Si vous tenez un carnet de bord, vous ne payez des impôts que sur l'avantage financier résultant des trajets privés. Certains critères doivent toutefois être remplis pour que le carnet soit reconnu par l'administration fiscale : le carnet de bord doit être tenu à jour et complet. Cela signifie que chaque trajet doit être documenté en détail. Pour les trajets professionnels, il faut indiquer la date, le motif du trajet, les adresses de départ et d'arrivée, le kilométrage ainsi que le nom du conducteur. Vous trouverez ici d'autres conseils et informations sur ce sujet.

Qu'est-ce qu'un carnet de bord ?

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Un carnet de bord est un document qui répertorie tous les trajets effectués avec un véhicule de fonction, qu'ils soient privés ou professionnels. Le carnet de bord peut être tenu manuellement ou électroniquement. Le carnet de bord est utile lorsqu'un véhicule de fonction est également utilisé à des fins privées. Une utilisation purement professionnelle ne nécessite généralement pas de carnet de bord, mais une exception est parfois faite pour l'utilisation de véhicules de pool par différents conducteurs. En outre, en cas d'infraction ou d'amende, il est important de pouvoir déterminer qui utilisait le véhicule au moment des faits.

Le carnet de bord est particulièrement important pour la taxation des trajets privés. En effet, l'utilisation privée d'une voiture de fonction constitue un avantage en nature. Certes, de nombreux conducteurs de voitures de fonction optent pour l'imposition forfaitaire de 1 % du prix catalogue brut. Cependant, l'imposition sur la base d'un carnet de bord est plus précise et donc souvent plus avantageuse.

Tenir un carnet de bord : comment faire

Le carnet de bord doit être tenu avec précision. Les modifications ultérieures des enregistrements peuvent entraîner une falsification et ne sont généralement pas reconnues par l'administration fiscale. Le carnet de bord doit être tenu de manière exhaustive et en temps réel afin d'être reconnu par l'administration fiscale.

Quelles sont les informations que vous pouvez trouver dans le carnet de bord ?

• Le but du trajet : professionnel ou privé

• Date, lieu et objectif du trajet

• Kilométrage au début et à la fin du trajet

Carnet de bord ou méthode forfaitaire de 1 % ?

Tous les conducteurs décident eux-mêmes s'ils souhaitent tenir un carnet de bord ou utiliser la méthode forfaitaire de 1 % pour le calcul de l'impôt. Si vous roulez peu à titre privé, un carnet de bord est intéressant. Cela vaut également pour les véhicules dont le prix catalogue brut est très élevé, car le montant imposable est alors particulièrement élevé. Le carnet de bord est également avantageux pour les véhicules plus anciens, car l'imposition de 1 % du prix catalogue brut s'applique également si le véhicule est déjà ancien. Cela peut donc entraîner des désavantages fiscaux. La raison principale de tenir un carnet de bord est généralement l'économie attendue sur l'imposition des trajets privés.

Beaucoup considèrent que la tenue manuelle d'un carnet de bord est fastidieuse et chronophage. Les carnets de bord numériques apportent désormais une solution.

Exemple de calcul : carnet de bord contre méthode 1 %

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Voici un exemple. Nous partons d'une voiture de fonction d'un prix catalogue brut de 55 000 € et d'un kilométrage annuel de 35 000 kilomètres. Sur ce total, 9 500 kilomètres sont effectués en voiture privée, le reste étant à bord de l'aéroport de Davon. En raison de la faible proportion de trajets privés, la tenue d'un carnet de bord est intéressante. La distance entre le domicile et le lieu de travail est de 15 kilomètres.

Dans le carnet de bord a publié il y a 3 jours

Amortissement (16,67 %) : 9 168 €

Frais d'exploitation (exemple) : 5 000 €

Frais fixes d'assurance : 1 000 €

Coût total/an : 15 168 €

Avantage en nature (27 % des coûts) : 4 095,36 €

Part fiscale personnelle sur le montant total : 1 842,91 euros

(avec un taux d'imposition de 45 %)

Avec la règle des 1 %, cela signifie

1 % du prix d'achat 55 000 € : 5 500 €

0,03 % de 55 000 €, 15 kilomètres : 2 970 €

Été avantage en nature : 8 470 €

Partie imposable à titre personnel sur le montant total : 3 811,50 €

(au taux d'imposition de 45 %)

Dans cet exemple, la charge fiscale est deux fois plus élevée avec la règle des 1 % qu'avec le carnet de bord.

Passage du carnet de bord à la méthode des 1 %

Le passage d'une méthode d'imposition à l'autre n'est autorisé qu'à la fin de l'année. Ou lorsque le conducteur reçoit un nouveau véhicule. Un changement en cours d'année n'est possible que si le conducteur reçoit une nouvelle voiture de fonction. La demande de changement doit être adressée à l'administration fiscale. Il est parfois judicieux de tenir un carnet de bord complet en plus de l'imposition forfaitaire afin de déterminer quelle forme d'imposition est la plus avantageuse.

