Bei einer Betriebsfahrt handelt es sich um eine dienstlich oder geschäftlich bedingte Fahrt. Sämtliche Fahrten zu Kunden, Geschäftspartnern sowie zu dienstlich bedingten Terminen fallen somit unter die Betriebsfahrten. Es handelt sich hiermit somit um alle Fahrten, die nicht in den privaten Gebrauch fallen. Betriebsfahrten sind von Privatfahrten abzugrenzen, Details zur Fahrt sowie zum Zweck sind im Fahrtenbuch anzugeben.
Was zählt zu einer Betriebsfahrt?
Fahrten aus dienstlichen Gründen stellen eine Betriebsfahrt dar. Dazu gehören unter anderem Fahrten zu Kunden, zu Geschäftspartnern sowie zu Lieferanten. Wichtig ist dabei, dass der klassische Arbeitsweg von Zuhause ins Büro als Arbeitsweg und nicht als Betriebsfahrt gilt. Die Fahrt in den Urlaub, zum Einkaufen oder zu einem Familienbesuch gehört hingegen zu den Privatfahrten. Daher kommt es auf den genauen Zweck der jeweiligen Fahrt an, ob diese als Privat- oder als Betriebsfahrt zu behandeln ist.
Stellt ein Unternehmen einen Dienstwagen zur Verfügung, ist hier genau zu prüfen, ob Privatfahrten möglich sind. Jede Fahrt, die nicht zur Dienstfahrt zählt, ist damit im Rahmen der privaten Nutzung zu versteuern. Dafür können Sie die 1 Prozent Regelung oder ein (elektronisches) Fahrtenbuch nutzen. Um die Abgrenzung genau vorzunehmen und um die gefahrenen Kilometer richtig zu versteuern ist es wichtig, eine Dienstfahrt einstufen zu können.
Wie sind Betriebsfahrten im Fahrtenbuch anzugeben?
Sollten Sie sich für die Dokumentation aller Fahrten im Fahrtenbuch entscheiden, sind umfassende Angaben wichtig. Nur dann akzeptiert das Finanzamt die Angaben und kann nachvollziehen, welche Betriebsfahrt wann angefallen ist.
Angaben für das Fahrtenbuch in Kurzform:
- Datum und Uhrzeit der Betriebsfahrt
- Route der Reise
- Grund für die Fahrt
- Der genaue Kilometerstand zu Fahrtbeginn sowie zum Fahrtende
Ein Fahrtenbuch manuell zu führen ist mit recht hohem zeitlichen Aufwand verbunden. Moderner und einfacher ist hingegen ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem jede Dienstfahrt mit weniger Aufwand einzutragen ist. Eine konstante und exakte Dokumentation ist jedoch immer zu beachten, um hier alle Anforderungen des Finanzamtes zu erfüllen.
Eventuelle Sonderfälle bei einer Betriebsfahrt beachten
Verschiedene Sonderfälle sind bei einer Betriebsfahrt zu beachten, um hier immer die richtige Einordnung der Fahrt vorzunehmen:
- Ist ein Besuch bei einer Werkstatt mit einem Dienstwagen erforderlich, handelt es sich um eine Betriebsfahrt
- Auf Geschäftsreisen kommt es teilweise zu Übernachtungen vor Ort. Die Fahrt zum Hotel sowie vom Hotel zum Kunden oder zum Meeting zählt ebenfalls als Betriebsfahrt.
- Finden private Zwischenstopps bei einer Betriebsfahrt statt, sprechen wir von einer Mischfahrt. Diese ist im Fahrtenbuch exakt anzugeben, um späteren Problemen vorzubeugen.
