Gestion administrative de la flotte : les documents et processus à maîtriser

Carte grise à établir pour les nouvelles voitures, renouvellement du contrôle technique de certains véhicules, contrat de leasing approchant de son terme, avis de contravention à attribuer au conducteur concerné… La gestion administrative de la flotte d’entreprise peut rapidement devenir chronophage pour un gestionnaire de parc. Plus le nombre de véhicules est important, plus les documents, les échéances et les tâches se multiplient. Sans solution associant centralisation et automatisation, le risque d’oubli ou d’erreur augmente également. Vous trouverez dans cet article les principaux documents et processus indispensables à maîtriser pour disposer d’une gestion de parc automobile plus fiable, efficace et libérant le temps du gestionnaire de flotte.

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Les documents administratifs essentiels par véhicule

La gestion administrative d’une flotte passe par la constitution pour chaque véhicule d’un dossier complet comprenant toutes les données nécessaires à son suivi.

Carte grise et documents d’identification du véhicule

Le certificat d’immatriculation est le document légal donnant au véhicule son identité et le droit de circuler dans l’espace public. Ce document, émis par l’Agence nationale des titres sécurisés (ANTS ou France Titres), est exigé lors de contrôles routiers et dans de nombreuses procédures (sinistres, assurances, ventes), où il est demandé : le numéro d’immatriculation, la date de première mise en circulation, le nom du propriétaire, ainsi que des informations techniques sur le véhicule.

Assurance et documents liés aux sinistres

Le gestionnaire doit impérativement conserver les informations relatives à l’assurance de chaque véhicule : contrat, coordonnées de l’assureur, garanties et échéances. Rappelons que l’assurance concerne le véhicule et non le conducteur. Lors d’un sinistre, carte grise et attestation d’assurance sont les deux éléments qui permettent de gérer le constat (d’accident ou de sinistre sans tiers), de sa survenue jusqu’à sa résolution.

Contrôle technique, entretien et maintenance

La gestion administrative de la flotte inclut aussi tous les documents permettant de suivre l’état du véhicule et les opérations réalisées au cours de sa vie. Il est utile de conserver, notamment :

• les rapports de contrôle technique. Ceux-ci ont un caractère réglementaire et doivent être effectués quatre ans après la première mise en circulation, puis tous les deux ans. Ils peuvent être exigés lors d’un contrôle ou d’un sinistre ;
• les factures d’entretien. S’il n’existe pas d’obligation légale d’une fréquence de l’entretien d’un véhicule, un incident ou un accident peuvent amener l’assureur ou la justice à vérifier qu’une maintenance régulière est bien réalisée ;
• l’historique des réparations effectuées comme les interventions sur les pneumatiques ;
• l’historique de maintenance ;
• les justificatifs associés aux différentes interventions…

Ce suivi et la mise en place d’alertes permettent au gestionnaire de connaître immédiatement l’historique d’un véhicule et de préparer les prochaines échéances.

Contrats de leasing, LLD et financement

Les contrats représentent une autre composante importante des documents de flotte automobile. Pour un véhicule en LLD (location longue durée) ou en leasing, le gestionnaire doit pouvoir retrouver la date de début du contrat, sa durée, le kilométrage prévu, la date de restitution et les différentes conditions financières. Une fin de contrat non anticipée peut entraîner des difficultés opérationnelles : véhicule à remplacer dans l’urgence, dépassement kilométrique ou restitution préparée trop tardivement, avec des pénalités à la clé. Globalement, cette gestion des documents essentiels doit être directement reliée à un suivi des échéances et à des alertes systématiques qui libèrent le responsable.

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Suivre les échéances : contrôle technique, leasing, assurance

Conserver les documents administratifs de manière centralisée est un impératif. Toutefois, cela n’est qu’une partie de la gestion administrative de la flotte. Le responsable doit pouvoir être aidé dans le suivi administratif de chaque véhicule. Si ce n’est pas le cas, le risque est grand d’erreurs et d’oublis d’échéances, qui peuvent avoir des répercussions financières ou légales problématiques.

Pourquoi un suivi sur Excel atteint vite ses limites

Gérer une flotte de véhicules sur des tableurs est une solution apparemment économique et rationnelle. Il est possible d’inclure dans un tableau la date d’un contrôle technique ou d’une fin de contrat de leasing par exemple. Mais cela comporte de nombreuses limites, outre le temps consacré à la saisie des nombreuses données. Il faut suivre au quotidien :

• les dates des contrôles techniques ;
• l’entretien ;
• les renouvellements d’assurance ;
• les échéances de contrats ;
• les fins de leasing ou de LLD ;
• les restitutions ;
• certains documents liés aux conducteurs, comme les permis de conduire.

