KFZ-Überlassungsvertrag: Wichtige Inhalte im Fuhrpark

Juli. 17, 2023

Immer wieder ist im Fuhrpark von einem KFZ-Überlassungsvertrag die Rede, wenn es um Regelungen rund um den Gebrauch der Fahrzeuge der Flotte geht. In diesem Vertrag sind wichtige Bedingungen rund um die Überlassung von einem Dienstfahrzeug an den Fahrer geregelt. Im Fuhrpark kommt es darauf an, genau definierte Regeln und Vorgaben zu haben, sodass einem Missbrauch der Fahrzeuge vorgebeugt wird. Im Folgenden erfahren Sie, welche wichtigen Inhalte ein KFZ-Überlassungsvertrag enthalten sollte, um von großem Nutzen für den Fuhrpark zu sein.

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein KFZ-Überlassungsvertrag?
- KFZ-Überlassungsvertrag oder Dienstwagenrichtlinie – gibt es Unterschiede?
Die 10 wichtigsten Vertragsinhalte für die Flotte
- Ergänzende Punkte für den Überlassungsvertrag
- Warum ist ein KFZ-Überlassungsvertrag Muster interessant?
Fazit: KFZ-Überlassungsvertrag zur Sicherheit einsetzen
Zusätzliche Infos zum Kfz-Überlassungsvertrag & Co.

Was ist ein KFZ-Überlassungsvertrag?

Es handelt sich bei einem KFZ-Überlassungsvertrag um eine allgemeine Regelung zwischen dem Unternehmen und allen Mitarbeitern. In einem solchen Vertrag wird festgelegt, welche Mitarbeiter einen Dienstwagen erhalten. Außerdem wird festgehalten, welche Bedingungen mit der Nutzung verknüpft sind, beispielsweise ob das Fahrzeug privat nutzbar ist und wer Kosten für Wartung und andere anfallende Ausgaben trägt. Die allgemeine Regelung ist nicht an individuelle Fahrer gerichtet, kann aber durch eine individuelle Regelung in Form von einem Dienstwagenüberlassungsvertrag ergänzt werden. Durch einen KFZ-Überlassungsvertrag schützen sich Unternehmen vor der missbräuchlichen Verwendung der Fahrzeuge und legen fest, wer wann und in welchem Ausmaß das Fahrzeug nutzen kann. Zwar gibt es weiterhin viele Flotten ohne eine solche Vereinbarung, dennoch ist es empfehlenswert, eine solche aufzusetzen. Es gibt auf diese Weise weniger Missverständnisse, alle Mitarbeiter wissen, ob ihnen ein Fahrzeug zusteht und wie dieses genutzt wird.

KFZ-Überlassungsvertrag Flotte — KFZ-Überlassungsvertrag: Wichtige Inhalte für die Flotte

KFZ-Überlassungsvertrag oder Dienstwagenrichtlinie – gibt es Unterschiede?

Nein, hier gibt es tatsächlich keine Unterschiede, da es sich um das gleiche Regelwerk für den Fahrzeuggebrauch handelt, die für alle Fahrer der Flotte gilt. Bezeichnet wird der KFZ-Überlassungsvertrag ebenfalls als Car Policy, sodass mit einigen unterschiedlichen Begriffen ein Thema gemeint ist. Abzugrenzen ist lediglich der Dienstwagenüberlassungsvertrag von diesen Begriffen, da es sich dabei um einen Vertrag auf individueller Ebene mit jedem Fahrer handelt und nicht um eine Regelung, die alle Fahrer der Flotte betrifft.

Die 10 wichtigsten Vertragsinhalte für die Flotte

Zwar gibt es in fast jedem Unternehmen individuelle Punkte, die bei einem KFZ-Überlassungsvertrag zu beachten sind. Trotzdem sind in den meisten Unternehmen allgemeine Vertragsinhalte vorhanden, die vorkommen sollten und das Grundgerüst der Vereinbarung ausmachen.

An dieser Stelle finden Sie die 10 wichtigsten Vertragsinhalte:

Fahrzeugtyp
Ausstattung des Fahrzeuges
Berechtigte für einen Dienstwagen (Welchen Mitarbeitern steht ein Fahrzeug zu?)
Die Nutzungsdauer für das Fahrzeug
Bedingungen rund um die Übergabe von einem neuen Fahrzeug
Nutzungsberechtigte (dürfen Familienmitglieder fahren?)
Verhalten bei einem Unfall (inklusive genaue Protokollierung und Benachrichtigung des Fuhrparkverantwortlichen)
Kostenübernahme mit genauer Aufstellung der einzelnen Kosten (Wartung, Reifenwechsel, Versicherung, Autowäsche)
Regelung in Bezug auf das Tanken/ Laden (Wer bezahlt wann und in welchem Ausmaß?)
Nutzungsrahmen für das Fahrzeug (privates Nutzungsverbot? Wie darf das Fahrzeug eventuell privat genutzt werden?)

