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Flottenverwaltung

Fuhrparkmanagement: Herausforderungen für Teilzeit-Fuhrparkmanager

Wird das Fuhrparkmanagement im Unternehmen in Teilzeit verwaltet, ergeben sich daraus besondere Herausforderungen. Wie effektives Zeitmanagement und optimierte, digitalisierte Prozesse bei der Bewältigung der Herausforderungen helfen können.

Juli. 6, 2022

In vielen Unternehmen wird das Fuhrparkmanagement in Teilzeit gemanagt. Einige Fuhrparkmanager arbeiten nebenbei im Fuhrparkmanagement und haben zusätzlich andere wichtige Aufgaben im Unternehmen. Vor allem für Teilzeit-Fuhrparkmanager ist die Herausforderung groß, wenn es um ein effizientes Fuhrparkmanagement geht. Grund dafür sind teilweise zeitraubende Prozesse, die sich nur schwer in wenigen Stunden wöchentlicher Arbeitszeit umsetzen lassen. Wir betrachten Herausforderungen und Lösungen genauer, um eine effiziente Fuhrparkverwaltung in kurzer Zeit zu ermöglichen. Vor allem das Thema Zeitmanagement spielt bei der Bewältigung der Herausforderungen eine große Rolle.

Herausforderungen für Teilzeit-Fuhrparkmanager im Fuhrparkmanagement erkennen

Es handelt sich beim Fuhrparkmanagement um eine vielseitige, anspruchsvolle Aufgabe. Das bezieht sich nicht nur auf die organisatorischen Anforderungen, sondern genauso auf die Herausforderung in zeitlicher Hinsicht. Für Teilzeit-Fuhrparkmanager, die der Verwaltung der Flotte nur einige Stunden wöchentlich widmen können, ergeben sich daher ganz neue Herausforderungen. Dabei ist es in vielen Unternehmen durchaus üblich, dass es sich beim Fuhrparkmanagement um eine Zusatzaufgabe handelt. Im Sekretariat, in der Personalabteilung oder im Einkauf findet sich dann ein Fuhrparkmanager. Anfangs handelt es sich meist um eine kaum näher definierte Zusatzaufgabe, vor allem, wenn die Flotte noch recht klein ausfällt. Der Grund dafür liegt auch in der fehlenden übergreifenden Ausbildung. Sehr viele Fuhrparkmanager eignen sich ihr erforderliches Wissen durch zusätzliche Seminare sowie durch die Tätigkeit selbst im Tagesgeschäft an.

Bei größeren Flotten ist die Tätigkeit des Fuhrparkmanagers dann häufig auf eine ganze Abteilung bezogen, die im Normalfall mehrere Mitarbeiter benötigt. Kleinere Flotten wollen oder müssen aber häufig nebenbei verwaltet werden. Die anfallenden Aufgaben im Tagesgeschäft bleiben aber die gleichen, unabhängig von der darauf verbrachten Arbeitszeit. Allerdings fallen diese in größeren Flotten durch zahlreiche zu verwaltende Fahrzeuge natürlich umfangreicher aus. Wir sehen uns die besonderen Herausforderungen zusammen mit passenden Lösungen für den Alltag als Teilzeit-Fuhrparkmanager genauer an. Denn in der Regel lassen sich drei verschiedene Typen von Fuhrpark-Managern erkennen, die unterschiedliche Herausforderungen zu bewältigen haben: Vollzeit-Fuhrparkmanager, Teilzeit-Fuhrparkmanager und Neueinsteiger. Teilzeit-Fuhrparkmanager legen unseren Erfahrungen zufolge besonders viel Wert auf das Zeitmanagement sowie auf die Sicherheit, den gesamten Überblick und auf ein komfortables Flottenmanagement.

Der Teilzeit-Fuhrparkmanager in der Vorstellung

Bezüglich der besonderen Anforderungen und Herausforderungen der Tätigkeit beschreiben wir den wir den Teilzeit-Fuhrparkmanager genauer. Es hat sich in unserer Erfahrung herausgestellt, dass die Flottenverwaltung hier häufig als Zusatzaufgabe zur normalen Tätigkeit vergeben wird. Viele Fuhrparkmanager können daher nur einen recht kleinen Teil ihrer Aufmerksamkeit auf das Management der Flotte legen. Oft ist das tiefergehende Interesse rund um die Fahrzeuge oder rund um den Ausbau oder die Optimierung der Flotte auch aus zeitlichen Gründen nicht vorhanden. Es ist zudem nicht unbedingt erforderlich, sich um diese Punkte weiter zu kümmern, da der Fokus auf dem Tagesgeschäft liegt. Und auf dessen Umsetzung.

Teilzeit-Fuhrparkmanager bemühen sich, ein Auge auf die Flotte und die Aufgaben zu haben, um im Notfall einzugreifen. Wichtig ist zudem eine möglichst reibungslose Funktion der Flotte, ohne dabei sehr viel Zeit oder Energie zu beanspruchen. Ein Überblick über die Flotte muss vorhanden sein, wenn es um das Flottenmanagement geht. Der Punkt der Sicherheit ist ebenfalls wichtig, zeitsparende und reibungslos in den Alltag integrierbare Lösungen sind besonders wichtig. Damit ist vor allem bei der Teilzeit-Verwaltung des Fuhrparks eine intelligente digitale Lösung interessant, die für eine einfachere Verwaltung neben anderen Tätigkeiten sorgt.

