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Flottenverwaltung

Berichte und Auswertungen im Fuhrpark optimieren

Eine effiziente und genaue Erstellung von Berichten und Auswertungen im Fuhrpark ist eine Herausforderung für die Flottenverwaltung. Wir stellen effiziente Lösungen für die Praxis vor, die eine zeitsparende Arbeitsweise ermöglichen.

November. 7, 2021

Wenn es um Berichte und Auswertungen im Fuhrpark geht, ist es wichtig, diese Aufgaben so effizient wie möglich umzusetzen. Ein Fuhrparkleiter benötigt unter Umständen viel Zeit, um diese Berichte zu erstellen und korrekt auszuwerten. Schließlich sollen die Daten im Anschluss richtig verwendet werden. Als Grundlage für die Kosten des Fuhrparks, für Berichte an die Geschäftsführung oder für einen allgemeinen Blick auf die Effizienz der Flotte, sind diese Daten von Bedeutung. Schauen wir uns einmal an, warum Berichte und Auswertungen im Fuhrpark so wichtig sind, was es hier zu beachten gibt und welche Herausforderungen Fuhrparkleiter dabei bewältigen. Vor allem der zeitliche Faktor ist hier zu beachten, da es sich bei dem Fokus auf diese Daten ohne Unterstützung um einen enormen Zeitfresser handelt.

Warum sind Berichte und Auswertungen im Fuhrpark wichtig?

Der Fuhrpark stellt nicht selten einen der grössten Ausgabenpositionen im Fuhrpark dar. Um Kosten steuern und senken zu können, ist es von besonderer Bedeutung Berichte und Auswertungen im Fuhrpark jederzeit griffbereit zu haben. Sonst kann es schnell passieren, dass die Kosten im Fuhrpark unübersichtlich ausfallen oder plötzlich negativ überraschen. In der heutigen Praxis ist es jedoch nur selten der Fall, dass alle Kosten sofort griffbereit vorhanden sind. Fahrzeuge und der Fuhrpark im Allgemeinen produzieren eine schier unübersichtliche Datenmenge. Hinzu kommt, dass die anfallenden Daten aus unterschiedlichen Quellen stammen. Nur einige Beispiele sind folgende Kostenfaktoren:

  • Kosten
  • Verträge
  • Abschreibungen
  • Tankkarten
  • Versicherungen
  • Schäden
  • Reparaturen
  • Rückgaben

Bei den meisten Unternehmen kommen für all diese Punkte bezüglich der Kosten im Fuhrpark unterschiedliche Systeme zum Einsatz. Nur einige Möglichkeiten für Programme sind hier Excel, Access, diverse Tabellenverarbeitungsprogramme, ERP- und Buchhaltungssysteme, Plattformen und Programme von Drittanbietern. Dazu gehören Programme, wenn es um das Leasing, um Versicherungen und Tankkartenanbieter geht, die häufig von Drittanbietern bereitgestellt werden. Die Erfassung und Verarbeitung der Daten zu aussagekräftigen Berichten und Auswertungen im Fuhrpark stellt für die meisten Fuhrparkleiter einen hohen Aufwand dar. Eine tagesaktuelle Auswertung ist in den seltensten Fällen möglich. Das bedeutet, dass ein sehr hoher Zeitaufwand vorhanden ist, den Fuhrparkleiter nicht unterschätzen sollten. Meist ist der genaue Zeitaufwand nicht abzuschätzen, da die Flottengröße entscheidend ist. Es gibt viele Fuhrparkleiter, die ihre Berichte und Auswertungen gerade durch den hohen Arbeitsaufwand nicht wirklich im Blick haben. Das erhöht aber die Kosten im Fuhrpark und sorgt dafür, dass wichtige Informationen möglicherweise übersehen werden.

