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Prozesse im Fuhrpark: So gelingen Optimierungen

Zahlreiche Prozesse bestimmen den Alltag im Fuhrpark und kosten Fuhrparkverantwortliche viel Zeit in der Umsetzung. Erfahren Sie jetzt wie Sie Prozesse im Fuhrpark effizienter gestalten und warum Prozessoptimierungen so wichtig sind.

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In diesem Artikel erfahren Sie

1. Bedeutung von Fuhrparkprozessen: Darum sind Prozesse und eine Optimierung von diesen im Fuhrpark entscheidend.

2. Praxisnahe Lösungen für Optimierungen: So lassen sich Prozesse im Fuhrpark tatsächlich optimieren.

3. Unterstützung durch digitale Lösungen: Eine Fuhrparksoftware kann für Unterstützung bei der Prozessoptimierung sorgen.

Im Tagesgeschäft eines Fuhrparkleiters gehören Prozesse im Fuhrpark einfach mit dazu. Häufig sind im Fuhrpark jedoch aufwendige Prozesse zu finden, die viel Zeit kosten und bei denen das Potenzial für Optimierungen besteht. Ein effizient verwalteter Fuhrpark mit optimal umgesetzten Prozessen schafft Zeit für neue Strategien und wichtige Aufgaben wie für das Kostenmanagement, um nur ein Beispiel zu nennen. Dabei gibt es verschiedene Lösungen für optimal gestaltete Fuhrparkprozesse, die einfach umzusetzen sind.

Die Bedeutung der Prozessoptimierung im Fuhrpark 

Die Prozessoptimierung im Fuhrpark hat verschiedene Gründe, die für den Fuhrpark von großer Bedeutung sind. Der wohl wichtigste Punkt an dieser Stelle ist die Einsparung von Zeit genau wie von Kosten im Fuhrpark. Optimal umgesetzte Fuhrparkprozesse kosten in der Umsetzung weniger Zeit und können die Kosten im Fuhrpark senken. Außerdem besteht die Möglichkeit, Unfälle und Schäden zu verringern und die Kosten und den Arbeitsaufwand bei der Abwickelung zu reduzieren. Nicht zuletzt sorgen optimale Prozesse im Fuhrpark für einen klaren Einblick in alle Daten und verhindern im Tagesgeschäft erfolgreich das Chaos.

Findet keine Optimierung der Prozesse im Fuhrpark statt, kostet das Fuhrparkleiter viel Zeit. Viele Prozesse wie das Daten- und Schadenmanagement sowie das Kostenmanagement sind sehr zeitaufwendig, wenn hier keine digitalen Tools zur Unterstützung genutzt werden. Ohne eine umfassende Prozessoptimierung bleibt außerdem im Tagesgeschäft kaum Zeit für die Zielsetzung im Fuhrpark sowie für eine langfristige Strategie. Prozesse im Fuhrpark können daher je nach Gestaltung im Flottenmanagement stark behindern oder können in kurzer Zeit effizient abgewickelt werden.  

Prozesse im Fuhrpark
Prozesse im Fuhrpark optimieren

Welche Fuhrparkprozesse lassen sich optimieren?

Tatsächlich lassen sich in allen Bereichen Fuhrparkprozesse mit der passenden Handhabung optimieren. Vom Kostenmanagement bis hin zum Daten- und Schadenmanagement über den Bereich Compliance hin lassen sich Lösungen für eine effizientere Prozessgestaltung finden.

Diese Fuhrparkprozesse lassen sich optimieren:

1. Datenmanagement

Der erste Schritt für einen modernen, optimal verwalteten Fuhrpark ist eine Optimierung beim Datenmanagement. Die Prozesse wie das Ablegen von Daten, das Aufrufen und Verknüpfen von diesen sowie der Überblick über alle Daten stellen die Grundlage für alle weiteren Prozessoptimierungen dar. Nur bei einem digitalen, intelligenten und übersichtlichen Datenmanagement ist es überhaupt möglich, weitere Prozesse im Fuhrpark in den nächsten Schritten zu optimieren.

2. Kostenmanagement

Beim Kostenmanagement ist es wichtig, sämtliche Kosten sofort verfügbar zu haben und versteckte Kosten zu identifizieren. Effiziente Prozesse im Fuhrpark beinhalten das Kostenmanagement, bei dem für Entscheidungen keine Kosten zusammenzusuchen sind. Digitalisierung ist besonders interessant im Zusammenhang, da auf diese Weise sämtliche Kosten klar erkennbar sind und einzelnen Fahrzeugen zugeordnet werden.

3. Schadenmanagement

Von der Schadenerfassung bis hin zur gesamten Abwicklung vom Schaden, von Kosten und von der erforderlichen Ersatzmobilität lassen sich beim Schadenmanagement verschiedene Prozesse optimieren. Zusätzlich sind automatische Auswertungen möglich, die dabei helfen, Unfällen vorzubeugen und die Fahrer gezielter zu schulen.

4. Compliance

In diesem Bereich lassen sich verschiedene Details optimieren, was für mehr Sicherheit vor rechtlichen Konsequenzen sowie für einen deutlich geringeren Arbeitsaufwand sorgt. Die wichtige Führerscheinkontrolle lässt sich elektronisch umsetzen. Gleiches gilt für die Fahrerunterweisung nach UVV, die in Form von e-Learning stattfinden kann.

Fuhrparkprozesse analysieren
Fuhrparkprozesse analysieren

Prozesse im Fuhrpark: Lösungen für Optimierungen

Für die Optimierung von Prozessen im Fuhrpark ist erst einmal eine umfassende Analyse bestehender Prozesse wichtig. Die bestehenden Prozesse sollten genau wie Ablageorte der Daten bewusst sein und bedacht werden. Erst im nächsten Schritt ist es sinnvoll, über Möglichkeiten zur Digitalisierung nachzudenken. Mit Hilfe der Digitalisierung lassen sich dann die bestehenden Prozesse verbessern, sodass sie im Tagesgeschäft so wenig Zeit wie möglich kosten.

