Externaliser ou internaliser la gestion de votre flotte automobile : le comparatif

Gestion des véhicules, contrats, entretiens, sinistres, factures, carburant, conducteurs… Plus un parc automobile se développe, plus son administration mobilise du temps et des ressources. Assez rapidement se pose donc la question aux responsables de l’entreprise : est-il plus intéressant de confier ces tâches à une société de gestion de flotte ou, au contraire, de conserver cette compétence en interne ?

Externaliser permet de déléguer une partie importante des opérations et de réduire la masse salariale dédiée à la gestion de la flotte. Mais, a contrario, gérer son parc automobile en interne offre davantage de maîtrise et de souplesse. La gestion de flotte digitale a en effet changé la donne. Grâce à un logiciel dédié, il devient possible avec une solution de gestion de flotte en interne d’automatiser de nombreuses tâches tout en conservant le contrôle des données, des fournisseurs, des coûts et des décisions stratégiques.

Coût, charge de travail, expertise, contrôle des données : voici les principaux critères à comparer avant de choisir la solution la mieux adaptée.

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Gestion externalisée : avantages et limites

Externaliser consiste à confier tout ou partie de la gestion de son parc automobile à une entreprise spécialisée. Une société de gestion de flotte peut prendre en charge aussi bien les opérations administratives que les relations avec les différents fournisseurs.

Que peut-on externaliser dans la gestion d’une flotte automobile ?

Le périmètre varie fortement d’un prestataire à l’autre. L’externalisation peut notamment concerner :

●      les commandes et restitutions de véhicules de location ;

●      la gestion des contrats de location ou de leasing ;

●      l’entretien et la maintenance ;

●      le traitement des sinistres ;

●      les cartes carburant ou de recharge ;

●      le suivi des factures ;

●      les renouvellements de véhicules ;

●      les documents administratifs ;

●      le reporting et le suivi des coûts.

Quels sont les avantages d’une société de gestion de flotte ?

Le premier avantage est évident : réduire la charge administrative interne. L’entreprise dispose d’un interlocuteur chargé de coordonner une partie des opérations quotidiennes. Cette solution peut être particulièrement intéressante lorsqu’aucun gestionnaire de flotte n’est disponible en interne ou lorsque cette responsabilité est répartie entre plusieurs services. L’externalisation donne également accès à une expertise spécialisée. Le prestataire connaît les procédures de gestion de parc automobile, les fournisseurs et les principaux enjeux opérationnels.

Quels sont les inconvénients d’une gestion de flotte externalisée ?

Cette simplicité a cependant un coût. Aux dépenses directement liées aux véhicules viennent s’ajouter les honoraires ou frais de gestion du prestataire. Pour apprécier la pertinence financière de l’externalisation, il est donc nécessaire de raisonner en coût total de gestion de la flotte et non uniquement en coût par véhicule. Un deuxième point mérite l’attention : le niveau de contrôle conservé par l’entreprise. Une trop grande dépendance de l’entreprise à son prestataire sur un élément aussi stratégique que sa flotte automobile réduit ses marges de manœuvre et ses capacités de décisions.

Des limites peuvent également apparaître lors d’un changement de prestataire. La récupération des données, la migration des historiques ou la modification des processus représentent alors des sujets sensibles. Enfin, un prestataire externe ne possède pas toujours la même connaissance des besoins opérationnels qu’un gestionnaire travaillant quotidiennement au sein de l’entreprise. L’externalisation apporte donc de la simplicité, mais peut réduire l’autonomie.

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Gestion internalisée avec un logiciel dédié : ce qu’il faut savoir

C’est une tout autre organisation qui prévaut, lorsque la gestion de flotte est internalisée dans une entreprise.

Des solutions innovantes, bien loin des tableaux Excell

Une solution de flotte digitale permet désormais de centraliser les principaux processus sur une seule plateforme.

