Bei der Übergabe von einem Dienstwagen sind einige Details zu beachten – daher ist ein Fahrzeugübergabeprotokoll hier besonders hilfreich. Für Fuhrparkleiter erleichtert ein KFZ Übergabeprotokoll den Prozess, beugt Schwierigkeiten vor und sichert zusätzlich die passende Erstunterweisung. Schließlich muss bei der ersten Fahrzeugübergabe immer eine Einweisung in dieses stattfinden. Im Folgenden erfahren Sie alle Details rund um das Vorgehen und die Gründe für ein Fahrzeugübergabeprotokoll. Nicht zuletzt sind einige Inhalte unbedingt in das Protokoll einzutragen, damit es vollständig ist.
Was ist ein Fahrzeugübergabeprotokoll?
Es handelt sich bei einem Fahrzeugübergabeprotokoll um ein offizielles Dokument, welches bei der Übergabe von einem Dienstwagen ausgefüllt wird. Das Protokoll soll dabei unterstützen, die Fahrzeugübergabe sicher und vollständig zu gestalten. Das beinhaltet verschiedene Informationen, die abzufragen und einzutragen sind. Im Idealfall kommt dafür eine Vorlage zum Einsatz, damit die Fahrzeugübergabe möglichst einfach umsetzbar ist. In einem Fahrzeugübergabeprotokoll sollten neben dem Fahrer, dem Fahrzeug (inklusive Kennzeichen) auch der Kilometerstand, mögliche Schäden und vorhandenes Zubehör enthalten sein. Abzuhaken ist dabei, dass die Führerscheinkontrolle per Formular oder digital stattfand und eine Einweisung in das Fahrzeug erfolgt ist. Ein Fahrzeugübergabeprotokoll kommt in vielen Unternehmen mit Fuhrpark zum Einsatz. Gerade in Unternehmen mit Fahrzeugen, bei denen wechselnde Fahrer vorhanden sind, sollte eine passende Dokumentation nicht fehlen.
Fahrzeugübergabeprotokoll: Wichtige Details zur Übergabe von Dienstwagen
Das Fahrzeugübergabeprotokoll regelt sämtliche Details zur Übergabe von Dienstwagen. Dieses Vorgehen dient mit zur Absicherung des Unternehmens, der Fuhrparkverwaltung sowie zur Vorbeugung von Unfällen. Die Übergabe von Dienstwagen sollte daher einige Details beinhalten, um den Halterpflichten im Rahmen der Halterhaftung des Fahrzeughalters zu entsprechen und um mögliche Gefahrenquellen für Unfälle gering zu halten. Daher ist eine erste Einweisung in jedes Fahrzeug vorzunehmen, um hier an alle Details zu denken.
Bei der Fahrzeugübergabe ist es nicht nur entscheidend, dem Fahrer sein Fahrzeug näherzubringen und eine Einweisung durchzuführen. Darüber hinaus sollte ein möglichst allgemein gehaltenes Fahrzeugübergabeprotokoll verwendet werden. Daten wie der Kilometerstand des Fahrzeuges sind genauso wie mögliche Mängel festzuhalten, die hier vorhanden sind. Der gesamte Zustand des Fahrzeuges und eventuelle Besonderheiten sollten im Protokoll festgehalten sein, ganz egal ob es sich um einen Lkw oder um einen Pkw handelt, der in diesem Moment übergeben wird. Grundsätzlich unterstützt das Fahrzeugübergabeprotokoll dabei, dass ein sicheres und für den Straßenverkehr geeignetes Fahrzeug übergeben wird. Außerdem weiß der Fahrer, wie dieses zu bedienen ist, welche Besonderheiten es aufweist und kann auf diese Weise mit einem geringeren Unfallrisiko unterwegs sein. Fuhrparkverantwortliche sollten bei der Übergabe von Dienstwagen darauf achten, hier ein möglichst einheitliches Protokoll zu nutzen, um keine Details zu vergessen.
Mögliche Varianten einer Fahrzeugübergabe
Zu klären ist bei der Fahrzeugübergabe, wann und durch wen eine solche vorzunehmen ist. Gründe für eine Fahrzeugübergabe, bei der ein entsprechendes Protokoll erforderlich ist, wären beispielsweise die Übergabe von einem neuen Dienstwagen oder der Wechsel von einem solchen. Empfehlenswert kann es sein, wenn bei der Fahrzeugübergabe von einer Person das Fahrzeugübergabeprotokoll geführt wird und eine zweite Person die Einweisung in das Fahrzeug übernimmt. Natürlich können Fuhrparkleiter auch gleichzeitig Protokoll führen und die Einweisung bzw. die Übergabe vornehmen. In solchen Fällen ist besondere Vorsicht geboten, um hier zu verhindern, dass wichtige Punkte bei der Fahrzeugübergabe vergessen werden.
