Compliance in internationalen Fuhrparks

In diesem Artikel erfahren Sie:

1. Bewusstsein für Compliance-Vorgaben entwickeln: Warum es wichtig ist, die Vorschriften der einzelnen Länder zu analysieren und zu verstehen.  

2. Starke Compliance-Prozesse integrieren: Wie Sie von Anfang an geeignete Prozesse etablieren, um auch mit einem internationalen Fuhrpark rechtssicher unterwegs zu sein.

3. Unterstützung in der Praxis: Wie die Avrios Fuhrparksoftware dabei hilft, dass alle Fahrer ihren Beitrag zur Einhaltung der Compliance-Vorgaben im internationalen Fuhrpark leisten.

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in einem Land kann für Flottenmanager bereits eine Herausforderung sein, wenn es darum geht, den Überblick über wichtige Richtlinien wie Führerscheinkontrollen, Unfallverhütungsvorschriften oder das Bußgeldmanagement zu behalten. Wie können Sie Compliance also in Ihrem internationalen Fuhrpark umsetzen?

Analysieren Sie die länderspezifischen Compliance-Vorgaben

Um mit den gesetzlichen Anforderungen an Ihre Flotte, Fahrzeuge und Fahrer Schritt zu halten, ist es zunächst wichtig, sich der Unterschiede in den verschiedenen Ländern bewusst zu werden und zu prüfen, wo zusätzliche Prozesse implementiert werden müssen. Da immer mehr Unternehmen an mehreren Standorten tätig sind, ist internationales Fuhrparkmanagement längst kein Sonderfall mehr. Ein globaler Fuhrpark bringt jedoch besondere Herausforderungen mit sich, da die gesetzlichen Bestimmungen in den einzelnen Ländern teilweise stark voneinander abweichen.

In Deutschland müssen Fuhrparkleiter die Verantwortung für regelmäßige Führerscheinkontrollen, Fahrerschulungen nach UVV und Unfallverhütungsvorschriften (UVV) übernehmen (basierend auf der DGUV Vorschrift 70). Letzteres beinhaltet auch Folgendes: 

• Fahrzeugprüfung durch einen Sachverständigen (umgangssprachlich Fahrzeug-UVV genannt)
• Fahrzeugüberprüfung durch das Fahrpersonal
• Fahrerunterweisung nach UVV

Verstößt der Unternehmer gegen die Vorschriften der Berufsgenossenschaft oder ist der Betrieb nicht vorschriftsmäßig, kann nicht nur ein Bußgeld drohen, sondern die Berufsgenossenschaft kann die Leistungen verweigern. Das führt dazu, dass im Schadenfall kein Versicherungsschutz vorhanden ist. Mit erheblichen Folgen für den Fuhrparkverantwortlichen, das Unternehmen und nicht zuletzt für die Kosten, die im Fuhrpark anfallen.

In Österreich hingegen gelten bei der Führerscheinkontrolle andere Ländervorschriften, die das Verfahren anspruchsvoller machen als beispielsweise in Deutschland. So wird nach § 37 Abs. 4 FSG eine Mindeststrafe von 726 € fällig, wenn ein Kraftfahrzeug geführt wird, obwohl die Fahrerlaubnis entzogen oder ein Fahrverbot verhängt wurde. Der Betrag erhöht sich bei wiederholten Verstößen. 

Neben dem Bußgeld ist eine mögliche Regressforderung der Versicherung im Falle eines Unfalls (Fahrer ohne Fahrberechtigung) ein latentes, finanziell nicht zu unterschätzendes Risiko und Fuhrparkleiter können in Haftung genommen werden, wenn Geschäftsführer die Verantwortung nach §9 VStG an sie delegieren. 

In der Schweiz sieht die Rechtsgrundlage ähnlich aus. Auch hier haftet nicht nur der Fahrer beim Führen von Fahrzeugen ohne Führerschein, sondern auch der Flottenverantwortliche, wenn das Fahrzeug dem Arbeitnehmer überlassen wird (Art. 100 Absatz 2 SVG). Die gesetzliche Grundlage der Führerscheinkontrolle fällt hierbei in der Schweiz unter das Strassenverkehrsgesetz (SVG). 

