Flottenverwaltung bei Firmen mit großen Flotten

Immer wieder ist bei uns die Rede von der Flottenverwaltung von Firmen mit eher mittelgroßen Flotten. Als Beispiel werden aus Gründen der Anschaulichkeit häufig 50 bis 100 Fahrzeuge angegeben, die eine Flotte umfasst. Natürlich gibt es genauso Unternehmen aus der Logistikbranche, die sich durch besonders umfangreiche Flotten auszeichnen. Die Anforderungen an die Flottenverwaltung und das gesamte Management an sich ist bei Flotten von 1.000 Fahrzeugen und mehr deutlich größer. Wir stellen heute die Besonderheiten und Unterschiede der Verwaltung am Beispiel vom bekannten Logistikunternehmen Flaschenpost SE vor. Dabei ist besonders auffällig, wie wichtig moderne, innovative Lösungen für das Wachstum und die Rentabilität der Unternehmen sind.

Die Flottenverwaltung bei Unternehmen mit Auslieferungsdiensten

Unternehmen aus der Logistikbranche, zu denen Auslieferungsdienste zählen, müssen ihre Fahrten optimal organisieren. Dafür ist neben einem intelligenten System wichtig, dass Fahrer gezielt zum Einsatz kommen. Alles entscheidend ist die Flotte, die bei allen Fahrten zum Einsatz kommt. Ohne eine eigene Flotte, die sich gezielt steuern lässt, ist die tägliche Arbeitsbelastung kaum umsetzbar. Dabei müssen in der Regel verschiedene Standorte genau wie unterschiedliche Streckenlängen beachtet werden, die zurückzulegen sind. Natürlich darf eine Auslieferung nicht mit zu viel Zeit einhergehen, da sonst weniger zufriedene Kunden zu erwarten sind.

In der Logistikbranche sind daher bei der Flottenverwaltung an sich besondere Herausforderungen zu erkennen. Die Fahrzeuge sowie die Organisation der Fahrten und Strecken bilden das Fundament für den Geschäftserfolg. Es reicht damit nicht aus, nur die Kosten in einer Tabelle festzuhalten und einem Fahrzeug zuzuordnen. Vielmehr sind die Auslastung der Flotte genau wie der jeweilige Zustand von dieser entscheidend. Fuhrparkverantwortliche müssen sich entsprechend größeren Herausforderungen stellen und benötigen in vielen Fällen Unterstützung, um die Flotte zu verwalten. Kleine Fehler und falsch zugeordnete Kosten oder vergessene Terminen können hier mit besonders großen Auswirkungen einhergehen. Das fällt bei Unternehmen mit sehr umfangreicher Flotte schnell auf. Die Flottenverwaltung hat im Alltag der Unternehmen eine andere Priorität als es bei einer überschaubaren Flotte der Fall ist.

Flottenverwaltung am Beispiel Flaschenpost neu entdecken

In Zusammenarbeit mit Flaschenpost SE sind wir von Avrios in der Lage, die Besonderheiten der Flottenverwaltung bei einer sehr umfangreichen Flotte zu nennen. Flaschenpost SE ist ein deutsches Logistikunternehmen mit Sitz in Münster, welches garantiert, dass die Getränkelieferung in einem Zeitraum von 120 Minuten an der Haustür ankommt. Dieses Zeitziel erfordert eine entsprechende Flottenverwaltung, um umsetzbar zu sein. Zu beachten ist dabei, dass die Flotte des Unternehmens Ende 2020 rund 1.600 Fahrzeuge an  23 Standorten umfasst. Das sorgt für ein Fuhrparkmanagement, welches sich selbst in Bezug auf Organisation und Effizienz übertreffen muss.

Tatsächlich wurde die Flottenverwaltung des Unternehmens bis Ende 2020 mit Excel Tabellen sowie extern bereitgestellten Daten umgesetzt. Der Arbeitsaufwand für das mehrköpfige Team war durch die Größe der Flotte enorm. Zu beachten ist dabei, dass das Unternehmen immer größer geworden ist und einen wachsenden Fuhrpark mitbringt. Die Organisation von Fahrten sowie die Verwaltung einzelner Standorte stellte für die Fuhrparkverantwortlichen nicht das größte Problem dar. Vielmehr ging es um Ordnungswidrigkeiten, die bei rund 7.000 Fahrern in ganz anderen Größenordnungen entstehen. Es war vor der Umstellung auf eine Fuhrparkmanagement Software besonders schwierig, alle Strafzettel und entstandenen Schäden zu erfassen. Werkstattbesuche stellten ebenfalls eine Herausforderung dar, die mit hohem Zeit- und Kostenaufwand einherging. Seit der Umstellung auf eine zentrale, intelligente Lösung fällt die Flottenverwaltung deutlich leichter.