Betriebsfahrt mit dem privaten PKW
Gesondert zu betrachten ist zusätzlich die Betriebsfahrt mit einem privaten PKW. Hier kommt eine Dienstfahrt vor, obwohl das Fahrzeug sonst privat genutzt wird. In einem solchen Fall sind Reisekosten abzusetzen. Hier ist es möglich, pauschale Kilometersätze von 0,30 Euro pro Entfernungskilometer abzurechnen. Die gesetzliche Grundlage für dieses Vorgehen ist das Bundesreisekostengesetz (BRKG). Es handelt sich dabei um eine Erleichterung für den Arbeitnehmer, da die tatsächlichen Kosten pro Entfernungskilometer durch diese Pauschale nicht nachzuweisen sind. Es reicht aus, wenn die offizielle Kilometerpauschale verwendet wird. Kosten für Übernachtungen oder für eine Verpflegung bei längeren Dienstfahrten sind dabei gesondert zu betrachten. Bei kürzeren Betriebsfahrten ist erst einmal die Kilometerpauschale entscheidend, die abgerechnet werden kann.
In diesem Zusammenhang ist noch relevant, wer im Schadensfall bezahlt, wenn ein Privat PKW für eine Dienstfahrt zum Einsatz kommt. In einem solchen Fall hat der Arbeitgeber laut Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) einen Anspruch auf den Ersatz des Schadens, der bei einer Betriebsfahrt entstanden ist. Wichtig ist dabei, dass eine Erhöhung der KFZ-Versicherung nicht vom Arbeitgeber zu bezahlen ist. Das ist nur der Fall, wenn vorher eine entsprechende Abmachung getroffen wurde. Oder wenn die geltende Kilometerpauschale von 0,30 Euro nicht vom Arbeitgeber bezahlt wird. Im Falle eines Schadens ist daher genau darauf zu achten, welcher finanzielle Schaden vom Arbeitgeber zu bezahlen ist und welcher nicht.
Genau zwischen Dienstfahrt und Privatfahrt unterscheiden
Aufgrund der Notwendigkeit der Versteuerung von Privatfahrten ist es notwendig, Betriebsfahrten genau zu identifizieren. Dabei ist die klassische Betriebsfahrt genauso zu beachten, wie die genannten Sonderfälle, falls diese zutreffen. Beim Führen eines Fahrtenbuchs sind genaue Informationen zur Betriebsfahrt anzugeben, um hier die korrekte Versteuerung zu ermöglichen.
Für alle Mitarbeiter mit einem Dienstwagen, die Privatfahrten durchführen dürfen, sind Kenntnisse rund um Betriebsfahrten von Bedeutung. Dadurch kommt es von Beginn an nicht zu Missverständnissen bei der jeweiligen Angabe der Fahrt sowie bei der Abrechnung. Wichtig ist jedoch, dass die strikte Unterscheidung in den jeweiligen Fahrtzweck nur bei einem Fahrtenbuch wichtig ist. Das stellt mit einen Grund für die Nutzung der 1 Prozent Regel dar, die weiterhin viele Arbeitnehmer wählen.
Häufig gestellte Fragen zur Betriebsfahrt
Wann handelt es sich um eine Betriebsfahrt?
Eine Betriebsfahrt liegt immer dann vor, wenn die Fahrt mit der Arbeit in Zusammenhang steht. Kundenbesuche, Geschäftsreisen, die Fahrten zu Fortbildungen sowie zu Lieferanten zählen dazu. Finden zwischendurch private Stopps wie beispielsweise zum Einkaufen statt, handelt es sich entsprechend um eine Mischfahrt.
Welche Details sind zur Betriebsfahrt im Fahrtenbuch einzutragen?
Das Fahrtenbuch ist sehr umfassend zu führen, damit das Finanzamt alle Daten akzeptiert. Hier sind immer Datum, Uhrzeit, Grund für die Fahrt sowie die Kilometerstände zu Beginn und zum Ende der Fahrt einzutragen. Wir empfehlen aufgrund des geringeren Zeitaufwandes und der besseren Übersichtlichkeit die Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuchs.
Wie ist eine Betriebsfahrt steuerlich zu behandeln?
Die Betriebsfahrt ist nicht privat zu versteuern, da es sich um eine Leistung für das Unternehmen handelt. Diese Fahrt zählt zusätzlich mit zur Arbeitszeit. Eine genaue Angabe der Betriebsfahrt ist für die richtige Versteuerung im Fahrtenbuch entscheidend.
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