Sind weitere Länder mit dem internationalen Fuhrpark verbunden, sind zusätzliche Vorschriften für einzelne Länder zu beachten. Diese können teilweise erheblich von dem DACH-Raum abweichen. So muss in Frankreich beispielsweise nach einem Jahr der dienstlichen Nutzung des Fahrzeugs eine Ummeldung erfolgen. Für die Privatnutzung der Fahrzeuge muss eine ausdrückliche Regelung vorhanden sein. Fest steht, dass jedes Land seine eigenen Bestimmungen hat, die zu beachten sind. Reine Unwissenheit schützt hier nicht vor den möglichen rechtlichen Folgen.

Internationaler Fuhrpark: Vorschriften der Länder beachten

Wer internationale Fuhrparks managen muss, sollte eine grundsätzliche Regel beachten. Neben dem Führerschein sind die Fahrzeugpapiere sowie der Nachweis einer vorhandenen Versicherung mitzuführen. Im Idealfall sind beispielsweise die Versicherungspapiere mehrsprachig ausgeführt. Auf diese Weise ist es im Ernstfall wie bei einem Unfall möglich, zu beweisen, dass alle Papiere in Ordnung sind. Das gilt natürlich genauso für eine anfallende Polizeikontrolle, bei der ebenfalls die gültigen Papiere vorzulegen sind. Darüber hinaus ist eine Zulassung des Fahrzeuges in dem Land wichtig, in dem sich das Fahrzeug überwiegend aufhält.

Das Thema Fuhrpark international ist komplex und bedeutet einen detaillierten Blick auf die Vorschriften einzelner Länder. Eine Sensibilisierung der Fahrer ist genauso zu empfehlen wie eine Anpassung der Inhalte der Fahrerunterweisung. Grundsätzlich ist es gerade bei den in Deutschland üblichen Regeln und Anforderungen rund um das Thema Halterhaftung interessant, diese Vorgaben auf den internationalen Fuhrpark zu beziehen. Die hohen Standards in Deutschland sorgen dafür, dass auch in anderen Ländern der Fuhrpark mit weniger Schwierigkeiten zu verwalten ist.

Compliance in Frankreich und Spanien: Fuhrparkmanagement international betreiben

An dieser Stelle finden Sie die wesentlichen Details für Compliance-Vorgaben mit Schwerpunkt auf die Länder Frankreich und Spanien. Höhere Bußgelder als oft in Deutschland üblich sowie die Möglichkeit eines Fahrverbots bei Verkehrsverstößen sind Punkte, die hier zu beachten sind. Allerdings gilt ein ausländisches Fahrverbot nicht in einem anderen Land und lässt sich somit nicht auf weitere EU-Länder übertragen.

Compliance-Besonderheiten für Frankreich

Folgende Bestimmungen sind den Fahrern im Rahmen von speziell angepassten Fahrerunterweisungen beim Fahren in Frankreich zu vermitteln:

• Für eine private Nutzung des Dienstwagens ist eine ausdrückliche Genehmigung erforderlich (vertragliche Regelung).
• Eine dienstliche Nutzung bis zu einem Jahr ist ohne Zulassung in Frankreich möglich. Im Anschluss ist die Ummeldung erforderlich.
• Auf eine gültige A1-Bescheinigung wird verstärkt geachtet (Nachweis über einen Versicherungsschutz in Deutschland).
• Das Tempolimit auf Landstraßen beträgt 80 km/h, auf Autobahnen 130 km/h (grobe Geschwindigkeitsüberschreitungen können schnell zu Bußgeldern sowie zu einem Fahrverbot führen).
• Es herrscht Gurtpflicht im Fahrzeug.
• Das Telefonieren im Auto ist nur über eine Freisprechanlage erlaubt.

Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass in Frankreich verstärkte Verkehrskontrollen durchgeführt werden. Dabei steht unter anderem die Einhaltung von Geschwindigkeitsgrenzen im Fokus, sodass bei erhöhter Geschwindigkeit schnell mit Bußgeldern zu rechnen ist. Die Bußgelder fallen in Frankreich grundsätzlich hoch aus. Ein Beispiel dafür ist das Fahren ohne gültigen Führerschein, bei dem Bußgelder von 800 Euro und mehr ausgesprochen werden. Bußgelder werden in Bezug auf die Höhe in verschiedene Kategorien eingestuft. Grundsätzlich kann es in Frankreich im direkten Vergleich zu Deutschland schneller zu einem Fahrverbot kommen. Durch zahlreiche Verkehrskontrollen sowie durch mobile und fest installierte Radarfallen ist die Wahrscheinlichkeit hoch, bei einem Verstoß gegen die Verkehrsregeln erwischt zu werden. Entsprechend wichtig ist es im Rahmen des Fuhrparkmanagements auf diese Punkte hinzuweisen und die Fahrer entsprechend zu sensibilisieren. Andernfalls kann der Einsatz des Fahrzeuges in Frankreich mit Bußgeldern oder einem Fahrverbot einhergehen.

Fuhrpark international: Compliance in Spanien

An dieser Stelle finden Sie die wichtigsten Bestimmungen rund um das Fahren in Spanien in der kompakten Zusammenfassung:

• Bei einem kurzfristigen Einsatz von maximal 6 Monaten muss das Fahrzeug nicht in Spanien gemeldet sein. Eine Ummeldung ist bei einem längeren Aufenthalt zwingend erforderlich.
• Für die private Nutzung des Dienstwagens ist eine Vereinbarung mit dem Arbeitgeber erforderlich. Diese ist auf Verlangen vorzulegen, sodass die schriftliche Form zu empfehlen ist.
• Wer ein Auto ohne Führerschein fährt, riskiert je nach aktuellem Stand Bußgelder bis zu einer Höhe von 500 Euro.
• Wer ein Auto fährt, obwohl die Fahrerlaubnis offiziell entzogen wurde, riskiert eine Haftstrafe von bis zu 12 Monaten.
• Befindet sich das Fahrzeug in einem schlechten Zustand, drohen je nach genauem Zustand unterschiedlich hohe Bußgelder.
• Beim Fahren in Badekleidung oder in Flip-Flops wird ein Bußgeld von bis zu 200 Euro erhoben.
• Das Telefonieren ist beim Fahren nur über eine Freisprechanlage erlaubt.
• Die Höchstgeschwindigkeit auf Autobahnen beträgt 120 km/h.

Im Allgemeinen gibt es klare, einleuchtende Regeln für den Straßenverkehr in Spanien. Dabei ist jedoch ebenfalls auf eine angemessene Bekleidung zu achten, um Bußgelder zu vermeiden. Das Fahrzeug muss in einem verkehrssicheren Zustand sein. Außerdem ist es wichtig, alle erforderlichen Papiere mit sich zu führen und nicht ohne gültigen Führerschein zu fahren. Darüber hinaus sind Geschwindigkeitsgrenzen einzuhalten, da sonst ebenfalls ein mögliches Fahrverbot droht, wenn dagegen verstoßen wird. Nach einem Fahrverbot ist es unbedingt zu vermeiden, innerhalb von Spanien mit dem Auto zu fahren. Andernfalls drohen Haftstrafen.

Implementieren Sie von Anfang an starke Compliance-Prozesse

Die Betreuung von Ein- oder Mehrländerflotten erfordert ein umfassendes System von Prozessen zur Kontrolle der Compliance. Dies ist nicht nur im Falle eines möglichen Audits wichtig, sondern auch, um die Compliance regelmäßig zu überprüfen und den richtigen Standard für Ihre Flotte zu etablieren. Diese Prozesse umfassen in der Regel die Verwaltung großer Daten- und Dokumentenmengen, Kontroll- und Schulungsprogramme, Status- und Risikoanalysen sowie Korrekturmaßnahmen. 

Flottenmanager sind dafür verantwortlich, Compliance-Systeme und Kontrollmechanismen zu implementieren, um einen besseren Überblick über ihre Flotten zu erhalten und die Compliance entsprechend zu steuern. Viele Flotten werden jedoch immer noch über nicht cloudbasierte Tools (wie z. B. Excel) verwaltet. Diese Arbeitsabläufe können zu unzureichendem Datenmanagement und Fehlern führen und strafrechtliche Konsequenzen für die Flottenmanager nach sich ziehen.