Fuhrparkmanagement bedeutet Zeitmanagement: So meistern Sie die Herausforderung

Häufig wird das Fuhrparkmanagement als eine Herkulesaufgabe empfunden. Ordnung in das häufig bestehende Chaos zu bringen stellt die größte Aufgabe, gleichzeitig aber auch die größte Herausforderung dar. Die genauen Aufgaben und Herausforderungen wachsen mit der Flottengröße und den unterschiedlichen Fahrzeugtypen. Es gibt grundsätzliche Aufgaben, wie die Führerscheinkontrolle oder die UVV-Prüfung, die immer zu bewältigen und terminlich gesehen einzuplanen sind. Zusätzlich sind aber individuelle Richtlinien zu beachten, da die Flottenverwaltung genau auf die jeweilige Flotte abzustimmen ist. Es ist daher nicht möglich, einfach allgemeine Aufgaben und Bedingungen für die Flottenverwaltung zu übernehmen. Als wichtigste Aufgabe des Fuhrparkmanagements wird die reibungslose Funktion der Flotte empfunden. Das Miteinander ist dabei sehr zerbrechlich, da den Erfahrungen zufolge eine kleine Fehlfunktion im gesamten Management bereits größere Auswirkungen mit sich bringt. Möglichst gut durchdachte, reibungslos funktionierende Prozesse, die vielen Problemen bereits vorbeugen, sind damit entscheidend.

Im Idealfall wird das bereits funktionierende System stetig angepasst. Dabei ist der Blick auf mögliche Verbesserungen sowie auf potenzielle Gefahren wichtig. Fuhrparkmanager haben dabei im besten Fall die vollkommene Kontrolle über alle Vorgänge. Die stetige Umsetzung von Innovationen sowie die zunehmende Digitalisierung tragen dazu bei, dass ein funktionierendes System noch besser läuft. Denn gerade beim Fuhrparkmanagement in Teilzeit ist Zeitmanagement gefragt. In kurzer Zeit wesentliche Aufgaben zu erfüllen und die Flotte reibungslos am Laufen zu halten, ist das oberste Ziel. Dafür sind passende Prozesse sowie die Identifikation von zeitraubenden Aufgaben entscheidend. Diese lassen sich so gestalten, dass weniger Zeit für die Umsetzung erforderlich ist.

Effektive Prozesse reduzieren den Zeitaufwand im Fuhrparkmanagement

In vielen Unternehmen findet die Flottenverwaltung per Excel statt. Ein System, welches sich häufig über Jahre hinweg etabliert hat, welches oftmals funktioniert und nur ungern ausgetauscht wird. Es gibt allerdings gerade für das Flottenmanagement in Teilzeit gute Gründe, um hier über einen Wechsel des Systems nachzudenken. Schnellere Prozesse, eine enorme Zeitersparnis und die erhebliche Reduktion des gesamten Aufwands der Flottenverwaltung zählen dazu. Natürlich sind gute Gründe erforderlich, um einen solchen Wechsel in Erwägung zu ziehen.

Solche Gründe liegen unter anderem auch vor, wenn das aktuelle System nicht mehr an zukünftige Anforderungen wie zum Beispiel auf die Umstellung zur E-Mobilität anpassbar ist. Oder falls sich diese Anforderungen erfüllen lassen, jedoch dafür mit einem hohen Zeitaufwand zu rechnen ist. Das neue System ergibt außerdem nur dann Sinn, wenn Teilzeit-Fuhrparkmanager dieses schnell und ohne Vorerfahrung nutzen können. Die täglichen Aufgaben müssen ersichtlich und zeitnah umsetzbar sein, ohne dafür viel Zeit aufzuwenden.

Durch effektive, zeitsparende Prozesse lässt sich der Zeitaufwand deutlich reduzieren. Wenn bisher Excel sehr gut bei der Flottenverwaltung funktionierte, stellt sich dennoch die Frage nach dem allgemeinen Zeitaufwand. Dafür ist es ideal, wenn der aktuelle Zeitaufwand erfasst wird. Gibt es häufiger Probleme im Fuhrpark, die zusätzliche Zeit erfordern? Reicht die begrenzte Zeit aus, um alle Aufgaben zu erfüllen? Und gibt es bestimmte Aufgaben wie beispielsweise die Führerscheinkontrolle oder die Erfassung von Tankabrechnungen, die mit besonders viel Zeit einhergehen? Je genauer die Analyse möglich ist, desto gezielter ist ein Blick auf Alternativen möglich. Gerade wenn das Flottenmanagement vor allem funktionieren soll und eine geringe Fehlerquote bei sehr guter Übersicht wichtig ist, lohnt sich der Blick auf eine Software. Die digitale Lösung zeigt schnell, was noch zu erledigen ist und welche Aufgaben im Rahmen der sicheren Flottenverwaltung zu erfüllen sind.

Fazit: Zeitsparendes Flottenmanagement in Teilzeit

Sobald die Flottenverwaltung nicht die erste berufliche Priorität darstellt, sondern möglichst nebenbei laufen soll, sind innovative Lösungen besonders interessant. Für Teilzeit-Fuhrparkmanager muss die Flotte laufen, sie benötigen einen Überblick und können nicht so viel Zeit für die einzelnen Aufgaben einplanen. Effizienz und Sicherheit sind damit besonders wichtig, es geht hier weniger um die Perfektion einer Flotte. Denn diese kostet Zeit, die Teilzeit-Flottenmanager nicht haben. Unsere Avrios Fuhrpark Management Software bietet einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand und ist vor allem in Bezug auf das Zeitmanagement von Bedeutung. Die Herausforderungen für Teilzeit-Fuhrparkmanager lassen sich durch digitale Lösungen sowie durch eine Reduzierung des Arbeitsaufwandes am besten bewältigen. Auf diese Weise läuft die Flotte rund, ohne dass Sie den Überblick verlieren. Effektive Prozesse sowie ein klarer Überblick über alle anfallenden Aufgaben zum korrekten Zeitpunkt machen Teilzeit-Fuhrparkmanagern damit das Leben deutlich leichter.

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