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Fuhrparkverwaltung Excel vs moderne Flottenverwaltung

Die klassische Fuhrparkverwaltung Excel oder doch lieber die moderne Flottenverwaltung? Mit dem Blick auf eine effiziente Verwaltung betrachten wir digitale Alternativen zur herkömmlichen Flottenverwaltung.

Dezember. 27, 2021

Fuhrparkleiter müssen ihre Flotte verwalten und benötigen dafür technische Unterstützung – ein echter Klassiker ist hier die Fuhrparkverwaltung Excel. Die einzelnen Daten zu Fahrzeugen, Fahrern und Kosten können Fuhrparkleiter in Excel eintragen. Durch die Formatierung einzelner Tabellen und Felder lassen sich Besonderheiten erkennen. Natürlich ist es im Fuhrpark so gut wie unmöglich, ganz ohne Unterstützung auszukommen, da es sich einfach um zu viele Zahlen handelt. Dennoch kostet die Fuhrparkverwaltung Excel viel Zeit, ist recht fehleranfällig und verursacht mögliche Kosten durch Fehlentscheidungen. Schauen wir uns einmal an, welche Alternativen es gibt und wie Sie die Fuhrparkverwaltung so effizient wie nur möglich gestalten können.

Warum bietet sich eine Fuhrparkverwaltung Excel an?

Bisher haben sich noch nicht alle Unternehmen dazu entschlossen, einen Fuhrpark zu verwalten. Falls ein solcher vorliegt. Da aber ab einer gewissen Flottengröße der Arbeitsaufwand vollkommen undurchschaubar wird, bietet sich eine separate Flottenverwaltung in jedem Fall an. Für diese nutzen viele Fuhrparkleiter Excel, da sich alle Daten recht einfach in die Tabellen eintragen lassen. Sie können eine Tabelle pro Fahrzeug nutzen oder für jedes Thema eine solche anfertigen. Dann gibt es eine Tabelle für alle Schäden und eine, die Versicherungen umfasst und viele weitere Punkte. Durch Sortier- und Suchfunktionen wird der Eindruck erweckt, dass die Tabellen leicht zu handhaben und besonders praktisch sind.

Diese einfache Umsetzung führt dazu, dass sich die Fuhrparkverwaltung Excel stark durchsetzen konnte. Darüber hinaus ist nicht zu vergessen, dass es sich bei dem Programm um die logischste Option handelt, wenn noch keine Alternativen bekannt sind. Das hat sicher stark zur Verbreitung der Fuhrparkverwaltung Excel beigetragen, die heute in vielen Unternehmen üblich ist.

Zahlen, Daten und Analysen als Herzstück der Flottenverwaltung

Jedes einzelne Fahrzeug verursacht Kosten, die festzuhalten sind. Diese beziehen sich auf die Beschaffung der Fahrzeuge, auf Versicherungen, laufende Kosten wie Tankrechnungen und auf mögliche Schäden. In der Fuhrparkverwaltung ist es nur möglich, diese Zahlen und Daten richtig zuzuordnen, wenn ein entsprechendes Programm zur Unterstützung verwendet wird. Daher nutzen Fuhrparkleiter Excel zum Eintragen aller Daten, zum Suchen sowie zum Auswerten von Informationen. Fehlen Daten oder Fakten, sind korrekte Analysen im Rahmen der Flottenverwaltung gar nicht umsetzbar. Ohne diese lassen sich aber keine wichtigen Entscheidungen im Rahmen des Fuhrparkmanagements treffen.

Herausforderungen der Fuhrparkverwaltung Excel in der Praxis

Im ersten Moment wirkt es für viele Fuhrparkleiter so als wäre die Fuhrparkverwaltung Excel die beste Option überhaupt. Schließlich lassen sich hier Daten und Zahlen eintragen und es besteht die Möglichkeit, Vergleiche zu ziehen und Tabellen passend zu formatieren. Da es über eine lange Zeit hinweg keine sichtbaren oder wirklich passenden Alternativen zur Fuhrparkverwaltung Excel gab, wurde versucht, in der Praxis mit den Tabellen zu arbeiten. Dabei haben sich verschiedene Herausforderungen gezeigt, die teilweise nur schwer zu bewältigen waren. An dieser Stelle haben wir für Sie einige besondere Herausforderungen zusammengetragen, die vielleicht doch weniger für die Nutzung von Excel für die Flottenverwaltung sprechen:

Eine höhere Fehlerquote

Die Fehlerquote ist bei der Verwaltung mit Excel sowie generell bei der manuellen Eingabe von Daten einfach höher. Das liegt nur in der Natur der Menschen, da beim händischen Eintragen die Wahrscheinlichkeit von Fehlern größer ist. Tabellen sind darüber hinaus aber nicht nur häufiger von Fehlern betroffen. Vielmehr steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die Tabellen insgesamt unübersichtlich werden. Oft werden Daten überschrieben, sodass diese nicht mehr Nachvollziehbar sind. Spätestens das ist in der Praxis ein echtes Thema, da es häufig zu schwer nachvollziehbaren Daten kommt.

