Fuhrparkverwaltung mit Excel: Die Nachteile gegenüber Software

August. 31, 2018

6 Minuten

In der Verwaltung sind Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel oder Google Spreadsheets täglich eingesetzte Werkzeuge. Da man diese bereits zur Hand hat, werden sie von vielen Unternehmen auch zur Verwaltung des Firmenfuhrparks eingesetzt. Dabei ist den Nutzern oft nicht bewusst, dass sie mit der Fuhrparkverwaltung über Excel unnötige Kosten, hohen Aufwand sowie rechtliche Risiken in Kauf nehmen.

Denn Excel und vergleichbare Programme wie zum Beispiel „Numbers“ für die Mac-Plattform sind zwar für Tabellenkalkulationen, aber nicht für komplexe Datenverarbeitung der Fuhrparkverwaltung ausgelegt. Haben Sie beispielsweise schon einmal versucht, die Gefahr von Mehrkilometern bei einem in Excel verwalteten Fuhrpark zu erkennen? Oder haben Sie versucht, bei 100 Fahrzeugen alle Termine wie Wartungstermine, Hauptuntersuchungen oder Führerscheinkontrollen im Griff zu behalten? Wenn Ihnen dies nicht gelungen ist, liegt das nicht an Ihnen, sondern an der technischen Auslegung von Tabellenkalkulationsprogrammen.

In diesem Beitrag beschäftigen wir uns mit diesem Problem. Dafür erläutern wir zunächst die technischen Beschränkungen von Excel sowie die technischen Unterschiede zwischen Excel- Lösungen und professioneller Fuhrparkverwaltungssoftware. Anschließend zeigen wir Ihnen die vier Hauptprobleme in der Fuhrparkverwaltung, welche sich durch die technischen Einschränkungen ergeben.

Inhaltsverzeichnis

Technische Hintergründe der Fuhrparkverwaltung mit Excel
Was lässt sich bei der Fuhrparkverwaltung mit Excel umsetzen?
Was ist bei der Fuhrparkverwaltung mit Excel zu beachten?
Wie hilfreich sind kostenlose Excel-Vorlagen für die Fuhrparkverwaltung?
Folgen der Fuhrparkverwaltung mit Excel
Vorteil einer Software in der Fuhrparkverwaltung
Ein Erklärvideo zum Thema Fuhrparkverwaltung mit Excel:

Technische Hintergründe der Fuhrparkverwaltung mit Excel

Aller Kritik vorweg möchten wir all jenen höchste Anerkennung aussprechen, die eine eigene Fuhrparkmanagement-Lösung in Excel aufgebaut haben. In den vergangenen sechs Jahren haben wir einige davon gesehen. Wir waren erstaunt über die technischen Fähigkeiten der Entwickler dieser Excel-Lösungen. Bei allem Erstaunen haben wir jedoch auch festgestellt, dass bei komplexen Excel-Lösungen leider irgendwann die Übersicht fehlte – was an der technischen Auslegung von Excel und nicht an den Nutzern lag.

Aus technischer Sicht ist das Hauptproblem von Excel in der Fuhrparkverwaltung, dass es ein Tabellen-Kalkulationsprogramm und kein Datenbanksystem ist. Als Tabellen- Kalkulationsprogramm ist Excel dafür ausgelegt, Zahlen sowie Texte in Tabellenform zu erfassen und auszuwerten. Daher eignet sich Excel nicht dazu, Daten mit mehr als zwei bestimmenden Faktoren zu verarbeiten. Zudem ist Excel zur Datenverarbeitung und nicht zur Abwicklung von komplexen und dynamischen Prozessen sowie deren Automatisierung ausgelegt.

Zudem ist Excel darauf ausgelegt, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt lediglich eine Person mit den Daten arbeitet. Sobald mehrere Personen auf die Fuhrparkinformationen zugreifen sollen oder gar damit aktiv arbeiten, sind Probleme mit dem Zugriff oder der Datensicherung vorprogrammiert.

Fuhrparkverwaltung Excel manuell — Fuhrparkverwaltung mit Excel manuell umsetzen

Was lässt sich bei der Fuhrparkverwaltung mit Excel umsetzen?

