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Pkw-Nutzung durch Arbeitnehmer: Was ist zu beachten?

Die Pkw-Nutzung durch Arbeitnehmer in Form eines Firmenwagens ist eine beliebte Vorgehensweise in Unternehmen. Erfahren Sie jetzt, was dabei in der Praxis zu beachten ist.

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In diesem Artikel erfahren Sie:

1. Vorteile von Firmenwagen in der Praxis: Vorteile genau wie anfallende Kosten verstehen und vergleichen.

2. Details zur Versteuerung von Firmenwagen: Privatnutzung, geldwerter Vorteil und weitere wichtige finanzielle Aspekte. 

3. Die reibungslose Planung der Pkw-Nutzung durch Arbeitnehmer: Warum die Car Policy und ein Dienstwagenüberlassungsvertrag hilfreich bei der Planung der Pkw-Nutzung sind.  

Bei der Pkw-Nutzung durch Arbeitnehmer gibt es Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen. Allerdings sind im Zusammenhang einige Details zu beachten, die bei der KFZ-Nutzung durch Arbeitnehmer nicht zu unterschätzen sind. Die konkrete Nutzung ist dabei genauso zu bedenken wie es bei der Versteuerung des Firmenwagens der Fall ist. Zwar gehen mit einem Firmenwagen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber einige Aufgaben und Pflichten einher, dennoch handelt es sich um eine beliebte Lösung, die in zahlreichen Unternehmen zu finden ist.

Überlassung von Firmenwagen in der Praxis

Die Pkw-Nutzung durch Arbeitnehmer ist in vielen Unternehmen üblich. Weiterhin ist dabei die Zuweisung eines festen Fahrzeugs üblich, wobei es auch Unternehmen gibt, die auf wechselnde Nutzer bei Poolfahrzeugen setzen. Zu beachten sind neben anfallenden Kosten für Arbeitgeber und verschiedenen erforderlichen Vereinbarungen im Zusammenhang noch weitere Aspekte. Die Vorteile für Arbeitnehmer sind gerade bei der privaten Nutzung des Fahrzeugs vielseitig und reichen von einer Ersparnis der Kosten bis hin zur möglichen privaten Nutzung eines hochwertigen Fahrzeuges. Für Arbeitgeber gibt es ebenfalls verschiedene interessante Vorteile, da die Mitarbeiter mit Firmenwagen in der Regel motivierter sind und sich mehr an das Unternehmen gebunden fühlen. Zusätzlich gibt es finanzielle Vorteile, die nicht nur für den Arbeitnehmer, sondern auch für den Arbeitgeber eine Rolle spielen.

Bei der Firmenwagenüberlassung an Arbeitnehmer ist noch zu bedenken, dass Arbeitnehmer den geldwerten Vorteil durch das Fahrzeug versteuern müssen. Dafür kommt wahlweise die 1%-Regelung oder das Fahrtenbuch zum Einsatz. Arbeitgeber können die entstehenden Kosten als Betriebsausgabe absetzen, was mit Vorteilen verbunden ist. In der Praxis sind bei der Pkw-Nutzung durch Arbeitnehmer daher einige wichtige Dinge zu bedenken, um alle finanziellen und steuerlichen Aspekte richtig zu behandeln.

PKW-Nutzung durch Arbeitnehmer Flotte
Pkw-Nutzung durch Arbeitnehmer: Die Flotte

Vorteile für Arbeitnehmer

  • Deutlich geringere Kosten im Vergleich zum eigenen Fahrzeug
  • Die hohen Anschaffungskosten entfallen
  • Unternehmen übernehmen Kosten für Treibstoff, Wartung, Ölwechsel etc.
  • Unternehmen übernimmt relevante Termine (Reifenwechsel, Hauptuntersuchung etc.)
  • Private Nutzung ist erlaubt (außer bei ausdrücklichem privaten Nutzungsverbot)
  • Bindung an das Unternehmen
  • Zusätzliche Motivation bei der Tätigkeit für das Unternehmen
  • Ein privater Zweitwagen ist im Normalfall nicht mehr erforderlich
  • Ein Firmenwagen stellt eine Form der Zusatzvergütung dar

