Gestion de flotte transport et logistique : les enjeux spécifiques du secteur

La gestion de flotte présente des contraintes bien particulières dans le secteur du transport et de la logistique. Les entreprises doivent souvent piloter un volume important de véhicules, répartis sur plusieurs sites, avec des kilométrages élevés, une forte rotation et de nombreux chauffeurs. Le responsable de la gestion du parc doit pouvoir suivre simultanément les véhicules, les chauffeurs, les contrats, les factures, les consommations, les entretiens, les sinistres et les échéances réglementaires. Une solution digitale centralisée peut alors aider l’entreprise à structurer ses processus dans l’administration de sa flotte. Avec un logiciel de gestion de flotte comme Avrios, le responsable dispose d’une plateforme centrale de planification et de suivi des véhicules qui lui permet de répondre aux enjeux considérables auxquels il est confronté.

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Les défis d’une flotte de transport à grande échelle

Plus une flotte grandit, plus sa gestion devient complexe. Dans le transport et la logistique, cette complexité est renforcée par la fréquence d’utilisation des véhicules et le nombre d’informations à suivre.

Gérer un volume important de véhicules et de données

Le responsable d’une flotte spécialisée dans le transport et la logistique doit gérer des dizaines, voire des centaines de véhicules : utilitaires, voitures de service, poids lourds ou véhicules spécialisés. Pour chacun, le gestionnaire doit suivre plusieurs données : les contrats de location ou de financement, par exemple.

• le kilométrage et la consommation de carburant ;
• l’historique de la maintenance ;
• les éventuelles réparations ;
• les possibles sinistres, chronophages en formalités ;
• les documents administratifs ;
• l’affectation des conducteurs…

Faire appel à une société de gestion de flotte ou utiliser une plateforme centralisée permet de disposer d’une base commune. Avrios regroupe notamment les fiches véhicules, contrats, documents, kilométrages, consommations et coûts afin de faciliter le pilotage quotidien.

Piloter une flotte multisite sans perdre la visibilité globale

Les entreprises de transport et de logistique disposent fréquemment de plusieurs agences, dépôts ou plateformes. La gestion d’une flotte multisite pose alors plusieurs problèmes :

• pratiques différentes (horaires, formalités, personnels…) selon les sites ;
• fournisseurs locaux multiples ;
• risque d’un reporting hétérogène ;
• données parfois incomplètes ;
• visibilité réduite pour le gestionnaire central ; 
• gestion administrative plus compliquée : il faut centraliser les factures, les cartes carburant, les contrôles techniques ou les amendes provenant de multiples filiales ou agences…

Une solution centralisée ou le recours à une société de gestion de flotte permet de dépasser une pratique en silos, éclatée sur différents sites. Le gestionnaire peut ainsi rapidement comparer chaque site, homogénéiser les processus et disposer d’un reporting global tout en maintenant des droits d’accès adaptés à chaque organisation. La centralisation devient d’autant plus stratégique lorsque l’entreprise se développe.

Limiter les immobilisations des véhicules

Dans le secteur transport-logistique, un véhicule immobilisé peut rapidement désorganiser les opérations. Entretien, réparation, problèmes de pneumatiques, accident ou panne réduisent temporairement la disponibilité du parc. La maintenance préventive devient donc essentielle. Un logiciel de gestion de flotte dans le transport peut aider à planifier les entretiens, suivre les réparations et programmer des alertes avant les échéances. Avrios propose notamment des rappels automatiques pour les révisions, les rendez-vous d’entretien et les contrôles techniques.

Gestion des chauffeurs et conformité : un enjeu central

Dans toute flotte de véhicules, et spécialement dans le secteur du transport et de la logistique, les véhicules ne peuvent pas être gérés indépendamment des conducteurs : sites de prise en charge, de livraison, trajets… Tabler sur les connaissances et les habitudes des chauffeurs est souvent gage d’un meilleur service. Le responsable doit savoir qui utilise quel véhicule et disposer d’informations fiables sur les affectations.

Suivre les conducteurs et leurs documents

La gestion des chauffeurs peut inclure :

• affectation véhicule-conducteur ;
• historique d’utilisation du véhicule ;
• gestion du chronotachygraphe : vérification des horaires de conduite ; 
• permis de conduire. La vérification des permis constitue notamment un point important de la gestion des risques. Avrios propose un processus automatisé : rappels automatiques et de suivi des documents à renouveler ;
• historique et gestion des sinistres et des infractions ;
• documents administratifs.

Sécuriser la conformité de la flotte

La conformité d’une flotte concerne également les véhicules :

• assurance ;
• entretien ;
• contrôle technique ;
• échéances contractuelles ;
• niveau des émissions en CO2 ;
• type de motorisation (essence, diesel, hybride, électrique) en rapport avec les règlements environnementaux (LOM, loi Climat et Résilience et autres).