Mit Blick auf den Fuhrpark erfolgt die Fahrzeugübergabe durch den Fuhrparkverantwortlichen. Empfänger des Fahrzeuges ist dabei in der Regel der Fahrer. Es gibt im Fuhrpark verschiedene Konstellationen, die an dieser Stelle in Kurzform vorgestellt werden.
Die Fahrzeugübergabe erfolgt beispielsweise in diesen Fällen:
- Mitarbeiter erhalten einen zuvor bereits vertraglich zugesicherten Dienstwagen (ein neues Fahrzeug oder es findet ein Fahrzeugwechsel statt)
- Mitarbeiter erhalten ein Poolfahrzeug für einmalige Fahrten oder es wird ein Fahrzeug übergeben, welches von verschiedenen Mitarbeitern gefahren werden kann
- Fahrer des Unternehmens erhalten ein Fahrzeug (die Mitarbeiter sind als Fahrer angestellt)
Mit einem Blick auf die möglichen Konstellationen, wann es zu einer Fahrzeugübergabe kommt, ist es wichtig, die Übergabe zu dokumentieren. Andernfalls verlieren Fuhrparkverantwortliche sehr schnell den Überblick darüber, wer wann welches Fahrzeug erhalten hat. Kilometerstände, Fahrerdaten, gefahrene Strecken und eventuell schon vorhandene oder neue Mängel lassen sich nur festhalten, wenn eine passende Dokumentation in allen Bereichen erfolgt.
Wichtige Details zur Fahrzeugübergabe im Fuhrpark
Die Fahrzeugübergabe im Fuhrpark ist gezielt anzugehen, um keine wichtigen Details zu vergessen. Ein Fahrzeugübergabeprotokoll ist daher genauso Bestandteil der Fahrzeugübergabe wie eine Erstunterweisung in das Dienstfahrzeug. Die Fahrzeugübergabe kommt beispielsweise bei der erstmaligen Übergabe eines Fahrzeuges zum Einsatz. Auf diese Weise lassen sich die Unfallverhütungsvorschriften (UVV) wie erforderlich einhalten. Ein Fuhrparkleiter kann genau nachvollziehen, wer wann und in welchem Zustand ein Fahrzeug übergeben bekommen hat. Im Idealfall sind Themen wie die Prüfung des Führerscheins ebenfalls abgedeckt, um den Halterpflichten rechtsverbindlich zu entsprechen.
Folgende Details sind für den Fuhrpark besonders wichtig:
- Eine vollständige Erstunterweisung in das Dienstfahrzeug muss erfolgen
- Kilometerstände sind festzuhalten
- Mögliche Schäden sind zu dokumentieren (eventuell auch mit Foto)
- Eine Führerscheinprüfung sollte erfolgen
- Eventuell ist eine Tankkarte zu übergeben
- Eventuell vorhandenes Zubehör zum Fahrzeug ist zu prüfen und festzuhalten
- Das Dokument ist vom Fuhrparkleiter und vom Fahrer zu unterschreiben
- Eine Kopie sollte beiden Parteien zur Sicherheit zur Verfügung stehen
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So vereinfacht ein KFZ Übergabeprotokoll das Leben von Fuhrparkleitern
Fuhrparkleiter benötigen effiziente Strukturen im Fuhrpark, um die Vielfalt der täglichen Aufgaben zu erledigen. Ein Fuhrparkleiter ist im besten Fall genau darüber informiert, wer welches Fahrzeug für welche Strecke nutzt. Die Kontrolle von Führerscheinen zählt genau wie die Fahrerunterweisung nach UVV und die Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften mit zum Tagesgeschäft im Fuhrpark. In Betrieben mit wechselnden Fahrern bei den vorhandenen Fahrzeugen kann es sonst sehr schnell zu Unklarheiten kommen. Schäden werden vielleicht nicht genau erfasst und zugeordnet, zusätzliche Kosten fallen an. Insgesamt ist die gesamte Fuhrparkverwaltung übersichtlicher, wenn eine sehr gute Dokumentation aller wichtiger Arbeitsschritte vorhanden ist. Dazu gehört auch das KFZ Übergabeprotokoll. Eine Einführung und stetige Durchsetzung von einem KFZ Übergabeprotokoll ist damit aus verschiedenen Gründen sinnvoll im Fuhrpark.
