In diesem Artikel erfahren Sie:
- Wichtigkeit der regelmäßigen Führerscheinkontrolle: In Unternehmen mit Fuhrparks ist es entscheidend, regelmäßig zu überprüfen, ob nur berechtigte Mitarbeiter Fahrzeuge steuern.
- Methoden und Herausforderungen der Führerscheinkontrolle: Es gibt manuelle und elektronische Methoden zur Überprüfung der Fahrerlaubnis. Manuelle Kontrollen können zeitaufwendig und datenschutzrechtlich herausfordernd sein.
- Vorteile digitaler Lösungen: Elektronische Führerscheinkontrollen bieten Effizienz, rechtliche Sicherheit und sind oft DSGVO-konform. Sie integrieren sich nahtlos in bestehende Fuhrparkverwaltungssysteme.
Führerscheinkontrolle im Fuhrpark – Hintergründe und Tipps
Die regelmäßige Führerscheinkontrolle gehört zum Alltag jedes Unternehmens, das einen Fuhrpark unterhält. Sobald ein Unternehmen Fahrzeuge jeglicher Art für dienstliche Fahrten bereitstellt, ist die Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber Pflicht. Dieser hat Sorge zu tragen, dass nur berechtigte Mitarbeiter diese steuern, sprich, diejenigen, die über die erforderliche Fahrerlaubnis verfügen. Die Kontrollpflicht bewahrt Betriebe vor Haftungsansprüchen, ist versicherungsrelevant und dient nicht zuletzt der Betriebssicherheit. Dazu kommt, dass sie gesetzlich vorgeschrieben ist.
Gesetzliche Grundlage für die Führerscheinkontrolle
Die Pflicht zur Führerscheinkontrolle ist nicht eindeutig gesetzlich festgelegt. Allerdings erläutert Paragraf 21 des Straßenverkehrsgesetzes (StVG) die möglichen Folgen des Fahrens ohne Fahrerlaubnis. Demnach ist mit einer „Freiheitsstrafe bis zu sechs Monaten oder mit Geldstrafe bis zu 180 Tagessätzen“ zu rechnen.
Das Unternehmen fungiert in diesem Fall als Fahrzeughalter. Das bedeutet auch, dass es in die Pflicht genommen wird, wenn Beschäftigte unberechtigt die ihnen zur Verfügung gestellten Fahrzeuge nutzen.
Methoden der Führerscheinkontrolle
Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten für die Überprüfung der Fahrerlaubnis: die manuelle, sprich, physische Überprüfung vor Ort, und die elektronische Führerscheinkontrolle.
Bei der manuellen Sichtung vereinbart das Fuhrparkmanagement üblicherweise einen Termin, bei dem die Fahrerlaubnis vorgelegt und auf Echtheit überprüft wird. Die Führerscheinprüfung wird dokumentiert und von beiden Parteien unterschrieben.
Herausforderungen der manuellen Führerscheinkontrolle
Was zunächst einfach klingt, kann jedoch komplex sein. In großen Fuhrparks ist die manuelle Kontrolle zeitaufwendig und verursacht hohe Kosten. Das gilt umso mehr in Firmen mit mehreren Standorten. Dann ist es häufig notwendig, dass Mitarbeiter zum Hauptsitz anreisen. Alternativ kann ein Termin für die Führerscheinkontrolle vor Ort vereinbart werden – dann reist der Fuhrparkleiter an. Beide Szenarien sind im Arbeitsalltag wenig praktikabel. Dazu kommt, dass manuell geführte Listen fehlerbehaftet sein können und sich unter hohem Aufwand digitalisieren lassen. Datenschutzvorgaben machen zudem eine sichere Aufbewahrung notwendig – und das kostet Platz.
In kleinen Betrieben kann die manuelle Führerscheinkontrolle zwar ein probater Weg sein, der nur wenig Aufwand verursacht. Auch hier ist allerdings die Herausforderung der datenschutzkonformen Aufbewahrung gegeben.
