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Flottenverwaltung

Flottenmanagement Software vs. Excel: Für große Flotten

Der hohe Verwaltungsaufwand bei großen Flotten ist eine ideale Ausgangsbasis für die Verwendung einer Flottenmanagement Software. Weiterhin ist die Verwaltung mit Excel beliebt, sorgt jedoch für besondere Herausforderungen, die sich durch eine digitale Verwaltung aller Flottendaten lösen lassen.

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In großen Flotten ist die oft übliche Verwaltung per Excel mit großem Aufwand verbunden, sodass eine Flottenmanagement Software als Alternative in Frage kommen kann. Das Tagesgeschäft ist bei der Verwaltung einer Flotte von hunderten von Fahrzeugen im Normalfall in zeitlicher Hinsicht straff organisiert. Zahlreiche Prozesse wurden vom Fuhrparkmanagement seit längerer Zeit zufriedenstellend umgesetzt. Dennoch kann es in kritischen Zeiten schwierig sein, die Wirtschaftlichkeit der Flotte zu steigern, Kosten zu senken und im Alltag schneller zu reagieren. Aus diesem Grund stellen wir im Folgenden die Chancen der Verwaltung mit einer intelligenten Flottenmanagement Software im Detail vor.

Die aktuelle Situation in großen Flotten

Von großen Flotten ist im Normalfall ab mindestens 100 Fahrzeugen die Rede, es kann sich aber genauso um eine Flotte mit 1.000 und mehr Fahrzeugen handeln. Der Verwaltungsaufwand ist genau wie die finanzielle Belastung durch die Fahrzeuge enorm. In Unternehmen mit großen Flotten können die Kosten für den Fuhrpark schnell an zweiter oder dritter Stelle der gesamten Ausgaben stehen. Kleine Kostensteigerungen haben somit große Auswirkungen. Darüber hinaus ist die Verwaltung von so vielen Fahrzeugen recht komplex und kann mit Fehlern verbunden sein. Beliebt ist dabei die Verwaltung mit Excel, was sich für zahlreiche Fuhrparkverantwortliche über lange Zeit hinweg etabliert hat. Der sehr hohe Verwaltungsaufwand lässt dabei jedoch nur wenig Raum für einen genauen Blick auf Ursachen von Kosten oder für mögliche Optimierungen.

Aktuelle Herausforderungen in großen Flotten:

  • Ein hoher Verwaltungsaufwand durch zahlreiche Fahrzeuge
  • Steigende Kosten belasten die gesamte Wirtschaftlichkeit des Unternehmens besonders
  • Häufig wenig übersichtliche Kosten, die einzelnen Fahrzeugen zuzuordnen sind
  • Zeitnahe Handlungen in Krisenzeiten sind dringend erforderlich
  • Zahlreiche Aufgaben im Tagesgeschäft lassen wenig bis keinen Raum für innovative Anpassungen

In Zeiten einer hohen Inflation mit starkem Kostendruck ist es für Unternehmen mit großen Flotten wichtig, diese möglichst effizient und kostenbewusst zu verwalten. In diesem Zusammenhang sind neue Strategien sinnvoll, doch es kommt vor allem auf die Form der Verwaltung an, die möglich ist. An dieser Stelle ergibt ein Vergleich zwischen einer Flottenmanagement Software und der Verwaltung mit Excel Sinn, um Chancen zu erkennen und in Zukunft zu nutzen. Auf diese Weise können Fuhrparkleiter die Verwaltung optimieren, vorhandene Kosten senken und innovativ in die Zukunft der Flotte blicken.

Flottenmanagement Software: Wirtschaftlichkeit im Unternehmen steigern

Die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu steigern ist eine Aufgabe, die ein effizientes Flottenmanagement unterstützen kann. Dabei ist nur zu bedenken, dass die bestehenden Kosten intensiv zu analysieren sind, um Steigerungen sofort zu erkennen. Nur wenn die Kosten bis ins Detail aufgeschlüsselt werden, ist es möglich, eine Veränderung herbeizuführen. Das kann eine Verwaltung mit Excel nur bedingt leisten, da nicht immer sofort ersichtlich ist, ob und in welchem Ausmaß die Kosten steigen. Für die Steigerung der Wirtschaftlichkeit ist es erforderlich, Kosten genau zuzuordnen, Ausreißer schnellstmöglich zu erkennen und zu analysieren. Dabei hilft eine Flottenmanagement Software, die in der Lage ist, mit einem Klick relevante Daten zur Flotte anzuzeigen. Besonders mit Blick auf eine Optimierung der Kosten kann die Avrios Flottenmanagement Software dafür sorgen, dass Sie Preissteigerungen schneller wahrnehmen. Das gilt für neue Leasingverträge, Werkstattbesuche sowie für Spritkosten genau wie für die mögliche Beseitigung von Schäden im Fuhrpark.