Vorteile für Arbeitgeber

  • Die privaten Kosten können als Betriebsausgabe geltend gemacht werden
  • Bindung des Arbeitnehmers an das Unternehmen
  • Höhere Motivation des Arbeitnehmers
  • Form der Gehaltserhöhung
  • Steuerersparnis durch Erstattung der Umsatzsteuer
  • Reduzierung des Bruttogehalts durch Firmenwagen anstelle von einer Gehaltserhöhung (dadurch auch Reduzierung der Lohnnebenkosten)
  • Problemlose Durchführung von Dienstfahrten ohne zusätzlich erforderliche und zu mietende Fahrzeuge

Anfallende Kosten für Arbeitgeber durch die Pkw-Nutzung

Der Arbeitgeber muss beachten, dass einige Kosten anfallen, die richtig einzuordnen sind. Neben Anschaffungs- oder Leasingkosten gibt es noch weitere anfallende Kosten.

Folgende weitere Kosten sind zu bedenken:

  • Versicherung für das Fahrzeug
  • Steuern & geldwerter Vorteil
  • Werkstatt- und Betriebskosten
  • Laufende Betriebskosten (Kraftstoff, Öl, Autowäsche)

Weitere Informationen zum Thema: Kosten von Firmenwagen für Arbeitgeber: Alle Details

Private PKW-Nutzung durch Arbeitnehmer Regeln
Private Pkw-Nutzung durch Arbeitnehmer: Regeln genau festlegen

Pkw-Nutzung durch Arbeitnehmer: Geldwerter Vorteil und Versteuerung 

Bei der Pkw-Nutzung durch Arbeitnehmer ist es besonders wichtig, bei privater Nutzung den geldwerten Vorteil zu versteuern. Anders gesagt muss bei einer privaten Nutzung des Fahrzeugs der geldwerte Vorteil wahlweise mit der 1%-Regelung oder über ein Fahrtenbuch versteuert werden. Die 1%-Regelung stellt dabei eine einfache Lösung dar, bei der keine weiteren Aufzeichnungen über Fahrten, Nutzung und Anzahl der Privatfahrten erforderlich sind.

Beim Fahrtenbuch hingegen sind alle Fahrten genau aufzuzeichnen, was mit einem zusätzlichen Aufwand einhergeht. Dafür stellt das Fahrtenbuch häufig eine finanziell günstigere Lösung dar, was ebenfalls nicht zu unterschätzen ist. Beim Fahrtenbuch setzen sich zudem immer mehr die praktischen digitale Fahrtenbücher durch (Vergleich: Vimcar Fahrtenbuch), bei denen der Aufwand der Aufzeichnung der Fahrten entfällt.  

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Möglichkeit des Verbots der Privatnutzung im Detail 

Es besteht die Möglichkeit, ein privates Nutzungsverbot bei einem Firmenwagen auszusprechen. Dabei ist wichtig, dass dieses Nutzungsverbot schriftlich festgehalten wird. Bei einem privaten Nutzungsverbot ist es dem Arbeitnehmer untersagt, das Fahrzeugprivat zu nutzen. Entsprechend muss keine Versteuerung des geldwerten Vorteils vorgenommen werden, da ein solcher Vorteil nicht vorhanden ist. Da das Finanzamt zunächst einmal immer von einer privaten Nutzung ausgeht, ist ein klares Nutzungsverbot die einzige Option, wenn der geldwerte Vorteil nicht versteuert werden soll. Das Nutzungsverbot darf dabei nicht einfach nur mündlich ausgesprochen werden.

Private Fahrten der Arbeitnehmer erlauben

Häufiger kommt es sicherlich in der Praxis vor, dass bei der Pkw-Nutzung durch Arbeitnehmer auch private Fahrten erlaubt sind. Der genaue Umfang der privaten Fahrten ist genau wie die Übernahme der im Zusammenhang stehenden Kosten mit dem Arbeitgeber abzusprechen. Allerdings ist es bei der Erlaubnis von privaten Fahrten wichtig, wahlweise die 1%-Regel oder ein Fahrtenbuch zur Versteuerung des geldwerten Vorteils zu nutzen. In vielen Fällen stellt ein Fahrtenbuch die günstigere Option dar, erfordert jedoch mehr Aufwand beim Führen von diesem. Die private PKW-Nutzung durch Arbeitnehmer sollte immer im Detail besprochen und festgehalten werden, um spätere Missverständnisse genau wie einen Missbrauch des Fahrzeugs zu verhindern.

