Un trajet professionnel est un trajet effectué dans le cadre du travail ou pour des raisons professionnelles. Tous les trajets vers des clients, des partenaires commerciaux et pour des rendez-vous professionnels sont donc considérés comme des trajets professionnels. Il s'agit donc de tous les trajets qui ne relèvent pas de l'usage privé. Les trajets professionnels doivent être distingués des trajets privés. Les détails du trajet et son objectif doivent être consignés dans le carnet de bord.

Qu'est-ce qui compte comme trajet professionnel ?

Les trajets effectués pour des raisons professionnelles constituent des trajets professionnels. Cela comprend, entre autres, les trajets chez des clients, des partenaires commerciaux et des fournisseurs. Il est important de noter que le trajet classique entre le domicile et le bureau est considéré comme un trajet domicile-travail et non comme un trajet professionnel. Les trajets pour partir en vacances, faire des courses ou rendre visite à la famille sont, en revanche, considérés comme des trajets privés. C'est donc l'objet précis du trajet qui détermine s'il doit être considéré comme un trajet privé ou professionnel.

Si une entreprise met une voiture de fonction à disposition, il convient de vérifier précisément si les trajets privés sont autorisés. Tout trajet qui n'est pas considéré comme un trajet professionnel est donc imposable au titre de l'usage privé. Pour cela, vous pouvez utiliser la règle des 1 % ou un carnet de bord (électronique). Afin de pouvoir établir une distinction précise et imposer correctement les kilomètres parcourus, il est important de pouvoir classer un trajet professionnel.

Comment indiquer les trajets professionnels dans le carnet de bord ?

Si vous décidez de documenter tous vos trajets dans le carnet de bord, il est important de fournir des informations complètes. Ce n'est qu'ainsi que l'administration fiscale acceptera les informations et pourra retracer quels trajets professionnels ont été effectués et à quel moment.

Informations à fournir dans le carnet de bord en bref :

• Date et heure du trajet professionnel
• Itinéraire du trajet
• Motif du trajet
• Kilométrage exact au début et à la fin du trajet

La tenue manuelle d'un carnet de bord demande beaucoup de temps. Une solution plus moderne et plus simple consiste à utiliser un carnet de bord électronique, dans lequel chaque trajet professionnel peut être enregistré plus facilement. Il est toutefois important de veiller à une documentation constante et précise afin de répondre à toutes les exigences de l'administration fiscale.

Tenir compte des cas particuliers lors d'un trajet professionnel

Il convient de tenir compte de différents cas particuliers lors d'un trajet professionnel afin de toujours classer correctement le trajet :

• Si une visite chez un garagiste avec un véhicule de fonction est nécessaire, il s'agit d'un trajet professionnel
• Les voyages d'affaires impliquent parfois des nuitées sur place. Le trajet vers l'hôtel et de l'hôtel vers le client ou la réunion est également considéré comme un trajet professionnel.
• Si des arrêts privés ont lieu lors d'un trajet professionnel, on parle alors de trajet mixte. Celui-ci doit être indiqué avec précision dans le carnet de bord afin d'éviter tout problème ultérieur.

Déplacement professionnel avec un véhicule privé

Les déplacements professionnels effectués avec un véhicule privé doivent être considérés séparément. Il s'agit ici d'un déplacement professionnel, même si le véhicule est normalement utilisé à des fins privées. Dans ce cas, les frais de déplacement sont déductibles. Il est possible de facturer des taux kilométriques forfaitaires de 0,30 euro par kilomètre parcouru. La base juridique de cette procédure est la loi fédérale sur les frais de déplacement (BRKG). Il s'agit d'une simplification pour le salarié, car ce forfait ne nécessite pas de justifier les frais réels par kilomètre parcouru. Il suffit d'utiliser le forfait kilométrique officiel. Les frais d'hébergement ou de restauration pour les déplacements professionnels de longue durée doivent être considérés séparément. Pour les trajets professionnels plus courts, c'est le forfait kilométrique qui est déterminant et qui peut être facturé.

Dans ce contexte, il est également important de savoir qui paie en cas de sinistre lorsqu'un véhicule privé est utilisé pour un trajet professionnel. Dans un tel cas, l'employeur a, selon le Code civil allemand (BGB), droit au remboursement des dommages causés lors d'un trajet professionnel. Il est important de noter que l'augmentation de l'assurance automobile n'est pas à la charge de l'employeur. Cela n'est le cas que si un accord correspondant a été conclu au préalable. Ou si le forfait kilométrique applicable de 0,30 euro n'est pas payé par l'employeur. En cas de sinistre, il convient donc de déterminer avec précision les dommages financiers qui doivent être pris en charge par l'employeur et ceux qui ne le sont pas.

Distinguer clairement les trajets professionnels des trajets privés

En raison de l'obligation de déclarer les trajets privés, il est nécessaire d'identifier précisément les trajets professionnels. Il convient de tenir compte des trajets professionnels classiques ainsi que des cas particuliers mentionnés ci-dessus, le cas échéant. Lors de la tenue d'un carnet de bord, des informations précises sur les trajets professionnels doivent être fournies afin de permettre une imposition correcte.

Tous les employés disposant d'une voiture de fonction et autorisés à effectuer des trajets privés doivent connaître les règles relatives aux trajets professionnels. Cela permet d'éviter dès le départ tout malentendu lors de la déclaration des trajets et du décompte. Il est toutefois important de noter que la distinction stricte entre les différents types de trajets n'est importante que dans le cadre d'un carnet de bord. C'est l'une des raisons pour lesquelles de nombreux employés continuent d'opter pour la règle des 1 %.

Questions fréquentes sur les trajets professionnels

Quand s'agit-il d'un trajet professionnel ?

Un trajet professionnel est toujours un trajet lié au travail. Cela comprend les visites chez des clients, les voyages d'affaires, les trajets pour suivre une formation et les trajets chez des fournisseurs. Si des arrêts privés, par exemple pour faire des courses, ont lieu entre-temps, il s'agit alors d'un trajet mixte.

Quelles informations doivent être consignées dans le carnet de bord pour les trajets professionnels ?

Le carnet de bord doit être tenu de manière très complète afin que l'administration fiscale accepte toutes les données. Il faut toujours y noter la date, l'heure, le motif du trajet ainsi que le kilométrage au début et à la fin du trajet. Nous recommandons l'utilisation d'un carnet de bord électronique, car il est plus rapide et plus clair.

Comment un trajet professionnel doit-il être traité fiscalement ?

Le trajet professionnel n'est pas imposable à titre privé, car il s'agit d'une prestation pour l'entreprise. Ce trajet est également pris en compte dans le temps de travail. Une indication précise du trajet professionnel est essentielle pour une imposition correcte dans le carnet de bord.

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