmanagement Aufgaben beachten?
Die Abwicklung dieser Aufgaben ist aufgrund ihrer Komplexität und der mit ihnen verbundenen rechtlichen Vorschriften nicht zu unterschätzen. Deshalb ist es für Fuhrparkmanager wichtig, sich mit den einzelnen Aufgaben und den rechtlichen Grundlagen vertraut zu machen.
Wir empfehlen Ihnen dazu unser kostenloses Avrios-Praxishandbuch „Fuhrpark- und Mobilitätsmanagement“. In diesem Praxishandbuch erhalten Sie alle Informationen und Anleitungen, die Sie für eine professionelle und rechtssichere Aufgabenabwicklung brauchen.
Eine weitere Möglichkeit, sich mit den Aufgabenbereichen des Fuhrparkmanagements bekannt zu machen, bieten Schulungen wie zum Beispiel die Weiterbildung zum/zur zertifizierten Flotten- und Mobilitätsmanager/in der Avrios Academy. Hier können Sie neben dem vollständigen Lehrgang auch einzelne Module belegen.
Aufgaben Fuhrparkmanager: Die Organisation der vielseitigen Aufgaben
Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, die Aufgaben und Prozesse im Fuhrparkmanagement zu organisieren.
Die erste Möglichkeit ist die Verwaltung mit Excel und Papier. In kleinen Fuhrparks mit bis zu 15 Fahrzeugen wird diese Organisationsmöglichkeit oft eingesetzt. Problematisch hierbei sind jedoch die fehlende Datenübersicht, die Fehleranfälligkeit, sowie das dadurch unerkannte Sparpotenzial. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserem Beitrag über die Fuhrparkverwaltung mit Excel.
Die zweite Möglichkeit ist die bereits zuvor erwähnte Verwaltung mit einer Fuhrparkmanagement Software. Bei großen Fuhrparks gehört diese Organisationsmöglichkeit bereits zum Standard. Doch auch kleinere und mittlere Fuhrparks nutzen vermehrt eine intelligente Software. So automatisieren Sie in einer Fuhrparksoftware Prozessabläufe (beispielsweise per elektronischer Führerscheinkontrolle oder elektronischer Fahrerunterweisung). Das wiederum führt zu einer rechtssicheren Aufgabenabwicklung und generiert Kostenreports und -analysen automatisch.
Sollten Sie eine On-Premise-Software oder eine Cloud-Software nutzen? In unserem Beitrag über die Vorteile einer Cloud-Software erfahren Sie, wieso ihr Einsatz empfehlenswert ist. Zu den Vorteilen gehören beispielsweise die niedrigeren Kosten und der höhere Sicherheitsstandard.
Der Unterschied zwischen Fuhrpark-Experten und Fuhrpark-Laien
Es gibt erhebliche Unterschiede zwischen dem Wissen und der Erfahrung von Fuhrparkverantwortlichen in verschiedenen Unternehmen. Im wesentlichen ist dabei zwischen professionellen Fuhrparkleitern und Fuhrpark-Laien zu unterscheiden. Mit Fuhrpark-Laien sind in diesem Zusammenhang Einsteiger in die Welt der Fuhrparkverwaltung gemeint. Üblich ist es gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen, dass Mitarbeiter neben anderen Aufgaben die Fuhrparkverwaltung übernehmen. Die Hauptposition ist dann beispielsweise die Stelle als Sekretär oder Assistenz der Geschäftsführer. Die verschiedenen Fuhrparkmanagement Aufgaben werden in einem solchen Fall eher nebenbei übernommen. Ohne zeitsparende Prozesse und passende Softwares oder Tools kann die Fuhrparkverwaltung in diesen Fällen schnell chaotisch ausfallen.