Le gestionnaire peut notamment regrouper avec une solution interne :

●      les véhicules et leurs caractéristiques ;

●      les conducteurs et les affectations ;

●      les contrats ;

●      les factures ;

●      les coûts ;

●      les kilométrages ;

●      la maintenance ;

●      la gestion des sinistres ;

●      les consommations ;

●      la gestion des échéances…

Garder la maîtrise des décisions

L’atout majeur d’une gestion internalisée est de conserver le contrôle. L’entreprise décide directement, sans filtre, de sa politique automobile, de ses fournisseurs, de ses renouvellements ou encore de ses arbitrages budgétaires. Le responsable de flotte dispose directement des informations nécessaires pour analyser la situation et peut prendre ses décisions en fonction des besoins réels de l’entreprise. Ce point peut être particulièrement critique lorsqu’il faut piloter des transformations stratégiques, comme l’électrification du parc ou la réduction du TCO.

Conserver la maîtrise de ses données de flotte

La qualité des données est l’un des principaux enjeux du fleet management. Véhicules, conducteurs, contrats, factures, entretien, kilométrages… : lorsque ces informations sont dispersées dans différents fichiers ou détenues par plusieurs prestataires, obtenir une vision complète de la flotte peut devenir difficile. Un logiciel de gestion de flotte permet au contraire de tout centraliser et de traiter rapidement d’innombrables informations. Cette approche est particulièrement intéressante pour les entreprises multisites, qui peuvent utiliser une même base tout en donnant différents niveaux d’accès aux collaborateurs. L’entreprise reste ainsi maître de son organisation en conservant l’historique nécessaire au pilotage du parc.

Mieux contrôler les coûts et le TCO

La centralisation facilite également le suivi financier. Finie l’analyse segmentée des différentes données, comme les loyers, les dépenses de carburant, les assurances, les réparations, etc. Le gestionnaire peut rapprocher les différentes dépenses et obtenir une vision immédiate et réaliste du TCO de la flotte automobile. Grâce à la gestion de flotte digitale, il devient alors plus facile de comparer deux véhicules, de détecter un coût inhabituel ou d’identifier les catégories de dépenses sur lesquelles agir. Toute une partie de la gestion administrative est ainsi allégée, l’essentiel du travail du responsable du parc pouvant davantage être consacré au pilotage et à la stratégie.

L’automatisation des tâches répétitives

Une partie des tâches autrefois confiées à une société externe peut aujourd’hui être automatisée :

●      rappels d’échéances ;

●      suivi des contrats ;

●      traitement et classement de documents ;

●      gestion des factures ;

●      tableaux de bord ;

●      reporting ;

●      workflows administratifs…

Quels sont les prérequis d’une gestion internalisée ?

Cette solution n’est toutefois pas totalement dépourvue de contraintes. Le déploiement d’un nouvel outil nécessite de structurer les processus en amont, d’importer les données existantes et de former les collaborateurs concernés. Mais cet effort est principalement concentré lors de la mise en place. Une fois le système opérationnel,l’automatisation et la centralisation ont précisément pour objectif de limiter les ressaisies et les tâches manuelles, ceci avec un personnel réduit. Cela débouche sur une solution fluide, peu chronophage, et très performante.

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Quel modèle choisir selon la taille de votre flotte ?

Le nombre de véhicules constitue un critère important, mais il ne suffit pas à lui seul pour déterminer la meilleure organisation. Une flotte de 50 véhicules répartis sur plusieurs établissements peut être plus complexe à gérer qu’un parc deux fois plus important situé sur un site unique. Il faut donc également considérer :

●      le nombre de conducteurs ;

●      la diversité des véhicules ;

●      le nombre de sites ;

●      les types contrats utilisés (locations et conditions de chaque contrat, achat…) ;

●      les fournisseurs ;

●      le kilométrage effectué par véhicule ;

●      le nombre de factures ;

●      la fréquence des sinistres ;

●      les ressources internes disponibles…

Dans la majorité des cas, une solution mixte est la plus efficace à la fois opérationnellement et économiquement. Ainsi, la solution Avrios peut être complétée par l’intervention d’une société externe sur certaines tâches spécifiques.

