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Flottenverwaltung

Fuhrparkmanagement Software: Prozesse effizient bearbeiten

Tägliche Prozesse im Fuhrpark nehmen viel Zeit in Anspruch. Eine Fuhrparkmanagement Software kann dabei unterstützen. Wir zeigen Ihnen wie.

November. 26, 2021

In jedem Fuhrpark sind beim Management verschiedene Prozesse zu beachten, bei der eine durchdachte Fuhrparkmanagement Software helfen kann. Fahrer wollen eingewiesen werden, Routen sind zu planen, Treibstoffrechnungen zu überprüfen. Dadurch ergeben sich zahlreiche Aufgaben im Fuhrpark, die mal täglich, mal wöchentlich und teilweise nur jährlich anfallen. Desto besser Sie als Fuhrparkleiter alle Prozesse im Blick behalten und den Workflow sichern, desto mehr Zeit bleibt für andere Aufgaben. Dazu gehören vor allem die Strategie, die Analyse von Ausgaben und das Zeit- und Kostenmanagement im Fuhrpark. Wir schauen uns einmal an, welche Vorteile mit einer Fuhrparkmanagement Software einhergehen und wie diese bei den Prozessen und beim Workflow im Allgemeinen unterstützen kann.

Herausforderungen im Fuhrpark erkennen

In einem Fuhrpark sind zahlreiche Aufgaben zu beachten, die der Fuhrparkleiter erkennen und verwalten muss. Das stellt eine Herausforderung für sich dar, da viele verschiedene Bereiche gleichermaßen wichtig ist. Nicht immer geht es um Themen wie die Halterhaftung, die Beschaffung von Fahrzeugen oder den Blick auf die Kosten im Fuhrpark. Genauso von Bedeutung ist der Blick auf Prozesse und den Workflow im Allgemeinen. Gerade bei den eher kleineren und regelmäßig anfallenden Aufgaben ist oft ein hoher Zeitaufwand zu erkennen. Das führt wahlweise zu einer ungenauen Arbeitsweise oder zur Vernachlässigung von anderen Bereichen. Dabei könnte es sich zum Beispiel um Strategien und um andere wichtige, langfristige Entscheidungen handeln.

In vielen Fällen sind es ohne eine Fuhrparkmanagement Software kleinere Aufgaben, die mit einem zu hohen Zeitaufwand verbunden sind. Verschiedene Schritte, Nachrichten oder der Griff zum Telefon sind teilweise erforderlich, wenn simple Termine zu vereinbaren sind. Da die Arbeitstage der Fuhrparkleiter aber zum Glück zeitlich begrenzt sind, fehlt damit Zeit für andere Dinge. Herausforderungen sind damit nicht nur große, weitreichende Entscheidungen. Vielmehr sind es oft Prozesse wie die jährliche Führerscheinkontrolle, die für zeitliche Probleme bei den Verantwortlichen sorgen.

Wichtige Prozesse im Fuhrpark effizient managen

Im Fuhrpark gibt es diverse Prozesse, die zu beachten und regelmäßig umzusetzen sind. Ein gutes Beispiel ist an dieser Stelle die Führerscheinkontrolle aller vorhandenen Fahrer, die möglichst einmal jährlich erfolgen soll. Die Unterweisung nach UVV stellt einen weiteren Prozess dar, gleiches gilt für das Einhalten von Terminen im Fuhrpark. Nehmen wir als Beispiel einmal die Führerscheinkontrolle, die sich beim Prozess in verschiedene Schritte aufteilt. Hier bietet die Fuhrparkmanagement Software erhebliches Einsparpotenzial und vereinfacht den gesamten Prozess deutlich.

Nehmen wir einmal die Führerscheinkontrolle als Beispiel. Da diese für jeden Fuhrpark relevant und teilweise schwer umsetzbar ist, handelt es sich um einen entsprechend wichtigen Punkt.

Diese Schritte fallen bei der Führerscheinkontrolle an:

  • Anfängliche Überprüfung des Führerscheins bei der erstmaligen Übergabe eines Fahrzeugs
  • Jährliche Überprüfung des Führerscheins mit Einladung zur Vorlage des Führerscheins und Terminvergabe
  • Kontrolle des Führerscheins, Erfassung der durchgeführten Kontrolle
  • Nach einem Jahr folgt die erneute Einladung zur Vorlage

Im ersten Moment klingt dieser Prozess nach einem überschaubaren Zeitaufwand. Allerdings ist an dieser Stelle zu beachten, dass nicht nur ein Fahrer im Fuhrpark enthalten ist. In den meisten Fällen ist der Fuhrpark umfangreicher. Das führt zu einem erheblichen Zeitaufwand und zu komplexen Prozessen im Fuhrpark. Eine Vereinfachung der einzelnen Schritte stellt damit auch in zeitlicher Hinsicht eine deutliche Entlastung dar.

So unterstützt eine Fuhrparkmanagement Software bei Prozessen im Fuhrpark

Eine Fuhrparkmanagement Software kann vor allem bei Prozessen sowie für einen optimalen Workflow hilfreich sein. Der Grund dafür ist einerseits die Vernetzung aller Bereiche und andererseits die Möglichkeit, übergreifend Daten mit nur einem Klick aufzurufen. Dadurch haben Sie als Fuhrparkleiter immer alles vorliegen, worauf es ankommt. Das manuelle Einspeichern, ablegen und die Suche nach Daten ist schließlich zeitraubend und überflüssig. Zumindest sind diese Aufgaben überflüssig, wenn Sie eine zentrale und intelligente Fuhrparkmanagement Software nutzen, die alle Informationen direkt ausliest und zusammenträgt.