Nicht alle Aufgaben rund um das Flottenmanagement lassen sich bei der Fuhrparkverwaltung mit Excel umsetzen. Geeignet ist Excel aber beispielsweise, um die Stammdaten der Fahrzeuge festzuhalten. Einfach gehaltene Rechnungen vom CO2-Verbrauch lassen sich genauso mit Excel umsetzen wie Eintragungen, mit welchen Fahrern bereits die Führerscheinkontrolle oder die Fahrerunterweisung nach UVV durchgeführt wurde. Für die Terminplanung an sich eignet sich sicherlich eher ein aktuell gehaltener Kalender. Doch die Excel-Tabelle bietet die Möglichkeit, schnell einzutragen, welche Fahrer den Terminen nachgekommen sind. Grundsätzlich lassen sich die Kosten im Rahmen der Fuhrparkverwaltung ebenfalls mit Excel umsetzen, wobei hier auf vollständige Daten zu achten ist. Schließlich sollen die erfassten Daten im Anschluss aussagekräftig sein.

Zusätzlich lassen sich Daten rund um die Beschaffung und für das Leasing ebenfalls in einem kleinen Maßstab mit Excel festhalten. Solange keine Verknüpfungen zwischen verschiedenen Bereichen im großen Stil erforderlich sind, kann die Fuhrparkverwaltung mit Excel bis zu einem gewissen Punkt umgesetzt werden. Irgendwann verlieren aber selbst regelrechte Künstler mit Tabellenprogrammen den Überblick, vor allem wenn es um komplexe Berechnungen oder um das Terminmanagement im Fuhrpark geht.

Was ist bei der Fuhrparkverwaltung mit Excel zu beachten?

Um die allgemeine Fehlerquote bei der Fuhrparkverwaltung mit Excel möglichst zu reduzieren, sind einige grundsätzliche Punkte zu beachten. Zunächst einmal ist es wichtig, alle Daten aktuell zu halten. Hier sind regelmäßige Überprüfungen wichtig, um keine veralteten Daten in der Excel Tabelle zu nutzen. Nur dann ist es möglich, die vorhandenen Daten als Grundlage für Entscheidungen zu nutzen. Darüber hinaus ist Excel im Sinne einer höheren Fehleranfälligkeit nicht für die Bearbeitung durch viele Personen gedacht. Besser ist es, wenn nur wenige Personen die Tabellen im Rahmen der Fuhrparkverwaltung die Dateien bearbeiten. Auf diese Weise kann es bei der Fuhrparkverwaltung mit Excel nicht so schnell zu Missverständnissen oder doppelt eingetragenen Daten kommen.

Zusätzlich sind regelmäßige Sicherungen der Daten empfehlenswert. Schließlich ist es mehr als ärgerlich, wenn eine sorgsam geführte Tabelle mit zahlreichen Daten plötzlich verlorengeht. Dabei können Sicherungen helfen, um den Datenverlust zu vermeiden.

Wie hilfreich sind kostenlose Excel-Vorlagen für die Fuhrparkverwaltung?

Falls es darum geht, die Fuhrparkverwaltung mit Excel umzusetzen, sind einige Vorgehensweisen besonders hilfreich. So besteht beispielsweise die Möglichkeit, mit kostenlosen Excel-Vorlagen zu arbeiten. Der Vorteil in diesem Zusammenhang besteht darin, dass so keine eigenen Tabellen anzulegen sind. Das ist vor allem in Bezug auf verwendete Formeln wichtig. Schnell kommt es sonst bei der Fuhrparkverwaltung mit Excel zu kleinen, anfangs kaum auffälligen Fehlern bei den verwendeten Formeln. Dadurch steigt insgesamt die Fehlerquote in der Fuhrparkverwaltung. An dieser Stelle können kostenlose Excel-Vorlagen helfen, bei denen alle wichtigen Inhalte vorhanden und mit Formeln hinterlegt sind. Für die Fuhrparkverwaltung ist der gesamte Aufwand somit geringer, wenn bereits vorhandene Vorlagen zum Einsatz kommen.

Folgen der Fuhrparkverwaltung mit Excel

Nachdem wir die technischen Einschränkungen genau wie die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten von Excel als Tool zur Fuhrparkverwaltung betrachtet haben, werfen wir nun einen Blick auf mögliche Probleme. Diese entstehen als Folge aus den genannten Problemen für die Verwaltung Ihres Fuhrparks. Die vier Hauptprobleme sind:

Fehlende Datenübersicht
Verschenktes Einsparpotential
Hoher Zeitaufwand
Hohe Fehleranfälligkeit

Fehlende Datenübersicht bei der Fuhrparkverwaltung

Schon bei kleinen Fuhrparks steigt die Anzahl zu verarbeitender Datenpunkte schnell ins Unermessliche. Kaufverträge, Leasingverträge, Tankkostenabrechnungen und Führerscheinkontrollen sind nur einige der zu erwähnenden Datenquellen. Um diese Daten in Excel strukturiert zu verarbeiten, ist eine Vielzahl von Tabellen notwendig. Häufig wird beispielsweise eine Tabelle für die Zuordnung der Fahrer auf die Fahrzeuge, eine zur Kontrolle der Kilometerstände, eine für die Versicherungsverträge, eine für vorgefallene Schäden und eine für anstehende Terminkoordinationen verwendet – um nur einen kleinen Anteil dieser Tabellen zu nennen.