Flottenmanagement Software: Einsparpotenzial auf Knopfdruck

Selbst erfahrenen Flottenverwaltern fällt es teilweise schwer, alle Optionen in Bezug auf das vorhandene Einsparpotenzial zu erkennen. Grund dafür ist in der Regel die Verwaltung der Flotte, durch die diese Daten gar nicht erst zur Verfügung stehen. Eine Flottenmanagement Software hingegen bietet die Möglichkeit, Einsparpotenzial auf Knopfdruck zu erkennen. Je strikter die Überwachung und Analyse der Kosten ist, desto eher ist herauszufinden, an welchen Stellen es derzeit noch hapert. Eine geringfügig wirkende Einsparmöglichkeit von 1 bis 2 Prozent der Kosten im Jahr macht bei großen Flotten einen erheblichen Unterschied für das Unternehmen aus. Denn gerade in Zeiten mit hoher Inflation und steigenden Kosten kann der Fuhrpark dazu beitragen, die allgemeinen Ausgaben zu senken. Einsparpotenzial auf Knopfdruck zu erhalten ist somit eine wertvolle Option, die vor allem für größere bis sehr große Flotten von Bedeutung ist.

Vergleich: Verwaltung per Excel vs. digitale Verwaltung

Für ein besseres Verständnis der Möglichkeiten einer digitalen Verwaltung ist es sinnvoll, die Verwaltung per Excel der digitalen Lösung gegenüberzustellen. Selbstverständlich hat sich nicht ohne Grund die Verwaltung mit Excel Sheets über lange Zeit hinweg als passende Lösung herausgestellt. Gerade gezielte Analysen in Krisenzeiten sowie die exakte Kostenzuordnung zu einzelnen Fahrzeugen können jedoch mit Schwierigkeiten verbunden sein. Die digitale Flottenverwaltung erfordert im ersten Schritt ein gewisses Umdenken, da es sich um eine neue Form der Verwaltung und um eine veränderte Arbeitsweise handelt. Die Einarbeitung kann entsprechend Zeit kosten, die sich jedoch im Anschluss bei der Bewältigung der vorhandenen Herausforderungen schnell relativiert. Daher kann es für viele Fuhrparkleiter Sinn ergeben, die Herausforderung anzunehmen und sich in Folge auf neue Systeme für eine effizientere Verwaltung einzulassen.

Vorteile von einer Verwaltung mit Excel für Fuhrparkleiter:

  • Bewährtes System, welches sich oftmals über Jahre hinweg entwickelt hat
  • Keine zusätzlichen Kosten für eine Software
  • Komfortabel durch einen hohen Gewöhnungseffekt
  • Gängige Prozesse und Formen der Verwaltung, die in der Praxis funktionieren

Vorteile der digitalen Flottenverwaltung:

  • Kosten stehen mit einem Klick zur Verfügung
  • Die Zuordnung zu einzelnen Fahrzeugen erfolgt automatisch
  • Übersicht über anfallende Ausgaben, Termine und Ausreißer, die Handlungen erfordern
  • Zeitsparende Verwaltung von klassischen Aufgaben im Tagesgeschäft
  • Grundlage für den Blick auf mehr Effizienz, Wirtschaftlichkeit und die Optimierung der gesamten Flotte
  • Im Tagesgeschäft bleibt durch die effiziente Verwaltung Raum für Innovation (beispielsweise E-Mobilität, neue Mobilitätswege)

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Fazit: Potenzial durch eine Flottenmanagement Software ausschöpfen

In einer großen Flotte mit klassischer Verwaltung per Excel ist das Potenzial für eine Einsparung der Kosten in der Regel recht groß. Das gilt selbst bei sehr guter bisheriger Verwaltung mit Blick auf Kosten, Nutzung und die Auslastung der Fahrzeuge. Dennoch bietet eine Flottenmanagement Software die Option, vorhandene Kosten noch besser zu erkennen, zuzuordnen und im Anschluss zu analysieren. Sie können das Potenzial der Flotte durch eine Flottenmanagement Software voll ausschöpfen und haben die Möglichkeit, zusätzlich Zeit im Tagesgeschäft einzusparen. Das gilt vor allem für kleinere, sich stetig wiederholende Aufgaben, die im Tagesgeschäft anfallen und dennoch umzusetzen sind.

Es ergibt in vielen Fällen Sinn, erst einmal zu vergleichen, ob und in welchem Ausmaß eine Flottenmanagement Software im Alltag für die Einsparung von Zeit und Kosten sorgen kann. Natürlich haben sich im Laufe der Zeit andere Systeme wie die Verwaltung von Excel etabliert, was komfortabel für die Flottenverwaltung ist. Dennoch erfordern vor allem schwierige Zeiten mit steigenden Kosten eventuell neue Strategien, die durch technische Unterstützung möglich werden. Melden Sie sich für Ihren kostenlosen Account an, um die Vorteile der digitalen Flottenverwaltung zu erkunden und festzustellen, in welchen Bereichen eine Optimierung der Kosten und der benötigten Zeit denkbar sind.

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