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Praxiswissen

Fuhrparkmanagement Software: Vorteile für den Fuhrpark

Die Herausforderung einer effizienten Flottenverwaltung lässt sich durch eine Fuhrparkmanagement Software einfacher bewältigen. Wir stellen die Vorteile einer digitalen Lösung für den Fuhrpark vor.

Oktober. 28, 2021

Der Fuhrpark kostet in vielen Unternehmen Zeit und verursacht hohe Kosten – mit einer intelligenten Fuhrparkmanagement Software lassen sich diese Punkte enorm reduzieren. Von einer regelmäßigen Kontrolle des Führerscheins bis hin zur Unterweisung nach UVV über das Schadenmanagement sind von jedem Fuhrparkleiter vielseitige Aufgaben zu bewältigen. Mit einer Software fällt der Aufwand geringer aus, doch es ergeben sich noch weitere Vorteile für das Fuhrparkmanagement, die über eine reine Zeitersparnis hinausgeht. Betrachten wir einmal genauer, was eine Fuhrparkmanagement Software leisten kann und welche Gründe es für die Umstellung von klassischen Excel Sheets auf die Software gibt.

Was bietet eine Fuhrparkmanagement Software?

Eine Fuhrparkmanagement Software bietet die Möglichkeit, über alle Standorte, Fahrzeuge und Fahrer hinweg, alle Daten zentral einzusehen. Der Grund hierfür ist die zentrale Erfassung und Anlegung der Daten. Egal welche Daten zu Fahrzeugen Sie zeitnah einsehen müssen, hier reicht ein Klick, um alle Daten vor Augen zu haben. Auf Basis dieser Informationen sind Sie im nächsten Schritt in der Lage, Entscheidungen zu treffen. Für jede Strategie, die den Fuhrpark betrifft, ist es hier wichtig zu wissen, welche Kosten ein Fahrzeug verursacht. Oder wie es ausgelastet ist, wie hoch der Kraftstoffverbrauch ist und welche Alternativen bei Antriebsmöglichkeiten zu Verfügung stehen. Sie können alle Daten zusammenführen und gewinnen die Informationen, die Sie für Ihre weitere Arbeit als Fuhrparkleiter benötigen.

Betrachten wir einmal die Einsatzmöglichkeiten einer Fuhrparkmanagement Software detaillierter:

Beschaffung, Versicherungen und der Austausch von Fahrzeugen

Für die Beschaffung von Fahrzeugen ist die Fuhrparkmanagement Software aus mehreren Gründen hilfreich. Zum einen ist es möglich, verschiedene Angebote für neue Fahrzeuge einzuholen, zu vergleichen und die beste Option zu wählen. Dabei ist zu beachten, dass diese Vorgehensweise für erhebliche Kosteneinsparungen über das Jahr hinweg sorgen kann. Gleiches gilt für die Auswahl von Versicherungen, für den Vergleich der Konditionen sowie zum Einsehen der aktuellen Bedingungen. Desto klarer Sie erkennen, welche Kosten die einzelnen Fahrzeuge der Flotte verursachen, desto besser können Sie handeln.

Instandhaltung, Betrieb und Management von Schäden aller Art

Ebenfalls hilfreich ist die Fuhrparkmanagement Software bei allen Aufgaben, die im Rahmen der Instandhaltung sowie beim Betrieb anfallen. Hier sind besonders viele zeitintensive Aufgaben zu beachten, die deutlich beschleunigt werden. Folgende Aufgaben können Sie im Rahmen der Instandhaltung, beim Betrieb sowie beim Management von Schäden durch die Software vereinfachen:

  • Management von Schäden und Bußgeldern

Zwar ist es nicht angenehm, doch es ist vollkommen normal, dass Schäden und Bußgelder im Rahmen einer Flotte anfallen. Das Strafzettelmanagement sowie das Schadenmanagement sind deutlich schneller und sicherer mit einer Fuhrparkmanagement Software umsetzbar.

  • Terminmanagement

Im laufenden Betrieb kommt es immer wieder zu Terminen, die zu beachten sind. Von Terminen beim TÜV bis hin zu Terminen zum Thema UVV gibt es für Fuhrparkleiter einige Punkte, die zu beachten sind. Es ist eine enorme Zeitersparnis, die Termine bereits automatisch im System zu haben. Damit wird der Fahrer direkt an diese erinnert. Der Fuhrparkleiter muss sich nicht mehr darum kümmern und die Wahrscheinlichkeit, dass Termine vergessen werden, ist ebenfalls sehr gering.

  • Auswertung von Tankkarten

Tankkarten und die damit einhergehenden Abrechnungen auszuwerten ist eine recht mühsame Aufgabe, die durch viele Fahrzeuge in einer Flotte nicht leichter wird. Mit der Fuhrparkmanagement Software lässt sich der Aufwand reduzieren und die Kosten für externe Dienstleister fallen geringer aus.

Kontrolle der Kosten: Einsparpotenzial frühzeitig erkennen

Die Kontrolle aller anfallenden Kosten ist für das Fuhrparkmanagement von enormer Bedeutung. Hier erfahren Sie, welche Möglichkeiten zur Kosteneinsparung vorhanden sind. Da Sie alle Kosten mit einem Blick sehen, fällt es deutlich leichter zu entscheiden, wie Sie weiter vorgehen. Sie können Ihre Nachhaltigkeitsziele im Fuhrpark erreichen, einfach einsehen, wie hoch die Kosten sind und sich diese im Einzelnen aufschlüsseln lassen. Durch eine umfassende Kostenkontrolle hilft die Furhparkmanagement Software dabei, langfristig die Kosten für den Fuhrpark zu reduzieren. Da diese Kosten einen sehr großen Bereich der gesamten Ausgaben der Unternehmen ausmachen, machen sich hier bereits geringe Einsparungen bemerkbar.