Internationalen Fuhrpark effizient mit einer Software verwalten

Das Nachverfolgen und Verwalten von Compliance-Themen in mehreren Ländern kann sehr zeitaufwändig sein, vor allem, wenn man es manuell und ohne eine cloudbasierte Lösung macht. Traditionelle Tools wie Excel sind zwar ein sehr beliebtes Werkzeug zur Verwaltung von Fuhrparks, aber sie sind automatisch auch fehleranfälliger und benötigen viel Zeit für die Verwaltung und Pflege. 

Mit einer Flottensoftware wie der von Avrioswerden Flottenmanager bei der Einrichtung von Compliance-Prozessen unterstützt. Sie sparen Zeit durch die tägliche Automatisierung von Aufgaben und haben alle wichtigen Daten für Ihre Flotten an einem zentralen Ort gespeichert. Das minimiert Datenfehler und gibt einen besseren Überblick über Fristen und Maßnahmen, um die Compliance Ihrer Flotte sicherzustellen. 

Globaler Fuhrpark: Auf eine Car Policy und straffe Strukturen setzen

Ein internationaler Fuhrpark muss unter Berücksichtigung lokaler gesetzlicher Vorgaben verwaltet werden. Entscheidend für den Erfolg ist eine Car Policy, die geltende Fuhrparkrichtlinien umsetzt und das Unternehmen vor Regelverstößen schützt. Von der Fahrzeugwahl bis hin zur Fahrzeugnutzung sind verschiedene Punkte in der Car Policy klar zu definieren. Je nach Struktur des Fuhrparks kann es sinnvoll sein, einen speziellen Anhang für die Nutzung von Firmenwagen in einzelnen Ländern zu ergänzen. Grundsätzlich gilt für alle, die einen internationalen Fuhrpark managen: Die Anforderungen steigen mit zunehmender Grenzüberschreitung. Klare Regeln, Vorschriften und deren schriftliche Fixierung in Form einer Car Policy sind daher essenziell für ein erfolgreiches Flottenmanagement.

Fuhrpark international: Flexibilität gewinnt

Regeln und Vorschriften unterliegen in verschiedenen Ländern ständigen Änderungen. Durch den Einsatz einer digitalen Lösung wie der Software von Avrios können Sie Umwelt-, Risiko- und Statusanalysen erstellen. Sie erhalten einen besseren Überblick über die Anforderungen an Ihren Fuhrpark und können schneller auf laufende Veränderungen reagieren. Bei einer internationalen Flotte ist in jedem Fall regelmäßig zu prüfen, ob neue Bestimmungen für den eigenen Fuhrpark relevant werden. Es gilt daher, eine gewisse Flexibilität bei Veränderungen zu bewahren und ein Auge auf relevante Neuentwicklungen zu haben.

Aus diesem Grund ist es entscheidend, im Tagesgeschäft auf Neuigkeiten zu achten, die mögliche Vorgaben für den internationalen Fuhrpark verändern könnten. Entsprechende Prozesse sollten in den Arbeitsalltag integriert werden, wobei es wichtig ist, bei der Umsetzung von Neuerungen nicht zu zögern. So stellen Sie sicher, dass die Compliance-Vorgaben im Fuhrpark stets auf dem aktuellen Stand sind. Daher sollten Flottenmanager die jeweiligen Länder, in denen Fahrzeuge der Flotte zum Einsatz kommen, genau im Blick behalten. Auf diese Weise gehen Informationen nicht verloren, die in der deutschsprachigen Presse möglicherweise weniger Beachtung finden.

Fahrer können durch Änderungen bei Bußgeldern oder durch neue Gesetzesentwürfe sonst unvorbereitet getroffen werden. In vielen Fällen ist eine solche, nicht rechtzeitig erkannte Änderung mit Kosten und einem höheren Zeitaufwand für die Bearbeitung verbunden. Schließlich schützt Unwissenheit nicht vor dem daraus resultierenden Schaden. Diese Sensibilität gilt grundsätzlich für alle relevanten Fuhrparkthemen. Bei rechtlichen und gesetzlichen Aspekten sowie beim Thema Compliance im Allgemeinen ist jedoch besondere Vorsicht geboten. Internationales Fuhrparkmanagement erfordert daher immer auch einen Blick auf wesentliche Neuerungen und Änderungen bestehender Gesetze und Vorschriften.