Le carnet de bord électronique : une alternative au papier

Même si les économies d'impôt sont importantes, le carnet de bord manuscrit est une solution qui prend beaucoup de temps. La saisie manuelle des trajets prend beaucoup de temps, qui peut s'accumuler. Même si cela ne prend que 3 minutes pour enregistrer chaque trajet, cela représente déjà 30 minutes perdues pour 10 trajets. Les carnets de bord électroniques, comme celui de VIMCAR, constituent donc une véritable alternative à la version papier classique.

L'enregistrement s'effectue généralement à l'aide d'une application de carnet de bord. L'objet du trajet peut être ajouté dans un délai d'une semaine, ce qui offre une certaine flexibilité. Comme un bon carnet de bord électronique ne peut pas être falsifié, l'administration fiscale accepte cette forme d'enregistrement. Outre le gain de temps, il faut garder à l'esprit qu'avec un carnet de bord manuscrit, il peut arriver qu'un trajet soit oublié en raison d'un effort supplémentaire. Cela n'arrive pas avec le carnet de bord électronique, car ici, la solution automatisée est au premier plan.

Navigation intégrée dans le véhicule avec carnet de bord

De nos jours, la plupart des voitures de fonction sont équipées d'un système de navigation. Beaucoup d'entre eux peuvent être utilisés comme carnet de bord. Cette version numérique est pratique, car les données sont enregistrées grâce à la fonction GPS. Contrairement à la saisie manuelle fastidieuse, tous les trajets sont rapidement enregistrés et peuvent être facilement attribués.

Carnet de bord conforme à la législation fiscale de VIMCAR

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Lorsque le prix catalogue brut est élevé et que la part des trajets privés est faible, il est généralement intéressant de tenir un carnet de bord. Les économies fiscales, qui peuvent rapidement atteindre plusieurs milliers d'euros, ne doivent toutefois pas nécessairement s'accompagner d'une documentation fastidieuse. En effet, il existe désormais le carnet de bord numérique et conforme aux exigences fiscales de VIMCAR.

Ce carnet de bord enregistre automatiquement toutes les données, seule la catégorisation du trajet doit être effectuée manuellement. Tout est conforme aux exigences fiscales. Pour installer le carnet de bord, il suffit de brancher la fiche du carnet de bord dans la prise OBD du véhicule. Sans câble et sans passage au garage. Pour voir comment fonctionne exactement le carnet de bord numérique, regardez cette vidéo.

Carnet de bord pour le fisc : lequel est reconnu ?

Le fisc reconnaît les carnets de bord sous différentes formes, vous avez donc le choix entre la version électronique et la version manuscrite. Les feuilles volantes ne sont pas acceptées pour le carnet de bord destiné au fisc s'il s'agit de la version classique sur papier. Il doit s'agir d'un exemplaire relié sous forme de livre. Dans le cas des versions numériques, l'enregistrement doit être effectué rapidement et ne peut être modifié par la suite. Il n'est pas nécessaire d'indiquer l'itinéraire des trajets, mais seulement le point de départ et la destination du trajet. Les petites erreurs n'entraînent pas le refus du carnet de bord par l'administration fiscale. En revanche, en cas de divergences importantes ou de modifications ultérieures, l'administration fiscale ne fermera pas les yeux.

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Foire aux questions sur le carnet de bord

Qui doit tenir un carnet de bord ?

Les conducteurs de véhicules de fonction qui sont également utilisés à des fins privées doivent déclarer cet usage privé comme avantage en nature. Un carnet de bord constitue toutefois une très bonne option pour enregistrer et déclarer avec précision les trajets effectués. Si un véhicule de fonction est utilisé uniquement à des fins professionnelles, aucun carnet de bord n'est nécessaire.

Quelles informations doivent être consignées dans un carnet de bord ?

Pour que les enregistrements dans un carnet de bord soient reconnus, certaines informations doivent impérativement être consignées. La date, l'heure et le but du trajet, c'est-à-dire s'il s'agit d'un trajet privé ou professionnel, doivent être indiqués. Le kilométrage au début et à la fin du trajet doit également être indiqué. La destination et le lieu du trajet doivent être consignés, ainsi que le nom des clients ou des partenaires commerciaux. Le carnet de bord doit être conservé dans un endroit sûr et tenu à jour.

Quand est-il utile de tenir un carnet de bord ?

La tenue d'un carnet de bord est particulièrement intéressante pour les conducteurs qui utilisent fréquemment leur voiture à des fins professionnelles. Si le nombre de trajets privés est relativement faible, cela permet de réaliser des économies d'impôts. Avant de prendre une décision, il peut être judicieux de comparer la charge fiscale prévisible afin de prendre la décision la plus avantageuse.

La tenue d'un carnet de bord est-elle obligatoire ?

Non, la tenue d'un carnet de bord n'est pas obligatoire. Il n'existe aucune obligation fiscale à cet égard. Toutefois, pour les trajets privés effectués avec un véhicule de fonction, les conducteurs doivent soit tenir un carnet de bord, soit appliquer la règle des 1 %.

Les carnets de bord électroniques sont-ils reconnus par l'administration fiscale ?

En principe, les carnets de bord électroniques sont reconnus si les trajets sont documentés de manière précise et complète.

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