Doch selbst eine sorgfältig gepflegte Tabellensammlung macht das Leben eines Fuhrparkverwalters nicht einfacher. Da keine vollständige Datenübersicht an einem Ort vorhanden ist, müssen diese Tabellen auf unübersichtliche Art und Weise miteinander verknüpft werden, um Analysen zu machen. Als Folge dieser Verknüpfungen sind die Ergebnisse der Analysen meist nicht schlüssig. So fehlt beispielsweise bei Verhandlungen mit Versicherungen die Klarheit darüber, welche Schäden selbst verursacht wurden, oder bei der Fahrzeugbeschaffung, wie hoch die Vollkosten eines Fahrzeugs inklusive aller Schäden und dem Kraftstoffverbrauch sind.

Nicht zu vergessen ist auch die Tatsache, dass die Verknüpfung von Dokumenten kaum möglich ist. Wenn Sie auf weitere Daten wie den Leasingvertrag oder bestimmte Rechnungen im Detail zugreifen wollen, sind diese in der Regel nicht einfach digital per Knopfdruck verfügbar.

Fuhrparkverwaltung Excel Terminplaner — Die Fuhrparkverwaltung mit Excel erfordert manuelle Terminplanung

Fehlende Kilometerkontrolle durch Fuhrparkverwaltung mit Excel

Mit der fehlenden Kilometerübersicht und -kontrolle haben wir uns bereits beschäftigt. Wir möchten an dieser Stelle jedoch ein weiteres Mal betonen, dass vorhersagende Berechnungen über den Kilometerstand bei Leasingende unter Berücksichtigung des aktuellen Fahrerverhaltens kaum möglich sind. Das macht die Fuhrparkverwaltung mit Excel ungenauer und kann letztendlich zu nicht weiter erwarteten Zusatzkosten führen.

Ungenügende Kostenübersicht

Um einzelne Kostenarten pro Fahrzeug sowie deren Verlauf über die Zeit auswerten zu können, muss pro Kostenart ein einzelnes Excel-Sheet mit einem Fahrzeug pro Zeile geführt werden. Was ist die Folge davon? Die Tabellen wachsen schnell und werden unübersichtlich. Dies führt dazu, dass übergreifende Analysen nicht mehr zu handhaben sind. Und wenn Sie zukünftig eine neue Auswertung mit neuen Fragestellungen benötigen, wird es schwierig, diese Auswertung im Rahmen der Fuhrparkverwaltung nachträglich aufzusetzen.

Fehlende Terminübersicht und Terminkontrolle

Wie bei der Kostenübersicht braucht es auch bei der Terminübersicht ein Excel-Sheet pro Terminart. Denn zum Beispiel die Fahrer-UVV, die Fahrzeug-UVV und die Führerscheinkontrolle sind wiederkehrende Termine, die fortlaufend eingetragen werden müssen. Jeder anstehende Termin muss zudem koordiniert und dem Fahrer per E-Mail mitgeteilt werden. Anschließend muss natürlich noch eingetragen werden, ob der Termin oder eine Kontrolle aus den Halterpflichten durchgeführt wurde. Bei der Führerscheinkontrolle müssen Sie beispielsweise nachweisen können, dass diese stattgefunden hat – nur so ist eine rechtliche Absicherung möglich.

Fehlende Aufgabenübersicht bei der Fuhrparkverwaltung

Auch wenn Termine sorgfältig in Excel eingetragen werden, erinnert Sie das Programm nicht daran, welche Aufgaben für den jeweiligen Tag anstehen. Deshalb müssen Sie jeden Tag durch jedes einzelne Excel-Sheet gehen, um zu sehen, welche wichtigen Aufgaben und Termine anstehen. Dies Kostet Sie enorm viel Zeit und eine vorausschauende Planung gestaltet sich schwierig. Alternativ können Sie einen separaten Kalender führen – der wiederum nicht mit Ihren Fuhrparkinformationen verknüpft ist.

In der Fuhrparksoftware sind alle Daten in einem System. Somit haben Sie stets einen ganzheitlichen Überblick über Ihre Daten. Weiter können Sie Analysen mit wenigen Klicks automatisiert ausführen lassen.