Herausforderungen für Fuhrparkleiter in der Praxis

Viele verschiedene Datenquellen in unterschiedlichen Formaten erfordern einen hohen zeitlichen Aufwand in Bezug auf Auswertungen und Berichte. Neben dem enormen Zeitaufwand ist technisches Know-How erforderlich, um die Konsolidierung von Daten und die Erstellung der Berichte umzusetzen. Dieses Wissen ist genau wie die für die Aufgaben erforderliche Zeit nicht immer vorhanden. Dynamische und tagesaktuelle Auswertungen sind mit besonderen Schwierigkeiten verbunden, weil dies meist aufwändigere Programmierung erfordert und mit einer hohen Fehleranfälligkeit verbunden ist. In der Praxis haben wir daher verschiedene Herausforderungen, wenn es um Berichte und Auswertungen im Fuhrpark geht. Es wundert daher nicht, dass viele Fuhrparkmanager diese Aufgabe eher unzureichend oder gar nicht im Alltag übernehmen. Alternativen in Bezug auf die möglichen Berichte und Auswertungen sind damit dringend erforderlich, um Handlungsfähig zu bleiben.

Alternativen zur klassischen Arbeitsweise im Fuhrpark

In grösseren Organisationen erstellen IT-Verantwortliche häufig Makros und kleinere Programme, die Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen. Dies ist zwar besser als nichts, jedoch nicht ideal für den Fuhrparkleiter. Im Falle einer Veränderung von Daten, Systemen oder Anforderungen sind besonders aufwändige Anpassungen erforderlich.

Einige Anbieter von sogenannten Business-Intelligence Systemen bieten die Integration von Fuhrparkdaten an und erlauben die Visualisierung von Daten. Neben der Tatsache, dass diese Systeme mit hohen Kosten verbunden sind und Reports immer noch selbst erstellt werden müssen, decken BI-Systeme ausschliesslich den Reportingteil ab. Die operative Fuhrparkverwaltung muss nach wie vor mit Excel und ähnlichen Programmen erfolgen. Der gewonnene Mehrwert ist damit am Ende relativ gering und die höheren Kosten sind nicht zu unterschätzen.

Eine weitere Alternative für Berichte und Auswertungen im Fuhrpark ist die Arbeit mit Avrios. Mit Avrios lässt sich der Fuhrpark zeitsparend und besonders effizient verwalten, während die Software alle relevanten Daten innerhalb der Plattform speichert und verarbeitet. In einem umfassenden Bericht stellt die Avrios Plattform dem Nutzer dynamische Berichte und Auswertungen zur Verfügung, um stets in der Lage zu sein, die richtigen Entscheidungen auf einer soliden Datenbasis zu treffen. Die Berichte und Auswertungen sind darüber hinaus tagesaktuell, wodurch Entscheidungen auf Basis aktuellster Daten getroffen werden.

Fazit: Berichte und Auswertungen im Fuhrpark effizient umsetzen

Die Auswertung von Daten, Zahlen und der Nutzung der Flotte ist für den Fuhrparkleiter von besonderer Bedeutung. Diese Zahlen unterstützen bei allen wichtigen Entscheidungen. Ohne aktuelle Daten und Zahlen fällt es schwer, Kosten im Blick zu behalten und einen Überblick zu haben. Sie können Berichte und Auswertungen im Fuhrpark nutzen, ohne viel Zeit für die Zusammenstellung der Daten zu verschwenden. Bei Nachfrage der Geschäftsführung legen Sie direkt passende Zahlen vor. Es handelt sich hierbei um einen klassischen Zeitfresser im Fuhrpark, der sich mit moderner Technik deutlich schneller umsetzen lässt. Wir von Avrios glauben daran, dass mit einer zentralen und intelligenten Lösung das Fuhrparkmanagement insgesamt einfacher umzusetzen ist. Hier können Sie sich für Ihren kostenlosen Account anmelden und mit uns in die Zukunft des Fuhrparkmanagements durchstarten – mit einem Klick erhalten Sie alle relevanten Berichte und Auswertungen für Ihren Fuhrpark!

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