Bei den genannten Vertragsinhalten ist zu beachten, dass es sich um allgemeine Vorgaben handelt, die in jedem KFZ-Überlassungsvertrag zu nennen sind. In keiner Regelung sollten diese Punkte fehlen, um Missverständnissen vorzubeugen. Ist beispielsweise das Verhalten bei einem Unfall genau wie der Kreis der Nutzungsberechtigten klar geregelt, können Fahrer nur im Sinne der Vereinbarung oder dagegen handeln. Dadurch schützen sich Unternehmen vor zusätzlichen Kosten, beispielsweise wenn ein Familienmitglied unerlaubt das Fahrzeug nutzt und einen Unfall verursacht. Verstöße gegen die Regelungen führen dann dazu, dass kein Versicherungsschutz vorhanden ist oder es andere Konsequenzen für den jeweiligen Fahrer gibt.

KFZ-Überlassungsvertrag Fahrer — KFZ-Überlassungsvertrag: Nutzerkreis der Fahrer genau festlegen

Ergänzende Punkte für den Überlassungsvertrag

Die zuvor genannten 10 Vertragsinhalte für den KFZ-Überlassungsvertrag sind als grundsätzliche Orientierung zu verstehen. Ergänzend dazu sind in vielen Unternehmen einige ergänzende Punkte üblich, auch wenn diese nicht zwingend aufzunehmen sind. Dabei ist zu bedenken, welche Besonderheiten aus dem Bereich Compliance des Unternehmens noch zu beachten sind und Sinn in einer allgemeinen Regelung machen. Moderne Verträge binden vor allem Maßnahmen rund um den Bereich Nachhaltigkeit inklusive der Reduzierung von CO2-Werten mit ein. Das Unternehmen kann sich Nachhaltigkeitsziele setzen, deren Einhaltung von den Fahrern der Flotte mitgetragen wird. Auf diese Weise sparen Unternehmen im Anschluss viel Zeit für nachträgliche Vereinbarungen und regeln Verhaltensweisen, die sich rund um eine nachhaltige Verwendung des Fahrzeuges drehen. Zusätzlich kann es Sinn machen, bei einem privaten Nutzungsverbot für alle Fahrer der Flotte diesen Punkt direkt im allgemeinen KFZ-Überlassungsvertrag festzuhalten.

Warum ist ein KFZ-Überlassungsvertrag Muster interessant?

Vor allem für die wesentlichen Vertragsinhalte der Vereinbarung ist ein KFZ-Überlassungsvertrag Muster oftmals von Interesse. Fuhrparkverantwortliche müssen auf diese Weise weniger Zeit in die Erstellung von Inhalten investieren, die in die Regelung aufzunehmen sind. Eine kostenlose Vorlage greift bereits wichtige Inhalte auf, die im Anschluss nur noch zu individualisieren sind, falls Bedarf besteht. Auf diese Weise gewinnen Fuhrparkleiter Zeit für andere Aufgaben im Fuhrpark und können diesen noch effizienter verwalten.

KFZ-Überlassungsvertrag Compliance — KFZ-Überlassungsvertrag als Bestandteil vom Compliance

Fazit: KFZ-Überlassungsvertrag zur Sicherheit einsetzen

Ein KFZ-Überlassungsvertrag macht in jeder Flotte Sinn, sobald ein Dienstwagen an einen Fahrer übergeben wird. Das Unternehmen schützt sich auf diese Weise vor entstehenden Kosten, außerdem wissen alle Beteiligten, welche Rechte und Pflichten in Bezug auf die Fahrzeugnutzung vorhanden sind. Zusätzliche Punkte, beispielsweise zum Thema Nachhaltigkeit, lassen sich ebenfalls im KFZ-Überlassungsvertrag festhalten, um die Fahrer zur Einhaltung der Maßnahmen zu verpflichten. Durch kostenlose Muster lässt sich der Vertrag mit wenig Aufwand aufsetzen und bietet Vorteile bei der Verwaltung des Fuhrparks. Vor allem in Bezug auf die Nutzer des Fahrzeuges, die Ausstattung und die berechtigten Personen im Unternehmen gibt es somit keine Unklarheiten mehr.