Gestion externalisée ou logiciel de gestion de flotte : le comparatif

La taille de la flotte constitue un indicateur important dans le choix d’une solution, mais elle ne doit jamais être le seul critère de décision. Le nombre de sites, de conducteurs, de contrats et de fournisseurs, mais aussi la disponibilité des équipes internes, peuvent fortement modifier l’équation. Le tableau suivant propose d’identifier le modèle de gestion généralement bien adapté à chaque niveau de parc. 

Plus la flotte grandit, moins l’opposition entre internalisation et externalisation semble pertinente. Pour les parcs intermédiaires et importants, le modèle le plus efficace consiste souvent à conserver en interne les données, le pilotage du TCO et les décisions stratégiques, tout en externalisant certaines opérations spécialisées. Une solution de gestion de flotte comme celle que propose Avrios permet précisément d’organiser ce modèle hybride : l’entreprise garde la maîtrise de son parc tout en automatisant une partie des tâches administratives et en faisant appel à des partenaires lorsque leur expertise apporte une réelle valeur ajoutée. 

Vous souhaitez évaluer concrètement quel modèle correspond à votre parc ? Planifiez une démonstration gratuite en fonction des caractéristiques de votre flotte.       

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FAQ 

Faut-il externaliser la gestion de sa flotte automobile ?

L’externalisation peut être pertinente lorsqu’une entreprise dispose de peu de ressources internes ou souhaite déléguer une large partie des opérations quotidiennes. Mais avec une solution de gestion de flotte digitale comme Avrios le propose, il est possible de gérer la gestion en interne tout en automatisant les tâches administratives et le suivi des échéances.

Quels sont les avantages de l’internalisation de la gestion de flotte ?

Internaliser permet de conserver la maîtrise des données, des coûts, des fournisseurs et des décisions stratégiques liés au parc automobile. Avec un logiciel de gestion de flotte comme Avrios, l’entreprise peut également automatiser de nombreux processus, centraliser ses informations et suivre son TCO sans dépendre d’un prestataire pour accéder à ses données.

Quels sont les avantages de l’externalisation de la gestion de flotte ?

L’externalisation permet de réduire la charge administrative interne et de bénéficier de l’expertise d’une société de gestion de flotte. En contrepartie, elle implique généralement des frais récurrents et peut créer une dépendance vis-à-vis du prestataire pour le reporting, les données ou certains processus.

À partir de combien de véhicules peut-on utiliser un logiciel de gestion de flotte ?

Il n’existe pas de seuil unique. La complexité du parc compte autant que sa taille : nombre de conducteurs, de contrats, de sites ou de fournisseurs. Une solution comme Avrios peut ainsi être utilisée aussi bien pour structurer une petite flotte que pour centraliser et piloter un parc automobile beaucoup plus important.

Peut-on gérer une grande flotte automobile en interne ?

Oui, à condition de disposer de processus structurés et d’outils adaptés. Un logiciel de gestion de flotte permet notamment de centraliser les véhicules, les conducteurs, les contrats et les coûts, d’automatiser certaines tâches et de disposer de tableaux de bord pour piloter plus efficacement le parc.

Peut-on externaliser seulement une partie de sa gestion de flotte ?

Oui. Une entreprise peut, par exemple, conserver en interne les données, les budgets, le reporting et les décisions stratégiques tout en confiant certaines opérations à des prestataires spécialisés. Avrios s’intègre bien dans ce modèle hybride en fournissant une plateforme centrale pour conserver la visibilité et le contrôle sur l’ensemble de la flotte.

Comment Avrios facilite-t-il l’internalisation de la gestion de flotte ?

Avrios centralise les données des véhicules, conducteurs, contrats et coûts sur une même plateforme et automatise de nombreuses tâches récurrentes, comme les rappels d’échéances ou le traitement de certains documents. L’entreprise conserve ainsi la maîtrise de son parc tout en réduisant le travail administratif et en disposant d’informations fiables pour prendre ses décisions.