Dienstwagenrichtlinie im Fuhrpark: Worauf kommt es an?

Der Einsatz und die Nutzung von Fahrzeugen im Fuhrpark lässt sich in einer Dienstwagenrichtlinie sicher gestalten. Die Dienstwagenrichtlinie ist auch unter dem Namen Car Policy bekannt und sorgt für die Einhaltung bestimmter Regeln, wenn es um die Nutzung des Dienstwagens geht. In ihr werden Fahrzeugtypen, berechtigte Personen sowie allgemeine Regeln rund um die Nutzung der Fahrzeuge festgehalten. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Bedeutung der Richtlinie, über wichtige Inhalte und Möglichkeiten, eine moderne und zur Flotte passende Lösung zu finden.

Dienstwagenrichtlinie, Car Policy oder doch der Dienstwagenüberlassungsvertrag?

Die Begriffe können erst einmal verwirren, da sie teilweise gleichwertig und dann doch wieder unterschiedlich zum Einsatz kommen. An dieser Stelle erfahren Sie mehr über Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen einer Dienstwagenrichtlinie, der Car Policy und einem Dienstwagenüberlassungsvertrag. Der wichtigste Punkt zuerst: Die Car Policy wird im Deutschen üblicherweise als Dienstwagenrichtlinie bezeichnet. Der Dienstwagenüberlassungsvertrag ist jedoch etwas anderes. Insgesamt ist daher nicht von drei unterschiedlichen Regelungen und Verträgen im Fuhrpark die Rede, sondern nur von zwei Optionen.  

Der Unterschied zwischen einem Dienstwagenüberlassungsvertrag und einer Dienstwagenrichtlinie ist vor allem in den Inhalten der jeweiligen Vereinbarungen zu finden. Während die Dienstwagenrichtlinie oder Car Policy sich an alle Beschäftigten des Unternehmens richtet, ist der Dienstwagenüberlassungsvertrag eine Regelung mit jedem einzelnen Fahrer. In diesem Vertrag lassen sich individuelle Besonderheiten festhalten, die mit einem Fahrer ausgehandelt werden. Der individuell aufgestellte Dienstwagenüberlassungsvertrag ergänzt damit die allgemeiner gehaltene Dienstwagenrichtlinie.

Was ist eine Dienstwagenrichtlinie?

Die Dienstwagenrichtlinie definiert sämtliche Rahmenbedingungen rund um die Überlassung von einem Dienstwagen an die Mitarbeiter. Von Nutzungsbedingungen über die Ausstattung, den Fahrzeugtypen und die berechtigten Personen sind in einer Dienstwagenrichtlinie zahlreiche relevante Details enthalten. Fahrer und Fuhrparkleiter wissen durch klar gestaltete Richtlinien im Idealfall genau, welche Rechte und Pflichten in Zusammenhang mit der Nutzung von einem Dienstwagen bestehen. Der Gedanke hinter genauen Vorgaben besteht darin, dass der Dienstwagen weniger missbräuchlich zum Einsatz kommt. Außerdem lassen sich individuelle Regelungen und die Notwendigkeit dafür minimieren, wodurch Fuhrparkverantwortliche Zeit für andere Dinge gewinnen. Nicht zuletzt ist zu beachten, dass eine korrekt und mit allen Details gestaltete Richtlinie für den Dienstwagen dabei unterstützt, dass dem Unternehmen im weiteren Verlauf weniger Kosten entstehen.

Wichtige Regelungen für den Dienstwagen

Regelungen rund um den Dienstwagen fallen im Unternehmen in den Bereich Compliance. Regeln festzuhalten, die genau zeigen, wie und in welchem Ausmaß ein Fahrzeug zum Einsatz kommen kann, ist sicherlich von Vorteil für alle Parteien. So unterstützt eine Dienstwagenrichtlinie dabei festzuhalten, wer Anspruch auf einen Dienstwagen hat und wie dieser zum Einsatz kommen kann. Genaue Inhalte, die in der Richtlinie enthalten sind, variieren bei verschiedenen Unternehmen. Allerdings gibt es einige grundsätzliche Themen, die hier festzuhalten sind. Mehr darüber erfahren Sie in den folgenden Abschnitten, um eine passgenaue Richtlinie für den eigenen Fuhrpark gezielt auszuarbeiten, durch die später Kosten und Nacharbeit reduziert werden.

Ansprüche erkennen: Nicht alle Mitarbeiter haben Anspruch auf einen Dienstwagen

Wenn es um die Dienstwagenrichtlinie an sich geht, ist es sicherlich von Bedeutung, die Ansprüche der Mitarbeiter genauer zu benennen. Nicht alle Mitarbeiter haben automatisch Anspruch auf einen Dienstwagen. Dennoch ist hier eine klare Kommunikation zur Vermeidung von Missverständnissen sehr wichtig. Dabei ist die Dienstwagenrichtlinie hilfreich, da in ihr festgehalten ist, welchen Mitarbeitern in welchen Bereichen oder Positionen ein Dienstwagen zur Verfügung gestellt wird. Durch eine solche Richtlinie können somit Diskussionen vermieden werden, wenn es um den möglichen Anspruch auf einen Dienstwagen von einzelnen Mitarbeitern geht.