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Herausforderungen bei Logistikunternehmen und der Verwaltung erkennen

Das vorgestellte Beispiel von Flaschenpost SE zeigt schnell, dass bei der Flottenverwaltung besondere Herausforderungen warten. Die Fahrzeuge müssen in Bezug auf den Einsatz in Regionen sinnvoll genutzt werden. Dabei spielt vor allem die jeweilige Auslastung eine entscheidende Rolle. Mit diesem Punkt gehen Kosten einher, die bei falschem Einsatz entstehen. Viel schwieriger ist aber die Organisation von Werkstattbesuchen, sowie das gesamte Schadenmanagement an sich. Bei 100 Fahrern ist bereits mit einigen Verstößen gegen die Straßenverkehrsordnung zu rechnen. Bei 1.000 und mehr Fahrern entstehen hier in der Regel täglich Fälle, die zu bearbeiten sind. Schnelle Handlungen verringern entstehende Kosten und beugen rechtlichen Folgen vor. Das ist nur möglich, wenn die Verwaltung passend dazu aufgebaut ist und die Flottenverwaltung effizient geführt wird. Schauen wir uns die speziellen Herausforderungen bei Logistikunternehmen einmal genauer an.

Zahlreiche Fahrzeuge an verschiedenen Standorten sind zu verwalten

Eine besondere Herausforderung bei sehr großen Flotten ist im Normalfall, dass zahlreiche Standorte vorhanden sind. Die Fahrzeuge befinden sich nicht nur an einem Ort. Außerdem fällt es auf, dass sehr viele Fahrzeuge vorhanden sind und die umfangreiche Flotte damit schwerer zu verwalten ist. Ohne eine zentrale Lösung müsste jeder Standort einzeln verwaltet werden. Die Zusammenführung aller Standorte in digitaler Form erleichtert deutlich die Flottenverwaltung. Eine Fuhrparkmanagement Software gilt damit für alle Standorte und Fahrzeuge, ohne manuelles Eintragen von Daten zu erfordern. Damit lässt sich die Herausforderung der Verwaltung einer sehr umfangreichen Flotte an mehreren Standorten bewältigen.

Anfallende Reparaturen gehen mit hohen Kosten einher

Der Besuch einer Werkstatt ist genau wie anfallende Schäden bei einer Flotte nicht zu verhindern. Große Flotten verursachen entsprechend höhere Kosten, da sehr viele Werkstattbesuche anfallen. Die Auswahl von Partnern aus einem Netzwerk an kompetenten Partnern ist damit wichtig, um die Kosten hier zu senken. Durch die Kooperation von Avrios mit RepairFix lässt sich diese Herausforderung effizient, kostensparend und digital umsetzen. Das spart Zeit und vereinfacht für die Verantwortlichen den gesamten Prozess, der zu beachten ist.

Ordnungswidrigkeiten verursachen Kosten und einen hohen Arbeitsaufwand

Ein wichtiges Thema im Rahmen der Flottenverwaltung ist der Umgang mit Ordnungswidrigkeiten. Strafzettel sind zu bearbeiten, weitere Verstöße gegen die Straßenverkehrsordnung sind zu beachten. Eine digitale Schadenakte erleichtert den Überblick, da es sonst nur schwer möglich ist, diesen bei so vielen Fahrzeugen zu behalten. Der Umgang mit Schäden und Ordnungswidrigkeiten an sich ist vielleicht die größte Herausforderung für die Verwaltung der Flotte. Das ist besonders interessant, da diese Punkte in vielen Unternehmen noch immer nachrangig behandelt werden.

Zusätzlich stellt der rechtliche Aspekt eine entsprechende Herausforderung dar. Damit sind gerade die Nutzung von einer Car Policy sowie Regelungen im Rahmen der Halterhaftung entscheidend. Eine so umfangreiche Flotte braucht nicht nur erfahrene Flottenmanager für die Verwaltung, sondern genauso klare Regeln für die Nutzung von Fahrzeugen.