Der Zeitaufwand im Alltag

Viele kleine Aufgaben summieren sich im Rahmen der Fuhrparkverwaltung zu einer großen Menge an Arbeitsstunden. Das macht sich insoweit bemerkbar, dass nicht genug Zeit für andere Aufgaben bleibt. Dabei könnte es sich um wichtige Entscheidungen, um Analysen oder um die genaue Auflistung von Kosten oder Schäden handeln. Diese Punkte sind aber äußerst wichtig, um langfristig eine gute Fuhrparkverwaltung zu ermöglichen. Der hohe Zeitaufwand für das Eingeben aller Daten ist eine der größten Herausforderungen bei der Fuhrparkverwaltung Excel überhaupt. Hier finden Sie weitere Informationen zu den Aufgaben, die besonders viel Zeit kosten sowie zu Ursachen für den Zeitaufwand.

Schnelle und effiziente Zusammenführung der Daten wird erschwert

Die Verbindung von Daten aller Art ist mit Excel eine schwer zu bewältigende Herausforderung im Alltag. Wichtig ist im Alltag eines Fuhrparkleiters, dass sämtliche Daten sofort zusammenpassen und einfach aufrufbar sind. Die Suche nach Zusammenhängen und die Kombination im Allgemeinen erschwert diese Aufgabe.

Suche nach Kosten und passenden Zahlen

Stellen Sie sich einmal die Suche nach einzelnen Zahlen oder nach den Gesamtkosten eines Fahrzeugs in einer Excel Tabelle vor. Das mag im ersten Moment einfach und nach einem geringen Zeitaufwand klingen. In der Praxis dauert es jedoch, bis die passenden Zahlen zur Verfügung stehen. Verzögerungen oder gar falsche Zahlen führen schnell zu Fehlentscheidungen. Diese können sich wiederum langfristig auf die Unternehmenszahlen und auf die Kosten des Fuhrparks auswirken. Das Thema Kostenmanagement ist daher in jedem Fuhrpark von großer Bedeutung.

Die Zuordnung zu Fahrzeugen und Fahrern wird erschwert

Mit der Avrios Software ordnen Sie alle Zahlen und Informationen den Fahrzeugen und Fahrern zu. Vielmehr übernimmt das Programm diese Aufgaben, sodass Sie sich nicht langwierig mit diesen Punkten auseinandersetzen müssen. Die genaue Zuordnung sowie das anschließende Abrufen der Daten wird durch Excel aber zu einer echten Herausforderung, die genauer zu beachten ist.

Mögliche Alternativen zur zeitsparenden Flottenverwaltung

Das erste Anliegen im Rahmen der Flottenverwaltung ist im Normalfall eine zeitsparende Lösung. Natürlich sollen langfristig Kosten gesenkt werden, doch zunächst einmal müssen alle wichtigen Arbeiten im Rahmen der vorhandenen Arbeitszeit umsetzbar sein. Darüber hinaus sind die einfache Bedienung genau wie eine möglichst starke Reduzierung der anfallenden Fehler wichtig. Eine klassische Excel-Tabelle neigt zu Fehlern. Selbst bei sehr gründlicher Arbeitsweise ist nicht auszuschließen, dass hier Fehler auftreten, die besser zu vermeiden sind. Daher macht die Fuhrparkverwaltung Excel in der Praxis nur bedingt Sinn, da solche Fehler schließlich falsche Entscheidungen zur Folge haben können. Besser sind daher automatische und intelligente Lösungen zur Flottenverwaltung geeignet.

Als interessante Alternative zur Fuhrparkverwaltung Excel bietet sich die Verwendung der Avrios Software an. Die intelligente Form der Fuhrparkverwaltung spart Zeit und reduziert Fehler erheblich. Avrios hilft Ihnen dabei, alle Daten mit einem Klick einzusehen. Sie müssen nicht mehr suchen, bis gewünschte oder aktuell besonders wichtige Daten auftauchen.

Fazit: Fuhrparkverwaltung Excel und moderne Alternativen

Die bisher weiterhin übliche Fuhrparkverwaltung per Excel nimmt an Beliebtheit ab. Der Grund dafür sind zunehmend auftretende Fehler genau wie ein sehr hoher Arbeitsaufwand. Beim Kopieren und Einfügen entstehen sehr schnell Fehler, die sich vermeiden lassen. Damit Fuhrparkleiter die Kosten und Möglichkeiten noch besser im Blick haben, sind sinnvolle Alternativen wichtig, die hier genauer unterstützen können. Bisher gab es nur wenige wirklich interessante Möglichkeiten, die sich erst durchsetzen mussten. Hier können Sie sich für Ihren kostenlosen Account anmelden, um langfristig auf moderne und effiziente Weise die Flottenverwaltung umzusetzen. Mit einer solchen Option hat die bisher übliche Fuhrparkverwaltung Excel erst einmal ausgedient und wird langfristig durch interessante Alternativen ersetzt. So können Sie Fehler in der Verwaltung vermeiden, Kosten senken und den Zeitaufwand drastisch reduzieren.

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