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Verständnis für Compliance-Prozesse im Unternehmen schaffen

Darüber hinaus erfordert die Einhaltung von Vorschriften bei länderübergreifenden Flotten das Verständnis und die Unterstützung des gesamten Unternehmens. Wenn Mitarbeiter die Dringlichkeit der Einhaltung von Vorschriften – wie etwa bei regelmäßigen Führerscheinkontrollen oder Fahrertrainings – verstehen, hilft dies den Flottenmanagern, Anforderungen rechtzeitig zu erfüllen und die Flottenkonformität sicherzustellen.

Managen Sie Ihre internationale Flotte erfolgreich mit Avrios

Das Compliance-Management für Ihre Flotte war noch nie so einfach. Avrios bietet alle relevanten Tools, die Sie benötigen, um die Compliance innerhalb eines Landes oder bei länderübergreifenden Flotten sicherzustellen. Von der Fahrerschulung bis zum Bußgeldmanagement – mit der Avrios-Software können Sie Ihre Daten aus mehreren Flotten an einem Ort verwalten und prüfen. So bleiben Sie auch bei unterschiedlichen Regelwerken und Vorschriften für verschiedene Länder immer auf dem Laufenden. Wesentliche Prozesse werden durch die Software stark vereinfacht, was beispielsweise bei der elektronischen Führerscheinkontrolle sowie bei der Fahrerunterweisung nach UVV in Form von E-Learning sichtbar wird. Alle anstehenden Termine lassen sich mit der Avrios-Software zeitsparend und übersichtlich verwalten, was die Anforderungen im Flottenmanagement in der Praxis erheblich vereinfacht.

Zu den wesentlichen Überlegungen gehört gerade in einem internationalen Fuhrpark die Frage, wo die Versicherung abgeschlossen und wo Fahrzeuge gekauft werden. Avrios hilft Ihnen dabei, die Kosten stets im Blick zu behalten und internationale Flottenversicherungen sowie Anbieter direkt miteinander zu vergleichen. Das Thema E-Mobilität spielt auch im internationalen Fuhrparkmanagement eine wichtige Rolle und lässt sich mithilfe einer Fuhrparksoftware wesentlich gezielter angehen.

Fazit

Compliance-Management ist in jedem Fuhrpark eine Herausforderung, die es zu bewältigen gilt. In einem internationalen Fuhrpark ist diese Aufgabe zweifellos noch komplexer. Umfassende Kenntnisse über Vorschriften und Änderungen sowie eine gewisse Flexibilität bei der praktischen Umsetzung sind daher essenzielle Voraussetzungen im Flottenmanagement. Eine strukturierte Arbeitsweise und eine Fuhrparksoftware, die Sie bei der Verwaltung von Daten, Terminen und Richtlinien aktiv unterstützt, sind dabei äußerst hilfreich. Versäumnisse im Compliance-Management können rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, weshalb es sinnvoll ist, frühzeitig klare Regeln und Strukturen im Fuhrpark zu etablieren.

Zusätzliche Informationen zum Thema Compliance: 

• Compliance
• Formular zur Führerscheinkontrolle
• Pflichten
• Dienstwagenüberlassungsvertrag
• Ordnungswidrigkeit
• Risikomanagement für Ihren Fuhrpark – für eine sichere Flottenverwaltung
• Kfz-Haftpflichtversicherung: Anpassung der Regionalklassen ab 2023
• Car Policy: Anpassungen bei verstärktem Homeoffice
• Erhöhung der Fuhrparkversicherung: Folgen für den Fuhrpark
• Fuhrparkverwaltung: Fokus auf Effizienz und Kosten
• Fuhrparkverwaltung mit Excel: Die Nachteile gegenüber einer Software
• Fuhrparkverwaltungssoftware: Entscheidungsgrundlagen
• Fuhrparkverwaltung: Innovatives Vorgehen durch digitale Lösungen
• Mehr Sicherheit in der Fuhrparkverwaltung: Worauf es ankommt
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