Le gestionnaire doit avoir la possibilité de repérer rapidement les informations manquantes ou les dates importantes. Les tableaux de bord et alertes réduisent le risque d’oubli et améliorent la traçabilité des démarches.

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Comment optimiser les coûts d’une flotte de transport ?

La maîtrise financière est l’un des principaux enjeux de la gestion de flotte dans le transport et la logistique Dans le secteur logistique, les kilométrages élevés amplifient notamment l’impact des consommations et des coûts de maintenance.

Suivre le carburant et les consommations

Le carburant représente un poste de dépense particulièrement important. Il est donc indispensable de suivre, pour chaque véhicule :

• la consommation par véhicule ;
• l’évolution du coût dans le temps ;
• le kilométrage ;
• coût au kilomètre.

Une analyse régulière permet de détecter rapidement les anomalies, de chercher à les comprendre. Il peut s’agir d’un problème matériel, de trajets non optimisés ou de conduites peu économes, autant de problèmes qu’il est possible de résoudre. La solution logicielle d’Avrios propose notamment un suivi des consommations, kilométrages et émissions directement dans ses tableaux de bord.

Piloter le TCO de chaque véhicule

Le prix d’achat ou le loyer d’un véhicule ne suffit pas à en mesurer le coût réel. La gestion de flotte de transport doit idéalement s’appuyer sur le TCO — Total Cost of Ownership ou coût total de possession. Celui-ci peut intégrer, pour chaque voiture ou poids lourd :

• son financement, leasing ou prix d’achat ;
• les consommations de carburant ;
• le coût de l’assurance ;
• les coûts d’entretien et de maintenance ;
• des réparations ;
• les sinistres ;
• la fiscalité ;
• les frais de gestion administrative.

Cette vision intégrale du coût permet de comparer plus justement deux véhicules et d’identifier ceux qu’il convient de remplacer. Avrios propose des tableaux de bord permettant de suivre les coûts par véhicule et le TCO afin de renforcer le pilotage financier.

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Pourquoi centraliser la gestion de flotte en transport et en logistique ?

Une entreprise de transport ou de logistique dispose de très nombreux véhicules. Leur gestion sur tableur Excel devient rapidement impossible, tant les données à prendre en compte sont nombreuses. Elle peut alors choisir de recourir à une société de gestion de flotte ou à une solution logicielle de gestion de flotte de transport. Une plateforme unique permet de transformer la gestion de flotte de transport en processus plus structuré, tout en en conservant la maîtrise, ce qu’une société extérieure ne permet pas.

Une source unique pour toute la flotte

Avec une plateforme centrale, le gestionnaire peut directement et instantanément disposer de toutes les données concernant :

• les véhicules ;
• les conducteurs ;
• les contrats ;
• les factures ;
• les documents importants ;
• l’analyse des coûts ;
• l’historique et les alertes de maintenance ;
• la sinistralité.

Cette centralisation améliore la qualité des données et facilite le reporting. Avrios permet également l’attribution automatique de certains documents et factures aux bons véhicules.

Automatiser les tâches répétitives

Le logiciel peut également automatiser différents processus :

• rappels d’entretien ;
• contrôles techniques ;
• échéances diverses ;
• gestion documentaire ;
• vérification de permis ;
• reporting et tableaux de bord réguliers…

Le gestionnaire peut ainsi consacrer davantage de temps à l’analyse des coûts et à l’optimisation du parc.

Faire évoluer la gestion avec la croissance de l’entreprise

Une entreprise de transport et de logistique peut rapidement voir sa flotte sensiblement augmenter et/ou multiplier ses implantations. Son système de gestion doit pouvoir suivre cette croissance sans entraîner une augmentation équivalente du travail administratif. C’est précisément l’intérêt d’une solution personnalisable, qui évolue avec l’entreprise et l’aide à gérer la scalabilité. 

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Avrios : une gestion centralisée adaptée aux grandes flottes 

Au-delà de la gestion d’un grand nombre de véhicules, l’enjeu d’une entreprise du transport et de la logistique est bien souvent de pouvoir développer son chiffre d’affaires. Cela passe par un agrandissement de sa flotte, une multiplication des sites et une augmentation des volumes. Réussir sa croissance sans perdre le contrôle des coûts, des conducteurs et de la conformité aux réglementations est alors un défi majeur. Avrios permet de centraliser les informations sur les véhicules, les conducteurs, les coûts et les obligations réglementaires, tout en automatisant une partie des tâches administratives. La plateforme inclut également des outils de reporting, de suivi du TCO et de gestion des entretiens. Souple et complète, la solution Avrios grandit avec vous, s’adaptant aux évolutions de l’entreprise. Avec Avrios, la gestion de flotte devient un véritable outil de pilotage de la performance.

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