Fehlendes Kostenreporting

Ein professionelles und effizientes Kostenreporting in Excel durchzuführen ist ein Ding der Unmöglichkeit. Aufgrund der ungenügenden Kostenübersicht und der ungenauen Kostenaufstellung sind Kostenanalysen meist nicht aussagekräftig. Dies hat wiederum zur Folge, dass Schwachstellen nicht aufgedeckt und Einsparpotentiale nicht identifiziert werden können.

Beispielsweise wissen Sie nicht, ob Kosten einer spezifischen Kostenart über dem durchschnittlichen Kosten von Fahrzeugen der gleichen Klasse sind. Oder ob die Tankkosten eines Fahrzeugs so hoch sind, weil die Reifen ungeeignet sind oder der Fahrer seinen Fahrstil ändern sollte.

In der Avrios-Mobilitätsmanagement-Plattform werden Ihre Kosten automatisch erfasst und den einzelnen Fahrzeugen und der jeweiligen Kostenart zugewiesen. Durch diese eindeutige Kostenaufschlüsselung werden Kostentreiber sowie Kostenausreißer sofort erkannt. Dies ermöglicht, korrigierende Maßnahmen sofort treffen zu können.

Hoher Zeitaufwand bei der Fuhrparkverwaltung mit Excel

Sowohl in Excel als auch in Google Spreadsheets müssen alle Daten manuell erfasst und teilweise an verschiedenen Orten eingetragen werden. Für diese manuelle Erfassung ist ein hoher Zeitaufwand notwendig, weshalb Fuhrparkverwalter viele Stunden ihrer Arbeitszeit dafür investieren. Dieser hohe Aufwand macht es Ihnen aber unmöglich, alle Daten stets auf dem aktuellen Stand zu halten – und gewisse Daten sind erst gar nicht vorhanden. Ebenfalls bleiben in dieser Zeit andere wichtige Aufgaben – wie zum Beispiel der Vergleich von Leasingangeboten – liegen.

Vorteil einer Software in der Fuhrparkverwaltung: In der Avrios Mobilitätsmanagement-Plattform erfolgt die Datenerfassung automatisiert. Dies ermöglicht eine Reduktion des Verwaltungsaufwandes um bis zu 40 %.

Höhere Fehleranfälligkeit der Fuhrparkverwaltung mit Excel

Zum einen führt die manuelle Datenpflege in Excel dazu, dass die Datensammlung unvollständig ist. Zum anderen ist die manuelle Erfassung zu einem hohen Grad fehleranfällig. Das schwerwiegende Problem hierbei ist aber, dass anschließend auf Basis dieser unvollständigen und teils ungenauen Daten verbindliche Entscheidungen getroffen werden müssen. Um solch schwerwiegende Entscheidungen optimal treffen zu können, wäre aber eine korrekte, vollständig und fortlaufend geführte, einheitliche Datenbasis notwendig.

Wollen Sie beispielsweise mehrere Leasingangebote umfassend miteinander vergleichen, so müssen bei Leasingverträgen Abgleiche mit dem vorherigen Vertrag und dem Fahrstil jeweiligen Fahrers gemacht werden – nur so kann der optimale Leasingvertrag mit den niedrigsten Gesamtkosten identifiziert werden.

Ein anderes Beispiel mit weitreichenden Folgen sind Schadensberichte. Um bei Verhandlungen mit Ihrer Versicherung über die Prämienhöhe vorbereitet zu sein, benötigen Sie eine genaue Schadensstatistik. Diese Schadensstatistik brauchen Sie ebenfalls, um berechnen zu können, welcher Selbstbehalt für Sie optimal ist. Mit fehlerhaften und unvollständigen Daten treffen Sie hier schnell Fehlentscheidungen, die sich immens auf Ihre Kosten auswirken können. Digitales Schadenmanagement vereinfacht hier das Leben eines Fuhrparkleiters erheblich.

Fuhrparkverwaltung gezielt umsetzen — Fuhrparkverwaltung dank Software gezielt umsetzen

Vorteil einer Software in der Fuhrparkverwaltung

Die Avrios-Mobilitätsmanagement-Plattform verfügt über Schnittstellen zu externen Datenquellen. Über diese Schnittstellen werden Daten aus anderen Systemen wie dem HR- oder dem Buchhaltungssystem oder von externen Anbietern wie zum Beispiel Tankkarten vollautomatisch integriert. Über künstliche Intelligenz werden eintreffende Rechnungen oder Angebote automatisch vom System erfasst und digitalisiert. Dadurch fällt die manuelle Datenerfassung, und damit auch das Fehlerrisiko, vollständig weg. Alle Daten sind also stets vollständig. Außerdem werden Analysen, Berechnungen, Schadensstatistiken sowie Angebotsvergleiche mit wenigen Klicks automatisch ausgeführt.