Folgende Vorteile sind besonders zu beachten:
- Ein genauer Überblick über alle Fahrzeugbewegungen im Fuhrpark
- Vor allem bei der Nutzung von Poolfahrzeugen hilfreich
- Kosten lassen sich reduzieren
- Kilometerstände, Strecken und die Auslastung von Fahrzeugen lassen sich gut nachvollziehen
- Rechtliche Aspekte lassen sich einhalten (Einweisung in das Fahrzeug, Führerscheinprüfung)
- Schäden lassen sich genauer nachvollziehen
- Absicherung der Fuhrparkverantwortlichen in Bezug auf die Halterhaftung
- Die Fahrzeugübergabe lässt sich vereinfachen/ deutlich beschleunigen
Weitere Schritte für die erste Aushändigung eines Dienstwagens
Im Rahmen der Aushändigung eines Dienstwagens sind verschiedene Schritte laut Protokoll zu beachten, um spätere Komplikationen möglichst von Anfang an auszuschließen. Besonders wichtig ist dabei eine Checkliste, die beim KFZ Übergabeprotokoll zu beachten ist. Auf diese Weise lassen sich Schäden nicht nur im Hinterkopf behalten, sondern es findet eine tatsächlich Dokumentation von diesen statt. Dadurch ist es später mit geringerem Zeitaufwand möglich, sich um diese Punkte zu kümmern, was klar von Vorteil ist. Bei jeder Übergabe von einem Dienstwagen sollten sich Fuhrparkverantwortliche zur Vereinfachung der Aufgaben an das Fahrzeugübergabeprotokoll und die damit verbundene Checkliste halten. So ist sicher, dass alles protokolliert ist. Alle Fahrer sollten wissen, wie das Fahrzeug funktioniert, wie sich Unfälle vermeiden lassen und worauf es in diesem Zusammenhang ankommt.
Nicht zuletzt ist bei der Fahrzeugübergabe im besten Fall auf eine Car Policy sowie auf einen Dienstwagenüberlassungsvertrag zu achten, je nachdem welcher Fall vorliegt. Die UVV ist einzuhalten, Regeln zur Nutzung sollten klar definiert sein. Hilfreich ist in diesem Zusammenhang unser E-Book zum Thema Checkliste Car Policy. Das KFZ Übergabeprotokoll ist daher in verschiedene Schritte unterteilt, die eine bessere, schnellere und zusätzlich sichere Übergabe von Fahrzeugen zur Folge haben. Einfacher ist es, diese Aufgaben digital mit einer Fuhrparkmanagement Software umzusetzen. Dadurch vergessen Fuhrparkleiter keinen Arbeitsschritt mehr. Insgesamt ist viel weniger Zeit für die einzelnen Aufgaben aufzuwenden.
Häufige Fragen zum Fahrzeugübergabeprotokoll
1. Wann ist ein Fahrzeugübergabeprotokoll sinnvoll?
Sinnvoll ist ein Fahrzeugübergabeprotokoll immer dann, wenn im Fuhrpark ein Fahrzeug an einen neuen Fahrer übergeben wird. Es kann sich um die einmalige Übergabe von Poolfahrzeugen genau wie um die Übergabe von einem neuen Dienstwagen handeln. Bei Fahrern, die beim Unternehmen angestellt sind, ist das Protokoll ebenfalls sinnvoll. Außerdem ist das Protokoll beim Kauf und Verkauf von Fahrzeugen auszufüllen.
2. Kann ein Fahrzeugübergabeprotokoll digital ausgefüllt werden?
Die digitale Variante von einem Fahrzeugübergabeprotokoll ist sinnvoll, um noch mehr Sicherheit bei der Durchführung zu erreichen. So lassen sich alle Punkte abhaken und es fällt nicht so leicht, wichtige Details zu vergessen.
3. Was ist bei einem KFZ Übergabeprotokoll zu prüfen und einzutragen?
Neben dem Fahrzeugtypen, dem Fahrer und dem Kennzeichen des Fahrzeuges ist der Zustand von diesem genau zu dokumentieren. Schäden sind festzuhalten, enthaltene Dokumente oder zusätzliche Teile sind zu dokumentieren. Außerdem sollte der gesamte Zustand des Fahrzeuges mit Blick auf die Sicherheit im Straßenverkehr genau geprüft werden.
Zusätzlich ist es empfehlenswert, die Führerscheinkontrolle und die Fahrerunterweisung nach UVV direkt in das KFZ Übergabeprotokoll einzubauen. Eine Checkliste und ein Vordruck des Protokolls helfen dabei, keinen Punkt zu vergessen.
Zusätzliche Infos zum Fahrzeugübergabeprotokoll
- Erstunterweisung bei Dienstfahrzeug
- Fuhrparkmanagement Software: Bedeutung von Compliance
- Compliance in internationalen Fuhrparks
- Dienstwagenrichtlinie im Fuhrpark: Worauf kommt es an?
- KFZ-Überlassungsvertrag: Wichtige Inhalte im Fuhrpark
- Elektronische Führerscheinkontrolle
- Fahrzeughalter
- Compliance
- Ebook Übergabeprotokoll für Dienstwagen
- Ebook Checkliste zur Erstellung Ihrer Car Policy