Das Wachstum des Unternehmens hängt mit dem Flottenwachstum zusammen

In der Logistikbranche sowie ganz besonders bei Auslieferungsdiensten ist ein Unternehmenswachstum natürlich mit ein wichtiges Ziel. Für dieses Ziel muss die Flotte wachsen, damit mehr Bestellungen angenommen und Auslieferungen durchgeführt werden. Stagniert die Flotte bezüglich der Größe oder kommt so zum Einsatz, dass kein zusätzliches Budget möglich ist, wirkt sich das nachteilig auf das Unternehmensergebnis aus. Für die Beschaffung neuer Fahrzeuge sowie für die Arbeit mit neuen Standorten muss die Flottenverwaltung stimmen. Schnell wachsende Unternehmen aus der Logistikbranche brauchen damit sinnvolle Lösungen, um das Flottenwachstum anzuregen.

Der Fuhrpark bei Auslieferungsdiensten als besonderer Kostenfaktor

Der Fuhrpark stellt bei vielen Unternehmen einen besonderen Kostenfaktor dar, der nicht zu unterschätzen ist. Rund 10.000 Euro betragen die Kosten pro Jahr und Fahrzeug im Durchschnitt. Natürlich hängen hier die genaue Nutzung, mögliche Reparaturen, die Zahl der gefahrenen Kilometer sowie die Antriebsform mit von ab. Die Kosten können damit stark variieren, wozu die jeweilige Organisation mit beiträgt. Unternehmen wie Flaschenpost SE mit enorm umfangreichem Fuhrpark müssen besonders stark auf die entstehenden Kosten achten. Hier kann von einer der größten Summen überhaupt die Rede sein, die großen Einfluss auf das Betriebsergebnis haben. Anders gesagt kann die Flottenverwaltung mit darüber entscheiden, ob sich ein Unternehmen der Branche behaupten kann oder langfristig nur Verluste macht. Das gilt ganz besonders bei sehr großen Flotten und bei der Logistikbranche an sich.

Eine genaue und gut organisierte Flottenverwaltung senkt damit die Kosten des Fuhrparks. Es geht in der Logistikbranche schließlich nicht nur um den hohen Zeitaufwand, der für die Verwaltung der Flotte anfällt. Vielmehr können die Kosten in Zeiten von steigenden Treibstoffkosten und hartem Wettbewerb ein entscheidender Faktor sein. Wer zu teuer im Vergleich zur Konkurrenz ist, kann die Kunden weniger von sich überzeugen. Die angebotenen Preise hängen in großem Ausmaß von den Fuhrparkkosten ab. Können Logistikunternehmen beispielsweise die Reparaturkosten der Fahrzeuge im Jahr um 5 Prozent senken, macht das einen deutlichen Unterschied aus. Gleiches gilt für einen genauen Blick auf Antriebsformen, auf den Einsatz der Fahrzeuge sowie die Einhaltung aller Service- und Wartungstermine. Versäumnisse oder ein fehlender Blick auf alle Faktoren verursachen höhere Kosten. Das ist für jedes Unternehmen wichtig, kann in der Logistikbranche aber einen entscheidenden Unterschied ausmachen.

Fazit: Die Flottenverwaltung für große Flotten erfordert exzellente Organisation

Ein Blick auf die Flottenverwaltung ist bei einigen Branchen wichtiger als bei anderen. Deshalb fokussieren wir uns jetzt auf einzelne Branchen, ihre Besonderheiten und Anforderungen, die zu beachten sind. Natürlich haben Unternehmen mit einem Fokus auf der Logistik andere Anforderungen als beispielsweise eine Marketing-Agentur oder ein Automobilunternehmen. Die Auswahl der Dienstwagen ist daher genau wie die jeweilige Organisation mit von der Branche des Unternehmens abhängig. Eine kleine Flotte mit 20 Fahrzeugen an einem oder zwei Standorten ist daher entsprechend einfacher zu verwalten als es bei sehr großen Flotten der Fall ist. Von modernen Lösungen profitieren jedoch alle Unternehmen mit vorhandener Flotte, ganz gleich, wie diese in Bezug auf die Größe ausfällt.

Eine exzellente Organisation ist mit eine Grundvoraussetzung für die groß angelegte Flottenverwaltung. Unternehmen aus der Logistikbranche mit einem Fuhrpark von 500, 1.000 oder mehr Fahrzeugen können keine Verwaltung mit Excel-Sheets umsetzen. Der Arbeitsaufwand wäre enorm hoch, die Fehlerquote kaum zu berechnen. Mit einer intelligenten Fuhrparkmanagement Software ist es jedoch möglich, hier den Überblick zu behalten. Zahlen, Daten sowie die jeweilige Auslastung lassen sich sofort einsehen und optimieren. Falls Sie noch nach einer modernen Lösung für die Flottenverwaltung suchen, erhalten Sie über Ihren kostenlosen Avrios Account erste Einblicke in Möglichkeiten und die Umsetzung der Verwaltung.

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