Ein sehr gutes Beispiel wäre an dieser Stelle die Führerscheinkontrolle. Die manuelle Kontrolle verlangt eigentlich eine persönliche Vorlage des Dokuments durch den Fahrer. Bilder und E-Mails stellen keine rechtssichere Option dar. Es muss daher ein Termin vereinbart werden, der Fahrer muss zweimal jährlich extra zum Fuhrparkverantwortlichen kommen und die Führerscheinkontrolle an sich dauert einige Minuten. Eine elektronische Führerscheinkontrolle findet per App rechtssicher statt und erfordert keinen persönlichen Termin zwischen den Parteien. So lassen sich Prozesse im Fuhrpark dank Digitalisierung effizienter gestalten.  

Die vorgestellten Bereiche im Fuhrpark, die sich optimieren lassen, sind sehr vielseitig. Die genaue Umsetzung der Optimierung von Prozessen im Fuhrpark ist jedoch individuell und hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Lösungen für Prozessoptimierungen sind daher immer auf den Fuhrpark abzustimmen. Hilfreich und sinnvoll kann in diesem Zusammenhang eine professionelle Fuhrparkberatung sein.

Prozesse im Fuhrpark manuell
Prozesse im Fuhrpark manuell umsetzen kostet Zeit

So trägt Avrios zur Verbesserung der Fuhrparkprozesse bei 

Avrios kann auf verschiedenen Ebenen dabei unterstützen, die Fuhrparkprozesse zu verbessern. Die Avrios Software wertet Daten gezielt aus, verknüpft sie und weist diese zu, um über das Dashboard sofort einen genauen Überblick über relevante Informationen zu haben. Die Automatisierung und Digitalisierung von verschiedenen wichtigen Aufgaben im Fuhrpark verbessert Fuhrparkprozesse und unterstützt Fuhrparkleiter erheblich. Manuelle, zeitraubende Prozesse gehören damit der Vergangenheit an. Besonders der Fokus auf die Kosteneffizienz, die sichere Verwaltung und Gestaltung des Fuhrparks sowie auf das Schadenmanagement unterstützen bei der Verbesserung der Fuhrparkprozesse.

So unterstützt Avrios Prozesse im Fuhrpark:

  • Erinnerungen an wichtige Aufgaben und Termine nach Wunsch
  • Automatisches Compliance mit Fokus auf sämtliche Aufgaben und Termine (UVV, Führerscheinkontrolle, Halterhaftung, Bußgeldmanagement etc.)
  • Besonders unkompliziertes Schadenmanagement mit digitaler Schadenakte zur optimalen Übersicht
  • Vereinfachte Prozesse bei der Beschaffung (inklusive Kostenvoranschläge von Anbietern für eine bessere Übersicht der Kosten und Leistungen)
  • Digitales Datenmanagement mit allen Daten an einem Ort in gebündelter Form
  • Effizientes Kostenmanagement mit Identifizierung versteckter Kosten
  • Verbesserung der Umweltbilanz der Flotte

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Fazit

Ein kritischer Blick auf die Fuhrparkprozesse ist wichtig für die Prozessoptimierung. Viele Prozesse lassen sich optimieren, zeitsparender und übersichtlicher gestalten. Auf diese Weise lassen sich Kosten und Zeit im Fuhrpark einsparen. Vor allem mit der Nutzung einer Fuhrparksoftware ist es möglich, Fuhrparkprozesse zu optimieren. Die eingesparte Zeit führt in der Praxis dazu, dass Fuhrparkleitern Zeit bleibt, um sich der Strategie und der Zukunft des Fuhrparks zu widmen. Für eine sinnvolle Vorgehensweise ist es wichtig, dass die bereits vorhandenen Prozesse analysiert werden, um gezielt die Prozesse im Fuhrpark zu optimieren. Auf diese Weise lassen sich langfristig Kosten und Zeit im Fuhrpark gezielt einsparen.

Häufige Fragen zum Thema Prozesse im Fuhrpark

1. Warum ist die Optimierung der Prozesse im Fuhrpark wichtig? 

Durch die Optimierung der Prozesse im Fuhrpark lassen sich der Arbeitsaufwand genau wie die anfallenden Kosten reduzieren. Vor allem manuelle Prozesse erweisen sich als zeitaufwendig und fehleranfällig, sodass eine Optimierung der Fuhrparkprozesse mit Digitalisierung sinnvoll ist.

2. Welche Prozesse im Fuhrpark lassen sich optimieren?

Es lassen sich nahezu alle Prozesse im Fuhrpark optimieren. Besonders geeignete Fuhrparkprozesse sind beispielsweise die Führerscheinkontrolle, Compliance Themen und das Datenmanagement. Bei der Beschaffung, beim Kostenmanagement und beim Schadenmanagement lassen sich ebenfalls die vorhandenen Prozesse durch digitale Lösungen optimieren.

3. Ist die Optimierung der Fuhrparkprozesse in jedem Fuhrpark gleich?

Zunächst ist ein Blick auf die vorhandenen Fuhrparkprozesse mit anschließender Analyse wichtig, bevor eine Optimierung versucht wird. Da jeder Fuhrpark anders aufgebaut ist, kann es hier zu Abweichungen kommen. Unterschiedliche Ausgangssituationen und Ziele im Unternehmen führen ebenfalls dazu, dass die Optimierung der Fuhrparkprozesse voneinander abweicht.

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