In folgenden Bereichen unterstützt die Software bei Prozessen sowie beim Workflow:

  • Digitalisierung klassischer Prozesse wie bei der Führerscheinkontrolle
  • Langfristige Planung von Daten, Terminen und anstehenden Aufgaben auf automatische Weise
  • Entscheidungen lassen sich automatisch und auf Basis von digital verfügbaren Daten treffen – auch in Bezug auf alle vorhandenen Prozesse
  • Erhebliche Zeiteinsparung durch automatische Lösung – der Fuhrparkleiter muss weniger umsetzen

Prozesse wie die Führerscheinkontrolle zählen zu den anerkannten und absoluten Zeitfressern in einem Fuhrpark. Dabei handelt es sich hier nur um ein Beispiel, welches vielfach ergänzbar ist. Die Unterweisung von Fahrern, die Planung von Terminen sowie die Frage nach und die Analyse von Tankabrechnungen sind nur einige weitere Optionen. All diese an sich minimalen Aufgaben summieren sich bei einem Fuhrpark jeder Größe mit der Zeit. Wenn mehrere Stunden in der Woche für diese Aufgaben benötigt werden, bleibt wesentlich weniger Zeit für andere Dinge übrig.

Optimaler Workflow dank intelligenter Lösung bei der Verwaltung

Bei einem möglichst optimalen Workflow im Fuhrpark ist es von Bedeutung, alle Daten, Prozesse und Aufgaben so effizient wie nur möglich zu verwalten. Müssen Sie beispielsweise erst einen ganzen Arbeitstag lang Tankrechnungen für einen Report zusammensuchen oder haben nicht alles vorliegen, um Routen zu planen, stört dies Ihren Workflow. Die Fuhrparkmanagement Software ist dafür da, alles übersichtlich und mit einem Klick aufrufbar vorliegen zu haben. Sie können dadurch besser planen, müssen mit weniger Störungen im Arbeitsalltag rechnen und brauchen keine Zeit mit kleinen Aufgaben zu verschwenden. Das Gefühl, dass alle Aufgabenbereiche dadurch besser im Fluss sind und kontrolliert ablaufen, ist an dieser Stelle besonders wichtig.

Ein besserer Workflow und effiziente Prozesse dank der Fuhrparkmanagement Software

Eine durchdachte Fuhrparkmanagement Software ist aus verschiedenen Gründen von Vorteil für die Verwaltung des Fuhrparks. Wichtig ist hier vor allem, dass eine erhebliche Zeiteinsparung von bis zu 25 Prozent in der Praxis bei der gesamten Flottenverwaltung zu beobachten ist. Es ist aber nicht nur die zeitliche Einsparung, die bei der Flottenverwaltung von Bedeutung ist. Vielmehr lassen sich im Durchschnitt etwa 15 Prozent der Flottenkosten einsparen, was je nach Fuhrparkgröße erheblichen Geldsummen entspricht. Gerade beim Blick auf hohe Kosten im Fuhrpark von rund 10.000 Euro pro Fahrzeug ist eine solche Einsparung schon nach kurzer Zeit von Bedeutung.

Für Fuhrparkleiter ist Zeit aber ebenfalls Geld, was nicht zu unterschätzen ist. Die verlorene Arbeitszeit lässt sich nicht wieder aufholen. Fehlentscheidungen wie die Entscheidung für oder gegen Fahrzeuge, Antriebe oder Versicherungen müssen nicht mehr aufgrund eines Bauchgefühls getroffen werden. Lange Suchen nach Daten fallen ebenfalls weg. Vielmehr stehen stets Daten in digitaler und leicht aufrufbarer Form zur Verfügung. Das ist bei allen Prozessen wichtig, da dabei auch auffällt, ob einzelne Fahrer hier negativ auffallen. Alle Prozesse, Termine und klassische Aufgaben werden dokumentiert und sind genau bekannt. Sie können sich dabei auf die Fuhrparkmanagement Software verlassen, die dafür gestaltet wurde, möglichst sinnvoll und auf praktische Weise zu unterstützen.

Wir kennen die möglichen Probleme, sowie die Zeittreiber im Arbeitsalltag. Passend dazu hat Avrios sich mit der Fuhrparkmanagement Software zur Aufgabe gemacht, effizienter zu arbeiten und eine echte Unterstützung zu bieten. Dabei sollen vor allem die Aufgaben, die einen optimalen Workflow behindern können, möglichst einfach umsetzbar sein.

Fazit: Machen Sie sich das Management im Fuhrpark möglichst leicht

Das Management im Fuhrpark ist eine Herausforderung für sich und besteht aus vielen wichtigen Aufgaben, so viel steht fest. Es ist kaum möglich, dass der Fuhrparkleiter ohne Unterstützung all diesen Aufgaben nachkommt. Das führt dazu, dass intelligente Lösungen für das Fuhrparkmanagement von großer Bedeutung sind. Es gibt verschiedene Bereiche, bei denen eine Änderung an einigen Stellschrauben zu einer allgemeinen Erleichterung des Arbeitsbereichs führen können. Besonders interessant ist für viele Fuhrparkverantwortliche eine effizientere Arbeit an Prozessen, die im Alltag entstehen. Hier ist bei der Verwendung einer einfach bedienbaren Fuhrparmanagement Software eine sehr große Zeitersparnis bei der Umsetzung möglich. Prozesse lassen sich einfacher, verständlicher und viel schneller in den Tag integrieren. Hier können Sie sich passend dafür für Ihren kostenlosen Account anmelden, durch den Sie Ihre Prozesse im Fuhrpark in Zukunft einfacher gestalten. Auf diese Weise bleibt Ihnen mehr wertvolle Arbeitszeit für andere Aufgaben, die das Fuhrparkmanagement deutlich nach vorne bringen.

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