Le tableur n’effectue pas d’ alerte ni de rappels automatiques. Il reste également limité dans sa capacité de traiter de nombreux dossiers constitués de nombreuses informations à mettre en relation. Enfin, il n’offre pas une visibilité immédiate au gestionnaire des enjeux immédiats ni des véhicules sur lesquels intervenir.

Automatiser les alertes et les tâches

Pour chaque échéance, il est utile de disposer des informations suivantes : la date de l’échéance ou sa fréquence, le véhicule concerné et son immatriculation, le responsable de l’action, les documents administratifs nécessaires, le délai d’anticipation et le statut du dossier. Par exemple, une fin de contrat de leasing peut déclencher plusieurs tâches plusieurs mois avant la restitution : analyser le kilométrage, décider du renouvellement, commander le futur véhicule, puis organiser la restitution… Un logiciel de gestion de flotte permet d’optimiser les processus en automatisant les rappels. Avrios centralise les données des véhicules et automatise notamment le suivi des contrôles, de la maintenance et des échéances contractuelles. La plateforme permet également d’attribuer automatiquement certains documents et factures aux véhicules concernés.

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Gestion des amendes et PV de la flotte

La gestion des amendes d’une flotte constitue un processus administratif particulièrement chronophage, notamment lorsque plusieurs conducteurs utilisent successivement les véhicules. Chaque avis de contravention doit être rapproché du véhicule, puis du conducteur concerné avant d’être traité et archivé.  La solution de gestion de flotte Avrios vous simplifie la tâche et vous permet de gagner du temps dans la prise en compte des contraventions.

Standardiser le processus de gestion des PV

Une bonne gestion des amendes de flotte repose sur un processus identique pour chaque dossier :

• identification du véhicule ;
• recherche et identification du conducteur concerné ;
• traitement ou désignation ;
• archivage et clôture du dossier.

Cette standardisation évite qu’un avis soit oublié dans une boîte e-mail ou traité deux fois par différents collaborateurs.

Identifier rapidement le véhicule et le conducteur

Lorsqu’une contravention est adressée à l’entreprise, le gestionnaire doit retrouver plusieurs informations : immatriculation, date de l’infraction, conducteur affecté au véhicule et informations nécessaires au traitement du dossier. À l’échelle d’une flotte de plusieurs centaines de véhicules, le traitement des amendes peut donc représenter une charge administrative importante.  La centralisation des données véhicules et conducteurs, rendue possible par la plateforme Avrios, permet de simplifier grandement la procédure : vous accédez directement et immédiatement à l’identification du véhicule et de son conducteur au moment des faits justifiant l’amende. Une fois que le conducteur concerné est identifié en interne, la solution de gestion de flotte Avrios propose une connexion directe avec le site de l’ANTAI, l’Agence nationale de traitement automatisé des infractions. Cela permet d’effectuer en un clic la désignation du conducteur, de consulter des informations sur le dossier, d’introduire éventuellement une contestation et de soumettre l’amende au conducteur. L’ANTAI enverra alors, sous 45 jours, un courrier au conducteur lui demandant de régulariser la contravention.

Conserver un historique des contraventions

Le gestionnaire doit également pouvoir savoir où en est chaque dossier. Il doit archiver conserver la date de réception, ainsi que les informations relatives à la contravention : véhicule, conducteur, date de transmission des informations à l’ANTAI… Cette traçabilité améliore à la fois la gestion des PV de flotte et le suivi administratif global.

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Avrios : moins de paperasse, plus de visibilité sur votre flotte

Disposer de la bonne information au moment où une décision ou une action doit être prise : voilà ce que propose Avrios aux gestionnaires de flotte d’entreprise. Les données véhicules, conducteurs, contrats et coûts sont centralisées sur une plateforme unique. L’ensemble des documents importants peut être associé aux véhicules ; les tâches à effectuer ainsi que des rappels intelligents permettent d’anticiper et de suivre plus facilement les échéances et processus administratifs. Avec une solution de gestion administrative de la flotte comme Avrios, un gestionnaire peut ainsi maîtriser les documents de la flotte automobile, le suivi des contrats, la gestion des sinistres et la gestion des amendes de la flotte, en réduisant au maximum les risques d’oubli et d’erreurs.