Umstellung auf digitale Variante lohnt sich
Die elektronische Führerscheinkontrolle reduziert den Prüfungsaufwand deutlich. Mit digitaler Assistenz lässt sich sowohl die Kontrolle selbst als auch die Dokumentation effizient erledigen. Mithilfe einer Software wird die Fahrerlaubnis auf Echtheit und Gültigkeit überprüft. Die Ergebnisse überträgt das System automatisch in eine elektronische Akte. Der Kontrollprozess lässt sich über eine App besonders einfach ausführen. Damit scannen oder fotografieren Mitarbeiter die Führerscheine. Die Daten werden unmittelbar überprüft und protokolliert.
Vorteile der elektronischen Führerscheinkontrolle
Der Aufwand für die Beschäftigten und das Fuhrparkmanagement reduziert sich mit der elektronischen Führerscheinkontrolle auf ein Minimum. Eine Terminvergabe ist ebenso obsolet wie das Führen manueller Listen. Das spart Zeit, Aufwand und personelle Ressourcen.
Dazu bietet eine elektronische Führerscheinkontrolle per Software in der Regel weitere praktische Funktionen. So können sich Fuhrparkmanager an fällige Kontrollen erinnern lassen. Die Daten können in eine Fuhrparkverwaltungssoftware fließen und etwa für die Einsatzplanung herangezogen werden. Praktisch ist das etwa, wenn Mitarbeiter mit bestimmten Führerscheinklassen benötigt werden.
Unternehmen sind mit der digitalen Fahrerlaubnisprüfung nicht zuletzt rechtlich und versicherungstechnisch auf der sicheren Seite. Sie können jederzeit dokumentieren, dass die Sichtung stattfand und bestanden wurde.
Für die elektronische Führerscheinkontrolle bieten sich verschiedene Softwarelösungen an. Anbieter wie Avrios stellen Lösungen für die digitale Prüfung im Rahmen ihrer Fuhrparksoftware oder als Schnittstellenlösung zur Verfügung.
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Ablauf der Führerscheinkontrolle
Bei der Lösung von Avrios ist es notwendig, eine Echtzeitaufnahme der Fahrerlaubnis in die Kontroll-App hochzuladen. Ein älteres Foto ist folglich nicht erlaubt. Das erhöht die Rechtssicherheit. Erinnerungsfunktionen stellen lückenlose Prüfungszyklen sicher. Die Fahrer geben ihre Führerscheindaten ein und laden das Foto hoch. Das System prüft die Daten, meldet die erfolgte Kontrolle der Fuhrparkleitung, die eine abschließende Bestätigung vornimmt.
Gut zu wissen: Die Führerscheinkontrolle ist per Gesetz ebenso wenig festgelegt wie der Turnus. Im Allgemeinen wird eine zweimal jährliche Überprüfung seitens des Gesetzgebers als ausreichend angesehen. Unter bestimmten Umständen kann eine häufigere Sichtung notwendig sein, zum Beispiel, wenn der Verdacht eines Führerscheinverlustes besteht. Vorzunehmen ist die Prüfung zudem bei neuen Mitarbeitern sowie bei einem Fahrzeugwechsel.
Datenschutz bei der Führerscheinkontrolle
Ob manuelle oder elektronische Führerscheinkontrolle, die Sichtung erhebt und speichert personenbezogene Daten. Diese unterliegen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). In der Folge müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle erhobenen Informationen revisionssicher und vor Dritten geschützt aufbewahrt werden.
Hier ergibt sich eine weitere Herausforderung bei der manuellen Prüfung. Kopiert das Fuhrparkmanagement im Zuge dessen den Führerschein, kann dies streng genommen als Urkundenfälschung gelten. Es reicht allerdings in der Regel aus, die Gültigkeit in einem rechtssicheren Formular festzuhalten. Darin sollten nur die unbedingt erforderlichen Daten erfasst werden. Erfolgt die Dokumentation digital, ist das Formular verschlüsselt zu speichern. Nicht zu vergessen: Es ist stets die Erlaubnis der Mitarbeiter für die Datenspeicherung einzuholen.