Es gibt jedoch genauso professionelle Fuhrparkleiter, die meist in Unternehmen mit großen Flotten zum Einsatz kommen. Die Aufgaben als Fuhrparkmanager sind genau bewusst und werden entsprechend im Alltag umgesetzt. Um Zeit zu sparen und der Verwaltung einer oft sehr umfangreichen Flotte gerecht zu werden, bieten sich auch bei professionellen Fuhrparkleitern entsprechende Tools und die digitale Fuhrparkverwaltung an. Sonst kann es sehr schnell sehr chaotisch in der Flotte zugehen. Die Fuhrparkmanagement Aufgaben sind üblicherweise die gleichen, ganz egal ob es sich um eine sehr kleine oder um eine besonders große Flotte handelt.
Outsourcing vs. Inhouse Verwaltung der Fuhrparkmanagement Aufgaben
Es besteht bei den Fuhrparkmanagement Aufgaben die Option, diese an andere Dienstleister auszulagern. Genauso bietet sich aber bei entsprechendem Wissen sowie bei verfügbarem Personal die Inhouse Verwaltung der Flotte an. Jedes Vorgehen bietet verschiedene Vor- und Nachteile, die an dieser Stelle genauer beleuchtet werden. Zunächst einmal können verschiedene Aufgaben an Dienstleister ausgelagert werden. Häufig kommt dieses Vorgehen beim Beschaffungsmanagement sowie beim Schadenmanagement vor. Spezielle Dienstleister bieten sich dafür an, um beim Schadenmanagement von der Erfassung des Schadens über die Bereitstellung der Ersatzmobilität bis hin zur Reparatur des Fahrzeugs die zahlreichen Aufgaben zu übernehmen. Für die Beschaffung übernehmen Dienstleister sämtliche Aufgaben von der Auswahl der Fahrzeuge über das Vorschlagen von Konditionen. Neben einzelnen Fuhrparkmanagement Aufgaben lässt sich durchaus auch die gesamte Fuhrparkverwaltung abgeben, was jedoch zu einem hohen Kontrollverlust in diesem Bereich führen kann.
Vorteile vom Outsourcing:
- Fokus auf die Kernaufgaben durch das Auslagern einzelner Fuhrparkmanagement Aufgaben
- Entscheidendes Marktwissen und hohe Kompetenz durch Dienstleister mit Spezialisierung auf die Fuhrparkverwaltung
- Bessere Konditionen beim Einkauf (vor allem bei kleineren Flotten)
- Oft hohe Qualität beim Service mit sehr guter Erreichbarkeit (interessant gerade beim Schadenmanagement)
Nachteile vom Outsourcing:
- Starke Abhängigkeit vom jeweiligen Dienstleister
- Hohe Kosten durch die Auslagerung (Einsparungen bei der Fuhrparkverwaltung sind schwerer umsetzbar)
- Verlust von Kontrolle und wertvollem Wissen
- Weiterentwicklung und Innovation sind beim Fuhrpark häufig gestört oder treten verzögert auf
- Unklarheiten in vielen Fällen und längere Bearbeitungszeiten
- Größerer Zeitaufwand bei der Organisation trotz vorhandener Zeitersparnis
Zusätzliche Infos rund um Fuhrparkmanagement Aufgaben:
- Flottenmanagement
- Fuhrparkmanagement Aufgaben: Fuhrparkmanagement 2.0
- Fuhrparkmanagement Aufgaben bewältigen: 5 Tipps für Fuhrparkleiter
- Fuhrparkmanagement-Aufgaben: Die Pflichten des Fuhrparkleiters
- Vorteile der Fuhrparkmanagement Software: Für die Buchhaltung
- Beschaffung im Fuhrpark: Fuhrparkleiter in der aktuellen Situation
- Flottenmanagement Software vs. Excel: Für große Flotten
- Das neue Avrios Umwelt-Dashboard: Das erwartet Sie
- Fuhrparkmanagement Software: Vorteile vom Gesamtkosten Reporting
- Transportunternehmen: Nachhaltige Umrüstung der Flotte