Nicht nur die Kostenkontrolle an sich ist hier von Bedeutung, sondern genauso das Thema Strategie. Sie können durch den Blick auf Kosten, die Auslastung der Fahrzeuge und die Zahl der Fahrzeuge in der Flotte strategische Entscheidungen treffen. Dadurch lässt sich der Aufwand im Fuhrparkmanagement deutlich reduzieren. Ihnen bleibt trotzdem noch Zeit, neben dem Tagesgeschäft strategische Entscheidungen zu treffen.

Compliance: Halterhaftung und mehr

Beim Thema Compliance unterstützt die Fuhrparkmanagement Software sowohl bei der gesamten Organisation der Halterhaftung als auch bei der Führerscheinkontrolle. Sowohl die regelmäßig durchgeführte Führerscheinkontrolle als auch die Fahrerunterweisung nach UVV lässt sich mit der Software für Fuhrparkmanagement problemlos umsetzen. Weitere Informationen zum Thema Halterhaftung im Fuhrpark, um die Bedeutung genau einzusehen, finden Sie im verlinkten Blogbeitrag. Da bereits bei kleinen Flotten ein hoher Aufwand vorhanden ist, macht es Sinn, hier nach sinnvollen Alternativen zu suchen. Gerade der gesamte Bereich Compliance ist ein sensibles Thema. Ungenaues Arbeiten oder vergessene Termine und Absprachen können im schlimmsten Fall rechtliche Folgen nach sich ziehen. Diese ziehen wiederum in vielen Fällen höhere Kosten nach sich. Desto genauer Sie mit einer Fuhrparkmanagement Software diesen Bereich bestimmen, desto stärker sind Sie abgesichert.

Warum bereitet ein klassisches Excel Sheet Schwierigkeiten?

Die Vorgehensweise vieler Fuhrparkleiter ist die Verwendung von Excel Sheets, wenn es um Daten aller Art geht. Ganz gleich, ob hiermit die Fahrzeugdaten, Verträge, Versicherungen oder Details zum Thema Halterhaftung gemeint sind. Termine sind häufig in manuell gepflegten Kalendern eingetragen. Die reine Datenflut macht die Verwendung von einem Excel Sheet zu einer schwierigen Aufgabe. Zusätzlich ist die Fehleranfälligkeit nicht zu unterschätzen. Daten, die kopiert und eingefügt oder einfach eingetragen werden, bieten stets eine hohe Anfälligkeit für Fehler. Darüber hinaus sind Excel Sheets nicht unbedingt einfach in Bezug auf die Handhabung. Grund dafür ist, dass Sie beispielsweise länger nach den Vertragsdaten oder Kosten einzelner Fahrzeuge suchen.

Stellen Sie sich einmal die Situation vor, in der die Geschäftsführung eine detaillierte Auflistung aller Kosten und Vertragsdetails von zehn verschiedenen Fahrzeugen haben will. Sie finden diese Daten, jedoch sicherlich nicht mit einem Klick. Das führt zu erhöhtem Zeitaufwand, sodass Sie keine schnelle Präsentation bieten können. Die Fuhrparkmanagement Software macht es Ihnen leichter. Mit wenigen Klicks rufen Sie sämtliche Informationen der 10 genannten Fahrzeuge auf. Ohne die hohe Wahrscheinlichkeit, dass die eine oder andere Information hier nicht ganz stimmig ist.

Fazit: Kosten und Zeit mit der Fuhrparkmanagement Software einsparen

Der Fuhrparkleiter muss sich mit verschiedenen Aufgaben befassen, die allesamt wichtig für den reibungslosen Ablauf im Fuhrpark sind. Eine gute Fuhrparkmanagement Software hilft dabei, Daten zentral zu erfassen, verhindert manuelle Fehler und unterstützt durch mehr Transparenz im Alltag. Viele kleine Aufgaben im Fuhrpark wie die Führerscheinkontrolle oder das Strafzettelmanagement summieren sich je nach vorhandenem Fuhrpark zu echten Zeitfressern. Zu beachten ist dabei immer, dass nicht von einem Fahrzeug auszugehen ist, wenn der zeitliche Aufwand betrachtet wird. Teilweise sind es 100 oder mehr Fahrzeuge, die hier eine Rolle spielen und zu verwalten sind. Kleinere Flotten mit 20 bis 30 Fahrzeugen erzeugen jedoch ebenfalls einen hohen Aufwand. Und gehen mit hohen Kosten einher. Mit Avrios haben Sie die Möglichkeit, sicherer, transparenter und verantwortungsbewusst zu handeln. Sie gewinnen Zeit für andere Dinge wie für die Strategie, die von großer Bedeutung sind.

Die Zeiten für die Verwendung von Excel Sheets mit langwieriger Suche nach Daten sind vorbei. Einfach, weil es heute effizientere und bessere Alternativen gibt. Melden Sie sich für Ihren kostenlosen Account bei Avrios an – starten Sie gemeinsam mit uns in eine bessere Zukunft in Sachen Fuhrparkmanagement durch. Sie können schneller handeln und reduzieren die Verwaltungskosten für Ihre Fahrzeuge erheblich. Ganz egal, ob Ihre Flotte 20 oder 100 Fahrzeuge beinhaltet: Sie können es sich im Arbeitsalltag leichter machen und gleichzeitig die Kosten des Fuhrparks senken.

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