Es ist auch vor dem datenschutzrechtlichen Hintergrund sicherer, auf eine digitale Lösung zu setzen. Entsprechende Software verfügt üblicherweise bereits über datenschutzkonforme Sicherheitstechnik und speichert die Informationen automatisch rechtssicher.
Best Practices für erfolgreiche Führerscheinkontrollen
Die elektronische Führerscheinkontrolle lässt sich nahtlos in den Arbeitsalltag integrieren: Erinnerungsfunktionen sowie die Möglichkeit, den Führerschein direkt über eine App einzuscannen, stellt eine erhebliche Zeitersparnis dar. Fließen die Daten darüber hinaus in eine zentrale Fuhrparkverwaltung, erfordert die notwendige Prüfung kaum noch manuellen Aufwand.
Es empfiehlt sich, trotz digitaler Vereinfachung, die Belegschaft für die Notwendigkeit der Führerscheinkontrolle zu sensibilisieren. So erhöht sich die Bereitschaft, die Prüfung bei Fälligkeit durchzuführen. Damit das reibungslos gelingt, bieten sich Schulungen an. Diese lassen sich ebenfalls digital durchführen und erfordern somit ebenfalls nur minimalen Aufwand.
Fazit – Führerscheinkontrolle für mehr Sicherheit im Fuhrpark
Die Führerscheinkontrolle gehört im Fuhrpark zu den wichtigsten Pflichten. Mit elektronischer Assistenz lässt sie sich rechtssicher sowie für alle Beteiligten komfortabel durchführen. Persönliche Kontrolltermine entfallen und digitale Lösungen speichern die erhobenen Daten automatisch DSGVO-konform. So erhöht die elektronische Führerscheinkontrolle nicht nur die Fahrsicherheit. Sie bewahrt Unternehmen auch vor etwaigen Regressansprüchen und Versicherungsausfällen.
FAQ zur Führerscheinkontrolle
1. Was ist die gesetzliche Grundlage für die Führerscheinkontrolle im Fuhrpark?
Die Pflicht zur Führerscheinkontrolle ist nicht explizit gesetzlich festgelegt, aber Paragraf 21 des Straßenverkehrsgesetzes (StVG) erläutert die Folgen des Fahrens ohne Fahrerlaubnis. Unternehmen als Fahrzeughalter sind verantwortlich, sicherzustellen, dass nur berechtigte Mitarbeiter Fahrzeuge nutzen.
2. Welche Methoden der Führerscheinkontrolle gibt es?
Es gibt zwei Hauptmethoden: die manuelle, physische Überprüfung vor Ort und die elektronische Führerscheinkontrolle. Die elektronische Kontrolle erfolgt oft über spezialisierte Software oder Apps, die die Echtheit und Gültigkeit der Fahrerlaubnis überprüfen.
3. Was sind die Herausforderungen der manuellen Führerscheinkontrolle?
In großen Fuhrparks ist die manuelle Kontrolle zeitaufwendig und kostenintensiv, besonders bei mehreren Standorten. Zudem kann die manuelle Datenerfassung fehlerbehaftet sein und Datenschutzvorgaben erfordern eine sichere Aufbewahrung der Daten.
4. Welche Vorteile bietet die elektronische Führerscheinkontrolle?
Die elektronische Kontrolle reduziert den Aufwand erheblich, eliminiert die Notwendigkeit für persönliche Termine und manuelle Listen. Sie bietet rechtliche und versicherungstechnische Sicherheit und integriert sich nahtlos in bestehende Fuhrparkverwaltungssysteme.
5. Wie wird der Datenschutz bei der Führerscheinkontrolle gewährleistet?
Sowohl bei manueller als auch bei elektronischer Kontrolle müssen personenbezogene Daten gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geschützt werden. Digitale Lösungen bieten in der Regel bereits datenschutzkonforme Sicherheitstechnik und speichern Informationen automatisch rechtssicher.
Ressourcen zur Führerscheinkontrolle
Vorlagen und E-Books
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