Wesentliche Inhalte einer Dienstwagenrichtlinie

Es gibt einige Inhalte, die in jeder Dienstwagenrichtlinie auftauchen sollten. Es handelt sich dabei um folgende Inhalte, die im Idealfall und zur Vermeidung von weiteren Schwierigkeiten oder unnötigen Kosten zu beachten sind:

• Die genaue Nutzungsdauer der Fahrzeuge mit zeitlicher Befristung
• Anspruch der Mitarbeiter auf einen Dienstwagen (Bereiche, Positionen - wer erhält ein Fahrzeug)
• Nutzungsberechtigte (private Nutzung und wenn ja, von wem)
• Verhalten bei einem Unfall (Protokoll, genaues Vorgehen bei einem Unfall)
• Nutzungsrahmen bezüglich privater Fahrten (in welchem Ausmaß gelten private Fahrten oder gibt es ein privates Nutzungsverbot)
• Kostenübernahme rund um anfallende Kosten beim Fahrzeug
• Besondere Bedingungen des Unternehmen (Parken auf dem Firmengelände, die Versteuerung eines Dienstwagens oder Nutzungsbedingungen rund um das Thema Nachhaltigkeit und CO2-Werte)

Moderne Dienstwagenrichtlinien: Warum CO2-Werte eine Rolle spielen

Klassische Dienstwagenrichtlinien haben bisher meist die gleichen Inhalte abgedeckt, die in Vorlagen zu finden sind. Es gibt jedoch die Möglichkeit, besondere Bedingungen in die Richtlinie einzubauen. Nachhaltigkeitsziele, die Senkung der Treibstoffkosten und die Reduzierung von CO2-Werten wird für Unternehmen immer wichtiger. Es lohnt sich daher, entsprechende Bedingungen rund um die Nutzung der Fahrzeuge direkt in die Dienstwagenrichtlinie einzubauen, um die gesetzten Ziele einfacher zu erreichen. Auf diese Weise müssen Fuhrparkverantwortliche nicht erst im Anschluss bemüht sein, bei den Mitarbeitern Verhaltensweisen zu etablieren, die beim nachhaltigen Fahren eine Rolle spielen. Alle Fahrer wissen dann vor der erstmaligen Nutzung eines Dienstwagens, welche Bedingungen mit der Nutzung verknüpft sind und das eine möglichst nachhaltige Fahrweise einzuhalten ist.

Gute Gründe für kostenlose Vorlagen bei der Dienstwagenrichtlinie/ Car Policy

Eine moderne Dienstwagenrichtlinie benötigt sicherlich zusätzliche Punkte, die sich beispielsweise um CO2-Werte und um Nachhaltigkeitsziele drehen können. Dabei handelt es sich oftmals um spezielle Punkte, die von jedem Unternehmen individuell in eine Dienstwagenrichtlinie einzutragen sind. Allgemeine Vorgaben bleiben jedoch meist gleich, sodass kostenlose Vorlagen eine Arbeitserleichterung im Fuhrparkmanagement darstellen können. Ein Dienstwagenrichtlinie Muster erspart Fuhrparkverantwortlichen somit Arbeitsaufwand und führt dazu, dass in kurzer Zeit verbindliche Richtlinien eingeführt werden. Wesentliche Punkte enthalten kostenlose Vorlagen bei der Dienstwagenrichtlinie, die dann nur noch durch individuelle Besonderheiten zu ergänzen sind. In allen Bereichen des Fuhrparkmanagements können kostenlose Vorlagen in professioneller Form dabei unterstützen, den zeitlichen Aufwand für diese Tätigkeiten stark zu verringern.

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Fazit: Dienstwagenrichtlinie mit bedacht ausarbeiten

Nicht alle Unternehmen nutzen für die eigene Flotte eine Dienstwagenrichtlinie. Dabei handelt es sich um eine sinnvolle Lösung, um das Unternehmen vor Missbrauch der Dienstwagen zu schützen und um allgemeine Regeln festzuhalten. Es gibt somit viele gute Gründe für die Ausarbeitung einer Dienstwagenrichtlinie. Individuelle, zeitintensive Absprachen sind weniger häufig erforderlich oder sind nur in einem geringeren Ausmaß auszuarbeiten. Die Dienstwagenrichtlinie legt allgemeine Regelungen um die Nutzung der Fahrzeuge fest, wodurch sich das Unternehmen vor Kosten schützen kann. Besonders sinnvoll ist es, wenn neben den klassischen Themen in einer kostenlosen Vorlage noch moderne Themen rund um Nachhaltigkeit eingebaut werden. Dadurch gelingt es Unternehmen leichter, kritische Werte wie CO2-Emissionen zu senken und Fahrer von Dienstwagen zur Mitarbeit an Maßnahmen und Zielen zu bewegen. Unterstützung bei der Umsetzung von sensiblen Themen im Bereich Compliance bietet eine intelligente Fuhrparksoftware. Ihr kostenloser Account bei Avrios bietet Ihnen erste Einblicke in die Möglichkeiten der digitalen Fuhrparkverwaltung.

Zusätzliche Infos zum Thema Dienstwagenrichtlinie:

• Car Policy: Mitbestimmungsrecht durch den Betriebsrat
• Car Policy: Anpassungen bei vermehrtem Home Office
• Car Policy für Elektro-Fuhrparks: Worauf Sie achten müssen
• Regelungen für den Gebrauch von Dienstwagen im Urlaub
• Privatnutzung von Firmenwagen für den Arbeitsweg
• Die Dienstwagenrückgabe: Das ist zu beachten
• Ebook Checkliste zur Erstellung Ihrer Car Policy
• Fuhrparkmanagement Software: Bedeutung von Compliance
• Risikomanagement für Ihren Fuhrpark – für eine sichere Verwaltung der Flotte
• Flottenmanagement