KFZ-Nutzung durch Arbeitnehmer Vereinbarung
KFZ-Nutzung durch Arbeitnehmer: Vereinbarung schriftlich festhalten

Wie gelingt die Planung der Pkw-Nutzung durch Arbeitnehmer?

Für die Pkw-Nutzung durch Arbeitnehmer ist es wichtig, einige Details frühzeitig zu klären. Auf diese Weise gelingt die reibungslose Planung und es kommt im Anschluss nicht zu unerwünschten Missverständnissen. Daher sollten Vereinbarungen schriftlich und klar festgehalten werden, um dem Arbeitnehmer zu signalisieren, wie genau die Firmenwagennutzung in der Praxis aussieht.

Folgende Punkte sollten geklärt/ unternommen werden:

  • Der Dienstwagenüberlassungsvertrag: Ist die Privatnutzung erlaubt oder nicht?
  • Verhalten nach einer Kündigung: Wäre eine Fahrzeugübernahme möglich oder wie ist das weitere Vorgehen?
  • Car Policy: Den Anspruch auf Firmenwagen für das Unternehmen festhalten und klar definieren, wer einen solchen Anspruch hat.
  • Pflichten für Arbeitnehmer festlegen: Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung nach UVV und weitere Aufgaben/ Pflichten in der Praxis festhalten.

Fazit 

Bei der Firmenwagenüberlassung an Arbeitnehmer sind einige Details genau zu beachten, um spätere Missverständnisse oder höhere Kosten zu verhindern. Von einer Car Policy bis hin zum Dienstwagenüberlassungsvertrag gibt es verschiedene Aspekte, die wichtig für Arbeitgeber sind. Arbeitgeber sollten außerdem beachten, dass sie die Kosten der Firmenwagenüberlassung als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen können. Arbeitnehmer müssen sich bei der privaten Nutzung eines Firmenwagens zwischen der 1%-Regelung oder dem Fahrtenbuch zur Versteuerung des geldwerten Vorteils entscheiden. Vorteile entstehen bei der Pkw-Nutzung durch Arbeitnehmer für beide Parteien.  

Es ist eventuell abzuwägen, ob sich die Nutzung eines Firmenwagens lohnt. Dabei handelt es sich um eine individuelle Entscheidung, die vor allem Arbeitnehmer treffen müssen. Für Arbeitgeber bietet sich eine professionelle Verwaltung der Firmenwagen durch eine Fuhrparksoftware an, um effizient und kostenbewusst zu handeln. Die Avrios Fuhrparksoftware bietet in diesem Zusammenhang einen kostenfreien Account, um zu prüfen, ob es sich um eine interessante Option handelt.

Häufige Fragen zur Pkw-Nutzung durch Arbeitnehmer

1. Welche Vorteile bietet die Pkw-Nutzung durch Arbeitnehmer für Unternehmen? 

Die Pkw-Nutzung durch Arbeitnehmer unterstützt Unternehmen dabei, Mitarbeiter zu motivieren und mehr an das Unternehmen zu binden. Es handelt sich um eine Form der Gehaltserhöhung, die aber mit weniger Lohnnebenkosten einhergeht, da ein geringeres Bruttogehalt die Folge ist. Zusätzlich lassen sich die Ausgaben als Betriebsausgaben steuerlich behandeln, was von Vorteil ist.

2. Ist eine private Pkw-Nutzung durch Arbeitnehmer erforderlich?

Die private Pkw-Nutzung durch Arbeitnehmer ist möglich und üblich, jedoch nicht vorgeschrieben. Um eine private Nutzung des Firmenwagens zu unterbinden ist jedoch ein privates Nutzungsverbot erforderlich, welches schriftlich festzuhalten ist.

3. Wie ist die Pkw-Nutzung durch Arbeitnehmer steuerlich zu behandeln?  

In steuerlicher Hinsicht ist bei der Pkw-Nutzung durch Arbeitnehmer zu beachten, dass hier eine Entscheidung zwischen dem Fahrtenbuch und der 1%-Regelung erfolgen muss. Der Arbeitnehmer muss die private Nutzung des Fahrzeuges als geldwerten Vorteil versteuern. Diese Notwendigkeit entfällt nur, wenn ein privates Nutzungsverbot besteht.

Zusätzliche Infos zum Thema Firmenwagen

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